Tiers

Il s'agit de la catégorie client ou catégorie fournisseur associée au tiers.

Vous pouvez:

• ajouter une classification de tiers,
• définir des valeurs par défaut,
• attribuer une numérotation automatique aux tiers en fonction du compteur associé à la catégorie client ou à la catégorie fournisseur.

Lors de la transformation d'un tiers en client ou en fournisseur, l'utilisation de la même catégorie que celle utilisée pour le tiers permet d'affecter au client ou au fournisseur un code identique à celui du tiers.

Renseignez ou recherchez un code tiers. Lorsque vous ajoutez le code, les descriptions courte et longue sont renseignées avec les informations existantes.

Cet intitulé est utilisé dans certains écrans ou états lorsqu'il n'y a pas assez de place pour visualiser l'intitulé long.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Vous pouvez les traduire dans une autre langue à l’aide de la fonction Traduction.

• Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné.
• Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue accompagné de la traduction dans cette langue.

Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera ainsi de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction existe. Dans le cas contraire, les intitulés sont disponibles dans la langue du dossier.

La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut du dossier.

Raison sociale du tiers.

Raison sociale du tiers.

Lorsque cette case à cocher est sélectionnée, cela signifie que le tiers est une personne physique. Dans le cas contraire, il s’agit d’une société.

Si le tiers est une société, vous devez renseigner le numéro d'identification de TVA et le numéro SIRET si cela est nécessaire pour le pays concerné par le tiers.

Sélectionnez cette option pour empêcher l'envoi de courrier à cette société.

Ce code est utilisé pour identifier le Pays. Il détermine les formats suivants et s'ils sont demandés ou non pour le pays en question :

• le numéro de téléphone,
• le numéro qui identifie une société ou une activité, tel que le code NAF en France,
• le code postal,
• le numéro de TVA,
• le RIB.

Renseignez ou sélectionnez la langue par défaut.

Ce code permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.

 Utilisez la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise.

Numéro d'identification unique de la société.
Il doit obligatoirement être renseigné si les deux conditions suivantes sont remplies :

• il est demandé par le pays,
• le tiers est une société.

Son format de saisie dépend du paramétrage effectué au niveau de la fiche Pays.

En France, ce numéro, attribué par l’INSEE lors de l’inscription de l’entreprise au répertoire national des entreprises, comporte 9 chiffres. Il est unique et ne peut pas être modifié. Il est utilisé par tous les organismes publics et les administrations en relation avec l’entreprise.
Reportez-vous à la Validation ID tiers pour plus de détails sur cette fonctionnalité.

Ce champ fournit le code NAF (soumis au code activité KFA), sur la base du code activité de la société française.

Ce champ est affiché uniquement lorsque le code activité KSP est actif.
Il permet de préciser le type d'identification fiscale du tiers.

Il s'agit du numéro d'identification de TVA du tiers ou le numéro de TVA britannique (GB).

Ce numéro de TVA européen doit être renseigné sur toutes les factures à destination ou en provenance de l’Union européenne. Il commence par deux lettres identifiant le pays du tiers, suivies par un numéro variable selon le pays.

En France, le numéro est constitué de FR, suivi de deux chiffres identifiant le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et suivi du numéro SIREN de la société.

Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIREN est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société.

Remarque : ce champ est uniquement disponible quand un service web est identifié dans le paramètre EVCSERVICE - Web service ID TVA intracom (chapitre CPT, groupe VAT) et si l'émetteur de l'ID de TVA intracommunautaire est défini dans le paramètre EVCCOMPANY - ID TVA intracom société source (chapitre CPT, groupe VAT).

Sélectionnez l’action Valid. ID TVA intracom pour valider de façon interactive votre ID de TVA intracommunautaire ou votre TVA GB.

Un message affiche les résultats de la validation. Le contenu varie en fonction du résultat de la vérification et du service web utilisé.

• Si la validation est réussie, vous recevez un message de confirmation et la case Validation est cochée.
• Si la validation échoue, vous recevez un message indiquant le motif de l'échec.
• Si la validation n'a pas pu être réalisée dans son intégralité (par exemple, si seul l'ID de TVA a été validé et pas l'adresse), vous pouvez choisir d’accepter ou de rejeter le résultat. Si vous sélectionnez Oui, la case Validation est cochée.

Remarque : les résultats de validation réussie sont stockés dans une table.

Si un ID de TVA validé antérieurement est modifié, la case Validation est décochée.

Niveaux de validation

A Qualifiée permet de vérifier l'ID de TVA intracommunautaire, la raison sociale et l'adresse. Toutes les données doivent être valides.

Une validation Non qualifiée ou simple permet uniquement de vérifier l'ID de TVA intracommunautaire. Le service web de validation de TVA intracommunautaire effectue uniquement des validations non qualifiées.

Gestion des adresses

Les résultats sont enregistrés avec le code adresse d'origine.

Pour l'ID de TVA intracommunautaire principale, l'adresse standard de la société est utilisée.

Vous pouvez revalider manuellement les IDs via la fonction Revalidation ID TVA intracom (EVCBAT).

Si un ID de TVA validé antérieurement est modifié, la case à cocher Vérifié est décochée.

