Anexo - Envío de facturas electrónicas conforme a la norma XRECHNUNG

Este apartado resume los pasos que hay que seguir para enviar las facturas electrónicas al sector público. Se toma como ejemplo la norma XRECHNUNG relativa al envío de facturas XML dirigidas a la administración federal alemana.

Para más información sobre los campos que hay que completar en la parametrización o ejecución del proceso, consulta los apartados correspondientes de este documento.

Requisitos previos funcionales

  • El código de actividad EDIX3 - Intercambio electrónico debe estar activado.
  • El parámetro EXDSALINV - Excepciones en factura venta (capítulo TC, grupo EDI) debe tener asignado el valor Sí para autorizar la gestión de excepciones de duplicados de factura.

Parametrización

Con Sage X3 se entrega una preparametrización del EDI. Guárdala cuando la utilices por primera vez, aunque no realices ninguna modificación, para que la parametrización y los ficheros por intercambiar se descarguen en MongoDB y se almacenen con un número único de identificación (UUID).

Categoría (EDICAT)

  • Define una categoría seleccionando:

    • la tabla desencadenante para indicar el tipo de documento correspondiente: SINVOICEV (tabla principal de la clase de datos vinculada a las facturas de venta);

    • la acción a la que se va a someter el documento: Enviar.

  • También puedes definir un conjunto de filtros para enviar, por ejemplo, una o varias facturas.

Partner (EDIPARTNER)

Con Sage X3 se entrega un partner EDI ficticio XRECHNUNG predeclarado. Este debe existir para poder utilizarlo en el flujo EDI y enviar ficheros.

Protocolo (EDIPTC)

  • Hay disponible un protocolo EDI XRECHNUNG de tipo Directorio. Debes enviar a la administración federal los ficheros XML generados subiéndolos al portal.

    • Introduce la dirección de cada uno de los volúmenes que se utilizan para generar los ficheros: volumen en el que se generan los ficheros XML por enviar, volumen de archivos adjuntos, volumen de pruebas, volumen de errores, etc.

  • También puedes utilizar un protocolo EDI de tipo E-mail para enviar por e-mail los ficheros generados a la administración federal.

    • Los ficheros se generan en un solo volumen.

    • Introduce el valor de cada uno de los parámetros que se utilizan para el envío por e-mail, como el e-mail de los destinatarios.
      Para más información, consulta la explicación sobre los protocolos de tipo E-mail.

Mapeo de mensajes (EDIMSG)

Hay disponible un mapeo XRECHNUNG predefinido que asocia la categoría a la representación DEXRECHNUNG. Esta representación es la que contiene las propiedades que se van a mapear en el fichero de parametrización XML utilizado.

Para personalizar el fichero XML, añade las nuevas propiedades a esta representación.

Subir fichero XSD (EDIXSDUPL)

Sube todos los ficheros de los esquemas XSD para poder validar la estructura y la definición de los ficheros en formato XML.

Ficheros XML (EDIXMLFIL)

  • Define el formato de los ficheros XML utilizados a partir de la estructura XSD. Indica:

    • el mapeo de mensaje utilizado: XRECHNUNG

    • la norma del fichero: Formato XML

    • los esquemas XSD que se van a utilizar

  • Registra para generar un identificador único y guardar esta parametrización en MongoDB.

  • Haz clic en la acción Generar para generar la lista de identificadores XML y asignarlos a cada propiedad que quieras mostrar en el fichero XML.

    Recordatorio: Para personalizar el fichero XML que se entrega por defecto con nuevos datos en la tabla de campos, añade las propiedades correspondientes a la representación.

  • Define el formato del nombre del fichero seleccionando el tipo de información que lo compone. Los tipos por defecto son los siguientes:

    • Clave principal. El número de la factura generada.

    • Fecha (de generación). Introduce el valor correspondiente al formato de fecha (el valor 1 corresponde al formato AAAAMMDD, por ejemplo).

    • Extensión: XML

Transcodificación importación/exportación (GESAOR)

Para alimentar algunas propiedades, puede que tengas que recurrir a tablas de transcodificación para establecer la correspondencia entre un código local y un código externo.

Utiliza esta función para realizar esta transcodificación.

