Cette fonction permet d'importer les virements d'équilibrage effectués depuis le progiciel de trésorerie, et de les transformer en pièces comptables.
La structure du fichier des virements étant très différente de celles des écritures comptables, l'import se décompose en deux étapes successives et indissociables :

  • en premier lieu, import des données du fichier dans une table dédiée (BNKTRSIMP),
  • puis application de la validation comptable standard aux données de la table, et donc génération des écritures comptables correspondantes
    (via la pièce automatique du paramètre GAUCASH)

En cas d'anomalie à l'une ou l'autre des étapes, l'intégralité du fichier est rejeté.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Ecran de saisie

Génération du fichier

champ TYPEXP

Pas d'aide liée à ce champ.

Fichier (champ VOLFIL)
Fichier trace (champ TRC)

Si cette case est cochée, le traitement génère une trace d'import du fichier des virements d'équilibrage.
La trace indique le type des pièces générées et leur numéro.

Structure du fichier importé

Le fichier des virements est composé au minimum de six ou sept types d'enregistrements :

  • Enregistrement 0001     Ligne en-tête
    -> enregistrement d'en-tête contenant principalement la date comptable des virements
  • Enregistrement 0002     Ligne date et support
    -> enregistrement contenant des données d'en-tête de pièce telles que la société, le type de pièce, la date de valeur, un libellé
  • Enregistrement 0003     Ligne de contrepartie
    -> enregistrement contenant les données de la ligne de contrepartie (compte 5800 ou 4510) telles que le compte, le montant, le libellé, le sens, le tiers, un code référence ligne en devise desociété
  • Enregistrement 0004     Ligne banque et compte
    -> enregistrement contenant les données de la ligne de banque (compte 5120) telles que le compte, le site, le montant, le libellé, le sens, un code référence ligne en devise desociété
  • Enregistrement 0005     Ligne devise
    -> enregistrement contenant le montant du virement en devise de tenue du compte, la devise de tenue du compte
    -> enregistrement présent si et seulement si la devise de tenue du compte est différente de la devise société
  • Enregistrement 0009     Ligne récapitulative
    -> enregistrement recapitulatif de la pièce, contenant principalement le numéro de pièce
  • Enregistrement 9999     Ligne total
    -> enregistrement récapitulatif de l'ensemble des virements contenus dans le fichier

Selon la devise de tenue du compte, on peut donc avoir une des structures suivantes :

 Devise de tenue du compte <> Devise de société

Devise de tenue du compte = Devise de société

0001 Ligne en-tête

0001 Ligne en-tête

0002 Ligne date et support

0002 Ligne date et support

0003 Ligne de contrepartie

0003 Ligne de contrepartie

0004 Ligne banque et compte

0004 Ligne banque et compte

0005 Ligne devise

0009 Ligne récapitulative

0009 Ligne récapitulative

0002 Ligne date et support

0002 Ligne date et support

0003 Ligne de contrepartie

0003 Ligne de contrepartie

0004 Ligne banque et compte

0004 Ligne banque et compte

0009 Ligne récapitulative 

0005 Ligne devise

9999 Ligne total

0009 Ligne récapitulative

 

9999 Ligne total 

 

Ces deux fichiers génèrent chacun deux écritures comptables sur les deux comptes de banque entre lesquels le virement a été effectué.
Il est possible d'avoir un fichier mêlant les deux types structures suivant les devises en jeu.

Particularités de paramétrage

La mise en place de l'import des virements d'équilibrage nécessite la prise en compte de certains pré-requis de paramétrage au niveau d'e-Cash :

Enregistrements

Zones e-Cash

Informations attendues par Sage X3

Enregistrement 0002 - Ligne date et support

Code correspondance société

Le contenu de cette zone doit correspondre au code société Sage X3.

Enregistrement 0002 - Ligne date et support

Code correspondance support

Le contenu de cette zone doit correspondre au type de pièce Sage X3 à utiliser (Encaissement ou Décaissement selon le sens du support). 

Enregistrement 0003 - Ligne de contrepartie

Code correspondance nature

Le contenu de cette zone doit correspondre au numéro de compte Sage X3 de virement en attente (5800) ou de compte courant groupe (4510).

