Étape 3 : Mandats et saisies règlements

Concept

L'objectif est d'établir un lien entre la saisie règlement et le mandat lorsque les échéances comprennent une référence de mandat.

La saisie règlement correspond au bloc DirectDebitTransactionInformation du message XML. Les pré-requis SEPA doivent être pris en compte lors de la création de la saisie règlement.

  • Saisie règlements (GESPAY)
  • Proposition automatique (PAYPROPAL)
  • Imports (GIMPOBJ)
  • Imputations clients (IPTACPTCLI)

Saisie règlements (GESPAY)

Ouvrir : Comptabilité Tiers > Règlements > Saisie règlements

Tout règlement saisi est considéré comme un règlement SDD dans les traitements et les fonctions de Sage X3, dès lors que dans la transaction de saisie de règlement sélectionnée, l'indicateur Génération SEPA est coché et le sens a pour valeur Recette.

Pour créer une saisie règlement, vous devez renseigner les informations suivantes :

  • Section Général : saisissez les caractéristiques de la saisie règlement.

    • Site

    • Payeur (débiteur)

    • Référence mandat

    • Compte bancaire…

  • Section Imputations : saisissez les lignes des échéances.

  • Section Général

    • Référence du mandat :

      • Accessibilité

        • Le champ Référence mandat est géré uniquement lorsque le code activité SDD a pour valeur Oui. Sinon, le champ est masqué.

        • Si le paramètre général SDDMGT - Gestion des prélèvements SDD a pour valeur Oui pour la société, et si le règlement est de type SDD, le champ est initialisé et modifiable.

        • Si le paramètre général SDDMGT - Gestion des prélèvements SDD a pour valeur Oui pour la société, et si le règlement n'est pas de type SDD, le champ est masqué.

        • Si le paramètre général SDDMGT - Gestion des prélèvements SDD a pour valeur Non pour la société, et si le règlement est de type SDD, le champ est vide et n'est pas saisissable.

        • Le code de référence du mandat ne peut plus être modifié dès lors que le règlement est comptabilisé.

      • Obligatoire

        • Si le règlement est de type SDD, alors le code Référence mandat est obligatoire.

        • Une saisie règlement ne peut pas être créée si le champ Référence mandat est attendue et non renseigné.

      • Statut

        • Une saisie règlement créée ou mise à jour doit avoir un mandat avec le statut Approuvé. Sinon, il ne sera pas possible de créer ou de mettre à jour cette saisie règlement.

        • A l'inverse, un règlement saisi pourra être comptabilisé ou réservé même si le statut du mandat a été modifié en un statut non autorisé.

      • Initialisation

        • Le champ Référence mandat est automatiquement initialisé s'il y a un mandat par défaut avec un statut approuvé pour le couple société/client payeur.

        • Sinon, vous devez sélectionner un mandat existant avec un statut approuvé pour ce couple.

        • Si la société ou le client payeur est modifié(e), le code de référence du mandat est réinitialisé avec les même règles que celles décrites précédemment.

        • Si le code de référence du mandat est vide, la première échéance avec référence de mandat qui est sélectionnée sert à alimenter le champ Référence mandat.

    • Code adresse

      • Suite à la sélection de la référence mandat, le système affiche le code adresse lié au mandat, et ce champ devient non modifiable.

    • Nature de paiement

      • Ce champ est associé à la Table diverse 313.

      • Il est affiché uniquement pour une transaction de saisie pour un règlement au format SEPA et définit la nature de la transaction SEPA.

    • Motif de règlement

      • Ce code correspond aux données 'Remittance information' des messages standards au format ISO 20022.

      • Ce champ devient saisissable dès que le règlement est associé à une transaction de règlement qui peut être effectuée avec SEPA. Il permet de renseigner un motif pour chaque règlement, sur une longueur de 140 caractères maximum.

    • Motif économique

      • Informations relatives à la Banque de France : Table diverse 309. Ce champ n'est plus nécessaire depuis 2012.

    • Banque

      • Le pays de la banque du compte à créditer doit faire partie de la zone SEPA ([F:BAN]CRY).

    • Devise

      • L'euro est la seule devise autorisée. Ce champ n'est pas modifiable.

      • La devise des échéances peut être une devise autre que l'euro.

    • Date échéance

      • Si ce champ apparaît, le système effectue des contrôles :

        • Erreur bloquante : la date d'échéance pour le règlement doit être postérieure à la date de signature du mandat.

        • Avertissements :

          • La date d'échéance pour le règlement avec première séquence (FRST) doit être antérieure à la date du prochain règlement (RCUR).

          • La date d'échéance pour le règlement doit être antérieure à la date du règlement avec séquence finale (FNAL).

    • Compte bancaire tiers

      • Suite à la sélection du code de référence mandat, le système affiche les informations bancaires du tiers lié à ce mandat. Le champ n'est plus modifiable.

  • Section Imputations :

    • Il n'est pas possible de sélectionner une échéance sans référence de mandat.
      Exception : les échéances d'acomptes ne sont pas concernées par cette contrainte.

    • Les échéances sélectionnées doivent avoir le même code de référence mandat que celui de l'En-tête.
      Exception : les échéances d'acomptes ne sont pas concernées par cette contrainte.

