Associations

Une fois que le paramétrage et le contenu des flux sont définis, il vous reste :

  • à associer les acteurs intervenant dans les échanges : quel partenaire EDI avec quel site, (à défaut quelle société), et quelle adresse tiers déclarés dans Sage X3,

  • à identifier par un numéro d’identification EDI, chacune des associations. 

Ce paramétrage s’effectue :

  • D’une part, en créant des associations entre :

  • D’autre part, en créant des croisements entre ces différentes associations afin de définir l’ensemble des acteurs intervenant dans un échange de flux et d’indiquer les flux qu’ils peuvent échanger.

    Reportez-vous à la fonction : Flux EDI par tiers/société.

Partenaires EDI par site

Partenaires EDI par site (EDIFCYPAR)

Dans cette fonction, vous associez un site déclaré dans Sage X3 et un partenaire EDI. Pour matérialiser cette association, vous devez lui attribuer un numéro d’identification EDI, après avoir indiqué le type d’identification que vous souhaitez adopter :

  • Il peut s’agir d’un numéro saisi librement.
  • Vous pouvez également préciser que ce numéro doit prendre la valeur d’un numéro d’identification du site :
    • le Code local, issu du champ CRN de la fiche Site (SIRET en France),
    • le GLN (Global Location Number) à saisir sur cet écran.

Cette identification est nécessaire pour que le site puisse faire l’objet d’échanges EDI avec ce partenaire EDI.

Lors d’un échange avec ce partenaire, la recherche de l’identification EDI s’effectue systématiquement à partir du site.
Si cette identification par site n’est pas disponible car inexistante, c’est l’identification EDI par société qui est prise en compte.

Partenaires EDI par société

Partenaires EDI par société (EDICPYPAR)

Dans cette fonction :

  1. Associez une société déclarée dans Sage X3 et un partenaire EDI.

    Pour matérialiser cette association, vous devez lui attribuer un numéro d’identification EDI, après avoir indiqué le type d’identification que vous souhaitez adopter :

    • Il peut s’agir d’un numéro saisi librement.
    • Vous pouvez également préciser que ce numéro doit prendre la valeur d’un numéro d’identification de la société :
      • le Code fiscal, issu du champ CRN de la fiche Société (SIREN en France),
      • le Numéro de TVA intracommunautaire, issu de la fiche Société,
      • le DUNS (Data Universal Numbering System) à saisir sur cet écran.

    Cette identification est nécessaire pour que la société puisse faire l’objet d’échanges EDI avec ce partenaire EDI.
    Il s’agit d’une identification générique, que vous pouvez particulariser pour un tiers donné au niveau de l’écran Flux EDI par tiers / société.

  1. Cochez l’indicateur Signature afin de pouvoir définir la liste des utilisateurs autorisés à signer les fichiers générés, et leur attribuer un nom de certificat.

    Particularités concernant les fichiers signés au format XML :

    • Le format de facture CHORUS UBL ne nécessite aucune signature.
    • Le répertoire de stockage des fichiers signés est défini au niveau de la fonction Protocoles EDI (paramètre DIRSIGNED).
    • Les noms de certificats définis dans cette fonction doivent être enregistrés dans la fonction d'administration des Certificats Syracuse
Lors d’un échange avec ce partenaire, l’identification EDI par société est prise en compte uniquement lorsque l’dentification EDI par site n’est pas disponible car inexistante.

Uniquement pour le partenaire EDIDEB et la déclaration Intrastat :

  1. Aucun tiers n’étant défini pour cette déclaration, vous devez donc définir les flux entre la société et le partenaire EDI au niveau de cette fonction.

    Renseignez :

    • une catégorie (associée au partenaire EDI),
    • un flux (associé à la catégorie et au partenaire EDI),
    • une version (issue du flux ou renseignée manuellement).

