Codes type import bancaire

Vue d'ensemble du paramétrage d'import de relevé bancaire

Cette partie propose une vue d'ensemble des procédures de paramétrage requises pour effectuer des imports de relevés bancaires avancés, notamment le lettrage de relevés et d'échéances ou encore la génération de règlements. Vous pouvez également lettrer les relevés à des règlements existants, sans générer un nouveau règlement. Veuillez noter que vous ne pouvez pas lettre une transaction spécifique à la fois à une échéance et à un règlement. Voir Vue d'ensemble de l'import de relevé bancaire.

Ce document inclut des paramétrages techniques, à effectuer avec précaution. En cas de doute, contactez votre administrateur ou partenaire Sage X3.

Consultez l'aide en ligne de chaque fonction pour des informations détaillées sur la saisie de données et pour accéder à l'aide complète de la fonction.

BSI - Code activité d'import de relevé bancaire
Vous devez activer ce code activité pour pouvoir utiliser le traitement d'import des relevés bancaires.

Comprendre les formats bancaires magnétiques
Pour paramétrer correctement l'import de relevés bancaires, vous devez connaître au minimum les fondamentaux de la structure et du contenu des fichiers de relevés bancaires magnétiques. Cela comprend les types de fichiers MT940, CAMT.053, BAI2, CFONB et CSV AR Lockbox.

Remarque : La plupart des banques fournissent des messages CAMT dans des fichiers ZIP. Vous devez décompresser les fichiers avant de les importer dans Sage X3.

Transactions de saisie de règlement des imports de relevés bancaires
Il est fortement recommandé d'utiliser des transactions de saisie de règlement spécifiques pour l'import de relevé bancaire (BSI) pour que les paramétrages puissent être effectués indépendamment des autres transactions de saisie. Une transaction BSI spécifique est disponible dans le paramétrage par défaut. Vous pouvez la copier et l'adapter. Des transactions BAI2 et CFONB dédiées sont également disponibles.

Définition segment import bancaire
La définition de segment décrit la structure détaillée des informations contenues dans un segment. Cela inclut les segments des parties logiques comme l'entête, le pied, la ligne de données (etc.) au format d'import bancaire. A partir de ces informations, l'import extrait et interprète les données contenues dans le fichier. La séquence des segments est contrôlée par la définition du format d'import.

Remarque : Si vous importez des fichiers BAI2, vous devez définir des Codes types d'import bancaire (BSIIMPTC). Une étape supplémentaire est dédiée à ce format.

Format import bancaire
La définition de format décrit la structure générale du format et la séquence ou apparition des segments. Elle contrôle également la création de nouvelles saisies pour des relevés ou des transactions durant l'import.

Au moins un format d'import bancaire doit être défini ; il peut être utilisé pour plusieurs comptes bancaires. Vous pouvez utiliser plusieurs formats (notamment pour des comptes bancaires de différentes banques utilisant des variantes MT940 ou CAMT.053 différentes).

Définitions du Numéro de tiers et du Numéro de facture
Le numéro de tiers et le numéro de facture sont les critères principaux pour le lettrage automatique. Ils sont généralement fournis dans le fichier de relevé bancaire de façon non structurée au niveau du motif de règlement ou d'un texte informatif.

Pour une recherche pertinente, ajoutez des informations sur la structure de ces numéros pour que la recherche reconnaisse le numéro de tiers ou de facture indiqué dans le texte du motif de règlement.

Paramétrage import bancaire
Ces paramétrages contrôlent différents aspects des traitements d'import et de lettrage. Les paramétrages s'effectuent au minimum au niveau de la société. Vous pouvez cependant utiliser différents paramétrages par société pour différents comptes bancaires et/ou formats de fichier. Pour les formats de fichier CFONB, aucune banque spécifique n'est renseignée.

Ces paramétrages s'appliquent dans un contexte d'import : si vous importez un fichier de relevé bancaire, vous devez sélectionner un ensemble de paramétrages pour votre import. Ces paramétrages sont utilisés pendant l'import et le traitement de lettrage ultérieur. Par exemple, vous pouvez importer et lettrer des transactions via le workflow d'import de relevé bancaire avancé, ou importer les fichiers, puis les rapprocher dans la fonction Rapprochement bancaire (RAPBAN).

Si vous souhaitez inclure des règlements existants dans l'import et le lettrage, vous devez sélectionner au moins une option dans le bloc Règlements de la section Critères de recherche.

Remarque : Pour les formats de fichier CFONB, vous ne pouvez pas effectuer de rapprochement dans la fonction Rapprochement bancaire.

Termes de recherche exclus
Vous pouvez définir des termes communs à exclure de la recherche de nom de tiers. Les termes de recherches communs peuvent inclure des abréviations juridiques contenues dans les raisons sociales des tiers comme : Ltd, S.A., Inc., GmbH AG. Les formules de politesse comme Madame, Monsieur, Mademoiselle, ou "Herr" et "Frau" en allemand par exemple, peuvent également être exclus des raisons sociales des tiers.

Exclure ces termes communs que l'on retrouve dans un grand nombre de fiches tiers vous permet d'augmenter la pertinence de la recherche car cela réduit le nombre de comptes tiers sur lesquels rechercher des échéances.

Liste termes recherche
Les termes de recherche peuvent être utilisés si des identifiants fixes (comme le nom du tiers ou un texte de la transaction) sont nécessaires pour lettrer la transaction à un compte général ou compte tiers spécifique.

Comprendre le format de fichier BAI2

Le fichier BAI2 est un format de relevé bancaire standard développé par le Bank Administration Institue (BAI), utilisé pour la gestion électronique de trésorerie. Ce format est principalement utilisé au Royaume-Uni et aux Etats-Unis.

Un fichier BAI2 contient des types d'enregistrements multiples organisés selon une structure spécifique. Chaque fichier commence par un enregistrement de début (type 01 File header) et se termine par un enregistrement de fin (type 99 File trailer), mais peut contenir différents groupes. Chaque groupe est délimité par un enregistrement de début (type 02 Group header) et un enregistrement de fin (type 98 Group trailer). Entre le début et la fin du groupe, on trouve plusieurs comptes (type 03 Account Identifier à type 49 Account trailer) qui contiennent les détails des transactions (type 16 Transaction detail), et un ou plusieurs enregistrement(s) complémentaire(s) (type 88 Continuation record).

L'échantillon annoté ci-dessous est un exemple de structure de fichier BAI2 contenant un groupe et deux comptes.

Les deux premiers chiffres de chaque ligne, suivis par une virgule, identifient un numéro d'enregistrement.

Sur les lignes des détails de transaction (surlignées en violet), le code type suit le numéro d'enregistrement 16, séparé par une virgule. Dans cet exemple, la première ligne de détail de transaction est associée au code type 195, et la seconde au code type 495.