Un message affiche les résultats de la validation. Le contenu varie en fonction du résultat de la vérification et du service web utilisé.

• Si la validation est réussie, vous recevez un message de confirmation et la case Vérifié est cochée.
• Si la validation échoue, vous recevez un message indiquant le motif de l'échec.
• Si la validation n'a pas pu être réalisée dans son intégralité (par exemple, si seul l'ID de TVA a été validé et pas l'adresse), vous pouvez choisir d’accepter ou de rejeter le résultat. Si vous sélectionnez Oui, la case Vérifié est cochée.

Remarque : ce champ est uniquement disponible quand un service web est identifié dans le paramètre EVCSERVICE - Web service ID TVA intracom (chapitre CPT, groupe VAT) et si l'émetteur de l'ID de TVA intracommunautaire est défini dans le paramètre EVCCOMPANY - ID TVA intracom société source (chapitre CPT, groupe VAT).

Si le champ Identification EORI est sélectionné dans la fiche Pays de cette entité, vous pouvez renseigner un numéro EORI, dont le préfixe est le code ISO du pays.

Remarque : ce numéro est demandé pour les entités qui échangent des biens au sein du Royaume-Uni, ou les sociétés de l'Union Européenne qui échangent des biens et services avec des sociétés au Royaume-Uni.

Sélectionnez cette case à cocher pour indiquer s'il s'agit d'un tiers inter-site :

• Les tiers clients ou fournisseurs inter-sites sont utilisés pour les échanges multi-sites.
• Un tiers client représente un site d'achat ou un site financier.
• Un tiers fournisseur représente un site de vente ou un site financier.

Code de site d’un tiers dans le cadre d'échanges multi-sites.

Les données suivantes doivent être renseignées :

• le site demandeur (site d'achat ou site financier) dans le cas d’un tiers client,
• le site fournisseur (site de vente ou site financier) dans le cas d’un tiers fournisseur,
• pour le client, un site de dépôt, appartenant à la même société, identifiera chaque adresse de livraison.

Ce champ est accessible si le code activité MAXPD - Délai maximum (entreprises) est activé.

Sélectionnez cette case à cocher pour indiquer que le tiers est un organisme du secteur public. Dans ce cas, le nombre maximum de jours pour la dernière échéance de règlement d’une facture émise à destination de ce tiers est fixé par le paramètre DMAXPAYP - Délai maximum (secteur public) (chapitre TC, groupe RSK).

Si ce Tiers est une entreprise du secteur privé, le délai pour la dernière échéance de règlement d’une facture émise à destination de ce tiers est fixé par le paramètre DMAXPAY - Délai maximum (entreprises) (chapitre TC, groupe RSK). Vous pouvez cependant avoir conclu avec ce Tiers, un accord lui accordant un délai plus important. Saisissez ce délai au niveau du champ Délai contractuell (DAYPAY) accessible sur la section Tiers/Société.

Tiers divers (pour la comptabilité achats et ventes).

Si cette case est sélectionnée, les champs pour le type de document et le code comptable s’activent.

Cette option permet d'intégrer un tiers parmi la liste des prestataires de service après-vente.

Un prestataire après-vente est une organisation à laquelle il est possible de faire appel pour la conduite

d'une intervention à effectuer au titre d'une demande de service (Dépannage, conseil, audit, devis...)

Pour chaque prestataire, il est possible de mémoriser ses compétences, sa zone géographique d'intervention,

ses conditions tarifaires de facturation.

Le donneur d’ordre correspond au client à qui la demande de service s'adresse.
Lorsqu’une demande de service n’inclut pas de donneur d’ordre, le service est fourni au nom du client direct de la société concernée.
En revanche, lorsqu’une demande de service inclut un donneur d’ordre, le service est fourni au client, mais au nom du donneur d’ordre. Le client qui reçoit une assistance n’est pas le client de l’organisation, mais le client du donneur d’ordre.
En ce qui concerne la facturation, les données chargées par défaut sont celles du donneur d’ordre (client facturé, tiers payeur, etc.). Il est donc obligatoire de créer une fiche client pour le donneur d’ordre.
Cette option permet d’identifier la population des donneurs d’ordre.
Cette option est obligatoire si vous souhaitez lier des clients à leur(s) donneur(s) d’ordre respectif(s).

Zone réservée à l'Argentine (code activité KAG) permettant d'indiquer le récepteur de TVA.

Cette case à cocher permet de répertorier le tiers comme Concédant ; il pourra ainsi être référencé comme Concédant dans les contrats de concession.

Code adresse du tiers.

Cliquez sur cette icône pour ouvrir un site de cartographie permettant de situer l'adresse renseignée.

Ce champ vous permet de spécifier le code comptable du tiers.
Le code comptable est une valeur par défaut utilisée dans la création des pièces comptables.
Il fait référence à une table listant un certain nombre d'éléments (comptes collectifs, comptes ou parties de comptes) utilisables pour la détermination des pièces comptables qui seront comptabilisées.

Zone de consolidation : champ soumis au code activité CSL.

Sélectionnez le groupe de sociétés pour lequel vous souhaitez faire des consolidations.

Ce code est utilisé lors des opérations d'extraction de données en vue de la consolidation. Il permet d'identifier la société d'où les pièces sont extraites.

