Génération facture électronique fournisseur

Vous pouvez générer des factures électroniques après avoir mappé les factures en réception. Seuls les enregistrements mappés qui correspondent à vos filtres sont traités. Vous pouvez également utiliser cet écran pour afficher ou mettre à jour des enregistrements qui sont partiellement mappés ou qui affichent une erreur.

Générer des factures

  1. Sélectionnez une combinaison de filtres pour définir les enregistrements que vous souhaitez générer ou afficher.
  2. Seules la législation et la borne de dates de facture sont nécessaires.
Pour réutiliser facilement la même combinaison de cases à cocher, sélectionnez Mémo avant de générer des factures. Cette action enregistre vos paramètres. Pour réutiliser ces paramètres, sélectionnez Rappel et renseignez le nom unique de votre mémo. Vous pouvez personnaliser votre sélection lorsque vous rappelez un code mémo.
  1. Après avoir sélectionné les filtres, vous devez renseigner la date comptable appliquée aux factures générées. La date actuelle est renseignée par défaut.

  2. Sélectionnez Génération factures, puis OK pour générer des factures en fonction de vos critères de sélection.

    Par ailleurs, si vous souhaitez simplement examiner les factures qui ont été mappées et leurs statuts, vous pouvez laisser la case Génération facture décochée et sélectionner OK.

Gérer les résultats

Lorsque le processus est terminé, un nouvel écran s'ouvre et affiche la liste des factures traitées au moins une fois au cours du processus de mapping.

Le tableau Détails sur cette page affiche la liste des factures traitées au moins une fois au cours du processus de mapping. Si vous n'avez pas coché la case Tous les statuts de mapping, la liste affiche uniquement le statut sélectionné.

Dans le tableau, les factures sont organisées par société, site, puis fournisseur. Dans la première colonne, vous pouvez développer ou réduire ces catégories selon vos besoins.

Vous pouvez uniquement sélectionner une facture à créer si toutes les valeurs requises sont présentes. Dans le cas contraire, vous devez corriger les valeurs manquantes. Les valeurs peuvent être saisies manuellement et le statut de mapping peut devenir Mappée.

Vous pouvez procéder ligne par ligne en utilisant les actions décrites ci-dessous. Après avoir corrigé les erreurs ou les incohérences, vous pouvez sélectionner des lignes spécifiques ou sélectionner Tout inclure pour Créer des factures électroniques ou Tout mapper.

Actions de lignes

En cas d'erreur de mapping, le numéro du document source est orange et l'option permettant d'accéder au numéro de facture électronique n'est pas disponible. Les actions en ligne fournissent des informations supplémentaires pour le document sur la ligne.

Vue popup

Cet écran affiche tous les détails de lignes et inclut certaines colonnes qui ne sont pas affichées dans le tableau, tels que les messages et les commentaires associés.

Pièce jointe

Vous pouvez afficher et télécharger des pièces jointes telles que des documents ou des images et ajouter des commentaires. Ces informations s'affichent uniquement sur cet écran.

Messages

Cet écran affiche des messages (d’erreurs ou d’avertissements,) consécutifs au mapping et/ou à la génération de la facture électronique. Vous pouvez renseigner des commentaires relatifs à ces messages. Ces informations ne s'affichent pas dans le tableau. En savoir plus sur les erreurs et les messages.

Vue détaillée

Cet écran affiche des valeurs de champ allant au-delà de ce qui est visible dans le tableau Détails. Des informations supplémentaires telles que le mapping et les statuts de facture sont également affichées.

Le statut du cycle de vie est également affiché afin que vous puissiez suivre le statut de soumission.

Refus

Vous pouvez refuser une facture après qu'elle a été mappée et générée.

Sur l'écran qui apparait, vous pouvez sélectionner un code d'Action de refus, un code de Motif refus et un commentaire. Ensuite, vous devez enregistrer.

Après l'enregistrement du refus, le Statut cycle de vie est mis à jour et le Statut soumission est En attente.

Sélectionnez Soumettre pour synchroniser avec Sage Network. Le statut passe à Traité.

Sélectionnez Détail synchro pour ouvrir un écran contenant des détails tels que l'ID synchro.

Extraction

Sélectionnez cette option pour accéder à la fonction Affichage factures en réception.

Statut document

Cet écran affiche des informations sur le statut du document avec Sage Network. Pour afficher le statut, vous devez vous assurer que la liste est à jour en exécutant la Récupération tâches synchronisation et le Cycle de vie Network à partir de la fonction Factures tiers fournisseurs.

Erreurs et messages

Doublons

Il est possible de recevoir une facture en réception avec le même numéro de document fournisseur qu'une facture qui existe déjà dans Sage X3. Dans ce cas, vous ne pouvez pas générer la facture électronique pour cet enregistrement et un message d'erreur s'affiche sur l'écran Messages.

Avertissements de clôture de période

Une facture en attente peut avoir un statut différent après le mapping et le processus de génération. Lorsque vous tentez de solder la ou les périodes de la comptabilité générale principale qui contient cette facture, vous recevez un message d'avertissement dans le fichier de trace.

Supprimer une facture

Si le paramètre PIVSUP - Supprimer factures (chapitre TC, groupe INV) a la valeur Oui, la suppression d'une facture génère un avertissement indiquant que cette facture a été générée dans cette fonction.

Société non mappée

Si vous n'avez pas pu mapper une société, l'enregistrement s'affiche dans le tableau Détails mais les lignes société et site sont vides dans la première colonne.

Gestion de l'écran

Écran de saisie

Dans ce bloc, utilisez ces filtres pour sélectionner les documents à mettre à jour et/ou pour générer des factures électroniques.

