Fichier des écritures comptables (FEC)

L’article A 47 A-1 du livre des procédures fiscales indique qu’à partir du 01/01/2014, lorsque la comptabilité d’une entreprise1 A l'exception des entreprises agricoles relevant du régime forfaitaire est informatisée, le logiciel utilisé doit permettre l’extraction de l’ensemble des écritures comptables passées pour un exercice clôturé donné.

Cette extraction doit se faire sous forme dématérialisée.

Dans Sage X3, le fichier est transmis sous la forme d’un fichier plat, avec les caractéristiques suivantes :

• Extraction basée sur le référentiel général principal
• Jeu de caractères utilisé : ASCII 13 + ASCII 10
• Longueur des enregistrements : variable
• Caractères séparateur de zone : tabulation
• Séparateur d’enregistrement : retour chariot et fin de ligne

En tant que prérequis à la génération du FEC, il faut que l’exercice visé soit clôturé.

S’il s’agit d’une extraction par période, il faut que la ou les période(s) en question soient clôturées.

Traduction fonctionnelle

Dans Sage X3, deux fonctions sont mises à disposition afin de permettre l’extraction du FEC :

• Paramétrage FEC (GESFAE)
• Lancement interface FEC (FAEINT)

Ces fonctions sont complétées en amont par deux fichiers pivot :

Fichiers pivots ACCENTFIL et ACCENTFILN

Ces deux fichiers pivot comportent les 19 premières informations qui doivent obligatoirement correspondre, dans l’ordre, à celles listées dans l’article A 47 A-1 du LPF.

• Le premier fichier pivot, ACCENTFIL, s’appuie sur le numéro de pièce définitif attribué par le système lors du passage en définitif d’une écriture comptable.
• Le second fichier pivot, ACCENTFILN, s’appuie sur le numéro de pièce comptable attribué à la pièce comptable lors de sa création

Pivot ACCENTFIL - FEC sur numéro définitif

#	CODE TABLE	CODE CHAMP	INTITULE	FORMULE
1	GACCENTRY	JOU	JournalCode
2	GJOURNAL	WDESTRA	JournalLib	string$(len([F:JAX]TEXTE)<>0, [F:JAX]TEXTE)+string$(len([F:JAX]TEXTE)=0, [F:JAX2]TEXTE)
3	GACCENTRY	FNLPSTNUM	EcritureNum
4	GACCENTRY	ACCDAT	EcritureDate
5	GACCENTRYD	ACC	CompteNum
6	GACCOUNT	WDESTRA	CompteLib	[F:CAX]TEXTE
7	GACCENTRYD	BPR	CompAuxNum
8	BPARTNER	WBPRNAM	CompAuxLib	[F:BPR]BPRNAM(0)
9	GACCENTRY	NUM	PieceRef
10	GACCENTRY	WACCDAT	PieceDate	[F:HAE]ACCDAT
11	GACCENTRYD	WDES	EcritureLib	string$([F:DAE]DES<>"", [F:DAE]DES)+string$([F:DAE]DES="","NA")
12	GACCENTRYD	WAMTLED	Montant	vireblc(ctrans(format$("N:12.2",[F:DAE]AMTLED),".",","),2)
13	GACCENTRYD	WSNS	Sens	string$([F:DAE]SNS=-1,"-1")+string$([F:DAE]SNS=1,"+1")
14	GACCENTRYD	MTC	EcritureLet
15	GACCENTRYD	WMTCDAT	DateLet	string$([F:DAE]MTCDAT<>[0/0/0],format$("D:YYYYMMDD",[F:DAE]MTCDAT))+string$([F:DAE]MTCDAT=[0/0/0],"")
16	GACCENTRY	FNLPSTDAT	ValidDate
17	GACCENTRYD	WAMTCUR	Montantdevise	string$([F:DAE]CUR<>[F:CPY]ACCCUR, vireblc(ctrans(format$("N:12.2",[F:DAE]AMTCUR*[F:DAE]SNS),".",","),2))
18	GACCENTRY	CUR	Idevise	string$([F:DAE]CUR<>[F:CPY]ACCCUR, [F:DAE]CUR)
19	GACCENTRYD	FCYLIN	CodeEtbt

La colonne ‘Intitulé’ correspond à la colonne Nom du champ décrit dans l’article.