Code d'accès utilisé pour filtrer les état comptables.

Code fiscal réservé à l'Italie.

Champ réservé à l'Italie pour renseigner le numéro de TVA.

Le type de pièce (trois caractères alphanumériques) fait référence à la fiche Type de pièce qui caractérise les pièces générées en comptabilité achats et ventes.

Une sélection et un tunnel sont disponibles par un menu contextuel.

• Conservez la valeur 'Non' pour inclure le tiers dans la gestion des prévisions de trésorerie.
  Vous pouvez toutefois exclure le tiers des prévisions pour certaines sociétés à partir de l’onglet Tiers/Société.
• Conservez la valeur 'Oui' pour exclure le tiers de la gestion des prévisions de trésorerie.
  Si un document fait référence à ce tiers (en tant que tiers payeur ou tiers payé), celui-ci n'est pas pris en compte dans la génération automatique des prévisions de trésorerie.
  Il reste possible de prendre en compte le tiers dans la création manuelle des prévisions de trésorerie.

Par défaut, ce champ prend la valeur 'Non' et le tiers est pris en compte dans la gestion des prévisions.

Ce champ permet d'indiquer le mode de règlement.
Quatre modes de règlement sont proposés selon les codes suivants :

• '0' : virement ou autre, sauf chèque,
• '1' : chèque de banque au donneur d'ordre,
• '2' : chèque de banque au destinataire,
• '3' : fonds mis à disposition après identification.

Cette information est prise en compte lors de la génération des fichiers bancaires.
 Si aucune valeur n’est renseignée au niveau du tiers, la valeur '0' (‘Virement ou autre, sauf chèque’) sera appliquée par défaut.

Ce champ indique le code adresse du RIB, contrôlé dans les codes adresses de l'entité gérée (société, site, client, fournisseur, etc.).

Ce code adresse est utilisé pour définir un RIB par défaut dans les contextes de règlement où une adresse a été renseignée.

Ce code permet d'identifier le pays associé au compte bancaire.

La table des pays, dont ce code est issu, regroupe des informations utiles pour effectuer des contrôles, notamment :

• le format du numéro de téléphone,
• le format du numéro identifiant une entreprise ou une activité (SIRET, NAF en France),
• le format du code postal,
• le format du code R.I.B.

Le code IBAN est une norme internationale permettant d’identifier des comptes bancaires selon un format structuré.
Il peut être utilisé dans des transactions de règlement nationales et/ou internationales (par pays).
Le code IBAN est composé : 

• d'un préfixe de 4 caractères constitué :
  - du code pays (2 lettres),
  - de deux chiffres de contrôle.
  Ce préfixe est affiché. Il est calculé automatiquement lors de la saisie des informations sur le compte bancaire dans le champ ID bancaire.
• des informations propres au compte bancaire (jusqu’à 30 caractères et spécifiques à chaque pays).

 Tous les pays n’utilisent pas la norme IBAN. L’application du format IBAN aux comptes bancaires est contrôlée par l’option Gestion de l'IBAN, définie dans le paramétrage des Pays.

Ce numéro identifie le compte bancaire dans une banque donnée, pour un pays donné.
Le format de saisie du numéro d'identifiant bancaire dépend du pays dans lequel la banque est domiciliée.

Pour renseigner correctement l'identifiant bancaire, vous devez prédéfinir le format de saisie dans la table des Pays et cocher la case Gestion de l’IBAN pour les pays qui acceptent ce format.

 Dans le cas d’un code IBAN, ce champ doit inclure uniquement la partie qui commence à partir du cinquième caractère du code, correspondant au compte bancaire. Les 4 premiers caractères de l’IBAN (code pays et chiffres de contrôle) sont calculés automatiquement et affichés dans le champ Préf IBAN.

Utilisez ce champ pour indiquer que ce numéro de compte bancaire est utilisé par défaut pour les règlements avec l'adresse sélectionnée.

Ce code permet d'identifier la devise associé au compte bancaire.
Il est contrôlé dans la table des devises.

Il est conseillé d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise.

Ce champ requière l’activation du code activité KSW - Localisation suisse. Il vous permet de renseigner le numéro de client BVR pour le compte bancaire donné. Ce numéro est utilisé pour des règlements associés à un numéro BVR (bulletin de versement avec numéro de référence).

Pour les fournisseurs, le numéro de client BVR vous permet également de rechercher un compte tiers correspondant si la saisie de lignes de codes BVR est activée pour les factures d’achat au niveau du paramètre SWIPURBVR - Utilisation achat BVR suisse (chapitre LOC, groupe SWI).

Reportez-vous au guide de la législation suisse disponible sur le Centre d'aide en ligne, dans l'onglet Livres blancs pour plus d’informations sur les règlements et le paramétrage du BVR.

Sélectionnez Oui si le compte n'est pas localisé dans le pays de résidence du détenteur. Cela identifie le compte tiers comme un compte non-résident.

Non est la valeur par défaut.