Enregistrement 0003 - Ligne de contrepartie 

 Code correspondance code annexe

Dans le cas où le compte de contrepartie est auxiliarisé, cette zone doit contenir le code du tiers associé.

Enregistrement 0004 - Ligne banque et compte

Code correspondance compte

Les 3 premiers caractères de cette zone sont dédiés à l'information du site de la pièce comptable. Puis à partir du 4ième caractère, le numéro du compte de banque doit être renseigné.

Enregistrement 0005 - Ligne devise

Code correspondance devises

Cette zone permet de renseigner le code devise à utiliser comme devise de pièce comptable.

Structure du fichier importé

Le fichier des virements est composé de N enregistrements, N étant un nombre pair. En effet, les lignes vont deux par deux, chaque groupe de deux lignes représentant une écriture de virement (512 à 580 par exemple).

N° 

Nom zone
Sage 1000 Trésorerie 

Commentaires vs
Sage X3

Position

Longueur

Type 

1

Code journal

SEEWARNING Le code journal reçu est sur trois positions alors que le code journal Sage X3 est sur cinq positions.

1

3

Alphanum.

2

Date de pièce

Correspond à la date comptable Sage X3.

4

6

Date JJMMAA

3

Type de pièce

Le type de pièce Sage 1000 Trésorerie est lié à un couple [compte bancaire+société]. Il ne dépend donc pas du sens du mouvement, alors que dans Sage X3, dans la plupart des cas, on dispose d'un type de pièce Recette et d'un type de pièce Dépense. Le paramétrage de la pièce automatique standard CASH prévoit de récupérer cette valeur (à créer donc) mais cela reste modifiable.

10

2

Alphanum.

4

Compte général

Soit le compte de trésorerie, soit le compte de virement interne ou compte courant.
SEEWARNING Attention à la longueur du compte : le compte Sage X3 est limité à 10 positions (contre 13 ici pour Sage 1000 Trésorerie).

12

13

Alphanum.

5

Type de compte

Zone à ne pas prendre en compte.

25

1

 Alphanum.

6

Compte auxiliaire ou section analytique

Zone à ne pas prendre en compte.

26

13

Alphanum.

7

Référence de l'écriture

Le paramétrage de la pièce automatique standard CASH prévoit de récupérer cette zone comme document origine.

39

13

 Alphanum.

8

Libellé de l'écriture

Le paramétrage de la pièce automatique standard CASH prévoit de récupérer cette information dans le libellé par défaut en en-tête de pièce mais aussi dans le libellé à la ligne.

52

25

Alphanum.

9

Mode de paiement

Zone à ne pas prendre en compte.

77

1

Alphanum.

10

Date d'échéance

Correspond à la date d'échéance figurant en en-tête de pièce comptable.

78

6

Dat JJMMAA

11

Sens

Le fichier à intégrer contient D pour Débit et C pour Crédit. Lors de l'import, ces valeurs sont respectivement transformées en 1 et -1 pour correspondre aux valeurs de la zone Sens d'Sage X3.

84

1

Alphanum.

12

Montant ligne devise société

Correspond au montant société forcé.

85

20

Numérique

13

Type d'écriture

Zone à ne pas prendre en compte.

105

1

Alphanum.

14

N° pièce

Le fichier contient N lignes allant 2 à 2 car avec le même N° pièce. Chaque groupe de 2 lignes de même N° pièce va être transformé en une pièce comptable Sage X3. La pièce automatique standard CASH prévoit de reprendre ce numéro aussi comme numéro de pièce comptable mais cela reste modifiable. 

106

7

Alphanum.

15

Zone réservée

Zone à ne pas prendre en compte.

113

26

Alphanum.

16

Code ISO devise société

Zone à ne pas prendre en compte.

139

3

Alphanum.

17

Montant ligne devise transaction

Zone à ne pas prendre en compte.

142

20

Numérique.

18

Code ISO devise transaction

Zone à ne pas prendre en compte.

162

3

Alphanum.

19

Code société de trésorerie

Zone à ne pas prendre en compte.

165

15

Alphanum.

