Création et gestions de mandats

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Concept

Le mandat correspond à l'accord donné par le débiteur pour autoriser le créancier à émettre une instruction de prélèvement sur son compte et signaler à son établissement bancaire d'agir selon l'instruction du créancier.

Le créancier s'assure que le mandat est correctement complété avant de commencer tout encaissement du débiteur. Le créancier doit s'assurer que les informations renseignées par le débiteur sont correctes (le nom et le numéro de compte, l'établissement bancaire, l'identifiant bancaire) et que le mandat est signé.

Après avoir obtenu l'accord du débiteur, le créancier doit archiver le document selon les réglementations légales, et ce pour une durée au moins égale à la période de remboursement définie pour une transaction non autorisée.

Processus

Utilisez la fonction mandats de prélèvement (GESMDT) pour créer et gérer les mandats de prélèvement SDD.

Le mandat représente l'autorisation accordée par le débiteur et permettant au créditeur d'initier un ou des prélèvements SEPA.

La fonction se présente comme suit :

Section d'En-tête. Dans cette section :

• Indiquez le créancier.
• Saisissez la Référence unique du mandat.

Section Mandats. Dans cette section :

• Renseignez les informations concernant les parties du mandat.
• Précisez les caractéristiques du mandat.

Section Prélèvements. Dans cette section :

• Affichez l'ensemble des prélèvements.

Gestion des mandats SEPA

Le créancier dématérialise le mandat papier sans en altérer le contenu. Le processus de dématérialisation correspond à la conversion des informations inscrites sur le mandat papier en données électroniques.

Section d'en-tête :

• Société (créancier). Vous pouvez uniquement sélectionner une société juridique.
• Référence mandat. La Référence du mandat doit être unique et utilisée en association avec l'Identifiant créancier SEPA, sans le code activité.
  • Si le compteur est manuel, saisissez la Référence du mandat. La RUM peut alors comporter jusqu'à 35 caractères.
  • Si le compteur est calculé, la Référence du mandat est automatiquement renseignée lors de sa création. Dans ce cas, la RUM peut comporter jusqu'à 20 caractères.

Section Mandats :

• Bloc Signataire créditeur. Utilisez ce bloc afin de saisir les informations relatives au créancier :
  • Identifiant créancier SEPA. L'Identifiant créancier SEPA est automatiquement renseigné dès lors que le code société est sélectionné. Vous ne pouvez pas le modifier.
  Si aucun IC n'a été défini, un message d'erreur bloquant s'affiche : L'Identifiant créancier SEPA de la société doit être renseigné.
• Bloc Signataire débiteur. Utilisez ce bloc afin de saisir les informations relatives au débiteur :
  • Code client. Vous pouvez uniquement sélectionner un tiers défini comme client.
  • Code IBAN. Renseignez ou sélectionnez l'IBAN du débiteur parmi les codes IBAN associés au code adresse.
  • Code BIC. Le BIC associé à l'IBAN sélectionné est automatiquement renseigné. Vous ne pouvez pas le modifier.
• Bloc Identification :
  • Mandat principal. Définit le mandat par défaut pour le couple Société/Client.

  Ce mandat par défaut sera utilisé dans d'autres fonctions comme celles de facturation et des règlements.

  Un seul mandat peut être sélectionné comme mandat par défaut pour le couple Société/Client.

• Bloc Accessibilité :
  • Statut (non modifiable). Le système affecte le statut correspondant selon les événements impactant le mandat :
    • Initial. Statut correspondant au mandat créé mais non validé. Ce statut empêche toute connexion aux processus de Vente et de Crédit tant que le mandat n'a pas été validé.
    • Validé. Le mandat est validé (sous réserve de certaines conditions). Certains éléments ne peuvent pas être modifiés sans un amendement. La connexion aux processus de Vente et de Crédit est possible.

Si l'un des champs obligatoires suivants est vide, l'action Validation n'est pas disponible :

• Code adresse société [F:MDT]CPYADD,
• Code adresse client [F:MDT]BPCADD,
• Code IBAN client [F:MDT]IBACOD,
• Code BIC client [F:MDT]BICCOD,
• Date signature [F:MDT]SIGDAT,
• Lieu signature [F:MDT]SIGCTY.

