Mode opératoire

  • Paramètres stocks (GESSTE)
  • Calcul comptage (CONSSCI)
  • Articles à inventorier (CONSSII)
  • Session d'inventaire GESSNX)
  • Inventaires (GESSNL)
  • Articles en inventaire (CONSSBII)

Préambule

Toutes les fonctions nommées et donc liées aux inventaires ne sont pas expliquées dans le détail, certaines n’étant pas obligatoires et à usage 'spécifiques' en fonction du mode d’inventaire utilisé et des produits concernés.

Flux

Paramétrage stocks

Ouvrir : Paramètres > Stocks > Stocks

Utilisez cette fonction pour effectuer le paramétrage des inventaires tournants (section dédiée).

Dans le cas des inventaires manuels, ce paramétrage n’est pas indispensable.

Calcul comptages

Ouvrir : Stocks > Inventaires > Calcul comptages

L’utilisation de cette fonction n’est pas indispensable. Vous êtes susceptibles de l’exploiter uniquement si vous utilisez le mode d’inventaire tournant.

Elle permet de connaître le nombre d’articles à inventorier par classe et par mois en fonction des paramètres définis au niveau de la fonction de Paramétrage stocks. Le calcul s’appuie sur la date de dernier inventaire + Intervalle du paramétrage selon la classe de l’article afin de déterminer la date du prochain inventaire et le mois dans lequel il se situe.

Sessions d’inventaires

Ouvrir : Stocks > Inventaires > Sessions Inventaires

Il s’agit d’une fonction obligatoire pour effectuer les inventaires. Elle permet la saisie des filtres, bornes, données, … avant la génération de la liste ou des listes d’inventaires.

Section Paramètres

  • Type d’inventaire

    Indiquez si vous souhaitez effectuer un inventaire par article ou par emplacement. Les champs, bornes, etc … se grisent selon le choix effectué.

    Tous les champs se grisent sauf les sélections liées aux champs Emplacements.

  • Mode Inventaire

    Selon le mode d’inventaire choisi sur les articles-sites, vous avez la possibilité de sélectionner le type d’inventaire que vous souhaitez effectuer, la sélection des articles à inventorier sera en fonction de ce choix.

    Si vous choisissez le mode d’inventaire tournant, les articles dont la date de dernier inventaire + délai intervalle est inférieure à la date de l’inventaire seront donc à inventorier.

  • Tri inventaire

    Utilisez le tri inventaire pour changer l’affichage de la liste d’inventaire par ordre alphabétique article ou emplacement.

  • Traitement

    • Global

      Cochez cette case pour effectuer un inventaire par article

    • Articles sans stock

      Cochez cette case pour faire apparaître les articles avec un stock informatique nul.

  • Listes Inventaires

    • Maximum lignes est le nombre maximum de lignes autorisées par liste. Un pourcentage peut être appliqué pour permettre d’ajouter des lignes manuellement si besoin.

      2000, 1600, nombre de lignes = 1600 par liste et 400 lignes peuvent être ajoutées manuellement sur une liste.
      Le % limite permet d’augmenter ou réduire cet écart.

    • Le nombre de ligne est conditionné par le code activité INV.

    • Le Nombre d’articles est le nombre maximum par liste. Par défaut, il a pour valeur 9999 (maximum) et peut être modifié à la saisie.

      Si le nombre maximum d’articles est de 2 par liste d’inventaire et qu’il y a 29 articles à inventorier, Sage X3 génère 15 listes d’inventaire, cela représente 49 lignes de stock (plusieurs lots, emplacements par article).

    • Multi-listes

      Permet d’avoir un même article dans plusieurs listes d’inventaire, dans le cas par exemple d’un inventaire par emplacement.

    • Position emplacement

      Permet de générer une rupture dans les listes d’inventaire.

      Position 2.
      Il existe 6 emplacements A01, A02, A11, A12, A21, A22.
      3 listes distinctes seront générées lors de la génération des listes d’inventaires.

  • Date d’inventaire

    La date d’inventaire est, par défaut, la date du jour à la création de la session et listes d’inventaires. Cette date est saisissable et permet d’être modifiée jusqu’à la date de la validation.

    Les dates d’imputation des mouvements/écarts de stocks constatés lors de la validation des listes auront pour valeur la date de la session d’inventaire.

  • Classe ABCD

    Ce bloc permet d’afficher le nombre d’articles par classe dans les listes d’inventaire de la session.
    Il est possible d’intervenir sur le nombre d’articles si l’inventaire est en mode Inventaire tournant.