Toutes sociétés (ALLCPY)
Sélectionnez cette case à cocher pour appliquer le filtre à toutes les sociétés.
Société (CPY)
Renseignez ou sélectionnez un code société pour appliquer le filtre uniquement à cette société.
Législation (LEG)
Si vous avez coché Toutes sociétés, la législation est nécessaire. Vous pouvez uniquement générer des factures pour une seule législation à la fois.
Tous sites (ALLFCY)
Cochez cette case pour appliquer le filtre à tous les sites de la ou des sociétés.
Site (FCY)
Renseignez ou sélectionnez un site si la case Tous sites n'est pas cochée.
Tous fournisseurs (ALLBPR)
Cochez cette case pour appliquer le filtre à tous les fournisseurs.
Fournisseur (BPR)
Renseignez ou sélectionnez un fournisseur si la case Tous fournisseurs n'est pas cochée.
Date de facture début / Date de facture fin (INIDAT/ENDDAT)
Renseignez une borne de dates pour limiter la recherche de factures à cette période.
Toutes devises (ALLCUR)
Cochez cette case pour inclure toutes les devises.
Devise (CUR)
Renseignez ou sélectionnez une devise si la case Toutes devises n'est pas cochée.
Tous les statuts de mapping (ALLSTA)
Cochez cette case pour inclure les factures mappées, partiellement mappées, générées ou présentant une erreur.
Statut de mapping (STA)

Sélectionnez un unique statut pour limiter la recherche de factures à ce statut :

  • Mapping incomplet

  • Mappée

  • Générée

  • Erreur

Tous modules (ALLTYP)
Cochez cette case pour inclure les factures d’achats et tiers fournisseur et les factures créées manuellement.
Module (TYP)

Limitez les factures à un module si la case Tous modules n'est pas cochée.

  • Facture d'achat

  • Facture tiers

  • Manuel

Inter-sociétés (BETCPY)
Sélectionnez cette case à cocher pour inclure les factures inter-sociétés.
Tous types factures (ALLPIVTYP)
Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les types de factures fournisseurs.
Type facture (PIVTYP)
Sélectionnez un type facture fournisseur si la case Tous types facture n'est pas cochée.
Factures refusées (LCREFSTA)
Cochez cette case pour inclure toutes les factures refusées.
Uniquement (ONLYREF)
Sélectionnez cette option pour inclure uniquement des filtres spécifiques comme les factures refusées et/ou un statut de soumission sélectionné.
Tous les statuts de soumission (ALLINTSTA)
Cochez cette case pour inclure tous les statuts de soumission.
Statut soumission (LCINTSTA)

Si la case Tous les statuts de soumission n'est pas cochée, vous pouvez sélectionner un statut unique :

  • Aucun
  • En attente
  • Traité
  • Erreur
  • Timeout

Dans ce bloc, vous générez les factures électroniques.

Génération facture (INVGEN)
Cochez cette case pour générer les factures électroniques pour les factures mappées correspondant à vos filtres.
Date comptable (ACCDAT)
Renseignez la date comptable à appliquer à toutes les factures électroniques pour cette génération.

Tableau des détails

Certains champs s'affichent uniquement lorsque vous sélectionnez une ligne et que vous sélectionnez Vue popup depuis l'icône Actions.
Document origine (BPRVCR)
Numéro du document d’origine.
Société (CPY)
En affichage uniquement. Ce champ ne peut pas être modifié.
Site (FCY)
Code du site pour la transaction.
Fournisseur (BPSNUM)
Code fournisseur.
Module (INVORIMOD)
Module d'origine.
Commande achat (CUSORDREF)
Numéro de la commande d'achat pour la facture sur la ligne.
Type facture (PIVTYP)
Type de la facture fournisseur.
Statut de mapping (STA)
Statut de mapping du document. En cas d'erreurs, vous pouvez renseignez manuellement d’autres valeurs.
Date origine (BPRDAT)
En affichage uniquement. Ce champ ne peut pas être modifié.
Devise (CUR)
En affichage uniquement. Ce champ ne peut pas être modifié.
Montant TTC (AMTATI)
En affichage uniquement. Ce champ ne peut pas être modifié.
Montant HT (AMTNOT)
En affichage uniquement. Ce champ ne peut pas être modifié.
Montant TVA (TOTTAXAMT)
En affichage uniquement. Ce champ ne peut pas être modifié.
Date génération (GENDAT)
Il s'agit de la date que vous avez sélectionnée dans l'écran de Saisie. Elle ne peut être modifiée.
Numéro facture (VCRNUM)
En affichage uniquement. Ce champ ne peut pas être modifié.
Statut facture (VCRSTA)
Statut de la facture.
Inter-sociétés (BETCPY)
 
Date import (IMPDAT)
En affichage uniquement. Ce champ ne peut pas être modifié.
Date modification (UPPDAT)
En affichage uniquement. Ce champ ne peut pas être modifié.
Erreur de génération (ERRMSG)
Dans l'écran Messages, ce champ fournit des précisions sur le type d'erreur.
Avertissement mapping (MAPWRN)
Dans l'écran Messages, ce champ fournit des précisions sur le type d'avertissement.
Commentaire d'avertissement (WRNCOM)
 
Erreur mapping (MAPPERR)
Dans l'écran Messages, ce champ fournit des précisions sur le type d'erreur.

Boutons spécifiques

Mémo Sélectionnez cette action pour enregistrer les paramètres actuels et les réutiliser ultérieurement à l'aide d'un code mémo unique. Le code mémo est lié à votre profil utilisateur, non pas à la fonction ou à l'écran.
Rappel Renseignez ou sélectionnez le code mémo unique que vous avez créé pour appliquer les paramètres enregistrés sous ce code.
Effacement mémo Cette action qui supprime un code mémo enregistré est irréversible.