Un compte non résident permet de renseigner un code de motif économique dans les règlements lorsque les conditions suivantes sont réunies :

• le seuil de la balance des paiements défini par les paramètres AMTVIR1 - Seuil 1 Balance des paiements ou AMTVIR2 - Seuil 2 Balance des paiements est respecté (chapitre PAY, groupe RGL),
• au niveau des codes de motifs économiques (PBDECOCOD) : renseignez les valeurs relatives à la législation de la société,
• Au niveau du Motif économique/familles tiers (PBDBPGRP) : renseignez les valeurs relatives à la législation et au code tiers utilisé dans les règlements,
• Au niveau du paramètre PBDDEFGRU - Famille tiers par défaut (chapitre TRS, groupe PBD) : renseignez le code de la famille tiers par défaut utilisée dans les règlements ou pour la migration, pour le code législation correspondant,
• La case ID bancaire doit être cochée au niveau du type de règlement utilisé par la transaction de saisie de règlements (GESTPY).

Ce champ, obligatoire pour les règlements, définit la domiciliation bancaire liée au numéro de compte. La première ligne contient le nom de la banque.

Ce champ indique le bénéficiaire du compte bancaire (personne physique ou morale).

Pour effectuer le traitement automatique des demandes de règlements, la banque de l'émetteur a besoin du code BIC de la banque du bénéficiaire. Ce code est un identifiant ISO géré par le système bancaire international, et notamment le système SWIFT, réseau international de communication électronique entre acteurs des marchés financiers.

Le code BIC est le seul identifiant des établissements financiers normalisé au niveau international. Toutes les banques peuvent disposer d'un code BIC, même sans être adhérentes au réseau SWIFT.

Le code BIC peut être composé de 8 ou de 11 caractères. Dans les deux cas, les 8 premiers caractères du code BIC désignent généralement le siège de la banque, et sont structurés sous la forme BBBB PP AA, correspondant aux informations suivantes :

• BBBB est l'identifiant mnémonique de l'établissement financier ;
• PP le code pays ISO ;
• AA correspond à un code de service à vocation le plus souvent géographique.

Dans certains échanges commerciaux, à la demande des tiers ou des banques émettrices des règlements, une banque intermédiaire est parfois utilisée. Il est alors nécessaire de renseigner les identifiants de cette banque (code BIC, domiciliation, pays). Ces informations restent facultatives si aucune banque intermédiaire n'est nécessaire.

Utilisez cette fenêtre pour renseigner des données bancaires au format local. Les informations renseignées viennent automatiquement alimenter les champs de la section Données bancaires.

Cette fenêtre s'ouvre de façon automatique au moment de sortir du champ Pays uniquement si les conditions suivantes sont réunies :

• cette fenêtre existe pour le pays concerné,
• le code de la fenêtre est renseigné dans le champ Fenêtre données bancaires de la fonction Pays,
• le paramètre utilisateur LOCSCRACT - Activ. fenêtre données banc. (chapitre TC, groupe INT) a pour valeur Oui.

Chaque contact associé à la fiche est identifié par une clé unique, utilisée pour partager des contacts communs entre plusieurs fiches.

Ce code définit la clé unique de la fiche interlocuteur. Cette clé peut être attribuée de façon manuelle, ou, si elle n'est pas renseignée, elle peut être définie avec le compteur CCN.

Ce compteur est composé par défaut d'un numéro de séquence sur 15 caractères. Pour assurer un bon fonctionnement de l'objet Contact, il est vivement conseillé de conserver les caractéristiques standards.

Renseignez le nom de famille du contact.

Chaque contact associé à la fiche est identifié par une clé unique, utilisée pour partager des contacts communs entre plusieurs fiches.

Ce code définit la clé unique de la fiche interlocuteur. Cette clé peut être attribuée de façon manuelle, ou, si elle n'est pas renseignée, elle peut être définie avec le compteur CCN.

Ce compteur est composé par défaut d'un numéro de séquence sur 15 caractères. Pour assurer un bon fonctionnement de l'objet Contact, il est vivement conseillé de conserver les caractéristiques standards.

Ce champ associe un titre de civilité au nom de famille du contact.
Cette information peut être utilisée dans des documents à destination des contacts.

Renseignez le nom de famille du contact.

Renseignez le prénom du contact.

Ce champ indique la fonction du contact à choisir dans une liste préétablie.
Le menu local 233 recense l'ensemble des fonctions possibles.

Ce champ indique le service auquel le contact est rattaché.
Aucune table ne contrôle cette information.

Ce champ est renseigné à titre d’information. Il fait référence aux codes renseignés dans la table diverse 906.

Ce champ est purement à titre d’information. Il indique l’anniversaire du contact.

Ce champ est renseigné à titre d’information. Il indique le code adresse du contact, contrôlé dans les codes adresses de l'entité gérée (onglet Adresses). Ce code permet de lier le contact à une adresse de l'entité concernée.

Intitulé associé au code précédent

Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact.

Ce champ indique le numéro de téléphone. Le format de saisie dépend du pays.
Le niveau de contrôle effectué par rapport au format du numéro renseigné dépend du paramètre général CTLTEL - Contrôle numéro de téléphone (chapitre SUP, groupe INT).

Cette zone précise le numéro de télécopie dont le format de saisie est identique à celui du téléphone et dépend du pays.

Ce champ indique le numéro de téléphone portable dont le format de saisie dépend du pays.

Lorsque cette case est cochée, le contact sélectionné devient le contact par défaut.

Société pour laquelle l'exception tiers s'applique.