Section Sélections

Cette section permet de saisir ou borner les données que vous souhaitez inventorier.

Différents filtres sont possibles par catégories :

  • Un bloc Articles > Bornes début / fin permet de borner les informations liées aux codes articles et les informations rattachées (familles statistiques, …) et offre la possibilité de créer des formules sur tous les champs existants dans les fiches articles et articles-sites.
    Formule cumuls-articles, permet de filtrer sur la table ITMMVT et donc sur les niveaux de stock par exemple.
  • Un bloc Stocks, permet de filtrer sur la table STOCK et d’afficher en listes d’inventaire, des informations sur les identifiants, statuts, numéros de série, …
  • Un bloc Emplacements permet de filtrer selon les types ou emplacements avec la possibilité de créer des formules sur la table des emplacements STOLOC.

Section Listes

Cette section permet de visualiser l’ensemble des listes d’inventaire générées, leur statut, et d’accéder par tunnel vers celles-ci via la session d’inventaire.

Inventaires

Ouvrir : Stocks > Inventaires > Inventaires

Préambule

Les listes d’inventaires servent de base pour l’impression, la saisie, l’ajout de quantité suite au comptage physique.

Dans l’ordre :

  • Impression des listes
  • Comptage
  • Saisie des quantités comptées
  • Enregistrement
  • Validation
  • Clôture.

Présentation

Utilisez cette fonction pour imprimer, saisir, modifier, et ajouter les quantités comptées.
Vous avez la possibilité de pré-charger les quantités comptées afin d’intervenir uniquement sur les lignes où les écarts sont constatés. Vous avez également la possibilité de saisir un stock nul.

Impression

Dans la fonction des inventaires, il existe plusieurs choix d'impression de liste : une liste détaillée et une liste agrégée.

  • INVBOR : Bordereau d’inventaire
    -> Présentation de toutes les lignes de stock dans le détail à compter.
  • INVBORA : Bordereau d’inventaire regroupé
    -> Possibilité de regrouper les lignes par articles selon les critères lot, emplacements, etc.
  • INVBORCOM : Bordereau d’inventaire compté
  • INVBORCOMA : Bordereau d’inventaire agrégé compté
  • INVBORECA : Bordereau d’inventaire écart
    -> Ecart en quantité et en pourcentage.
  • INVBORECAA : Bordereau d’inventaire agrégé écart
  • INVBORVAL : Bordereau d’inventaire valorisé
  • INVBORVALA : Bordereau d’inventaire agrégé valorisé.

Saisie des quantités

Après avoir imprimé les listes d’inventaire et effectué le comptage physique, les quantités comptées doivent être saisies.

Pour faciliter et gagner du temps lors de cette saisie, il est souhaitable d’optimiser l’écran des inventaires pour éviter de scroller, tabuler et déplacer le tableau de droite à gauche ou d’ouvrir l’écran de saisie de détails.

Ces informations sont des conseils, elles varient selon la gestion des articles, de la façon de travailler du client, …

Si un article est géré en lot, il est préférable de ne pas regrouper les lignes (sauf si les stocks sont souvent corrects), pour éviter d’ouvrir l’écran de détail et des saisir les quantités plusieurs fois.

Exemple concret : un article a 3 lots différents en stocks.

  • LOT1 : quantité 3
  • LOT2 : quantité 4
  • LOT4 : quantité 5

    • Si vous effectuez un regroupement par article, vous obtenez une ligne en inventaire avec une quantité théorique égale à la totalité des lots :

      Article

      Quantité théorique

      Quantité comptée

      ART A

      12

       

      • Si la quantité comptée est de 12, vous effectuez une saisie pour les 3 lots.
      • Si la quantité est différente de 12, un deuxième écran de détail s'ouvre et affiche les 3 lots afin de vous permettre d'indiquer le(s) lot(s) sur le(s)quel(s) la quantité est à modifier.

    • Si toutes les lignes sont apparentes dans le 1er écran, l’écran de détail ne s’ouvre pas.

      Article

      Lot

      Quantité théorique

      Quantité comptée

      ART A

      LOT1

      3

       

      ART A

      LOT2

      4

       

      ART A

      LOT3

      5

       

Ajout lignes/Article/quantités

Stock non trouvé sur une liste et présent sur une autre

Lors du comptage, il peut arriver de trouver un article ou un lot (ou autres) qui n’est pas dans la liste d’inventaire.
Dans ce cas, il faut l’ajouter sur la liste d’inventaire.