Éléments du mandat que vous pouvez modifier sans signer un nouveau mandat, mais qui génèrent un amendement :

• Nom société [F:CPY]CPYNAM,
• Identifiant créancier SEPA [F:CPY]SCINUM,
• Code IBAN client [F:MDT]IBACOD,
• Code IBAN client [F:MDT]IBACOD et code BIC client [F:MDT]BICCOD.

• Ajourné. Le mandat a été ajourné en raison d'un refus. Toute connexion aux processus de Vente et de Crédit est impossible tant que le mandat n'a pas été approuvé. Ce mandat ne peut pas être modifié sans un amendement.
• Expiré. Un mandat est expiré lorsque le dernier prélèvement récurrent (FNAL) ou l'unique prélèvement (OOFF) a été exécuté. Toute modification du mandat est interdite. Toute connexion aux processus de Vente et de Crédit est interdite.
• Révoqué. Le débiteur ou le créancier met fin de manière permanente à l'autorisation. Toute modification du mandat est interdite. Toute connexion aux processus de Vente et de Crédit est interdite.
• Clôturé. Le mandat a été clôturé à partir de la fonction dédiée à la clôture des mandats. Toute modification du mandat est interdite. Toute connexion aux processus de Vente et de Crédit est interdite.

• Bloc Caractéristiques. Utilisez ce bloc afin de spécifier les caractéristiques du mandat :
  • Type : Sélectionnez le type du mandat :
    • CORE - Le schéma de prélèvement SEPA est destiné aux prélèvements pour lesquels les débiteurs sont des entités clientes ou non clientes.
    • B2B - Le prélèvement SEPA inter-entreprises est utilisé pour les prélèvements pour lesquels les créanciers et les débiteurs sont des sociétés. En signant le mandat, la société débitrice renonce au droit à demander le remboursement d'un prélèvement qui a été effectué.
    • COR1 - COR1 n'est pas un schéma en soi mais plutôt une option du schéma CORE. Les banques, en particulier celles d'Allemagne et d'Autriche, ont indiqué qu'elles avaient l'intention d'offrir ce schéma à leurs clients créanciers. La seule différence avec le schéma CORE est qu'il permet un temps de cycle plus court.
  • Type paiement - Sélectionnez le type de paiement du mandat.
    • Récurrent - Les paiements récurrents sont ceux où le débiteur a donné au créancier l'autorisation d'émettre des prélèvements réguliers.
    • Ponctuel - Les prélèvements ponctuels sont ceux où une autorisation a été donnée pour effectuer un seul prélèvement. Cette autorisation ne vaut donc pas pour les futures transactions.
  • Final. Gère la séquence finale (FNAL).
  Cette case à cocher est disponible uniquement lorsque le type de paiement est Récurrent.
  • Nombre prélèvements. Saisissez le nombre de prélèvements prévus.
  Ce champ est uniquement disponible quand la case à cocher Final est sélectionnée.

  Si ce nombre est atteint, le prochain paiement sera marqué comme "final" (le mandat sera donc expiré après ce dernier prélèvement).

  Lors de la saisie, un contrôle est effectué par rapport au nombre de lignes de prélèvements déjà existantes.
  • Date fin mandat. Ce champs indique la date de fin du mandat. Vous ne pouvez pas modifier ce champ. Il est renseigné automatiquement, de la façon suivante :
    • Date de révocation si le mandat a été révoqué.
    • Date du dernier prélèvement + 36 mois.
    • Date du dernier prélèvement si le mandat a expiré.
  • Sans séq. initiale. Gère les mandats récurrents courants provenant d'un autre système comptable ou (selon le pays) lors de la migration à partir de mandats de prélèvements nationaux existants.

  Si cette case à cocher est sélectionnée, la première instruction de prélèvement SEPA traitée dans Sage X3 ne sera pas signalée comme la première instruction de prélèvement mais comme une instruction de prélèvement récurrent.

