Chronologie des événements et séquence continue

Les instructions prévoient que le logiciel doit être en mesure de respecter la chronologie des événements par exercice et la séquence continue des pièces comptables.

Traduction fonctionnelle

Pour répondre à l’exigence de chronologie des événements, il est préconisé de paramétrer les compteurs1 Paramétrage > Paramètres généraux > Compteurs > Structures de document avec la structure indiquée ci-dessous.

Cette préconisation n’est pas un pré-requis, chaque société pouvant définir les compteurs de son choix sous réserve de respecter l’exigence légale de chronologie et de continuité.

Composant	Longueur
Site	5
Exercice	2
Période	2
Constante	5 (=code type de pièce)
N° séquence	6
Niveau de définition et de RAZ : Site et Période

Bien que la loi privilégie un compteur annuel, la mensualisation des compteurs est admise. Cette structure mensuelle permet de gérer de manière plus souple le recouvrement de périodes.
Un des premiers contrôles effectués pour un audit (auditeur de comptes ou DGI) est la séquence et la continuité des compteurs.

Pour les compteurs des types de pièce Factures et Avoirs, les compteurs doivent aussi être cochés Contrôle chronologique. Un compteur de ce type assure qu’un document saisi ne peut avoir une date inférieure à celle du document précédent.

Un compteur étant susceptible d’être structuré en incluant un code société ou site, il est important, pour faciliter le contrôle de chronologie, que ces codes soient de longueur homogène. A cette fin :

• De nouveaux paramètres sont ajoutés (liste de patch 13). A la première connexion, leur valeur sera calculée. Il s'agit des paramètres suivants (chapitre SUP, groupe FMT) :
  • CPYMINLEN - Taille mini des codes sociétés
  • CPYMAXLEN - Taille maxi des codes sociétés
  • FCYMINLEN - Taille mini des codes sites
  • FCYMAXLEN - Taille maximum des codes sites
• A la création de sociétés et sites dans un dossier, un message d’avertissement sera affiché si la longueur minimale et maximale n’est pas la même : dans ce cas, à l’utilisation de compteurs chronologiques, les codes sociétés / site seront complétés par des caractères ‘_’ pour atteindre la longueur maximale.

Pour assurer également la chronologie des événements, un contrôle supplémentaire est ajouté en saisie ou génération d'une facture ou d'un avoir (pièces issues des modules négoce ou tiers). Ce contrôle a pour objectif de vérifier qu’il n’existe pas de pièces dont la date est supérieure à la date de fin de période de la pièce courante. Ce contrôle est soumis au paramètre2 Paramétrage > Paramètres généraux > Valeurs paramètres CTLPERINV - Contrôle date facture période (chapitre TC, groupe INV) livré avec la valeur Oui pour la législation française et non modifiable. Il en est de même pour toute nouvelle société créée et rattachée à la législation FRA.

De même, la modification de la date comptable d'une facture ou d'un avoir n'est possible qu’à condition que la nouvelle date soit sur la même période comptable du type de référentiel général principal que celle de la date initiale. Ce contrôle dépend de la présence du composant période comptable dans le compteur.

Dans les modules Négoce et Tiers, on s’assure également par un contrôle que la date d’une pièce à l’origine d’une facture ou d’un avoir n’est pas supérieure à la date de facture ou de l’avoir.
Par exemple, la date d’une facture figurant sur un avoir ne peut être supérieure à la date de l’avoir, de même un bon de livraison figurant sur une facture ne peut avoir une date d’expédition supérieure à la date de facture.

Pour les pièces passées en définitif :

• une zone contient la date de passage en définitif de la pièce (en en-tête de pièce, visible depuis les propriétés de la pièce – Fichier>Propriétés)
• une zone de compteur, au niveau de la ligne de pièce comptable, alimentée lors du passage en définitif de la pièce (zone CHRNUM de ) ; ce compteur garantit la chronologie et la continuité des numéros de lignes des pièces.

Pour répondre à cette obligation de séquence continue, les paramètres3 Paramétrage > Paramètres généraux > Valeurs paramètres SIVSUP - Suppr. facture/pièce comptable et POSTINVSUP - Annulation comptable factures (chapitre TC, groupe INV) sont livrés avec la valeur Non pour la législation française et ne sont pas modifiables.
Il en est de même pour toute nouvelle société créée et rattachée à la législation FRA.

Enfin, le paramétrage des types de pièces utilisées pour des sociétés de législation française ne doit pas autoriser la gestion simultanée du mode Réel et du mode Simulation. En effet, une écriture de Simulation doit pouvoir être supprimée.
Le passage d’une écriture de simulation en réel implique donc un changement de type de pièce et une ré initialisation du compteur du document pour assurer sa cohérence avec le type de pièce destinataire.

Enfin, afin de clarifier le fonctionnement de la numérotation des pièces comptables et ainsi faciliter le dialogue entre Sage, ses partenaires, ses clients et la DGI, l’application Sage X3 met à disposition un nouveau numéro de pièce comptable depuis la liste de patchs #6.

Ce nouveau numéro qui vient en complément de l’existant est attribué à une pièce comptable lors de son passage en définitif, c’est-à-dire à partir du moment où elle prend son caractère intangible. Le compteur est affecté par société, référentiel comptable, exercice comptable et pièce. La génération du Fichier des Ecritures Comptables s’appuie sur ce numéro.