Cette exception peut concerner :

• le régime taxe du tiers, et/ou,
• les conditions de paiement, et/ou,
• les escomptes et agios, et/ou,
• le code comptable, et/ou,
• la saisie de pièces comptables sur le tiers,
• le délai contractuel pour la dernière échéance de règlement.

Le régime de taxe associé par défaut au client est stocké dans la fiche Client.
Dans le cas d'une gestion multi-sociétés, un même client peut être soumis à un régime de taxe différent suivant la société avec laquelle il traite.
Utilisez ce champ pour renseigner les exceptions et particulariser par société le régime de taxe associé au client.
Seuls des régimes de taxe cohérents par rapport à la législation et au groupe de la société indiquée peuvent être renseignés.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Le régime de taxe associé par défaut au fournisseur est stocké dans la fiche Fournisseur.
Dans le cas d'une gestion multi-sociétés, un même fournisseur peut être soumis à un régime de taxe différent suivant la société avec laquelle il traite.
Utilisez ce champ pour renseigner les exceptions et particulariser par société le régime de taxe associé au fournisseur.
Seuls des régimes de taxe cohérents par rapport à la législation et au groupe de la société indiquée peuvent être renseignés.

Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Les conditions de paiement du client sont stockées au niveau de la fiche Client.
Dans le cas d'une gestion multi-sociétés, un même client peut avoir des conditions de paiement différentes suivant la société avec laquelle il traite.
Utilisez ce champ pour renseigner les exceptions et particulariser par société les conditions de paiement qui s'appliquent au client.
Un contrôle est effectué afin de vérifier la cohérence entre la législation/le groupe pour lesquels est défini la condition de paiement choisie, et la législation et le groupe de la société indiquée.
Pour plus d'informations, cliquez ici.

Les conditions de paiement du fournisseur sont stockées au niveau de la fiche Fournisseur.
Dans le cas d'une gestion multi-sociétés, un même fournisseur peut avoir des conditions de paiement différentes suivant la société avec laquelle il traite.
Utilisez ce champ pour renseigner les exceptions et particulariser par société, les conditions de paiement qui s'appliquent au fournisseur.
Un contrôle est effectué afin de vérifier la cohérence entre la législation/le groupe pour lesquels est défini la condition de paiement choisie, et la législation et le groupe de la société indiquée.
Pour plus d'informations, cliquez ici.

Les escomptes et agios du client sont stockées dans la fiche Client.
Dans le cas d'une gestion multi-sociétés, un même client peut avoir des escomptes et agios différents suivant la société avec laquelle il traite.
Utilisez ce champ pour renseigner les exceptions et définir par société les escomptes et agios qui s'appliquent au client.
Seuls des codes escomptes/agios cohérents par rapport à la législation et au groupe de la société indiquée peuvent être renseignés.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Les escomptes et agios du fournisseur sont stockées dans la fiche Fournisseur.
Dans le cas d'une gestion multi-sociétés, un même fournisseur peut avoir des escomptes et agios différents suivant la société avec laquelle il traite.
Utilisez ce champ pour renseigner les exceptions et particulariser par société les escomptes et agios qui s'appliquent au fournisseur.
Seuls des codes escomptes/agios cohérents par rapport à la législation et au groupe de la société indiquée peuvent être renseignés.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Les codes comptables du client sont stockés dans la fiche Client.
Le code comptable est une valeur par défaut utilisée dans la constitution des pièces comptables. Il fait référence à une table dans laquelle se trouve un certain nombre d'éléments (comptes collectifs, comptes standard ou parties de comptes) utilisables pour la détermination des pièces comptables qui seront comptabilisées.
Dans le cas d'une gestion multi-sociétés, un même client peut avoir des codes comptables différents selon la société avec laquelle il traite. Utilisez ce champ pour renseigner les exceptions et particulariser par société les codes comptables qui s'appliquent au client.

Les codes comptables du fournisseur sont stockés au niveau de la fiche Fournisseur.
Le code comptable est une valeur par défaut utilisée dans la constitution des pièces comptables. Il fait référence à une table dans laquelle se trouve un certain nombre d'éléments (comptes collectifs, comptes standard ou parties de comptes) utilisables pour la détermination des pièces comptables qui seront comptabilisées. Dans le cas d'une gestion multi-sociétés, un même fournisseur peut avoir des codes comptables différents selon la société avec laquelle il traite. Utilisez ce champ pour renseigner les exceptions et particulariser par société les codes comptables qui s'appliquent au fournisseur.

Par défaut, la saisie de documents commerciaux ou de pièces comptables est autorisée pour l'ensemble des tiers.

Dans le cas d'une gestion multi-sociétés, il est possible d'interdire cette saisie pour le tiers sur certaines sociétés en positionnant ce champ à Non.

Cas particuliers : prospects
Par défaut, un tiers prospect ne peut pas être renseigné en comptabilité. Si une exception doit être faite pour un prospect pour une société donnée, renseignez cette exception en positionnant la valeur du code autorisation sur Oui.

Ce champ est accessible si le code activité MAXPD - Délai maximum (entreprises) est activé.

