Nettoyage et contrôle des données

Utilisez cette fonction pour gérer et mettre à jour les enregistrements tiers par rapport à la base de données SIRENE du gouvernement français. Cette base de données répertorie tous les tiers enregistrés en France. Si vous devez gérer un grand volume de tiers, vous pouvez les regrouper en une ou plusieurs listes de vérification comme, par exemple, les clients, les fournisseurs ou d’autres rôles. Après avoir créé les listes de vérification, vous pouvez les affecter à une personne de votre société qui mettra à jour et validera les données si nécessaire.

Prérequis

Pour utiliser cette fonction, vous devez remplir les prérequis détaillés ci-dessous.

Codes activité

Assurez-vous que les codes activité mentionnés ci-après sont activés pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités décrites ici.

EINSI - Validation SIREN/SIRET

IDVAL- Validation ID tiers

Sociétés

Pour vous connecter à la base de données SIRENE, vous devez créer votre organisme. Surtout, vous devez enregistrer votre organisme durant l'étape finale. Contactez votre administrateur en cas de doute.

Générer une liste de vérification

Au cours de la première étape, l’administrateur doit générer une ou plusieurs listes de vérification de tiers non validés par rapport à la base de données SIRENE.

Pour créer votre liste de vérification, sélectionnez des critères de recherche, des rôles ou une borne de tiers français. Vous pouvez créer autant de listes de vérification que vous le souhaitez et les affecter à différents utilisateurs. Plusieurs listes peuvent être affectées à un même utilisateur, mais vous pouvez affecter une liste donnée uniquement à un seul utilisateur.

1. Vous devez sélectionner la case à cocher Création liste de vérification pour activer les champs nécessaires.

2. Renseignez des critères de recherche pour créer une liste unique, par exemple :

   • des informations spécifiques, telles que le SIREN,

   • une borne de tiers,

   • des tiers limités à un rôle spécifique, par exemple Client ou Représentant,

   • une formule personnalisée pour filtrer vos tiers.

3. Affectez cette liste à un utilisateur.

Nettoyer et vérifier

Durant cette étape, vous validez la ou les listes de vérification qui vous ont été affectées par votre administrateur. Vous pouvez traiter les enregistrements de votre liste un par un. Vous ne pouvez pas effectuer de validation en masse.

Par défaut, le champ Utilisateur contient votre code utilisateur. Vous ne devriez pas avoir besoin de modifier la valeur de ce champ. Vous pouvez renseigner un autre code utilisateur pour afficher la liste de quelqu’un d’autre ou sélectionner Tous utilisateurs pour afficher la liste des tiers affectée à tous les utilisateurs.

1. Tout d’abord, sélectionnez la case à cocher Nettoyage et contrôle.
2. Vous pouvez filtrer les société de votre liste en utilisant une combinaison des champs suivants :
   • des informations spécifiques, telles que le SIREN,
   • une borne de tiers,
   • des tiers limités à un rôle spécifique, par exemple Client ou Représentant,
   • une formule personnalisée pour filtrer vos tiers.

3. Vous pouvez sélectionner la case à cocher Tous statuts ou choisir les statuts Non validé ou Validé dans le champ Statut.

4. Laissez tous les champs vides pour voir toutes les sociétés de votre liste.

5. Sélectionnez OK pour afficher et gérer votre liste.

Gérer votre liste

Après avoir sélectionné OK, votre liste s'ouvre dans un nouvel écran.

Les tableaux mettent en surbrillance les champs où les données de votre enregistrement et de la base de données ne correspondent pas à la base de données SIRENE. Si une ligne est surlignée en jaune, les données SIRENE ne correspondent pas à vos enregistrements. Si une ligne est surlignée en rouge, ce tiers est répertorié comme ayant fermé dans la base de données SIRENE et vous ne pouvez pas le valider.

La colonne Motif fournit des détails relatifs aux incohérences. Il peut s’agir, par exemple :

• d’un site ou d’un tiers fermé,
• d’un numéro SIRET dupliqué,
• d’un nom, code postal ou ville différents.

1. Pour valider un tiers, dans le menu Actions sur la ligne, sélectionnez Tiers puis l’ID tiers.
2. Vous arrivez sur l'enregistrement du tiers où vous pouvez accéder à l’action Validation ID tiers dans le menu Actions ou dans le champ Numéro SIRET.
3. Suivez la même procédure que si vous validiez un enregistrement unique à partir de la fonction Tiers (GESBPR).
4. Sélectionnez Actualiser et revenez à l'enregistrement du tiers. L'enregistrement du tiers est modifié en fonction des informations contenues dans la base de données SIRENE.
5. Ensuite, dans le champ Statut, sélectionnez Validé. Vous constatez que le champ Validé par affiche votre ID utilisateur. N'oubliez pas d'enregistrer.
6. Lorsque vous fermez la page de votre enregistrement tiers et que vous revenez à votre liste, vous ne voyez pas encore l’actualisation.
7. Fermez cette page et revenez à la page principale Nettoyage et contrôle des données.
8. Pour afficher l'enregistrement validé dans votre liste, sélectionnez la case à cocher Tous statuts ou le statut Validé dans le champ Statut.
9. L'enregistrement validé s'affiche, mais notez que le motif d'origine de l’écart s'affiche toujours dans la colonne Motif.

Réinitialiser un enregistrement validé

Le cas échéant, vous pouvez réinitialiser le statut d’une société de votre liste comme étant non validée.

1. À l'aide des critères de recherche, affinez la liste de vérification afin qu’elle inclue uniquement les tiers que vous souhaitez réinitialiser.
   

   Cette action réinitialise toutes les tiers qui s'affichent dans la liste.

2. Sélectionnez Revalidation pour modifier le statut des enregistrements validés de la liste de vérification en Non validé.

Gestion de l'écran

Cette partie décrit les champs de chaque section ou onglet.

• En-tête

• Utilisateurs

En-tête

Dans cette section, vous pouvez définir des critères pour créer une liste de vérification ou pour affiner une liste de vérification existante afin d’afficher uniquement certains tiers.

Users

Utilisez cette section pour affecter une liste de vérification à un utilisateur ou pour afficher une liste pour un utilisateur donné ou pour tous les utilisateurs.