  • Migration. Gère la migration de mandats.

  Si vous avez utilisé des mandats récurrents par le passé, vous pouvez (selon les réglementations du pays) réutiliser le mandat existant pour le prélèvement SEPA Core récurrent uniquement. Cela s'applique uniquement aux mandats émis avant le 1er février 2014 et avant que vous ayez commencé à utiliser les prélèvements SEPA.

  Cette case à cocher est accessible uniquement si le type de mandat est CORE.

  • Identifiant national migration. Renseignez l'identifiant national figurant sur les mandats existants (signés avant le 1er février 2014).

  Ce champ est uniquement disponible quand la case à cocher Migration est sélectionnée.

• Bloc Autres. Ce bloc permet de saisir des informations facultatives relatives au mandat.

Section Prélèvements :

Une table liste les prélèvements émis liés au mandat. Pour chaque prélèvement, des éléments de données sont affichés. Ces éléments comprennent la date de prélèvement, le numéro de règlement, le numéro de bordereau, la séquence et le montant.

Limites

Pour des raisons techniques, la Référence du mandat n'est pas un champ modifiable dans Sage X3.

Les éléments suivants ne sont pas pris en charge :

• les e-mandats,
• les signatures électroniques.

Formulaires et états

Formulaire de mandat

Après la dématérialisation, le créancier doit envoyer la version papier du mandat au débiteur car le mandat doit toujours être signé par le débiteur. Le débiteur doit saisir/vérifier les données indiquées (IBAN et BIC, par exemple).

Une fois que le débiteur a envoyé le mandat signé, l'utilisateur peut compléter la saisie. Cela comprend le lieu et la date de la signature. Le mandat sera alors éligible pour validation et pourra être utilisé dans les étapes suivantes (saisies de factures, paiements, génération de fichiers bancaires).

Pour imprimer le mandat, cliquez sur l’icône Imprimer dans le volet Actions de la fonction Mandats de prélèvement (GESMDT).

1. Les paramètres d'états sont affichés. Définissez les critères de sélection à appliquer pour le filtrage.
2. Le nombre de copies dépend du type de mandat.
3. Mandat CORE/COR1 :
   1. 1 copie conservée par le débiteur,
   2. 1 copie retournée au créancier après signature par le débiteur,
4. Mandat B2B :
   1. 1 copie conservée par le débiteur,
   2. 1 copie retournée au créancier après signature par le débiteur,
   3. 1 copie envoyée à la banque du débiteur après signature par le débiteur.
5. Texte :
   1. Le document contient les formulations et informations juridiques qui sont obligatoires (elles ne peuvent pas être modifiées).
   2. Le texte du mandat doit être dans l'une des langues du pays du débiteur (à défaut en anglais).

Autre option d'impression

Ouvrir : Etats > Etats > Etats

Vous pouvez imprimer des mandats en masse à l'aide de la fonction générale Impressions (AIMP).

Code de l'état - MANDATE

État Liste de mandats

Cet état affiche la liste des mandats liés aux couples Société/Client sélectionnés.

1. Pour imprimer la liste des mandats, cliquez sur l’icône Imprimer dans le volet Actions de la fonction Mandats de prélèvement (GESMDT).
2. Les paramètres d'états sont affichés. Définissez les critères de sélection à appliquer pour le filtrage.

Autre option d'impression

Ouvrir : Etats > Etats > Etats

Vous pouvez imprimer la liste des mandats à l'aide de la fonction générale Impressions (AIMP).

Code de l'état - LISMANDATE

Stockage des mandats SEPA

Le créancier stocke le mandat original avec l'ensemble des amendements, annulations ou expirations concernant le mandat, selon les exigences légales nationales, et ce pour une durée au moins égale à la période de remboursement définie pour une transaction non autorisée.

Pour stocker le mandat papier ainsi que les documents liés, cliquez sur l’icône Pièces jointes dans le volet Actions de la fonction Mandats de prélèvement (GESMDT).