Les codes ‘table’ et ‘champ’ permettent de voir les correspondances des champs dans le système. Ils sont parfois complétés par des formules pour des cas spécifiques (ci-dessous).

• Champ n°3 : il reprend le numéro définitif de la pièce attribuée à cette dernière lors de son passage en statut définitif.
• Champ n°11 : afin de respecter le caractère obligatoire de certaines informations dans le FEC, bien que non obligatoire dans le système, la valeur conventionnelle NA est inscrite sur le libellé de l’écriture comptable (EcritureLib).
• Champs n°12 et 17: pour les montants (Montant et Montantdevise), les formules dans le tableau ci-dessus permettent de remplacer le point par une virgule, conformément à ce qui est attendu et permettent d’envoyer un montant avec deux décimales. De plus, il n’y a aucun séparateur des milliers.
• Champs n°12 et 13: il est stipulé dans la notice que lorsque les informations Débit/crédit ne sont pas présentes dans le système, elles peuvent être remplacées par Montant et Sens, ce qui est le cas dans Sage X3.
  Une règle de transcodification est renseignée afin d’obtenir (+1) pour un débit et (-1) pour un crédit.
• Champs n°17 et 18 : lorsque la pièce comptable a été enregistrée dans une devise étrangère autre que la devise comptable, le montant en devise étrangère ainsi que la devise de document doivent être indiqués dans ces deux zones. Le montant en devise correspond à un montant signé conformément au sens débit ou crédit de l’écriture.

• Champ n°19 : une colonne supplémentaire ‘code établissement’ a été ajoutée suite à la mise à jour de la notice commentant l’arrêté A 47 A-1 (datant du 28/11).

  Pour assurer la chronologie des écritures et suite à la mise à jour de la notice commentant l'article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales, les écritures d'à nouveau ne sont plus les premières écritures enregistrées au début de l'exercice comptable ; elles sont présentées conformément à leur ordre de génération dans le système.
  L’ordre de tri des écritures repose sur le site de la ligne d’écritures (FCYLIN de GACCENTRYD), puis sur le numéro de pièce définitif (FNLPSTNUM de GACCENTRY) puis enfin sur le numéro interne (ACCNUM de GACCENTRYD).
  Aussi, comme spécifié dans l’article, les écritures de solde de compte de charges et de produits doivent être exclues de l’extraction. Lors du lancement de l’interface, une règle d’exclusion basée sur l’indicateur de génération automatique (FLGREP=2) et sur la date comptable (ACCDAT=dernière date jour de l’exercice) est appliquée, afin d’identifier l’écriture de clôture2 Pièce de solde de tous les comptes. générée automatiquement et de ne pas la redescendre sur le FEC.
  En revanche, s’il y a lieu, les écritures manuelles de clôture sont incluses dans le fichier.
  Sage X3 n’envoie pas d’écriture centralisée. Seules les écritures de détails sont extraites.
  

Pivot ACCENTFILN - FEC sur numéro de pièce

#	CODE TABLE	CODE CHAMP	INTITULE	FORMULE
1	GACCENTRY	JOU	JournalCode
2	GJOURNAL	WDESTRA	JournalLib	string$(len([F:JAX]TEXTE)<>0, [F:JAX]TEXTE)+string$(len([F:JAX]TEXTE)=0, [F:JAX2]TEXTE)
3	GACCENTRY	NUM	EcritureNum
4	GACCENTRY	ACCDAT	EcritureDate
5	GACCENTRYD	ACC	CompteNum
6	GACCOUNT	WDESTRA	CompteLib	[F:CAX]TEXTE
7	GACCENTRYD	BPR	CompAuxNum
8	BPARTNER	WBPRNAM	CompAuxLib	[F:BPR]BPRNAM(0)
9	GACCENTRY	WBPRVCR	PieceRef	string$([F:HAE]BPRVCR<>"", [F:HAE]BPRVCR)+string$([F:HAE]BPRVCR="", "NA")
10	GACCENTRY	WBPRVCRDAT	PieceDate	string$([F:HAE]BPRDATVCR<>[0/0/0],format$("D:YYYYMMDD",[F:HAE]BPRDATVCR))+string$([F:HAE]BPRDATVCR=[0/0/0], format$("D:YYYYMMDD",[F:HAE]ACCDAT))
11	GACCENTRYD	WDES	EcritureLib	string$([F:DAE]DES<>"", [F:DAE]DES)+string$([F:DAE]DES="","NA")
12	GACCENTRYD	WAMTLED	Montant	vireblc(ctrans(format$("N:12.2",[F:DAE]AMTLED),".",","),2)
13	GACCENTRYD	WSNS	Sens	string$([F:DAE]SNS=-1,"-1")+string$([F:DAE]SNS=1,"+1")
14	GACCENTRYD	MTC	EcritureLet
15	GACCENTRYD	WMTCDAT	DateLet	string$([F:DAE]MTCDAT<>[0/0/0],format$("D:YYYYMMDD",[F:DAE]MTCDAT))+string$([F:DAE]MTCDAT=[0/0/0],"")
16	GACCENTRYD	ACCDAT	ValidDate
17	GACCENTRYD	WAMTCUR	Montantdevise	string$([F:DAE]CUR<>[F:CPY]ACCCUR, vireblc(ctrans(format$("N:12.2",[F:DAE]AMTCUR*[F:DAE]SNS),".",","),2))
18	GACCENTRY	CUR	Idevise	string$([F:DAE]CUR<>[F:CPY]ACCCUR, [F:DAE]CUR)
19	GACCENTRYD	FCYLIN	CodeEtbt

La colonne ‘Intitulé’ correspond à la colonne Nom du champ décrit dans l’article.

Les codes ‘table’ et ‘champ’ permettent de voir les correspondances des champs dans le système. Ils sont parfois complétés par des formules pour des cas spécifiques (ci-dessous).

• Champ n°3 : il reprend le numéro de la pièce comptable attribué lors de sa création.
• Champs n°9 et 11 : afin de respecter le caractère obligatoire de certaines informations dans le FEC, bien que non obligatoires dans le système, la valeur conventionnelle NA est inscrite sur la référence de pièce justificative (PieceRef) et sur le libellé de l’écriture comptable (EcritureLib).
• Champ n°10 : il en est de même pour la date de la pièce justificative (PieceDate), non obligatoire dans l'application. Plutôt que d’envoyer une date vide, la date comptable du document est alors envoyée (ACCDAT de l’écriture).
• Champs n°12, 13, 17, 18 et 19 : mêmes remarques que pour le fichier pivot ACCENTFIL.

Les remarques et explications fournies au titre du fichier pivot ACCENTFIL sont applicables au paramétrage du fichier pivot ACCENTFILN.

La seule différence entre les deux paramétrages repose sur l’ordre de tri appliqué aux écritures extraites.
L’utilisation du fichier pivot ACCENTFILN implique que l’ordre de tri des écritures repose sur le site de la ligne d’écritures (FCYLIN de GACCENTRYD), puis sur la date comptable de la pièce (ACCDAT de GACCENTRY), puis sur le numéro de pièce comptable (NUM de GACCENTRY) puis enfin sur le numéro interne (ACCNUM de GACCENTRYD).

Paramétrage FEC (GESFAE) :

Ouvrir : Déclarations > Audit > France > Paramétrage > Paramétrage ACCENTFIL

Cette fonction permet de définir les valeurs par défaut à appliquer lors de l’extraction.
Cette étape constitue un prérequis pour pouvoir lancer l’interface car l’identifiant est obligatoire.
Il n’y a pas de pré-paramétrage livré. Il incombe à la société de renseigner, au moment voulu, la société contrôlée et le type d’extraction.
En raison de la volumétrie des pièces, si un découpage du fichier est nécessaire, l’option période est préconisée.

Seuls les fichiers de type Fichier des écritures comptables sont autorisés dans le champ Pivot.

Lancement interface FEC (FAEINT) :

Ouvrir : Déclarations > Audit > France > Traitements > Lancement interface ACCENTFIL

La génération du FEC est lancée depuis cet écran.
Les champs Pivot, Société et Découpage fichier s’alimentent en fonction des valeurs renseignées dans l’écran de paramétrage, mais elles peuvent être modifiées si nécessaire.
Un certain nombre de contrôles sont effectués par rapport au statut de l’exercice ou des périodes d’extraction (clos ou non) mais aussi par rapport au choix du fichier pivot (cf. Coexistance des deux fichiers pivots – Contrôles).

Codification fichier

Afin de respecter la nomenclature mentionnée dans l’article A 47 A-1 du livre des procédures fiscales : SirenFECAAAAMMJJ (où le SIREN attendu est celui du contribuable), si le SIREN de la société visée n’est pas renseigné, un message bloquant apparaît lors du lancement.

De plus, un traitement complémentaire permet de redescendre la valeur fixe FEC sur le nom du fichier, suivie de la date de fin clôture de l’exercice comptable, ainsi que, dans le cas d’une extraction par période, du ou des numéros de la ou des périodes de début et fin extraites.

Coexistence des deux fichiers pivots – Contrôles

Deux fichiers pivots sont livrés et permettent de tenir compte de la mise à disposition, en liste de patchs 6, d’un nouveau numéro de pièce, le numéro définitif (se reporter au Livre Blanc relatif au numéro unique de pièce définitive).

L’utilisation de l’un ou de l’autre des fichiers pivots est contrôlé selon un certain nombre de critères :

• L’utilitaire a-t’il été exécuté ? Si oui, à quelle date ? (utilitaire UUINIFNLPST)
• Quel paramétrage de fichier pivot est utilisé, ACCENTFIL ou ACCENTFILN ?
• Quelles est la date début d’exercice indiquée lors de l’extraction, depuis la fonction FAEINT ?

En fonction de la réponse à chacune de ces questions, certains contrôles sont déclenchés et se traduisent par des messages d’erreur ou d’avertissement :

	Utilitaire UUINIFNLPST exécuté ?	Quand ?	Fichier pivot   Zone numéro	Extraction Date début/fin d'exercice	Résultats
1	Non	Ø	ACCENTFIL - FNLPSTNUM	N'importe quelle date	Message d'erreur : ‘L'utilitaire de mise à jour des numéros définitifs doit être exécuté’
2	Non	Ø	ACCENTFILN - NUM	N'importe quelle date	Pas de message L'extraction du FEC est effectuée avec ce pivot
3	Oui	15/12/2014	ACCENTFILN - NUM	01/01/2013 à 31/12/2013	Pas de message L'extraction du FEC est effectuée avec ce pivot
4	Oui	15/12/2014	ACCENTFILN - NUM	01/01/2014 à 31/12/2014	Pas de message L'extraction du FEC est effectuée avec ce pivot
5	Oui	15/12/2014	ACCENTFILN - NUM	01/01/2015 à 31/12/2015	Message d'erreur : ‘L’extraction du Fichier des Ecritures Comptables doit être lancée avec le pivot ACCENTFIL’
6	Oui	15/12/2014	ACCENTFIL - FNLPSTNUM	01/01/2013 à 31/12/2013	Message d'avertissement : ‘L'utilitaire de mise à jour des numéros définitifs a été exécuté après le début de l’exercice’
7	Oui	15/12/2014	ACCENTFIL - FNLPSTNUM	01/01/2014 à 1/12/2014	Message d'avertissement : ‘L'utilitaire de mise à jour des numéros définitifs a été exécuté après le début de l’exercice’
8	Oui	15/12/2014	ACCENTFIL - FNLPSTNUM	01/01/2015 à 1/12/2015	Pas de message L'extraction du FEC est effectuée avec ce pivot