Cas de figure :

Si un inventaire se fait par emplacement, il est possible de trouver un article non présent sur la liste imprimée. Il faut donc ajouter l’article, le lot et les quantités trouvées.
Lorsque vous ajoutez une ligne sur une liste d’inventaire, le stock théorique est sur une autre liste et dans ce cas le stock n’est pas trouvé.

Liste A

Article

Emplacement

Lot

Quantités théoriques

Quantités comptées

Art A

EMP01

Lot001

10

9

Art A

EMP01

Lot002

10

10

Art B

EMP01

Lot123

10

10

Art C

EMP01

Lot345

10

10 

Art D

EMP01

LOT333

0

10

La dernière ligne est ajoutée.

Liste B

Article

Emplacement

Lot

Quantités théoriques

Quantités comptées

Art D

EMP02

Lot333

10

0

Art E

EMP02

Lot098

10

10

Art F

EMP02

Lot156

10

10

Art G

EMP02

Lot483

10

10

1ère ligne à 0.

-> Suite à cette manipulation, le stock final après inventaire sera correct (10) et sur le bon emplacement.

Ajout direct

Il peut arriver de saisir directement les lignes dans une liste d’inventaire.
Dans ce cas, Sage X3 ne fera pas d’écart entre la théorie et le comptage réel : la saisie ou l’ajout de lignes dans une liste d’inventaire est considéré comme une entrée en stock.
Pour avoir des écarts entre le stock théorique et le stock réel, il faut nécessairement que la ligne soit présente dans la liste d’inventaire.

Stock nul

Lorsque le stock trouvé est nul, il n’est pas possible d’enregistrer un inventaire avec une quantité à 0, il faut dans ce cas mettre 0 dans la quantité comptée puis affecter la valeur Oui au champ Stock nul.

Dépréciation

Dans les inventaires, vous avez la possibilité de saisir un taux ou un montant de dépréciation, ces champs sont purement informatifs et sont repris dans les états.
La valeur (PMP ou autre) n’est en aucun cas recalculée dans la base.
Pour déprécier réellement un stock, il faut utiliser la fonction Changement de valeur.

Déblocage 

Par défaut, lorsqu’une liste d’inventaire est créée, les articles présents dans cette liste sont bloqués. Un message apparaît à chaque tentative de mouvement de stock (livraison par exemple).

Sur les listes d’inventaires, vous avez la possibilité de débloquer les articles et de permettre les mouvements d’entrées et de sorties.

Eviter les sorties de stock pendant les inventaires

Une fois les listes d’inventaires générées, il faut interdire les sorties de stock, tout du moins avant le comptage physique du stock.

Les sorties de stock (livraisons, …) sont possibles (déblocage) uniquement après le comptage physique : toutes sortie effectuée avant le comptage donnera lieu à un stock erroné à la validation des listes d’inventaires.

Exemples

  • Stock théorique (informatique) 10 uns

  • Stock réel 9 uns

Etape 1 : Création liste d’inventaire (déblocage)

Etape 2 : Ventes (sortie) de 3 uns

Etape 3 : Comptage : 6 uns trouvées (normal 9-3)

Etape 4 : Saisie des 6 uns

Etape 5 : Validation inventaire, nouveau stock informatique = 3 (faux)

  • Stock théorique (informatique) 10 uns
  • Stock réel 9 uns

Etape 1 : Création liste d’inventaire (déblocage)

Etape 2 : Comptage : 9 uns trouvées

Etape 3 : Ventes (sortie) de 3 uns

Etape 4 : Saisie des 9 uns

Etape 5 : Validation inventaire, nouveau stock informatique = 6 (bon)

Enregistrement/validation/Clôture

Lors de l’enregistrement, les lignes saisies prennent le statut Compté.

  • La quantité reste modifiable par l’écran de détail.

Lors de la validation, le statut passe à Validé.

  • Les stocks dans la base de données sont mis à jour
  • La modification des lignes n’est plus possible.
  • Seul l’ajout de nouvelles lignes reste possible.

Lors de la clôture, la liste d’inventaire n’est plus modifiable.

Articles en inventaire

Ouvrir : Stocks > Inventaires > Articles en Inventaires

Utilisez cette consultation afin de retrouver un ou plusieurs articles en cours d’inventaire et de connaître les informations essentielles.