Creación y gestión de mandatos

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Concepto

El mandato representa el consentimiento del deudor para que el acreedor emita las órdenes de adeudo directo pertinentes sobre su cuenta y solicite su aplicación a la entidad bancaria del deudor.

El acreedor se debe asegurar de que el mandato se ha completado correctamente antes de proceder al cobro, de que los datos introducidos por el deudor son precisos (el titular y el número de la cuenta, la entidad bancaria, el identificador bancario) y de que el mandato está firmado.

Tras haber recibido la autorización del deudor, el acreedor debe guardar el documento de conformidad con los requerimientos legales durante, como mínimo, el periodo de reembolso definido para las transacciones no autorizadas.

Proceso

Utiliza la función Mandatos de domiciliación (GESMDT) para crear y gestionar los mandatos de domiciliaciones SDD.

El mandado representa la autorización por parte del deudor que permite al acreedor iniciar una o varias domiciliaciones SEPA.

La función se presenta como se detalla a continuación:

En la cabecera:

• Indica el acreedor.
• Introduce la referencia única del mandato.

En la sección Mandatos:

• Introduce la información relacionada con las partes integrantes del mandato.
• Define las características del mandato.

En la sección Domiciliaciones:

• Se muestra el conjunto de las domiciliaciones.

Gestión de mandatos SEPA

El acreedor procesa el mandato en formato electrónico sin alterar el contenido; es decir, convierte los datos incluidos en el mandato en papel en datos electrónicos.

Cabecera:

• En Sociedad (acreedor), solo puedes seleccionar una sociedad.
• El campo Referencia mandato debe ser único y se debe utilizar junto con el identificador del acreedor SEPA, sin el código de actividad.
  • Si el contador es manual, completa el campo Referencia mandato. Recuerda que está limitada a 35 caracteres.
  • Si el contador se calcula, la referencia del mandato se introduce automáticamente al crearse. En este caso, el límite es de 20 caracteres.

Sección Mandatos:

• En el bloque Firmante acreedor, introduce la información del acreedor:
  • El campo Identificador acreedor SEPA se completa automáticamente cuando se selecciona el código de la sociedad. No se puede modificar.
  Si no se define ningún identificador para el acreedor, se muestra un mensaje de error que impide continuar: "Hay que definir el identificador del acreedor SEPA para la sociedad".
• En el bloque Firmante deudor, puedes introducir la información del deudor:
  • En Código cliente, solo es posible seleccionar un tercero que se haya definido como cliente.
  • En Código IBAN, introduce o selecciona el IBAN del deudor entre los códigos IBAN vinculados al código de la dirección.
  • En Código BIC, se introduce automáticamente el código BIC asociado al IBAN seleccionado con anterioridad. No se puede modificar.
• En el bloque Identificación:
  • En Mandato principal, puedes especificar cuál es el mandato por defecto para la combinación Sociedad/cliente.

  Este mandato se utilizará en otras funciones como las relacionadas con la facturación o los pagos.

  La combinación Sociedad/cliente solo admite un mandato.

• En el bloque Accesibilidad:
  • A través del campo Estado, que no se puede modificar, el sistema asigna el estado que corresponda a las circunstancias del mandato:
    • Inicial se asigna a un mandato que se ha creado, pero no validado. Este estado evita que se establezca una conexión con los procesos acreedores y de venta mientras el mandato está sin validar.
    • Validado indica que el mandato está validado, aunque sujeto a determinadas condiciones. Algunos elementos no se pueden modificar sin una enmienda. La conexión con los procesos acreedores y de venta es posible.