20

Etablissement

Correspond au site de la ligne d'écriture comptable.

180

15

 Alphanum.

21

Montant ligne devise compte bancaire

Pris en compte comme montant devise transaction de la ligne d'écriture.

195

20

Numérique

22

Code ISO devise compte bancaire

Pris en compte comme la devise de transaction de l'écriture.

215

3

Alphanum.

Nombre caractères/ enregistrement =

218

Structure de fichier Sage FRP Treasury

N° 

Nom zone

 Commentaires

Exemples

Position

Longueur

1

Compte

Soit le compte de trésorerie (X3), soit le compte de virement interne ou compte courant.
SEEWARNING La longueur du compte Sage X3 est limitée à 15 caractères.

512100

1

100

2

Société

Code société X3 contenu dans le fichier d'import.
Le site est déterminé de la façon suivante :
=> si un site est paramétré au niveau du compte banque, celui-ci sera pris,
=> si non, le site par défaut au niveau société sera utilisé,
=> si non, le premier site référencé pour la société sera retenu.

APN

101

8

3

Direction

Le fichier à intégrer contient D pour 'Débit' et C pour 'Crédit'.
Lors de l'import, ces valeurs sont respectivement transformées en '1' et '-1' pour correspondre aux valeurs de la zone Sens d'Sage X3.

D

109

1

4

Date

Correspond à la date comptable Sage X3.

07092009

110

8

5

Montant en devise de société

Correspond au montant société.

1234567890123,45

118

20

6

Devise de société

Devise du référentiel social principal.
Code ISO.

EUR

138

3

7

Montant en devise d'opération

Montant exprimé dans la devise de transaction.

1234567890123,45

141

20

8

Devise de transaction

Code ISO de la devise de transaction.

EUR

161

3

9

Référence

Alimentation du champ REF dans Sage X3.

Opération n° 3669

164

10

10

Description (commentaires)

Libellé de la ligne d'écriture.

Virt d'équilibrage BNP vers SG

174

30

11

G/L Type

Ce champ véhicule le type de pièce, par exemple 'ENC' ou 'DEC'.

DEC

204

10

12

Code journal

Le code journal est déduit du compte banque. Cette lecture est faite grâce à la pièce automatique CASH.

BNP

214

10

13

Cash Entry Site No

Zone à ne pas prendre en compte.

Vide

224

3

14

Cash Entry Log No

Zone à ne pas prendre en compte.

Vide

227

5

15

Cash Entry Internal No

Peut être utilisé pour déterminer le numéro de pièce.

3669

232

10

16

G/L Entry No

Zone à ne pas prendre en compte.

Vide

242

4

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard BNKTRSIMP est prévue à cet effet.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

"Code enregistrement inexistant XXXXX

Ce message apparaît lorsque les 4 premiers caractères de début de ligne ne correspondent pas à ceux normalement attendus (0001/ 0002/0003/0004/0005/0009/9999).

"Pas d'enregistrement émetteur"

Ce message apparaît lorsque l'enregistrement 0001 d'en-tête n'est pas trouvé dans le fichier à importer.

"Structure de lignes incorrecte"

Ce message apparaît pour les autres problèmes de structure (un enregistrement 0002 manquant, deux enregistrements 0003 précédent un enregistrement 0004, ...)

"Devise inexistante"

Ce message apparaît si le code devise de l'enregistrement 0005 est incorrect.

"Société inexistante"

Ce message apparaît si le code société de l'enregistrement 0002 est incorrect.

"Montants nuls"

Ce message d'information apparaît si un montant de virement est nul (et donc de pièce). Ensuite suivant la valeur du paramètre SIVNULL (chapitre Tronc commun), la pièce est ou non générée.

"Fichier non importé"

Ce message apparaît dans le cas où une des erreurs précédemment mentionné intervient (Structure de lignes incorrecte, Code enregistrement inexistant, ...).

"Pièce non générée"

Ce message apparaît dans le cas où la génération de l'écriture, via la pièce automatique du paramètre GAUCASH a échoué.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société

Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre LOC/groupe FRA a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés

Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre LOC/groupe FRA a pour valeur 'oui'), les pièces générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.

Tables mises en oeuvre

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