Présentation

Ce document décrit le processus d'extraction des données de Abel Entreprise, destinées à être importées dans Sage X3 lors d'une opération de migration.
SEEREFERTTO La marche à suivre pour importer ces données dans Sage X3 est décrite dans la documentation sur la fonction de Reprise Abel Entreprise.

Pré-requis

 Abel Entreprise doit être au minimum en version 5.3.

Principes d'extraction

L'extraction s'effectue grâce à un assistant permettant, en quelques clics, d'analyser et de produire un fichier compatible avec les modèles d'import d'Sage X3.

Cet assistant se compose ainsi de 2 modules distincts :

  • Le premier réalise un audit de la base : il analyse les données à extraire, tant en terme de volumétrie qu'en terme de contrôle.
  • Le second extrait les données directement au format attendu par les modèles d'import, grâce à l'assistant permettant de sélectionner et filtrer les données à extraire.

Audit des données

Les analyses de volumétrie ainsi que les contrôles effectués portent aussi bien sur les informations de structure, les informations métier, et le référentiel. Des contrôles sur les traitements sont également effectués.

Liste des analyses et contrôles effectués :

Volumétrie
 

  • Chapitre STRUCTURE
     

     Code

    Description

    Type

     ES01

    Nombre et liste des sociétés

    Informatif

     ES02

    Nombre et liste des contextes

    Informatif

     ES03

    Nombre et liste des associations 

    Informatif

  • Chapitre METIER
     

     Code

    Description

    Type

     EM01

    Nombre de biens comptables

    Informatif

     EM02

    Nombre de pièces comptables

    Informatif

     EM03

    Nombre de biens physiques

    Informatif


     
  • Chapitre REFERENTIEL
     

     Code

    Description

    Type

     ER01

    Volumétrie des codes utilisateurs actifs
    Longueur des codes des tables de référence

    Informatif

     ER02

    Liste des sites géographiques (U11)

    Informatif

     ER03

    Modes d'amortissement libres utilisés

    Alerte


     

Contrôles

  • Chapitre STRUCTURE
     

     Code

    Description

    Type

     CS01

    Code établissement identique au code société

    Bloquant

     CS02

    Code établissement non unique

    Bloquant

  • Chapitre METIER
     

     Code

    Description

    Type

     CM01

    Référence bien comptable non unique

    Bloquant

     CM02

    Référence pièce comptable non unique

    Bloquant

     CM03

    Référence bien physique non unique

    Bloquant

     CM04

    Liaison Comptable - Physique de type nBCO-1BPH 

    Bloquant

     CM05

     Biens sortis sur exercices antérieurs

    Informatif

     CM06

     Ensemble bien comptable incorrect

    Alerte

     CM07

     Biens comptables sur établissement ***

    Alerte


     
  • Chapitre REFERENTIEL
     

     Code

    Description

    Type

    CR01

    Découpage exercice plan IAS/IFRS différent de celui du comptable

    Bloquant

    CR02

    Occurrences de tables de référence non uniques

    Alerte

    CR03

    Existence de tables arborescentes

    Alerte

    CR04

    Zones libres du dictionnaire ayant plusieurs tables de contrôle toutes sociétés confondues 

    Alerte

    CR05

    Zones libres du dictionnaire ayant des libellés différents toutes sociétés confondues 

    Alerte

    CR06

    Occurrences spécifiques dans tables internes 

    Alerte

    CR07

    Contrôle longueur SITE/BATIMENT/ETAGE/PIECE

    Alerte


     
  • Chapitre TRAITEMENTS
     

     Code

    Description

    Type

    CT01

    Cession intra-groupe non terminée

    Bloquant

    CT02

    Intégration d'inventaire non terminée

    Bloquant

    CT03

    Insertion ou mouvement par interface amont non terminée

    Bloquant

    CT04

    Rapprochement biens physiques et comptables non terminé

    Bloquant

    CT05

    Validation des sorties non terminée

    Bloquant

    CT06

    Validation des transferts non terminée

    Bloquant

 
En fonction du type de requête, le résultat sera présenté, sur l'écran de lancement d'Audit des données de la base, avec le code couleur suivant :
- Vert pour un message volumétrique ou d'information
- Bleu pour un message d'alerte non bloquant
- Rouge pour un message bloquant nécessitant forcément une intervention.

