Processus de facturation fournisseurs (en réception)

Cette section fournit une vue d'ensemble du processus de facturation électronique en réception. Pour rappel, toutes les fonctionnalités ne sont pas encore mises en œuvre et le développement se poursuit.

Vue d'ensemble du processus

Traitement facture fournisseur

1. Le document, tel qu'une facture ou un avoir, est envoyé par le fournisseur via Sage Network ou en pièce jointe à une adresse email dédiée.

2. Le document passe par la passerelle de réception et est traité en fonction de son type de fichier et de sa provenance :
   • les pièces jointes sont extraites des e-mails,
   • les fichiers XML sont extraits dans un format hybride tel que Facture-X ou ZUGFeRD,
   • la reconnaissance optique de caractères (OCR) est utilisée pour les fichiers PDF et les images,
   • les informations d'en-tête et de pied de page dans les fichiers XML structurés sont analysées.
3. Les informations d'en-tête, telles que le nom du fournisseur, le site, etc., sont des données mappées dans Sage X3.
4. La facture électronique fournisseur est générée dans le module concerné, Achat ou Comptabilité tiers.

Réception des factures en provenance de Sage Network

Ouvrir : Déclarations > Facturation électronique > Réception > Collecte factures

La fonctionnalité mentionnée dans cette section concerne spécifiquement les factures fournisseurs reçues via Sage Network. Au moment de cette release, elle concerne les législations française et espagnole.

Récupérations factures en réception

Utilisez cette fonction pour collecter les factures fournisseurs reçues dans Sage Network et qui n'ont pas encore été synchronisées avec Sage X3. Vous pouvez définir un ensemble de critères pour filtrer les factures à collecter et paramétrer un abonnement qui exécutera le processus à intervalles réguliers.

Affichage factures en réception

Utilisez cette fonction pour afficher les factures fournisseurs collectées par la fonction Récupérations factures en réception. L’objectif de cette fonction est de permettre aux administrateurs de consulter les détails des factures fournisseurs collectées, par exemple :

• l'origine, le nom du fournisseur, le destinataire, les montants, etc,
• les résultats d'analyse partielle effectuée par Sage X3 avant la création de la transaction dans la zone tampon d'import.

Réception de factures par e-mail ou via un répertoire

Ouvrir : Déclarations > Sage Network > AP Automation

Ces fonctions font partie du processus d'automatisation des comptes fournisseurs (AP Automation) qui utilise Sage AI pour scanner les documents et renvoyer des résultats associés aux valeurs existantes de Sage X3. Avant de générer la facture à l’étape finale, vous pouvez examiner et modifier les valeurs si besoin.

Traitement documents

Utilisez cette fonction pour traiter les factures fournisseurs créées à partir de la boîte de réception d’e-mails associée à la société. Vous pouvez également créer manuellement une nouvelle facture en réception enregistrée dans un répertoire.

Récupération e-mails

Utilisez cette fonction pour traiter les documents envoyés à l’adresse e-mail de AP Automation, créée lors de l’enregistrement de votre société. Les documents sont traités à l'aide de deux actions en masse distinctes pour récupérer les pièces jointes, puis scanner les documents.

Scanner documents

Utilisez cette fonction pour scanner des factures au format PDF, des images ou tout autre format obtenu à partir de processus décrits précédemment. Vous pouvez paramétrer une tâche batch qui exécutera le traitement à intervalles réguliers.

Envoyer retours

Utilisez cette fonction pour envoyer des retours à Sage AI afin qu’il puisse apprendre et améliorer les résultats fournis.

Lorsque vous exécutez ce processus pour une ou plusieurs sociétés, un fichier JSON est créé. Ce fichier contient les données validées utilisées pour comptabiliser les factures. Ce fichier JSON est envoyé à Sage AI. Vous pouvez lancer ce traitement à tout moment ou configurer une tâche batch.

Le fichier contient uniquement des données partielles des factures comptabilisées créées avec le processus AP Automation. Les factures créées en dehors du processus AP Automation ne sont pas prises en compte, même si la société est enregistrée.

Envoyer détails fournisseurs

Utilisez cette fonction pour envoyer des détails fournisseurs à Sage AI afin qu’il puisse améliorer les résultats fournis pour les documents traités. Les données envoyées seront utilisées dans la release 2025.R2 pour faire correspondre le fournisseur extrait du document, par exemple, un fichier PDF ou XML, avec les informations du fournisseur disponibles dans le répertoire Sage AI pour la société intégrée.

Le processus génère un fichier JSON contenant les informations des fournisseurs pour les sociétés enregistrées auprès de Sage AI.

