Utilisez cette fonction pour lier des requêtes SQL à des colonnes spécifiques d'une structure de suivi financier des affaires.

Structure du suivi financier

Les requêtes SQL déterminent le contenu des colonnes spécifiques du suivi financier. Ces colonnes spécifiques sont qualifiées de 'Colonnes libres', numérotées de 1 à 10. Vous pouvez utiliser ces colonnes pour effectuer le suivi des dépenses d'une affaire et obtenir un aperçu global de sa situation financière ; vous pouvez également les utiliser dans les états financiers, en vous appuyant sur une structure de suivi financier.

Il est essentiel de pouvoir évaluer et suivre en temps réel la situation financière d'une affaire, selon les budgets associés. La Gestion à l'affaire utilise des vues financières pour récupérer et afficher les données financières associées à une affaire.

Ces vues financières sont générées à partir des spécifications d'un état.

1. Utilisez la fonction Structure du suivi financier (PJMBUDTRS) pour définir ou personnaliser la structure d'un état, soit la liste des colonnes à afficher.
Chaque structure d'état s'appuie sur une vue financière sur laquelle le suivi des données (dépenses, revenus, etc.) est activé dans la table diverse 388 - Vue financière.

2. Utilisez cette fonction pour indiquer quelles données spécifiques utiliser dans le contenu de chaque colonne 'libre' (1 à 10) de la structure de base de l'état.

3. Pour évaluer et suivre en temps réel la situation financière réelle d'une affaire selon ses budgets, utilisez l'action Suivi financier disponible dans les fonctions Gestion des affaires (GESPJM) et Suivi financier (PJMFINOV0).
Le suivi financier obtenu est en cohérence avec les spécifications de l'état et les requêtes SQL appliquées.

Utilisez la fonction Requête SQL (GESALQ) pour consulter les requêtes SQL standard livrées avec la solution, et pour modifier ou ajouter de nouvelles requêtes. Les requêtes standard de Gestion à l'affaire livrées avec la solution sont identifiables par le préfixe 'PJM'.

La table diverse 388 - Vue financière contrôle l'affichage des données du suivi financier.

La Gestion à l'affaire inclut des requêtes SQL standard pour le suivi des dépenses et des revenus. Les requêtes SQL standard correspondant aux vues financières '10' (dépenses) et '20' (revenus) sont livrées par défaut avec la solution. Vous pouvez modifier ces requêtes SQL, ou créer de nouvelles requêtes (pour la vue 30 par exemple) qui correspondent à votre organisation, vos processus ou vos utilisateurs. Il est cependant conseillé d'avoir des connaissances de base sur le fonctionnement de votre système avant de changer une requête standard.

Sage vous conseille de sauvegarder une copie de la requête SQL standard avant de la modifier.

Trucs et astuces

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en œuvre

Trucs et astuces

  • Créez de nouvelles requêtes SQL à partir des requêtes SQL standard au lieu de créer une nouvelle requête à partir de zéro. Pour cela, suivez les étapes suivantes :
    • Ouvrez la fonction Requête SQL (GESALQ) ;
    • Consultez les requêtes SQL de base fournies avec votre solution. Une requête de base de la Gestion à l'affaire porte le préfixe 'PJM' ;
    • Créez une nouvelle requête SQL en copiant une requête SQL de base.
      Sélectionnez une requête SQL de base qui se rapproche de vos besoins, modifiez son code dans le champ Requête et cliquez sur l'action Créer ;
    • Modifiez la requête SQL copiée et cliquez sur Enregistrer.
    • Ouvrez cette fonction (Requêtes du Suivi financier - PJMBUDTRQ) ;
    • Désactivez la requête SQL de base et activez votre nouvelle requête SQL.
      Dans la colonne Requête SQL de la table, filtrez les requêtes SQL pour visualiser uniquement les requêtes utilisant le code de la requête de base. Cliquez sur l'icône Modifier pour changer le N° requête de la Vue financière concernée. Pour désactiver la requête de base et activer la nouvelle requête, modifiez le code indiqué dans le champ Requête SQL en renseignant votre nouveau code de requête ;
    • Affectez votre nouvelle requête SQL à la structure financière (définie dans la fonction Structure du suivi financier - PJMBUDTRS). Vous devez affecter votre nouvelle requête à la colonne libre adéquate de la table de travail (champ Colonne libre) et au numéro de compteur approprié du Suivi financier (champ Lien structure) puis cliquez sur Enregistrer.

  • Vous pouvez lier une requête SQL à n'importe quelle colonne identifiée comme 'libre' dans une structure d'état financier.
    • Cinq colonnes libres (1 à 5) sont disponibles pour gérer les frais (pré-engagé, engagé, réel et comptabilisé). Le total de ces cinq colonnes est inclus dans le calcul du coût total.
      Par défaut, une colonne dépense permet de suivre l''engagé' et une autre colonne dépense le 'réel'.
    • Cinq colonnes 'diverses' supplémentaires (colonnes libres 6 à10) sont prédéfinies pour suivre les revenus d'une affaire, comme les commandes ou les factures.

Vue financière 20 : cette Vue financière vous fournit un exemple de l'utilisation de colonnes libres dans un contexte de suivi des revenus.

Chaque colonne libre est divisée en deux sous-colonnes. Les données de chaque sous-colonne (en cohérence avec la Structure du suivi financier - PJMBUDTRS) correspondent soit à une quantité, soit à un montant. Votre requête SQL doit alimenter les deux sous-colonnes.

  • Vous pouvez utiliser une requête SQL existante dans une colonne. Par exemple, vous pouvez allouer une requête de type 'Demande d'achat' pour alimenter une nouvelle colonne 'Pré-engagement' dans le Suivi financier.

  • Enregistrez une copie de la requête SQL standard avant de la modifier.