Flujo (EDIFLO)

Define el flujo con los distintos parámetros necesarios para generar el fichero XML y, eventualmente, los documentos adjuntos en formato PDF.

Indica:

  • el partner: XRECHNUNG

  • la categoría: XRECHNUNG

  • el protocolo de tipo E-mail (para enviar directamente por e-mail a la administración federal los ficheros XML generados)

  • el mapeo de mensajes. Indica también si los ficheros deben firmarse.

Para XRECHNUNG, el indicador Validación XML no debe estar marcado.

Partners EDI por sociedad (EDICPYPAR)

Asocia el partner XRECHNUNG a la sociedad emisora de ficheros EDI.

Marca el indicador Firma para definir la lista de usuarios autorizados para firmar los ficheros generados asignándoles un nombre de certificado.

Registra los nombres de los certificados definidos en la función Certificados Syracuse.

Partners EDI por planta (EDIFCYPAR)

Asocia el partner XRECHNUNG a las plantas emisoras de ficheros EDI.

Partners EDI por tercero (EDIBPRPAR)

Asocia el partner XRECHNUNG al tercero (administración federal) y al código de dirección destinatarios de los ficheros EDI.

Flujos EDI por tercero/sociedad (EDIBPRCPY)

Define los flujos permitidos entre la sociedad y el cliente.

Utiliza el campo Código EDI para introducir el código LEITWEG - ID, que identifica al destinatario de la factura. Este código debe aparecer en el fichero XML generado. Lo proporciona la administración en el pedido.

Envío de facturas de venta validadas en formato XML

Puedes generar el envío de facturas de venta validadas:

  • desde la función Facturas (GESSIH). Haz clic en la acción EDI/Envío. Selecciona el partner EDI "XRECHNUNG" en la ventana y haz clic en Ejecución. Una vez realizado el envío, aparece un mensaje con acceso a un fichero de traza que indica si el envío se ha realizado correctamente. También muestra, entre otros, el nombre de los ficheros generados.
  • desde la función EDI Generación de envíos EDI (EDIRUNISS).
    • Selecciona:
      • el partner: XRECHNUNG
      • la categoría: XRECHNUNG
      • el flujo
    • Haz clic en la acción Ejecución.

Si no quieres enviar por e-mail el fichero generado, sino simplemente consultarlo, puedes marcar el indicador Test en ambos casos.

Consulta las medidas prácticas sobre el envío de ficheros que se describen más adelante.

Sas EDI (EDISTO)

Utiliza esta función para mostrar la lista de envíos generados, con el estado y los parámetros principales de cada uno de ellos.

Haz clic en Visualizar desde el icono Acciones de la línea de envío para consultar todos los parámetros utilizados, toda la información sobre las etapas de la ejecución y los posibles mensajes de error.

Medidas prácticas

En función del protocolo utilizado, puedes enviar los ficheros XML de dos formas diferentes:

  • Por e-mail (protocolo de tipo E-mail). El envío puede realizarse:

  • Subiéndolos a la plataforma de la administración federal tras recuperarlos en los volúmenes correspondientes (protocolo de tipo Directorio).

Parametrización previa necesaria para el envío directo por e-mail

Para poder enviar directamente por e-mail las facturas XML a la administración federal con un protocolo de tipo E-mail, debes haber definido una Autentificación con usuario y contraseña en el Servidor de notificación (Administración > Administración > Servidores).

Si no has definido ninguna autentificación, puedes enviar manualmente por e-mail las facturas XML a la administración federal.

Ejemplo de fichero XML generado

Puedes visualizar el contenido del fichero XML con un lector determinado, como Vorschau e-Rechnung:

Plataforma de recepción de las facturas dirigidas a la administración federal

Para conectarte, crea una cuenta de usuario (identificador y contraseña).

Una vez conectado, puedes seleccionar y subir la factura:

Una vez seleccionada la factura, puedes enviarla o solicitar la comprobación y validación de su estructura XML:

Una vez enviada la factura, puedes comprobar su estado:

La página que aparece muestra todas las facturas que has enviado por e-mail. Haz clic en Details para mostrar la información relativa a la extracción y validación de los datos enviados: