Archivage légal
L’instruction 13 L-1-06 de la DGI prévoit que les archives fiscales doivent contenir les états légaux (sous forme d’une image lisible et intangible - PDF, par exemple), le fichier de la piste d’audit (sous un format ouvert et sécurisé), le fichier des écritures comptables et des données liées (sous un format ouvert et sécurisé).
Traduction fonctionnelle
Lors de la clôture de période et d’exercice d’une société française, pour les référentiels général et IAS principaux, un message d’avertissement1 rappelle la nécessité de procéder à l’archivage des états et livres déclaratifs, des informations et données ayant concourues à la création des écritures comptables.
A cet effet, un ensemble d’éditions et d’exports de données sont à disposition dans le logiciel. L’ensemble de ces éléments justificatifs peuvent être archivés dans un système de gestion électronique de documents (GED) au choix de la société, en sachant que :
- Cet archivage est déclenché par des règles paramétrables dont des exemples sont fournis en annexe. Ces règles peuvent être définies pour déclencher l’archivage de tout document produit par le système, et notamment des fichiers d’export, des éditions, des créations de trace d’activité, etc.
- Une description technique permet à tout éditeur de GED de se connecter sur le système pour déclencher l’archivage.
A défaut, un rangement dans des répertoires prédéfinis qui peuvent correspondre à un volume de type disque non réinscriptible (WORM) peut être déclenché sans nécessiter de progiciel de GED complémentaire.
Modèles d’export
Les modèles livrés prévoient la génération de fichiers plats avec séparateur de champs et d’enregistrements. Les dernières mises à jour datent de la liste de patchs 9.
Les modèles proposés sont au nombre de 15 :
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Archivage des actions particulières |
Code modèle |
Intitulé |
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DGIAES |
Export DGI – Fichier espion |
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DGIAUD |
Export DGI – Audit |
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Archivage des données et flux |
Code modèle |
Intitulé |
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DGIBPC |
Export DGI – Clients |
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DGIBPS |
Export DGI – Fournisseurs |
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DGIITM |
Export DGI – Articles |
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DGITVT |
Export DGI - Taxes |
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DGIGAS |
Export DGI – Ecritures |
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DGIPIH |
Export DGI – Factures achats |
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DGISIH |
Export DGI – Factures ventes |
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DGIBIC |
Export DGI – Fac tiers clients |
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DGIBIS |
Export DGI – Fac tiers fournisseurs |
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DGISTJ |
Export DGI – Mouvements stocks |
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Archivage du paramétrage |
Code modèle |
Intitulé |
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DGICAC |
Export DGI – Codes comptables |
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DGIGAU |
Export DGI – Pièces autos |
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DGITFO |
Export DGI – Formules pièces |
L’exécution de chacun de ces exports peut requérir de renseigner un ou plusieurs critères d’export comme la société, les bornes de dates comptables, …
Se reporter aux Annexes pour une description détaillée du contenu de chacun de ces modèles et des filtres à renseigner.
Editions comptables et légales2
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Code édition |
Intitulé |
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SBONFACP2 * |
Facture client portrait p. fixe |
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BPCINV2 * |
Facture tiers client |
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LISREG |
Liste des règlements |
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PLAN |
Plan |
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BALGRP |
Balance générale |
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BALGRPAUX |
Balance auxiliaire |
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BALAGEHIST |
Balance âgée historisée |
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GLGRP |
Grand-livre général |
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GLGRPAUX |
Grand-livre auxiliaire |
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JOUGEN |
Journal général |
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JOUGRP |
Journaux comptables |
* Ces éditions auront été archivées au fil de l’eau
Gestion de l’archivage de ces exports et éditions
Il est préconisé de mettre en place des règles d’archivage des différents documents émis. Ceci se fait par le paramétrage suivant :
- Une règle d’archivage de tout export basé sur un modèle dont le nom commence par DGI. Si aucun système de GED n’est installé, le paramétrage peut définir un répertoire dans un système de fichiers afin de déplacer les fichiers produits dans une hiérarchie parlante.