Génération facture électronique client

Utilisez cette fonction pour créer des factures électroniques. Vous pouvez utiliser des filtres pour sélectionner les enregistrements enregistrés dans la table EINVOUT - Factures électroniques client.

Vous pouvez aussi utiliser cette fonction pour :

prendre un cliché des données de facture dans les tables ESINV*,
retirer les factures en attente du processus de facturation électronique,
générer le fichier XML/UBL à partir des tables ESINV* en fonction des règles de mapping.

Vous pouvez uniquement générer des factures préparées et enregistrées dans la table EINVOUT - Factures électroniques client. Pour ces factures, le statut est toujours en attente.

Générer des factures

Lorsque vous générez des factures, vous pouvez créer un cliché des données de ces factures et générer le fichier UBL envoyé à Sage Network.

Sélectionnez un mode de génération.
1. Lorsque vous sélectionnez Manuel, vous pouvez sélectionner différentes actions pour déterminer quelles factures s'affichent sur l'écran des résultats.
2. Lorsque vous sélectionnez Automatique, l'écran des résultats ne s'affiche pas. Les factures en attente sont ajoutées au cliché de données, le fichier UBL est généré à partir du cliché de données et est envoyé à Sage Network.
Ensuite, sélectionnez le ou les types d'actions à effectuer lors de la génération de factures électroniques. Les options disponibles dépendent du mode de génération.
1. Manuel : vous avez de nombreuses options. Si vous sélectionnez Hors périmètre et que vous ne cochez aucune des autres cases, vous pouvez consulter la liste des factures exclues du processus de facturation électronique. Cela vous donne la possibilité de remettre les factures dans le champ d'application. Vous pouvez sélectionner UBL uniquement pour générer des factures électroniques qui ont été précédemment ajoutées au cliché de données. Sinon, sélectionnez Cliché de données uniquement pour ajouter des factures électroniques au cliché de données sans générer le fichier UBL.
2. Automatique : vous avez moins d’options. Notamment, vous ne voyez pas l'écran des résultats, seulement un fichier journal si vous gardez l'option sélectionnée. Par ailleurs, vous devez sélectionner Cliché de données et/ou UBL. Aucune des deux cases ne peuvent être effacées.
Une fois que vous avez ajouté une facture au cliché de données, elle ne peut pas être supprimée.
Sélectionnez une combinaison de filtres pour définir les enregistrements que vous souhaitez générer ou afficher.
Seules la législation et la plage de dates de facturation sont nécessaires.

Pour réutiliser facilement la même combinaison de filtres, sélectionnez Mémo avant de générer des factures. Cette action enregistre vos paramètres. Pour réutiliser ces paramètres, sélectionnez Rappel et renseignez le nom de votre mémo. Vous pouvez toujours personnaliser votre sélection lorsque vous rappelez un code mémo.

Après avoir sélectionné les filtres, sélectionnez OK.

Gérer les résultats

Si vous avez sélectionné Manuel, un nouvel écran s'ouvre. Si vous avez sélectionné automatique, le fichier journal s'affiche uniquement si cette option a été sélectionnée.

Dans le tableau, les factures sont organisées par société, site, puis client. Dans la première colonne, vous pouvez développer ou réduire ces catégories selon vos besoins.

Le statut de la facture détermine les actions que vous pouvez effectuer.

En attente : ces factures sont comptabilisées, mais ne font pas encore partie du processus de facturation électronique. Vous pouvez modifier le statut sur Hors périmètre afin que ces factures ne soient pas incluses dans le flux de facturation électronique. Vous pouvez ajouter au cliché de données, puis ajouter au fichier UBL et envoyer.

Cliché de données : les données de cette facture sont enregistrées dans une table ESINV* et ne peuvent pas être modifiées. Vous pouvez revenir à l'écran principal et générer le fichier UBL et l'envoyer à Sage Network.

Hors périmètre : ces factures sont exclues du flux de facturation électronique. Vous pouvez Désactiver le Hors périmètre pour rétablir le statut En attente.

Envoyé : ces factures ont bien été envoyées via le fichier UBL à Sage Network.

Échec : ces factures n'ont pas été envoyées à Sage Network.

Actions de lignes

Pour chaque ligne, vous accédez à diverses informations spécifiques à cette facture.

Facture de vente : accédez à la facture de vente. Si le statut est Cliché de données, vous ne pouvez pas modifier la facture.

Pièce comptable : accédez à la pièce comptable si la facture a été comptabilisée.

Client : accédez à l'enregistrement du client pour le client sur cette facture.

Tiers : accédez à l'enregistrement du tiers pour le client sur cette facture.

Gestion de l'écran

Bloc Mode

Manuel (champ MANMODGEN)

Cochez cette case pour accéder à la plupart des options lorsque vous travaillez avec des factures. Par exemple, vous pouvez utiliser cette option pour afficher les factures avec un statut spécifique tel que Hors périmètre ou Cliché de données.