    • Il est possible de créer un règlement SDD sans ligne d'allocation.

Proposition automatique (PAYPROPAL)

Ouvrir : Comptabilité tiers > Règlements > Proposition automatique

Utilisez cette fonction pour générer les saisies règlements à partir d'un traitement automatique.

  • Si le règlement ou le mode de règlement sélectionné est de type SDD, la devise pour le règlement doit être l'euro.
  • Si le règlement ou le mode de règlement est de type SDD, le code banque est obligatoire.
  • Le système vérifie que le pays de la banque du compte à créditer appartienne à la zone SEPA ([F:BAN]CRY)

Traitement

  • Le champ Référence mandat est géré uniquement lorsque le code activité SDD a pour valeur Oui.
  • Si le paramètre général SDDMGT - Gestion des prélèvements SDD a pour valeur Oui pour la société, le traitement réalise les mêmes contrôles que ceux effectués lors d'une création manuelle, en fonction des exigences SDD.
  • Si un enregistrement ne répond pas aux règles de création, il est rejeté.
  • Le fichier de trace affiche les enregistrements qui ont été rejetés et les motifs de ce rejet.

Import d'une saisie règlement SDD (GIMPOBJ)

Ouvrir : Exploitation > Imports/Exports > Imports

Utilisez cette fonction pour importer les saisies règlements à partir d'un traitement automatique.

Traitement

  • Le processus d'import réalise les mêmes contrôles que ceux effectués lors d'une création manuelle, en fonction du statut des mandats existants dans la base de données.
  • Si la saisie règlement SDD ne respecte pas les règles d'import, elle est rejetée.
  • Le fichier de trace affiche les enregistrements qui ont été rejetés et les motifs de ce rejet.
  • Il n'est pas possible de mettre à jour une saisie règlement via un import.

Impacts

Séquence de prélèvement

Lors de la création de la saisie règlement, le système assigne une séquence au règlement SDD en fonction du type de règlement du mandat (ponctuel ou récurrent), des saisies règlements précédentes et du nombre de prélèvements s'ils sont indiqués.

La séquence représente l'instruction SDD concernant l'ordre de prélèvement :

  • OOFF (ponctuel) pour un mandat unique,
  • FRST (premier) – RCUR (récurrent) – FNAL (final) pour une série (mandat récurrent).

Si le code de référence du mandat est modifié, le système met à jour la séquence avec les règles indiquées ci-dessus.

Le statut du mandat est mis à jour en fonction du type de règlement du mandat et de la séquence allouée.

  • Avec une séquence OOFF, le statut du mandat devient Expiré.
  • Avec une séquence FRST ou RCUR, le statut du mandat devient Approuvé.
  • Avec une séquence FNAL, le statut du mandat devient Expiré.

Section Prélèvements

La création d'un règlement SDD met à jour la section Prélèvements du mandat. Le système crée une ligne correspondant au règlement (table HISTOMDT).

Si un élément de la saisie règlement est modifié, ou si elle est supprimée, le système met à jour la section Prélèvements du mandat avec ces modifications.

Imputations clients (IPTACPTCLI)

Ouvrir : Comptabilité tiers > Echéances > Imputations clients

Cette fonction est principalement utilisée dans le module Comptabilité pour le cycle des acomptes.

Le règlement est reçu avant l'émission de la facture : dans ce cas, le règlement est saisi mais ne fait pas référence à une facture.

Une fois la facture produite, le règlement reste à rapprocher de la facture par la fonction d'imputation d'acompte.

Traitement

  • L'imputation permet la déduction totale ou partielle de l'acompte SDD sur la ou les commandes et/ou factures sélectionnées.
  • L'imputation permet donc la déduction totale ou partielle de l'acompte SDD sans allocation.
  • Si l'acompte SDD est imputé sur une facture, le système vérifie la cohérence des codes de référence mandat.
    • La facture sélectionnée (plus précisément l'échéance de la facture) et le règlement doivent avoir la même référence mandat.
  • Si l'acompte SDD est imputé sur une commande, il n'y a pas de contrôle sur la référence mandat.

Limites

  • Les recueils de règles SEPA précisent que le créancier doit présenter des lots de transactions SEPA à sa banque dans un certain nombre de jours ouvrables avant la date d'échéance.

Sage X3 ne gère pas les délais de présentation des prélèvements.

  • Lors de la création de saisies règlements, il est fortement recommandé d'être vigilant concernant les dates d'échéances pour que les séquences et les amendements soient envoyés dans le bon ordre.
    Pour accepter un encaissement récurrent, il faut que le premier encaissement ait été reçu avant l'encaissement récurrent et que la date d'échéance de l'encaissement récurrent ne soit pas antérieure à la date d'échéance du premier encaissement.

  • Il n'est pas possible de créer une saisie règlement avec une échéance d'acompte dans la fonction Proposition automatique (PAYPROPAL) car une référence de mandat est nécessaire dans ce traitement.

  • Il n'est pas possible de créer une saisie règlement sans ligne d'allocation dans la fonction Proposition automatique (PAYPROPAL) car une référence de mandat est nécessaire dans ce traitement.