Si alguno de los campos obligatorios que se muestran a continuación se deja en blanco, la acción Validación no estará disponible:

• Código de dirección de la sociedad [F:MDT]CPYADD
• Código de dirección del cliente [F:MDT]BPCADD
• Código IBAN del cliente [F:MDT]IBACOD
• Código BIC del cliente [F:MDT]BICCOD
• Fecha firma [F:MDT]SIGDAT
• Lugar firma [F:MDT]SIGCTY

Estos son los elementos del mandato que puedes modificar sin firmar un mandato nuevo, pero que generan una enmienda:

• Nombre de la Sociedad [F:CPY]CPYNAM
• Identificador acreedor SEPA [F:CPY]SCINUM
• Código IBAN del cliente [F:MDT]IBACOD
• Código IBAN del cliente [F:MDT]IBACOD y Código BIC del cliente [F:MDT]BICCOD

• Suspendido indica que el mandato se ha rechazado y, por tanto, suspendido. Como el mandato está sin aprobar, no se puede establecer una conexión con los procesos acreedores y de venta. Este mandato no se puede modificar sin una enmienda.
• Caducado se asigna a un mandato que ha caducado cuando se ha ejecutado la domiciliación única (OOFF) o la última domiciliación recurrente (FNAL). En este caso, no se puede modificar nada en el mandato ni establecer la conexión con los procesos acreedores y de venta.
• Revocado se aplica cuando el deudor o el acreedor rescinde la autorización. En este caso, no se puede modificar nada en el mandato ni establecer la conexión con los procesos acreedores y de venta.
• Cerrado indica que el mandato se ha cerrado desde la función destinada a ello. En este caso, no se puede modificar nada en el mandato ni establecer la conexión con los procesos acreedores y de venta.

• En el bloque Características, puedes especificar las características de un mandado:
  • En Tipo, selecciona el tipo de mandato:
    • Si es CORE, el esquema de adeudo SEPA se utiliza en las domiciliaciones cuyos deudores son considerados tanto consumidores o como no consumidores.
    • Si es B2B, la domiciliación SEPA entre empresas se utiliza cuando los acreedores y los deudores son sociedades. Al firmar el mandato, la sociedad deudora renuncia a su derecho a solicitar el reembolso de una domiciliación ya efectuada.
    • COR1 no constituye un esquema en sí; es, más bien, una opción dentro del esquema CORE. Los bancos, en particular los de Alemania y Austria, han comunicado su intención de ofrecer este esquema a sus clientes acreedores. La única diferencia con respecto al esquema CORE es que COR1 acorta los plazos.
  • En Tipo de pago, selecciona el tipo del pago del mandato:
    • Recurrente para los pagos en los que el deudor ha autorizado al acreedor a que emita órdenes de domiciliaciones con regularidad.
    • Puntual para los pagos puntuales en los que se ha autorizado una única domiciliación. Por tanto, esta autorización no se puede utilizar para transacciones futuras.
  • La casilla Final permite gestionar la secuencia final (FNAL).
  Esta casilla solo está disponible cuando el tipo de pago es Recurrente.
  • En el campo Número de domiciliaciones, puedes introducir el número de domiciliaciones previstas.
  Este campo solo está disponible cuando está marcada la casilla Final.

  En el caso de alcanzar el número definido, el pago siguiente se marcará como "final" y el mandato caducará después de esta última domiciliación.

  Al introducir el número, se ejecuta un control que revisa cuántas líneas de domiciliaciones existen ya.
  • Fecha fin de mandato indica la fecha final del mandato. No se puede modificar. Este campo se completa automáticamente con:
    • la fecha de revocación si el mandato se ha rescindido;
    • la fecha de la última domiciliación + 36 meses; o
    • la fecha de la última domiciliación si el mandato ha caducado.
  • La casilla Sin secuencia inicial permite gestionar los mandatos recurrentes en curso cuando proceden de otro sistema contable o, según la legislación, cuando se implementa una migración a partir de mandatos de adeudos nacionales existentes.

  Si se marca esta casilla, la primera orden de domiciliación SEPA que procese Sage X3 no se considerará la primera, sino una orden recurrente.

  • La casilla Migración permite gestionar la migración de mandatos.

