Le domaine des immobilisations

Ecritures d’acquisition

Les exigences de la DGI en matière de comptabilités informatisées indiquent que le logiciel doit générer automatiquement les écritures comptables pour les opérations de gestion des immobilisations.
Dans Sage X3, la création des Dépenses et des Biens comptables, en saisie directe, dans le module Immobilisations ne déclenche pas dans la comptabilité la génération d’une écriture d’acquisition.
Ces créations directes sont utilisées dans les cas de reprise de données.
Les écritures d’acquisition sont produites lors de la Validation des factures achat la Validation des factures tiers fournisseurs ou de la saisie d’une pièce comptable réelle et définitive sur un compte adéquatement défini.

Traduction fonctionnelle

Pour assurer la cohérence entre la base des immobilisations et son reflet dans la comptabilité, l’application propose deux paramètres pilotant les créations directes des Dépenses et des Biens comptables.
Ils sont accessibles au niveau des paramètres généraux, chapitre AAS (Immobilisations), groupe FAS (Immobilisations).

Pour la législation française FRA, ces paramètres sont livrés avec la valeur Non et sont modifiables afin de permettre les reprises de données. La modification de ces paramètres est tracée (cf. Audit)

Paramètre CREDIRLOF - Dépenses : création directe

Ce paramètre permet d'autoriser ou d'interdire :

• la création directe des dépenses depuis la fonction de gestion des Dépenses,
• l'import des dépenses.

Lorsqu'il a pour valeur Non, les dépenses ne pourront être créées que par le biais de la Validation des factures achat, de la Validation des factures tiers fournisseurs ou de la saisie d’une pièce comptable réelle et définitive sur un compte adéquatement défini.

Paramètre CREDIRFAS - Biens : création directe

Ce paramètre permet d'autoriser ou d'interdire :

• la création directe de biens comptables depuis la fonction de gestion des Biens comptables,
• l'import de biens comptables.

Lorsqu'il a pour valeur Non, la création ou l'import d'un bien est autorisé uniquement si le bien a pour type de détention : En prévision, En location, En crédit-bail ou En modèle.
La création est interdite si son type de détention a pour valeur : En propriété ou En concession. Dans ce cas, un bien ne pourra être créé que par le biais du regroupement d'une ou plusieurs dépenses.

Intangibilité des situations antérieures

Les exigences de la DGI en matière de comptabilités informatisées indiquent que les données des immobilisations qui ont fait l’objet d’une clôture comptable de période ne doivent pas être modifiées.

Traduction fonctionnelle

Pour assurer l’intangibilité des cumuls d’amortissements et de la situation antérieure des subventions, l’application propose deux paramètres pilotant la modification possible de ces valeurs.
Ils sont accessibles au niveau des paramètres généraux, chapitre AAS (Immobilisation), groupe FAS (Immobilisations) et groupe GRT (Subventions)

Ces paramètres sont livrés avec la valeur Non et sont modifiables afin de permettre les reprises de données. La modification de ces paramètres est tracée (cf. Audit)

Paramètre PRVSITUPD - Modification de la situation antérieure

Ce paramètre permet, lorsqu'il a pour valeur Non, de garantir la sauvegarde de la situation antérieure : il s'agit de la situation présentée sur les différents états de flux (valeurs immobilisations et amortissements à la fin du dernier exercice clos).
Il a pour valeur Oui uniquement lors de la mise en place du progiciel afin de permettre la reprise des immobilisations antérieures à l'exercice.
Dès que la reprise des immobilisations est validée, ce paramètre doit avoir pour valeur Non, afin d'interdire toute opération qui modifierait la situation comptable antérieure à l'exercice courant.