Il est significatif uniquement si le tiers est une entreprise du secteur privé et non un organisme du secteur public.
Dans ce cas, vous pouvez avoir conclu avec ce tiers un accord lui octroyant un délai pour la dernière échéance de règlement plus important que celui défini dans le paramètre DMAXPAY - Délai maximum (entreprises) (chapitre TC, groupe RSK).
Saisissez ce délai contractuel dans ce champ.
Ce délai ne peut toutefois pas excéder celui imposé par la législation en cours et indiqué dans le paramètre DMAXAGR - Délai maximum contractuell (chapitre TC, groupe RSK).

Ce champ est lié au paramètre SWICUSBVR - Utilisation vente BVR suisse (chapitre LOC, groupe SWI).

Les informations de la banque de règlement permettent d’imprimer sur les bulletins de règlement BVR les informations du compte bancaire de l’émetteur nécessaires. Utilisez ce compte bancaire comme compte de destination au moment de régler la facture.

La banque de règlement BVR de la facture est déterminée par le champ BVR banque règlement dans une des fonctions listées ci-dessous. Le système récupère les informations de la première saisie identifiée :

• dans l'onglet Tiers/Société de la fonction Tiers (GESBPS),
• dans l'onglet Financières de la fonction Clients (GESBPC),
• dans l'onglet Détail de la fonction Sites (GESFCY).

Utilisez cette fonction pour gérer les informations essentielles à la gestion des prestataires. Un prestataire est une société partenaire qui accepte de réaliser certains travaux pour résoudre des demandes de services clients. Les prestataires doivent faire la preuve de certaines compétences. Il doivent faire partie des zones géographiques sur lesquelles ils acceptent d’intervenir.

Cette fonction permet d’enregistrer également les conditions financières de collaboration négociées.

Famille compétence

Renseignez toutes les familles de compétences pour lesquelles le prestataire a été reconnu compétent.

Champs d'intervention

Renseignez les zones géographiques sur lesquelles le prestataire peut intervenir. Il repose sur un mécanisme qui ne peut être appliqué que pour certains pays. En effet, cette fonctionnalité repose sur un certain type de structuration des codes postaux. Par exemple, si un prestataire peut intervenir dans tous le département des Hauts de Seine, il est possible de renseigner :

• pays : FR,
• zone géographique : 92,
• intitulé : Hauts de seine.

Ce prestataire sera alors proposé pour tout client dont le lieu de résidence comporte un code postal commençant par 92. Ce mode de fonctionnement requiert une structure hiérarchique où chaque lettre ou chiffre d’un code postal a une signification. Pour les pays où ce fonctionnement ne peut pas être utilisé, chaque code postal complet doit être renseigné.

Il est également possible de déclarer qu'un prestataire intervient sur Toutes zones. Cette case à cocher signifie que le prestataire n'a aucune restriction sur le lieu d'intervention.

Infos financières

Utilisez cette section pour enregistrer les conditions d’intervention habituelles négociées entre les deux parties. La valorisation d’une intervention est effectuée sur la base d’un taux horaire. Ce montant peut ensuite être majoré d’éventuels frais de mission. Plusieurs formules de facturation des frais sont proposées en standard :

• Frais inclus : cette formule signifie que quel que soit le montant des frais engagés, aucune facturation supplémentaire à celle relative au taux horaire ne sera appliquée par le prestataire,
• Montant fixe : cette formule signifie que quel que soit le montant des frais engagés, une somme toujours identique sera appliquée systématiquement pour chaque facturation d’intervention. Le champ Valorisations dépenses permet dans ce cas de renseigner le montant du forfait appliqué pour chaque facture ;
• Réel kilomètres : cette formule signifie que tous les frais seront facturés sur la base de justificatifs. Le montant facturé relatif aux frais sera rigoureusement équivalent aux sommes réellement dépensées.
  En ce qui concerne les éventuels déplacements réalisés avec des véhicules, ceux-ci seront refacturés sur la base du nombre de kilomètres parcourus. Le champ Valorisations dépenses permet dans ce cas de renseigner le montant appliqué pour chaque kilomètre parcouru,
• Réel temps passé : cette formule signifie que tous les frais seront facturés sur la base de justificatifs. Le montant facturé relatif aux frais sera rigoureusement équivalent aux sommes réellement dépensées.
  En ce qui concerne les éventuels déplacements réalisés avec des véhicules, ceux-ci seront refacturés sur la base du nombre d’heures de trajet. Le champs Valorisations dépenses permet dans ce cas de renseigner le montant appliqué pour chaque heure écoulée et entamée.

Les conditions de paiement de l’intervention et des éventuels frais peuvent également être enregistrées.

Cette fonction présente un comportement particulier. La gestion des donneurs d’ordres comporte une caractéristique rarement utilisée. Il est impossible de prévoir à l’avance la nature des informations qu’il va être nécessaire de gérer pour entretenir une relation avec un donneur d’ordre. Ces informations peuvent, par exemple, correspondre à l’une des notions ci-dessous ou bien à tout à fait autre chose :

• la fréquence de facturation des demandes clients,
• le taux horaire de facturation,
• des points de qualité à respecter,

etc.

Ainsi, lors de sa première ouverture, cette fenêtre comporte un certain nombre de champs tous inutilisables.

La fenêtre se compose des éléments suivants :

• cinq champs alphanumériques,
• cinq champs de type date,
• cinq champs numériques (Entiers),
• cinq champs décimaux.

