Processus des factures en réception

Cette section fournit une vue d'ensemble du processus des factures électroniques en réception. Rappelez-vous que toutes les fonctionnalités ne sont pas encore mises en œuvre, et que le développement se poursuit.

Vue d'ensemble du processus

Processus des factures électroniques en réception

1. Le document électronique, comme une facture ou un avoir, est envoyé par le fournisseur.
2. Le document électronique passe par les plate-formes appropriées telles que les OD, PDP ou PPF.
3. Le document électronique est récupéré par Sage Network.
4. Le document électronique est récupéré par Sage X3 à partir de Sage Network et stocké dans une table temporaire.
5. Le document électronique est mappé avec les données de Sage X3, par exemple, le fournisseur, le site, etc., dans la table temporaire.
6. Le document électronique est créé dans Sage X3 à partir de la table temporaire.

Mapping facture électronique fournisseur

Ouvrir : Déclarations > Facturation électronique > Réception > Mapping facture électronique fournisseur

Vue d'ensemble

L'objectif de cette fonction est d’effectuer, lorsque c’est possible, la détermination automatique des données de Sage X3 à partir du XML. Par exemple, il sera possible de déterminer le fournisseur Sage X3 à partir du nom du fournisseur, de son SIREN ou de son numéro d'identification de TVA intracommunautaire.

N'oubliez pas que ce processus suppose que les factures électroniques en réception ont été collectées par Sage X3 à partir de Sage Network. Ce processus n'est pas encore disponible dans la release 2023 R2, mais vous pouvez le simuler (voir l'Annexe). Pour chaque facture électronique en réception, Sage X3 crée un enregistrement dans la table temporaire à l'aide de propriétés analysées à partir du fichier XML avec le concepteur XML. Le statut initial est A mapper.

Le processus standard n'est pas complètement automatisé. L'objectif est de lancer la création des factures, dans le module concerné, avec leur en-tête et une ligne générique. Vous devez terminer la transaction en utilisant le processus actuel. Pour les factures fournisseurs, affectez des montants à différents comptes et/ou sections. Dans le module Achats, effectuez les rapprochements avec les réceptions, les commandes ou les factures.

Si le mapping échoue, le statut de l'enregistrement passe de A mapper à Mapping incomplet et vous devez résoudre les problèmes. (Voir la Génération facture électronique fournisseur). Si le mapping réussit, qu’il soit effectué de façon automatique ou manuelle, le statut de l'enregistrement passe à Mappée et l'enregistrement est prêt pour l'étape suivante, qui consiste à créer la facture dans le module correspondant.

Règles de mapping

Les règles de mapping reposent sur les informations listées ci-dessous. Elles sont nécessaires à la création de la facture électronique.

Propriété	Détermination
Société	Code Sage X3 à partir du nom de la société, son SIREN, son numéro d’identification de TVA intracommunautaire dans le fichier XML. Des paramètres sont disponibles pour gérer les doublons.
Site	Code Sage X3 à partir du nom du site, son SIRET ou son numéro d’identification de TVA intracommunautaire dans le fichier XML. Des paramètres sont disponibles pour gérer les doublons.
Fournisseur	À partir du nom du fournisseur, son SIREN, ou son numéro d’identification de TVA intracommunautaire dans le fichier XML. Des paramètres sont disponibles pour gérer les doublons.
Module	À partir de paramètres associés au fournisseur.
Date	Date de création de l'enregistrement dans la table temporaire.
Devise	Récupérée à partir du code ISO dans le fichier XML.
Type de facture	À partir du type de facture du fournisseur.
Date de la facture tiers	Directement analysé à partir du fichier XML.
Numéro de la facture tiers	Directement analysé à partir du fichier XML.
Numéro de commande	Directement analysé à partir de l'en-tête du fichier XML.
Montant HT	Directement analysé à partir du fichier XML.
Montant de taxe	Directement analysé à partir du fichier XML
Montant TTC	Directement analysé à partir du fichier XML

Vous pouvez définir le mode de gestion des doublons. Par exemple, dans le cas de 2 fournisseurs différents dans les identifiants de rapprochement de Sage X3 dans le XML : vous pouvez accepter le premier résultat trouvé par le système ou déclencher une erreur.

Génération facture électronique fournisseur

Ouvrir : Déclarations > Facturation électronique > Réception > Génération facture électronique fournisseur

Le processus de factures électroniques en réception, de la récupération des factures électroniques de Sage Network à la création de factures électroniques, repose sur les tables temporaires. Vous sélectionnez d'abord les factures électroniques que vous souhaitez visualiser, puis vous déclenchez des actions.

Vous pouvez par exemple :

• obtenir des listes de factures électroniques et accéder aux documents joints,

• finaliser le mapping si besoin,

• déclencher la génération des factures. Pour cette génération, les modèles d'import/export utilisés sont EINVBISIMP pour les factures fournisseurs et EINVPIHIMP pour les factures clients.

Vous pouvez restreindre l'accès à une partie des sites et/ou des sociétés à l'aide des droits fonctionnels standards. La génération des factures peut être exécutée de façon manuelle ou automatique par des tâches batch récurrentes selon une planification personnalisée. Seules les factures électroniques entièrement mappées sont traitées.