BVR et QR-factures dans les factures d'achat

Lorsque le bulletin de versement BVR ou QR du fournisseur est lié à une facture fournisseur, vous pouvez simplifier la facturation grâce aux informations de la ligne de référence BVR. Les processus BVR et QR sont similaires, à l'exception de quelques paramètres.

Vue d'ensemble du processus pour les factures fournisseur

  • Lecture de la ligne de référence BVR ou du code QR au moyen d’un lecteur BVR ou QR1.
  • Définition des informations contenues dans la ligne de référence QR comme le numéro de client, le numéro référence, ou le montant en fonction du type de bulletin de versement.
  • Recherche du tiers payé correspondant par numéro de client BVR ou numéro de compte, puis transfert du numéro de référence et du montant dans l'écran facture fournisseur.

Cette fonctionnalité est disponible dans les fonctions Factures achats (GESPIH) et Factures tiers fournisseurs (GESBIS) de la Comptabilité tiers, mais pas pour les factures intersociétés.

Prérequis

La saisie de bulletins QR et BVR peut être activée simultanément, car les deux types de factures fournisseurs sont obtenus pendant la période de transition.

Les codes activité ci-dessous doivent être actifs.

  • KSW - Localisation Suisse
  • VII - Virements internationaux

Tous les paramètres suivants font partie du chapitre LOC, groupe SWI.

  • SWIPAYBVR - Contrôle des règlements suisses
  • SWIPAYBVR - Contrôle des QR règlements suisses
  • SWIPURBVR - Utilisation achat BVR suisse
  • SWIPURQRC - Saisie QR code (Achats)

Codes comptables

Lorsqu'une ligne de référence BVR est lue dans les factures fournisseurs du module Comptabilité tiers, une ligne de comptabilité est générée automatiquement dans la facture. Vous devez saisir le compte à utiliser pour les codes comptables, de la façon suivante :

  • Type de code comptable : sélectionnez Fournisseur.
  • Ligne 17 (Achats)

Modes de règlement pour les règlements BVR/QR

Chaque mode de règlement doit exister et être configuré de la façon suivante :

Paiements ISR : mode de règlement ISO1

Paiements QR : mode de règlement ISO3

Pour plus d'informations, consultez la section Fonctions pour les paiements suisses.

Si vous installez Sage X3version 12 pour la première fois, ces modes de règlement sont disponibles dans le dossier de livraison. Si vous mettez à jour une version précédente, il est possible que ces modes de règlement n'aient pas le paramétrage attendu ou n'existent pas. Dans ce cas, vérifiez vos paramétrages. Si besoin, un patch est disponible pour importer ces modes de règlement standard. Pour plus d'informations, se reporter à la documentation concernant les mises à jour.

Modes de règlement pour les règlements BVR/QR

Pour les règlements fournisseurs, vous devez générer les conditions de paiement en utilisant le type de règlement approprié.

Des exemples de conditions de paiement suisses sont fournis avec les paramètres par défaut lors des nouvelles installations.

Numéro de compte et numéro client dans les données bancaires fournisseur

Lors de la lecture des bulletins de versement, le système tente d'identifier le compte du fournisseur à partir du numéro de client BVR, ou de l'IBAN ou QR-IBAN pour les QR-factures, selon le bulletin de versement QR.

Dans les données bancaires fournisseurs, vous devez saisir :

• le N° client BVR,

• un autre compte bancaire avec le QR-IBAN.

Pour plus d'informations, se reporter à la section Saisie des données bancaires.

Factures d’achat

Si le paramètre SWIPURBVR ou SWIPURQRC est défini, le lien vers la ligne de référence BVR ou la QR-facture est activé lors de la création de nouvelles factures.

Saisie de la ligne de référence BVR

Sélectionnez Ligne référence BVR pour saisir ou lire la ligne de référence BVR.

Si vous utilisez un lecteur de lignes de code, vous devez le configurer afin de pouvoir transférer la ligne de référence 1:1, en particulier les caractères de contrôle et d'espacement.

Après avoir saisi ou lu la ligne de référence BVR, cette ligne est vérifiée et le montant brut s'affiche et ne peut pas être modifié. Les bulletins de versement BVR où aucun montant n'est renseigné peuvent être modifiés. Vous pouvez également saisir une taxe collectée et l'utiliser ultérieurement pour calculer le montant net.

Saisie du code QR

Sélectionnez Saisie code QR pour afficher l'écran suivant :

Le contenu du code QR lu par le scanneur est importé dans l'écran :

Après avoir lu le code QR, les données sont vérifiées et le montant brut affiché ne peut pas être modifié. Les bulletins de versement QR où aucun montant n'est renseigné peuvent être modifiés. Vous pouvez également saisir une taxe collectée et l'utiliser ultérieurement pour calculer le montant net.

Finalisation des factures fournisseurs

Après la saisie du BVR ou code QR, Sage X3 identifie le tiers payé à partir des informations présentes sur le bulletin.