Pour pouvoir utiliser un de ces champs, vous devez d'abord définir les caractéristiques associées en allant au menu Fonction > Définir l'écran depuis le volet Actions.
La fenêtre passe en mode Configuration. Tous les champs deviennent accessibles : vous pouvez définir leurs caractéristiques fonctionnelles. En fonction du type du champ, la procédure de paramétrage est quelque peu différente.

Champs de type alphanumérique

Il est possible de définir trois caractéristiques pour ce type de champs.

• Titre du champ
  Vous pouvez renseigner le titre du champ directement dans le champ. 
   Titre du bloc 
  Vous pouvez définir le titre du bloc associé à partir de n'importe quel champ alphanumérique.
  Utilisez le menu Actions Titre du bloc pour ouvrir une fenêtre et renseigner le titre souhaité. Tabulez dans le champ après votre saisie pour enregistrer le titre.
   
• Plusieurs libellés de liste
  Un champ alphanumérique est souvent accompagné d’une liste de choix possibles. Utilisez le menu Actions Ajouter un libellé de liste pour ouvrir une nouvelle fenêtre et renseigner un nouveau libellé associé au champ courant. Cette fenêtre présente la liste de tous les libellés déjà associés à ce champ. Saisissez un libellé et tabulez pour développer la liste.
  Vous pouvez uniquement ajouter un seul libellé à la fois. Vous devez rouvrir la fenêtre et renseigner chaque nouveau libellé individuellement.

Autres types de champs

Tous les champs qui ne sont pas de type alphanumérique obéissent à la même procédure de paramétrage. Seules deux caractéristiques doivent être définies pour ces champs.

• Titre du champ 
  Vous ne pouvez pas renseigner de titres directement dans ces champs. Vous devez utiliser le menu contextuel Intitulé du champ. Une nouvelle fenêtre s'ouvre pour renseigner le titre du champ.
  Tabulez dans le champ après votre saisie pour enregistrer le titre.
   
• Titre du bloc 
  Vous pouvez définir l'intitulé du bloc associé à partir de n'importe quel champ du bloc. Utilisez le menu contextuel Intitulé du bloc pour ouvrir la fenêtre de saisie de l’intitulé.
  Tabulez dans le champ après votre saisie pour enregistrer le titre.

Ces opérations de paramétrage peuvent être réalisées sur des champs inutilisés mais également sur des champs qui sont devenus obsolètes.

En effet, des informations ont été stockées pendant toute la durée d’utilisation de ce champ. Vous êtes ainsi averti que toute modification de la sémantique d’un champ entraîne la suppression des toutes les informations enregistrées auparavant dans ce champ. Il faut être alors certain que les informations à supprimer ne présentent plus aucun intérêt.

Lorsque le paramétrage de la fenêtre est terminé, cliquez sur le menu Fonctions > Sauvegarder la configuration.

Le paramétrage est appliqué à tous les enregistrements de donneur d'ordre. L'écran est identique pour tous les donneurs d'ordre. Il n'est pas possible d'utiliser une structure de fenêtre différente pour différents donneurs d'ordre.

La fenêtre se ferme de façon automatique et le message suivant s’affiche : Il est nécessaire de rouvrir pour afficher les informations.
En effet, vous devez ouvrir une nouvelle fois la même fenêtre pour pouvoir gérer les informations des donneurs d’ordres en tant que simple utilisateur.

Dans les champs alphanumériques, cliquez sur Sélection depuis le menu Actions pour afficher la liste des libellés associés aux champs définis en mode configuration.

Si les informations numériques sont liées à des montants financiers, ces montants doivent être exprimés dans la devise du tiers. Cette devise s'affiche à titre d'information dans l'entête de la fenêtre.

Cette fonction ouvre une nouvelle fenêtre qui affiche l’ensemble de l’activité avant-vente et après-vente du tiers courant.

Les actions effectuées sont triées de la plus récente à la plus ancienne.
Les actions à effectuer sont triées de la plus ancienne à la plus récente.

Tous les types d'enregistrements suivants sont regroupés au sein de cet historique :

• Tâche
• Appel
• Rendez-vous
• Affaire
• Publipostage
• Demande de service
• Interventions après-ventes

Sur chaque ligne du tableau, cliquez sur Détail depuis le volet Actions pour accéder à la fiche complète de chaque action affichée dans l'historique.

Cette fonctionnalité de validation est disponible dans plusieurs fonctions. Elle est limitée aux sociétés françaises, qui sont répertoriées dans la base de données SIRENE du gouvernement français. Vous pouvez l'utiliser pour confirmer les données relatives à un tiers existant et pour créer un enregistrement précis lors de la création d'un nouveau tiers.

Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité à partir du champ Numéro SIRET ou à partir du menu Actions dans les fonctions suivantes :

• Tiers (GESBPR)

• Transporteur (GESBPT)

• Client (GESBPC)

• Prospect (GESBPP)

• Représentant (GESREP)

• Fournisseurs (GESBPS)

Comment valider un tiers

Les explications suivantes s'appliquent uniquement aux tiers français enregistrés en France.

