Cette fonction permet à un utilisateur de définir des délégués, c'est-à-dire des utilisateurs susceptibles :

  • de le remplacer dans des processus de signature en son absence,
  • d'être en copie dans des processus de signature,
  • de signer de façon exceptionnelle à sa place.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Ecran de saisie

Dans cet écran, on saisit :

  • en tête, le code de l'utilisateur pour lequel on désire définir des délégués.
  • sur chaque ligne, une règle définissant un délégué.

L'ordre dans lequel sont définis les délégués est pris en compte lorsqu'on recherche un délégué pour une règle de Workflow qui a besoin de rechercher le premier libre.

Bloc numéro 1

Code utilisateur (champ USER)

Correspond au code de l'utilisateur dont on définit les délégués.

Adresse e-mail (champ USEREML)

L'adresse de messagerie de l'utilisateur saisi précédemment est affiché pour information.

Tableau

No délégué (champ NUMDEL)
Utilisateur délégué (champ USRDEL)

Correspond au code de l'utilisateur qui reçoit délégation pour l'utilisateur principal.

Nature (champ NATURE)

Lorsque ce champ est renseigné, le délégué défini sur la ligne ne peut être pris en compte que si l'événement de Workflow à traiter a une nature égale à la valeur du champ. S'il n'est pas renseigné, le délégué a accès à toutes les natures définies.
Adresse e-mail (champ USREML)

L'adresse de messagerie de l'utilisateur saisi précédemment est affiché pour information.

Type de délégation (champ TYPDEL)

Ce champ peut prendre trois valeurs différentes :

  • Copie pour info : dans ce cas, l'utilisateur recevra les notifications adressées à l'utilisateur principal, mais sans pouvoir de signature. Pour ce type de délégation, les dates de début et de fin, ainsi que le champ « Options délégués » défini dans la fonction Règles Workflow, sont inopérants.
  • Avec pouvoir : un délégué de ce type peut signer à la place de l'utilisateur principal. Il est à noter que si plusieurs délégués de ce type existent, et si la règle prévoit d'envoyer une notification de Workflow à tous les délégués, seul le premier ayant décidé de signer pourra le faire (les autres seront prévenus que la notification a déjà été signée). Pour ce type de délégation, les dates de début et de fin, ainsi que le champ « Options délégués » défini dans la fonction Règles Workflow, sont actifs.
  • Exceptionnel : un délégué de ce type ne reçoit pas les notifications de l'utilisateur principal, mais il a la possibilité d'afficher les notifications de l'utilisateur dont il est délégué en entrant dans le plan de travail et en sélectionnant le code de l'utilisateur principal. Il aura alors la faculté de signer à sa place. En général, un délégué exceptionnel est un supérieur hiérarchique qui a le droit d'aller visualiser les éléments en attente chez ses subordonnés pour signer à leur place. Pour ce type de délégation, les dates de début et de fin, ainsi que le champ « Options délégués » défini dans la fonction Règles Workflow, sont inopérants.
Date début validité (champ VLYSTR)

Lorsqu'une délégation est temporaire, on saisit ici la date de début de délégation. Si ce champ n'est pas saisi, la délégation est valable dès qu'elle a été saisie. Cette date n'est active que pour la validation avec pouvoir.
Date fin validité (champ VLYEND)

Lorsqu'une délégation est temporaire, on saisit ici la date de fin de délégation. Si ce champ n'est pas saisi, la délégation n'est pas limitée dans le temps. Cette date n'est active que pour la délégation avec pouvoir.

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

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