Annexe : Requêtes SQL de Dépenses sur affaire

Établissement des coûts de l'affaire :

Coûts de l'affaire (paramétrage par défaut) : Dépenses

Requête SQL Évènement Budget Engagé Réel
Heures Montant Heures Montant
10000.

Achats

Pour les lignes de documents liées à l'affaire. Les articles doivent être gérés 'à la commande' ou ajoutés aux tâches matière (les enregistrements articles ajoutés à la tâche matière de l'affaire sont considérés comme gérés 'à la commande', quel que soit leur mode de gestion, 'à la commande' ou 'sur stock').
Montant seulement.
PJM001

Demandes d'achat
(Quantité demandée * Prix unitaire)

 100.
PJM002

Commandes d'achat
(Quantité à recevoir * Prix commande)

 300.
PJM003

Réceptions d'achat
(Réception non facturée * Prix commande)

 100.
PJM004

Retours d'achat
(Quantité retournée * Prix commande)

 -20.
PJM005

Factures d'achat
(Quantité facturée * Prix unitaire)

 100.
PJM006

Avoirs d'achat
(Quantité facturée * Prix unitaire) (négatif)

 -20.

Matières

Pour les ordres de fabrication liés à l'affaire. Les articles à lancer doivent être gérés 'à la commande' ou ajoutés à la tâche matière. Les enregistrements d'articles qui sont ajoutés à une tâche matière d'affaire sont considérés comme étant 'à la commande', quel que soit leur mode de gestion ('à la commande' ou 'sur stock'). Les composants sont valorisés pour des articles gérés 'sur stock'. Les composants gérés 'à la commande' sont évalués à l'aide de documents d'achat, comme décrit dans la partie Achats ci-dessus.
Montant seulement.
PJM013

Matières sur ordres de fabrication
(Restant à consommer * Prix unitaire)

 300.
PJM014

Suivi matières sur ordres de fabrication
(Quantité consommée * Prix unitaire)

 200.
PJM015

Matières sur ordres de sous-traitance
(Restant à consommer * Prix unitaire)

 300.
PJM016

Suivi matières sur ordres de fabrication
(Quantité consommée * Prix unitaire)

 200.

Opérations d’ordres de fabrication

Pour les ordres de fabrication liés à l'affaire. Les articles à lancer doivent être gérés 'à la commande' ou ajoutés à la tâche matière. Les enregistrements d'articles qui sont ajoutés à une tâche matière d'affaire sont considérés comme étant 'à la commande', quel que soit leur mode de gestion ('à la commande' ou 'sur stock').
Montant et heures.
PJM011

Opérations d’ordres de fabrication
(Charge restante * Prix unitaire)

 16. 160.
PJM012

Saisies de temps sur les opérations d'ordres de fabrication
(Temps passé * Prix unitaire)

 4. 40.

Temps alloué à l'affaire

Montant et heures.
PJM007

Opérations de tâche
(Charge restante * Prix unitaire)

 8. 80.
PJM008

Saisies de temps sur les opérations de tâches
(Temps passé * Prix unitaire)

 4. 40.
PJM009

Saisies de temps sur les tâches
(Temps passé * Prix unitaire)

 5. 50.
PJM010

Saisies de temps sur les budgets
(Temps passé * Prix unitaire)

 15. 200.

Dépenses en Comptabilité

Pour les lignes de documents liées à l'affaire.
Montant seulement.

Pour ajuster une affaire du point de vue financier, vous pouvez lier manuellement des écritures comptables à l'affaire (PJM020 et PJM021). Vous devez cependant personnaliser les requêtes SQL utilisées pour lire les écritures manuelles de façon à ce qu'elles correspondent à votre organisation et à vos besoins au niveau du Suivi financier. Veuillez noter également que, pour les écritures manuelles, vous devez définir dans cette fonction (PJMBUDTRQ) la nature de dépense par défaut qui sera associée à une dépense d'affaire.
PJM017

Note de frais
(Montant notes de frais)

 100.
PJM018

Factures tiers
(Montant facturé)

 100.
PJM019

Factures tiers
(Montant facturé) (négatif)

 -100.
PJM020

Saisie de pièces
(Montant de crédit)

 100.
PJM021

Saisie de pièces
(Montant de débit)

 -100.

Coûts de l'affaire (paramétrage par défaut) : Revenus

Requête SQL Évènement Budget Revenus
Sous-col. 1. Sous-col. 2.
1000.

Documents de vente

Pour les lignes de documents liées à l'affaire.
Montant seulement.
PJMRN001

Devis de vente
(A convertir (Sous-col. 1) et devisé (Sous-col. 2))

 100. 100.
PJMRN002

Commandes de vente
(A facturer (Sous-col. 1) et commandé (Sous-col. 2))

 100. 100.
PJMRN003

Factures de ventes
(A régler (Sous-col. 1) et facturé (Sous-col. 2))

 100. 100.
PJMRN004

Commandes de ventes en attente
(Total en cours (y compris devis, commandes, factures))

 100.
PJMRN005

Factures de vente tiers
(Montant facturé)

 100.

Établissement des coûts de l'affaire : Règles d'initialisation de la nature de dépense

La Gestion à l'affaire applique un ordre de priorité en cascade (ou un ensemble de règles) afin de déterminer la nature de dépense associée à une dépense précise. Si la règle 1 renvoie 'false', la règle 2 est appliquée, et ainsi de suite jusqu'à la dernière règle.

Les schémas suivants montrent comment les règles d'initialisation de la nature de dépense sont appliquées aux différents types de dépenses (matières, main-d'œuvre, notes de frais, comptabilité, saisies de temps). Les paramètres de nature de dépense et les liens établis avec les postes de charge, les articles et les codes frais sont essentiels à ce processus.