Lorsque ce paramètre a pour valeur Non, la suppression d'un bien comptable est interdite si ce bien possède :

• Une date de comptabilisation antérieure à la date de début de l'exercice courant (du contexte Comptable et fiscal, s'il a pour type de détention En propriété ou En concession ou du contexte IAS/IFRS, s'il a pour type de détention En crédit-bail ou En location).
• Un cumul d'amortissement sur l'exercice précédent, différent de 0.
• Des amortissements relatifs à l'intervalle [Date début exercice courant - Date fin période courante] déjà comptabilisés.

Paramètre GRTPRVUPD - Remise en cause de la Subvention antérieure

Ce paramètre permet d'autoriser ou d'interdire la mise à jour, après la clôture exercice du contexte Comptable et Fiscal :

• de la part de subvention attribuée aux dépenses lors du calcul des subventions,
• de la base d'amortissement – sur le plan de subvention – des biens comptables clôturés rattachés à ces dépenses.

Lorsqu'il a pour valeur Non, la remise en cause des subventions antérieures est interdite.
Dans ce cas, le traitement de clôture du contexte Comptable et Fiscal active automatiquement le code forçage du montant de subvention de chaque dépense rattachée à un bien comptable dont le plan d'amortissement de subvention a été clôturé. Ce montant, ainsi que la base d'amortissement du bien comptable, sur le plan de subvention, ne sont plus actualisés lors des traitements de calcul des subventions. 
Par ailleurs, l'ajout d'une dépense subventionnée sur un bien est interdit (afin de conserver l'égalité entre la base d'amortissement sur le plan de subvention du bien et la somme des montants de subvention figurant sur les dépenses rattachées).

Contrôle des périodes comptables

Les Instructions de la DGI prévoient la gestion par le logiciel des périodes mensuelles par exercice.
Il est aussi rappelé que lors de la procédure de clôture de période, le logiciel doit s’assurer que l’ensemble des écritures comptables imputables à la période a bien été généré.

Traduction fonctionnelle

Pour assurer un découpage périodique identique entre la Comptabilité1 Données de base > Tables comptables > Exercices/Périodes et le module Immobilisations2 Paramétrage > Immobilisations > Contextes d'amortissements, l’application propose un paramètre pilotant le contrôle de cohérence des périodes.
Il est accessible au niveau des paramètres généraux, chapitre AAS (Immobilisation), groupe CPT (Comptabilité).

Ce paramètre n’est pas modifiable pour la législation française et est livré avec la valeur Oui, portant la conformité DGI.

Paramètre ACCPERCTL - Contrôle périodes Comptabilité

Ce paramètre permet, lorsqu'il a pour valeur Oui, de garantir l’initialisation automatique des découpages Exercices et Périodes à la création des contextes d’amortissements ainsi que la constante synchronisation des calendriers comptables et immobilisations.

Les plans d’amortissement d’un contexte seront obligatoirement associés, dans ce cas, à un même type de référentiel.

• Les plans d’amortissement du contexte Comptable & Fiscal feront référence au type de ‘référentiel général principal’ et à son découpage.
• Le plan d’amortissement IAS-IFRS sera obligatoirement défini sur un contexte dédié qui s’appuiera sur le Référentiel IAS et son découpage.

Le contexte ne pourra être créé que si au moins un exercice et une période sont ouverts en comptabilité.

• Le 1er exercice comptable ouvert sera défini par défaut comme exercice Courant dans le contexte et la première période comptable ouverte comme période courante côté immobilisations.
• L’exercice suivant sera également créé dans le contexte.

Il ne sera pas possible de modifier le découpage périodique depuis le module des Immobilisations.
Le redécoupage des périodes ne sera possible que depuis la comptabilité et dans les limites autorisées.
En cas de désynchronisation des calendriers, aucune opération comptable ne pourra être réalisée dans le module Immobilisations. Il sera alors nécessaire de resynchroniser les découpages via l’utilitaire dédié3 Immobilisations > Traitements > Utilitaires > Synchronisation Contexte.
Un indicateur sera positionné sur le contexte désynchronisé et consultable au niveau du Statut détaillé du contexte4 Immobilisations > Traitements > Utilitaires > Statut des contextes.