SEEWARNING Ces contrôles permettent uniquement d'identifier des problèmes mais ne sont pour autant pas bloquants pour l'export des données. Si des anomalies bloquantes sont relevées, il appartient à l'utilisateur de traiter ces anomalies avant d'exporter les données.

Export des données

L'export des données se paramètre par le biais d'une succession d'écrans, le dernier étant celui du lancement du traitement.

SEEINFO Les paramètres saisis ne peuvent pas être enregistrés en vue de les rejouer.

ECRAN 1 : Choix des entités
Il permet de sélectionner les entités à traiter :
- Bien comptable
- Pièce comptable / Facture
- Bien physique

Il est possible de filtrer les éléments à traiter (biens comptables, biens physiques,...) en renseignant une référence de Sélection ou de Recherche multi-critères.

ECRAN 2 : Choix des sociétés

Il permet, dans le cas d'un traitement au niveau *** (toutes sociétés), de sélectionner les sociétés à traiter. Par défaut, toutes les sociétés sont sélectionnées.

ECRAN 3 : Paramètres Biens comptables

Il permet de filtrer la population de biens comptables à exporter sur le critère de "Nature".
Par défaut, seuls sont repris les biens de nature "Bien réel", "Bien sorti exercice antérieur" et "Bien En-cours". Il est possible d'ajouter les biens de nature "Bien fictif", "Bien annulé" et "Facture".
Une colonne supplémentaire permet, pour les biens de nature "Bien sorti exercice antérieur",  de préciser un Seuil (en années) afin de ne traiter que les biens dont la date de sortie est postérieure à l'exercice correspondant à : exercice courant - valeur saisie.
Exemple : exercice 2010 et seuil de 2 ans.
L'export va traiter tous les biens sortis à partir de l'année 2008 (2010 - 2 ans).

Il permet également de sélectionner les plans à exporter.
SEEINFO S'ils sont gérés, les plans Comptable et IAS/IFRS sont obligatoirement sélectionnés.

ECRAN 4 : Paramètres

Tables de références

  • Unifier les codes en fonction de leurs niveau
     
    Cet indicateur permet de rendre unique un code, en ajoutant à la référence de celui-ci, le code société ou établissement.
    Par défaut, il n'est pas coché : si un code n'est pas unique, ce sera le libellé du premier code trouvé qui sera exporté dans l'application cible.
     
  • Reprise des intitulés des codes
     
    Cet indicateur permet de reprendre les intitulés des codes des tables de référence. Dans le cas où les intitulés ne seraient pas repris, le code serait utilisé à la place du libellé manquant.

Données métier

  • Activer les contrôles avant l'export des biens comptables
     
    Cet indicateur permet de déclencher les contrôles suivants :
    - Contrôle des dates de calcul et clôture : vérification qu'aucun calcul périodique réel n'a été lancé. Si tel est le cas, un message d'invitation à clôturer la période est affiché et l'export des Biens comptables est stoppé.
    - Contrôle action(s) métier(s) : vérification qu'aucune action métier autre qu'une sortie (réévaluation, dépréciation, transfert, ...) n'a eu lieu dans la période. Si tel est le cas, un message d'invitation à clôturer la période est affiché et l'export des Biens comptables est stoppé.

ECRAN 5 : Lancement de l'export

Entités sélectionnées : il s'agit du rappel des entités sélectionnées.

Fichier(s) généré(s) 

  • Dossier : choix du dossier dans lequel seront créés les fichiers.
  • Fichier : permet de préciser 1 fichier par société ou 1 fichier pour l'ensemble des sociétés.
  • Le nom des fichiers se présente sous la forme :
    AEX3_<ent>-<soc>.csv, pour le choix 1 fichier par société (exemple :
    AEX3_<ent>.csv, pour le choix 1 fichier pour toutes sociétés

    <ent> représente l'entité exportée : FAS pour les biens comptables, LOF pour les pièces comptables (Dépenses) et PHY pour les Biens physiques (Eléments physiques).

     Exemples :
     
    - Fichier des biens comptables de la société 001 : AEX3_FAS-001.csv
    - Fichier des dépenses toutes sociétés confondues : AEX3_LOF.csv

Le lancement s'effectue avec le bouton Exécuter. L'avancement du traitement s'affiche et un compte-rendu détaillé est généré en fin de traitement.