Partenaires EDI par tiers

Partenaires EDI par tiers (EDIBPRPAR)

Dans cette fonction, vous associez une adresse tiers déclarée dans Sage X3 et un partenaire EDI. Pour matérialiser cette association, vous devez lui attribuer un numéro d’identification EDI, après avoir indiqué le type d’identification que vous souhaitez adopter :

  • Il peut s’agir d’un numéro saisi librement.
  • Vous pouvez également préciser que ce numéro doit prendre la valeur d’un numéro d’identification du tiers :
    • le Code fiscal, issu du champ CRN de la fiche Tiers (SIRET en France),
    • le Numéro de TVA intracommunautaire, issu de la fiche Tiers,
    • le Code local, à saisir sur cet écran,
    • le DUNS (Data Universal Numbering System), à saisir sur cet écran,
    • le GLN (Global Location Number), à saisir sur cet écran.

Cette identification est nécessaire pour que cette adresse tiers puisse faire l’objet d’échanges EDI avec ce partenaire EDI.

Vous pouvez également saisir un code d’identification EDI transmis par le partenaire et qui est propre à chaque entité ou site opérationnel de ce tiers :

  • un code tiers commandé,
  • un code tiers facturé,
  • un code tiers payeur,

  • un code tiers livré.

Par ailleurs, les tiers peuvent correspondre à des administrations publiques. Il peut s’agir :

  • De l’entité publique espagnole FACe. Dans ce cas :
    • Sélectionnez la case Entité publique FACe.
    • Afin de pouvoir échanger des fichiers XML avec cette institution, saisissez dans le tableau, les codes d’identification EDI que l’administration vous a transmis, et qui sont propres à chacun des rôles de cette administration.
  • De l’entité publique française CHORUS. Dans ce cas :

    • Sélectionnez la case Entité publique CHORUS.

    • Renseignez trois champs supplémentaires : le code du service, la description et la référence de l’engagement, c’est-à-dire le numéro du contrat établi avec l’administration publique.

Flux EDI par tiers / société

Flux EDI par tiers société (EDIBPRCPY)

Il s’agit maintenant de croiser les associations précédemment définies afin de définir, d’une part, tous les acteurs intervenant dans un échange de flux et d’autre part, d’indiquer les flux autorisés entre ces acteurs.

Ce paramétrage ne concerne pas la déclaration Intrastat. En effet, aucun tiers n’est défini pour cette déclaration. Vous devez donc définir les flux entre la société et le partenaire EDI au niveau de la fonction Partenaires EDI par société. 

Dans cette fonction :

  • Créez des associations de Tiers/Société/Partenaire EDI.

  • Précisez le code EDI permettant d’identifier la société en émission/réception de documents. C’est ce code qui est pris en compte de façon prioritaire par rapport au code d’identification renseigné au niveau du Partenaire EDI par société.

    Dans le cas de la définition du paramétrage pour l'envoi de factures à l'administration fédérale allemande, renseignez dans le champ Code EDI, le code LEITWEG-ID qui est l'identifiant du destinataire de la facture, communiqué par l'administration lors de la commande.

  • Indiquez, pour chacune des associations, quels sont les flux autorisés, en renseignant :
    • une catégorie (associée au partenaire EDI),
    • un flux (associé à la catégorie et au partenaire EDI),
    • une version (issue du flux ou renseignée manuellement).

Un seul flux par catégorie et type d’action est autorisé.

Une fois le paramétrage terminé, vous pouvez :

  • vérifier si le paramétrage d’un flux est disponible pour effectuer un échange avec un tiers commercial,
  • afficher la liste des flux paramétrés pour chaque partenaire EDI, entre un site Sage X3 et un tiers avec l’indication de leur caractère actif, valide, de la version, etc.

Reportez-vous à la fonction : Requête paramétrage EDI.
Dans cette fonction, vous pouvez accéder directement au détail de l’ensemble du paramétrage et des associations et les modifier si nécessaire.