Structure d'affaire

Vue d'ensemble de la structure

Toutes les structures d'affaire s'appuient sur une conception générique. Cette conception peut être utilisée comme base pour la gestion de plusieurs types d'affaires. Cette base constitue une solution complète lorsque vous l'appliquez à la fois à une affaire de type services (ex. : une affaire-développement), ou à une affaire-production (ex. : une affaire-infrastructure).

Chaque affaire possède deux types de structures :

  • Structure budgétaire

    Cette structure est utilisée pour :

    1. la gestion des coûts,
    2. le suivi des budgets.

    La structure budgétaire permet de classer les coûts d'une affaire en groupes selon la nature de dépense ou la famille de coût. Elle vous permet de comparer le budget et les coûts réalisés, ou de contrôler les revenus et les marges de l'affaire. Cette structure doit refléter le reporting financier prévu pour la société.

    La structure budgétaire est parfois désignée "Structure de répartition des coûts" (SRC), ou structure de coûts.
  • Structure opérationnelle

    Cette structure permet de planifier les tâches opérationnelles. Cela inclut :

    1. le suivi des tâches opérationnelles, y compris les délais,
    2. le suivi des ressources main d'œuvre et des besoins matière.

    La structure opérationnelle contient les éléments suivants :

    • éléments de main d'œuvre sous la forme d'une structure de répartition du travail (WBS - Work Breakdown Structure), décrivant les phases de Conception et Installation sur site (Assemblage et Transport) dans notre exemple de Structure générique d'affaire.

      • Une structure WBS détermine le périmètre global de l'affaire. Elle permet de regrouper et d'organiser les tâches de main d'œuvre. Elle constitue également une base pour l'estimation et le contrôle des coûts détaillés.

    • éléments relatifs à l'article sous la forme d'une structure de répartition de l'article (PBS - Product Breakdown Structure), décrivant la phase de Fabrication (Machine) dans notre exemple de Structure générique d'affaire.

      • Une structure PBS détermine les composants constituant l'article pour une affaire donnée. Vous pouvez, en option, trier les composants selon une structure hiérarchique.

    La structure opérationnelle est donc également appelée structure de répartition du travail (ou WBS pour Work Breakdown Structure), structure de répartition de l'article (ou PBS pour Product Breakdown Structure), structure de planification des tâches, structure des tâches, ou planning des tâches.
Dans ce guide, la structure budgétaire est ainsi aussi désignée par le terme structure de coûts, et la structure opérationnelle par le terme planning des tâches.
Utilisez la structure budgétaire pour suivre les dépenses.
Utilisez la structure opérationnelle pour le suivi des dates et des délais.
Ces deux structures peuvent être organisées soit de la même façon, soit de manière différente. En somme, la structure budgétaire et la structure opérationnelle offrent deux perspectives différentes d'une affaire donnée.
La conception de votre structure sera déterminée par le niveau de détail et de contrôle que vous souhaitez pour le suivi financier de votre affaire. Par exemple, vous voudrez peut-être contrôler et suivre financièrement votre affaire globalement ou à un niveau détaillé par tâches.

Points importants

  • Les structures opérationnelles et les structures de coûts peuvent être totalement indépendantes l'une de l'autre.
    1. Une tâche peut être liée à un niveau budgétaire.

      Ceci permet de consolider les dépenses sur la structure de coûts.

    2. Un niveau budgétaire peut être lié à aucune (zéro) ou plusieurs (N) tâches.

      Ceci permet de lier des dépenses directes, comme les notes de frais, les factures tiers ou les temps passés directement à la structure de coûts.

  • Les structures opérationnelles et les structures de coûts peuvent opérer en multi-niveaux.
    1. Les structures opérationnelles peuvent contenir des niveaux macro-tâches et des niveaux de tâches opérationnelles.
    2. Le niveau le plus bas de la structure opérationnelle est en général une tâche opérationnelle. Il peut également être défini comme un niveau "élémentaire".
    3. Par définition, un niveau de tâche opérationnelle ne peut pas contenir des sous-niveaux.
  • Les opérations détaillées à exécuter sont affectées comme tâches main d'œuvre (WBS).
    1. Les tâches main d'œuvre sont le support de gestion de la charge de travail.
    2. Les tâches de main d'œuvre sont le support de la gestion des temps.
  • La gestion des matières, comme les nomenclatures et les besoins articles, est affectée aux tâches matière (PBS).
    1. Les tâches matière sont le support du suivi des composants (dates et quantités).
    2. Les produits finis (assemblages) et semi-finis (sous-assemblages) peuvent être liés à une tâche matière.
  • Une tâche peut être mixte, soit l'association d'une tâche main d'œuvre et matière.
  • Les niveaux budgétaires sont dédiés aux prévisions de dépense.
    1. Les lignes budgétaires sont le support de gestion des prévisions de dépenses.
    2. Les lignes budgétaires portent les natures de dépenses budgétisées.

Contraintes

Type

Contrainte
Tâche de main d'œuvre Données obligatoires :
  • Ressource planifiée (poste de charge)
  • Quantité planifiée
  • Unité de temps
Les dates d'opération doivent correspondre aux dates de début et de fin définies pour la tâche.
Tâche matière Données obligatoires :
  • Article
  • Quantité
Ligne budgétaire Chaque ligne doit être définie selon une nature de dépense.
Une date d'activation peut être gérée pour chaque taux de nature de dépense main d'œuvre. La dernière date budgétaire définie sur la ligne budgétaire détermine le taux de main d'œuvre réel. Si la date budgétaire est modifiée, le taux de main d'œuvre réel est automatiquement modifié. Cette règle s'applique également à la 'date dernier reste' (estimation).
Ligne budgétaire : Dépense main d'œuvre Données obligatoires :
  • Quantité
  • Unité de temps
  • Montant
Si un taux de main d'œuvre est défini pour la nature de dépense, le montant est calculé automatiquement.
Ligne budgétaire : Dépense matière Données obligatoires : Montant

Exemples de structures

Le schéma suivant est un exemple de structure générique d'affaire dans la Gestion à l'affaire Sage X3.

Cet exemple inclut trois phases de base :

  1. la phase de conception,
  2. la phase de fabrication,
  3. la phase d'installation sur site. Dans cet exemple, cette phase inclut à la fois l'assemblage et le transport.

Le schéma suivant présente un exemple de structure générique d'affaire de la Gestion à l'affaire Sage X3 dans le secteur des services.

Cet exemple inclut trois phases de base :

  1. la phase d’analyse,
  2. la phase de développement,
  3. la phase qualité. Dans cet exemple, cette phase inclut les tests sur site.

Le schéma suivant présente un exemple de structure générique d'affaire de la Gestion à l'affaire Sage X3 dans le secteur de la production.

Ce schéma inclut trois phases de base :

  1. la phase d’analyse,
  2. la phase de fabrication,
  3. la phase d'assemblage. Dans cet exemple, la phase d'assemblage concerne à la fois l'assemblage et le contrôle qualité.
  4. Le budget financier (pour suivre certains coûts directs comme les notes de frais).