Mapping facture électronique fournisseur

Ouvrir : Déclarations > Facturation électronique > Réception > Mapping facture électronique fournisseur

L'objectif de cette fonction est d’exécuter la détermination automatique des données de Sage X3 à partir du XML lorsque c’est possible. Par exemple, il sera possible de déterminer le fournisseur Sage X3 à partir du nom du fournisseur, de son SIREN ou de son numéro d'identification de TVA intracommunautaire.

Gardez en tête que ce processus suppose que les factures électroniques en réception ont été collectées par Sage X3 à partir de Sage Network.

Pour chaque facture électronique en réception, Sage X3 crée un enregistrement dans la table temporaire à l'aide de propriétés analysées à partir du fichier XML avec le concepteur XML. Le statut initial est A mapper.

Le processus standard n'est pas complètement automatisé. L'objectif est de lancer la création des factures, dans le module concerné, avec leur en-tête et une ligne générique. Vous devez terminer la transaction en utilisant le processus actuel. Pour les factures fournisseurs, affectez des montants à différents comptes et/ou sections. Dans le module Achats, effectuez les rapprochements avec les réceptions, les commandes ou les factures. 

Si le mapping échoue, le statut de l'enregistrement passe de A mapper à Mapping incomplet et vous devez résoudre les problèmes. Si le mapping réussit, qu’il soit effectué de façon automatique ou manuelle, le statut de l'enregistrement passe à Mappée et l'enregistrement est prêt pour l'étape suivante, qui consiste à créer la facture dans le module correspondant.

Règles de mapping

Les règles de mapping s’appuient sur les informations listées ci-après. Elles sont nécessaires à la création de la facture électronique.

Propriété	Détermination
Numéro CA	Directement extrait à partir de l'en-tête du fichier XML. Si la commande d’achat existe dans le module Achat, la détermination automatique de la société, du site et du fournisseur est possible.
Société	Code Sage X3 à partir du nom de la société, son numéro de TVA, et son numéro d’identification de TVA intracommunautaire dans le fichier XML. Des paramètres sont disponibles pour gérer les enregistrements en double.
Site	Code Sage X3 à partir du nom du site, son SIRET ou son numéro d’identification de TVA intracommunautaire dans le fichier XML. Des paramètres sont disponibles pour gérer les enregistrements en double.
Fournisseur	À partir du nom du fournisseur, son numéro de TVA, ou son numéro d’identification de TVA intracommunautaire dans le fichier XML. Des paramètres sont disponibles pour gérer les enregistrements en double.
Module	À partir de paramètres associés au fournisseur.
Date	Date de création de l'enregistrement dans la table temporaire.
Devise	Récupérée à partir du code ISO dans le fichier XML.
Type des factures	À partir du type de facture du fournisseur.
Date facture fournisseur	Directement analysé à partir du fichier XML.
N° facture fournisseur	Directement analysé à partir du fichier XML. Si la facture existe déjà dans le module Achat, la création de la facture est bloquée. Pour les transactions intersociétés, la facture est liée à la transaction Sage X3 et sa création est bloquée. Si les montants ne correspondent pas, vous devez agir.
Montant HT	Directement analysé à partir du fichier XML.
Montant taxe	Directement analysé à partir du fichier XML
Montant TTC	Directement analysé à partir du fichier XML

Vous pouvez définir le mode de gestion des doublons. Par exemple, dans le cas de 2 fournisseurs différents dans les identifiants de rapprochement de Sage X3 dans le XML : vous pouvez accepter le premier résultat trouvé par le système ou déclencher une erreur.

Génération facture électronique fournisseur

Ouvrir : Déclarations > Facturation électronique > Réception > Génération facture électronique fournisseur

Le processus de facturation électronique en réception, de la récupération des factures électroniques de Sage Network à la création de factures électroniques, repose sur les tables temporaires. Tout d’abord, vous sélectionnez les factures électroniques que vous souhaitez visualiser, puis vous déclenchez des actions.

Vous pouvez par exemple effectuer les opérations suivantes :

• obtenir des listes de factures électroniques et accéder aux documents joints,

• finaliser le mapping si besoin,

• déclencher la génération des factures. Pour cette génération, les modèles d'import/export utilisés sont EINVBISIMP pour les factures fournisseurs et EINVPIHIMP pour les factures clients.

Vous pouvez restreindre l'accès à une partie des sites et/ou des sociétés à l'aide des droits fonctionnels standards. La génération des factures peut être exécutée de façon manuelle ou automatique par des tâches batch récurrentes selon une planification personnalisée. Seules les factures électroniques entièrement mappées sont traitées.