Automatique (champ AUTOMODGEN)

Cochez cette case pour ajouter automatiquement toutes les factures correspondant à vos critères au cliché de données et/ou au fichier UBL. L'écran des résultats ne s'affiche pas, mais vous pouvez voir le fichier journal si cette option est sélectionnée.

Bloc Type action

Cliché de données (champ DATSNP)

Sélectionnez cette option pour geler les données de facture dans la table EISINV*. Les données ajoutées au cliché de données ne peuvent pas être modifiées.

UBL (champ UBL)

Sélectionnez cette option pour générer le fichier UBL à partir de la table ESINV* en fonction du paramétrage du mapping.

Hors périmètre (champ OUTSCP)

Sélectionnez cette option pour que les factures soient exclues du flux de facturation électronique. Vous pouvez annuler cette action.

Tous statuts (champ ALLSTA)

En mode Manuel, vous pouvez afficher les factures dans tous les statuts.

Statut (champ STA)

En mode Manuel et lorsque toutes les autres cases sont décochées, vous pouvez sélectionner un seul statut :
En attente,
Cliché de données,
Hors périmètre,
Envoyé.

Fichier de trace (champ LOGFILE)

Sélectionnez cette case à cocher pour afficher le détail des résultats.

Bloc Filtres

Toutes sociétés (champ ALLCPY)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les sociétés.

Société (champ CPY)

Si la case Toutes sociétés n'est pas cochée, vous pouvez renseigner une seule société.

Législation (champ LEG)

La législation doit être FRA pour le moment.

Tous sites (champ ALLFCY)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les sites.

Site (champ FCY)

Si la case Tous sites n'est pas cochée, vous pouvez renseigner un seul site.

Date de facture début/date de facture fin (champs DATSTR/DATEND)

Renseignez une borne de dates pour rechercher les factures comprises dans cette borne.

Facture début/Facture fin (champs INSVTR/INVEND)

Renseignez une borne de factures pour filtrer les factures comprises dans cette borne.

Tous les clients (champ ALLBPC)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les clients.

Client début/Client fin (champs BPCSTR/BPCEND)

Si la case Tous les clients n'est pas cochée, vous pouvez renseigner une borne de clients.

Secteur public (champ BPPFLG)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure ce type de société. Vous devez sélectionner au moins 1 des cases à cocher relatives au secteur public.

Hors secteur public (champ BPCFLG)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure ce type de société.

Tous types factures (champ ALLSIVTYP)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les types de factures.

Type facture (champ SIVTYP)

Si la case Tous types factures n'est pas cochée, vous pouvez renseigner un type de facture de votre choix.

Tous collectifs (champ ALLCTRGRP)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les collectifs. Elle est sélectionnée par défaut si la case Toutes sociétés est cochée. Lorsque cette option est sélectionnée, les champs Groupe de collectifs et Collectif ne sont pas disponibles.

Groupe de collectifs (champ GROUPE)

Si vous filtrez sur une seule société ou si le champ Tous collectifs est vide, vous pouvez renseigner ou sélectionner un groupe de comptes collectifs. Si vous renseigner un groupe, vous ne pouvez pas renseigner de compte collectif dans le champ suivant.

Collectif (champ COLLEC)

Si vous filtrez sur une seule société ou si le champ Tous collectifs est vide, vous pouvez renseigner ou sélectionner un compte collectif.

Toutes devises (champ ALLCUR)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les devises. Si vous sélectionnez toutes les devises, vous ne pouvez pas renseigner de groupe de devises.

Groupe de devises (champ GRPCUR)

Renseignez ou sélectionnez un groupe de devises.

Devise (champ CUR)

Renseignez une devise.

Toutes régimes de taxe tiers (champ ALLVACBPR)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les régimes de taxe tiers.

Régime de taxe (champ VACBPR)

Renseignez ou sélectionnez un régime de taxe tiers.

Tous pays de livraison (champ ALLDLVCRY)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous vos pays de livraison.

Pays de livraison (champ DLVCRY)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure une pays de livraison unique.

Module tiers (champ FINMOD)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure les factures en provenance du module Tiers. Sinon, vous devez sélectionner la case à cocher Module vente.

Module vente (champ SALMOD)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure les factures de vente. Sinon, vous devez sélectionner la case à cocher Module tiers.

Boutons spécifiques

Memo	Sélectionnez cette action pour enregistrer les paramètres actuels et les réutiliser ultérieurement à l'aide d'un code mémo unique. Le code mémo est lié à votre profil utilisateur, non pas à la fonction ou à l'écran.
Rappel	Renseignez ou sélectionnez le code mémo unique que vous avez créé pour appliquer les paramètres enregistrés sous ce code.
Effacement mémo	Cette action supprime un code mémo enregistré et est irréversible.