Le numéro de client BVR ou le QR-IBAN est recherché dans la table des données bancaires (BID). Ces données sont maintenues dans les données bancaires fournisseur.

Si un compte bancaire est trouvé, le tiers payé correspondant est immédiatement affecté à la facture.

Si plusieurs comptes bancaires sont trouvés, une liste de sélection s'affiche et vous pouvez sélectionner le tiers payé dans la liste.

Si aucun compte bancaire n'a pu être trouvé avec le numéro client, vous pouvez accéder à la maintenance du fournisseur et sélectionner ou saisir un nouveau tiers payé. Vous pouvez ajouter le numéro du client dans les données bancaires, si nécessaire.

Si un tiers payé a été sélectionné, alors qu'il est également renseigné comme tiers payé pour d'autres fournisseurs, sélectionnez un fournisseur depuis une autre liste.

Le tiers payé et le fournisseur sont transférés dans l'écran de saisie des factures. En fonction du tiers, des champs supplémentaires comme la condition de paiement sont automatiquement ajoutés. Ce processus s'effectue de la même manière que la saisie manuelle d'un fournisseur.

La valeur brute présente sur la ligne de référence BVR ou code QR est également transférée. Le montant net est calculé à partir de ce montant brut et le montant de la taxe collectée est saisi dans l'écran de saisie BVR/QR. Ces valeurs s'affichent dans la section Gestion et fonctionnent de la même manière que lors d'une saisie manuelle.

À cette étape, la génération automatique des factures à partir des données du bulletin de versement est terminée et vous pouvez continuer d’affecter des lignes de facture.

La ligne de référence BVR et les données bancaires correspondantes sont enregistrées dans la facture (PINVOICE). Pour les QR-factures, les données du code QR sont stockées dans une table séparée avec un lien vers la facture.

Lors de l'enregistrement d'une facture, des contrôles de cohérence supplémentaires sont effectués :

  • Le mode de règlement, qui est affecté à la condition de paiement de la facture, doit être un mode de paiement BVR ou QR.
  • Si une condition de paiement avec mode de règlement BVR ou QR est affectée à la facture, une ligne de référence ou un code QR doivent être saisis. Sinon, une autre condition de paiement doit être sélectionnée.
  • Si vous copiez une facture existante, la ligne de référence ou le code QR est automatiquement supprimé de la nouvelle facture. Vous devez saisir une nouvelle ligne de référence ou code QR sinon, un bulletin autre qu'un bulletin de versement doit y être affecté.

Factures fournisseurs

Le processus de création d'une facture fournisseur avec une ligne de référence BVR ou un code QR dans le module Comptabilité tiers est similaire au module des Achats.

Le tiers payé et le fournisseur sont déterminés selon les mêmes règles que pour le module Achats

Différences entre les Achats et la Comptabilité tiers

Dans les factures fournisseurs, l’écran Saisie ligne référence BVR ou Saisie code QR contient uniquement le champ Ligne référence BVR ou Code QR. Les champs Montant TTC et Total taxe collectée n'existent pas. En effet, la taxe est déterminée sur la base des règles fiscales du fournisseur.

Dans les factures fournisseurs, une ligne comptable est générée de façon automatique dans la section Lignes. Les données sont déterminées de façon automatique pour cette ligne à partir du paramétrage des codes comptables fournisseur (voir Codes comptables).

Répercussions sur les paiements

Les conditions suivantes sont nécessaires pour pouvoir utiliser les données BVR ou QR dans les règlements (règlement de factures fournisseurs) :

  • le numéro de référence BVR/QR doit être fourni dans les informations de règlement,
  • le numéro de client BVR ou QR-IBAN doit être utilisé en tant que numéro du compte destinataire.

Sur la base de ces conditions, les étapes et contrôles supplémentaires décrits ci-dessous sont effectués lors de la création des règlements BVR ou QR dans les transactions de règlement :

  • Le mode de règlement associé au type de règlement doit être défini comme un type de règlement BVR ou QR. Le type de règlement standard est défini à partir du paramétrage du compte fournisseur. Il peut toutefois être modifié de façon manuelle pour une facture particulière.
    Lorsque le paramètre SWIPURBVR ou SWIPURQRC est défini, il n'est pas possible d'utiliser le type de règlement correspondant sans avoir saisi une ligne de référence BVR ou QR.

  • Lors de la génération d'un fichier de transaction de règlement, le système vérifie si un bulletin ISR ou QR est lié à la facture à régler. Si c'est le cas, les données du bulletin sont vérifiées et transférées dans le fichier.
    Les données du bulletin BVR/QR peuvent être utilisées en priorité pour le compte bancaire standard, ou le compte bancaire sélectionné de façon manuelle.

  • Le numéro de référence BVR/QR peut uniquement être transmis si les règlements (et donc les factures) ne sont pas regroupés sous la forme de règlements collectifs. Vous recevez un message d’avertissement dans la proposition de règlement si vous sélectionnez une option de regroupement de règlements en association avec un site de société suisse ou un mode de règlement BVR ou QR.