  Si utilizaste mandatos recurrentes con anterioridad, y en función de la legislación aplicable, puedes volver a utilizar el mandato existente exclusivamente para las domiciliaciones SEPA Core recurrentes. Esto solo se aplica a los mandatos emitidos antes del 1 de febrero de 2014 y a antes de que comenzaras a utilizar las domiciliaciones SEPA.

  Esta casilla solo está disponible cuando el tipo de mandato es CORE.

  • En Identific. nacional migración, introduce el identificador nacional que conste en los mandatos existentes que se hayan firmado antes del 1 de febrero de 2014.

  Este campo solo está disponible cuando está marcada la casilla Migración.

• En el bloque Otros, puedes introducir información opcional sobre el mandato.

Sección Domiciliaciones:

Las domiciliaciones emitidas vinculadas a los mandatos se recogen en una tabla, donde también se muestran los elementos de datos de cada una. Entre estos elementos se incluyen la fecha de la domiciliación, el número del pago, el número del documento, la secuencia y el importe.

Limitaciones

Por motivos técnicos, el campo Referencia mandato no se puede modificar en Sage X3.

Los siguientes elementos no son compatibles:

• los mandatos electrónicos
• las firmas electrónicas

Formularios e informes

Formulario del mandato

Después del intercambio electrónico, el acreedor debe enviar una copia impresa del mandato al deudor, puesto que la firma de este es obligatoria. El deudor debe introducir o verificar los datos indicados (el IBAN o el BIC, por ejemplo).

Una vez que el deudor ha enviado el mandato firmado, el usuario puede finalizar la introducción de datos, que incluye el lugar y la fecha de la firma. Solo entonces el mandato se podrá validar y utilizar en las etapas posteriores (introducción de facturas o de pagos, generación de ficheros bancarios, etc.).

Si quieres imprimir el mandato, haz clic en el icono Imprimir desde el panel Acciones de la función Mandatos de domiciliación (GESMDT).

1. Se muestran los parámetros del informe. Define los criterios de selección que se deben aplicar al filtrar los resultados.
2. El número de copias depende del tipo de mandato.
3. Mandato CORE/COR1:
   1. 1 copia para el deudor
   2. 1 copia firmada por el deudor para el acreedor
4. Mandato B2B:
   1. 1 copia para el deudor
   2. 1 copia firmada por el deudor para el acreedor
   3. 1 copia firmada por el deudor para su banco
5. Texto:
   1. El documento contiene la información y las fórmulas jurídicas obligatorias, por lo que no se pueden modificar.
   2. El texto del mandato debe constar en uno de los idiomas del país del deudor; de lo contrario, se utilizará el inglés.

Otra opción de impresión

Abrir: Informes > Informes > Informes

Puedes imprimir varios mandatos a la vez desde la función Impresiones (AIMP).

Código del informe: MANDATE

Informe de lista de mandatos

Este informe muestra una lista de los mandatos vinculados a la combinación Sociedad/cliente seleccionada.

1. Si quieres imprimir la lista de mandatos, haz clic en el icono Imprimir desde el panel Acciones de la función Mandatos de domiciliación (GESMDT).
2. Se muestran los parámetros del informe. Define los criterios de selección que se deben aplicar al filtrar los resultados.

Otra opción de impresión

Abrir: Informes > Informes > Informes

Puedes imprimir la lista de mandatos desde la función Impresiones (AIMP).

Código del informe: LISMANDATE

Almacenamiento de mandatos SEPA

El acreedor guarda el mandato original junto con las enmiendas, las cancelaciones o los documentos caducados correspondientes de conformidad con los requerimientos legales y, como mínimo, durante el periodo de reembolso definido para las transacciones no autorizadas.

Si quieres guardar una copia impresa del mandato y de los documentos relacionados, haz clic en el icono Documentos adjuntos desde el panel Acciones de la función Mandatos de domiciliación (GESMDT).