Pour un tiers existant : vous pouvez comparer les données de votre fiche avec la base de données SIRENE. Le bloc Informations tiers affiche les données de l'enregistrement courant qui sont comparées à celles de la base de données SIRENE.

Pour un nouveau tiers : vous pouvez trouver des informations sur un nouveau tiers pour finaliser le nouvel enregistrement. Dans ce cas, les champs du bloc Informations tiers sont vides.

Dans le champ Numéro SIRET, ou à partir de l’icône Plus d'options, sélectionnez Validation ID tiers. Vous pouvez aussi sélectionnez Validation ID tiers à partir du menu Actions.

Dans l'écran Validation ID tiers qui s'ouvre, vous pouvez effectuer une recherche dans la base de données SIRENE en fonction des critères de recherche que vous avez renseignés. Vous pouvez effectuer une recherche pour 1 à 4 critères maximum. Tous les critères renseignés sont pris en compte dans la recherche. Par exemple, si vous effectuez une recherche par nom de société et par ville, les résultats correspondent à ces deux filtres. Si vous renseignez une Raison sociale, vous pouvez rechercher toutes les sociétés commençant par les caractères renseignés dans ce champ ou toutes les sociétés contenant ces caractères.

Le tableau Informations société affiche les résultats trouvés dans la base de données en fonction de tous les critères renseignés.

Le tableau Informations site affiche une liste de sites avec des numéros SIRET uniques et partageant le même numéro SIREN. Si vous effectuez une recherche par Numéro SIREN et Numéro SIRET, un seul résultat s’affiche dans le tableau. En effet, les numéros SIRET sont uniques pour chaque site de la société.

Gérer les résultats de la recherche

Les tableaux Informations société et Informations site affichent les résultats de la recherche effectuée dans la base de données SIRENE. Chaque tableau affiche un maximum de 200 enregistrements. S'il y a plus de 200 enregistrements, vous devez affiner vos critères de recherche pour réduire le nombre de résultats.

Les tableaux mettent en surbrillance les champs où les données de votre enregistrement ne correspondent pas avec la base de données. Si une ligne est surlignée en jaune, les données SIRENE ne correspondent pas à vos enregistrements. Si vous créez un nouveau tiers, les colonnes sont surlignées en jaune, mais aucune explication n’est fournie. Si une ligne est surlignée en rouge, cette société est répertoriée comme ayant fermé dans la base de données SIRENE et vous ne pouvez pas valider les données. La colonne Motif fournit des détails relatifs aux raisons pour lesquelles des champs sont surlignés. Il peut s’agir, par exemple :

• d’un site ou d’un société qui a fermé,

• d’un numéro SIRET dupliqué,

• d’un nom, code postal ou ville différents.

Dans le tableau Informations site, sélectionnez un site dont l'adresse correspond à celle de la société que vous souhaitez valider. La société correspondante dans le tableau Informations société est sélectionnée de façon automatique et le tableau Informations site affiche uniquement le ou les sites de cette société.

Pour un tiers existant : si les enregistrements sont différents, vous pouvez sélectionner Actualiser pour remplacer l'enregistrement tiers actuel par les données de la base SIRENE.

Pour un nouveau tiers : si vous sélectionnez Actualiser, les données de la base SIRENE alimentent le nouvel enregistrement tiers.

Utilisez cette fonction pour accéder directement aux rendez-vous.
Dans cette fonction, vous pouvez uniquement visualiser les rendez-vous effectués et les rendez-vous à effectuer pour le tiers concerné à partir du volet de sélection.

Si vous cliquez sur Nouveau, le code tiers alimente le rendez-vous.

Utilisez cette fonction pour accéder directement aux appels.
Dans cette fonction, vous pouvez uniquement visualiser les appels effectués et les appels à effectuer pour le tiers concerné à partir du volet de sélection.

Si vous cliquez sur Nouveau, le code tiers alimente l'appel.

Utilisez cette fonction pour accéder directement aux tâches.
Dans cette fonction, vous pouvez uniquement visualiser les tâches effectuées et les tâches à effectuer pour le tiers concerné à partir du volet de sélection.

Si vous cliquez sur Nouveau, le code tiers alimente la tâche.

Cette fonction permet d’accéder directement aux rendez-vous.
Dans cette fonction, vous pouvez uniquement visualiser les rendez-vous effectués et les rendez-vous à effectuer pour le tiers concerné à partir du volet de sélection.

Si vous cliquez sur Nouveau, le code tiers alimente le rendez-vous.

Cette fonction permet d’accéder directement aux appels.
Dans cette fonction, vous pouvez uniquement visualiser les appels effectués et les appels à effectuer pour le tiers concerné à partir du volet de sélection.

Si vous cliquez sur Nouveau, le code tiers alimente l'appel.

Utilisez cette fonction pour accéder directement aux tâches.
Dans cette fonction, vous pouvez uniquement visualiser les tâches effectuées et les tâches à effectuer pour le tiers concerné à partir du volet de sélection.

Si vous cliquez sur Nouveau, le code tiers alimente la tâche.

Utilisez cette fonction pour accéder directement aux affaires.
Dans cette fonction, vous pouvez uniquement visualiser les affaires terminées pour le tiers concerné à partir du volet de sélection.

Si vous cliquez sur Nouveau, le code tiers alimente l'affaire.