Mapping facture électronique fournisseur

Utilisez cette fonction pour mapper les données des factures fournisseurs en réception avec vos données courantes. Vous pouvez choisir des factures électroniques selon différents critères et préciser quelles règles de mapping s’appliquent. Les factures sont récupérées depuis les modules Achats et Tiers fournisseurs par le biais de Sage Network.

Ce processus n'est pas encore disponible, mais vous pouvez le simuler. Pour en savoir plus, consultez le guide Présentation du cadre de facturation électronique. Vous y trouverez des explications claires et des informations utiles sur ce sujet et d'autres points importants.

Une fois le processus terminé, un fichier journal vous fournit les résultats (réussites, erreurs, avertissements). Vous pouvez lancer le traitement manuellement ou configurer un abonnement.

Dans la fonction Génération facture électronique fournisseur, vous pouvez afficher ou mettre à jour des enregistrements qui sont partiellement mappés ou qui affichent une erreur.

Vous devez mapper les données de facturation du fichier XML avec les données de Sage X3 pour pouvoir générer des factures et des avoirs. Sont concernés le site, les données, le fournisseur, le type de transaction, la devise, le montant total et l'origine (module achats ou tiers fournisseurs). À titre d'exemple, le processus de mapping détermine le code tiers à partir du nom du fournisseur ou du numéro de taxe dans le fichier XML.

Une fois que les données en réception sont mappées, vous pouvez générer la facture d'achat ou fournisseur dans Sage X3 en utilisant la fonction Génération facture électronique fournisseur (EINVINBGEN). Vous pouvez aussi gérer dans cette fonction les fichiers partiellement mappés et les erreurs.

Informations de mapping

Règles

Les règles de mapping s’appuient sur les informations listées ci-dessous. Elles sont nécessaires à la création de la facture électronique.

Pour gérer les doublons lors du processus de mapping, consultez l’aide du champ Règles de mapping.

Propriété Détermination

Société

Code Sage X3 à partir du nom de la société, son numéro de TVA, et son numéro d’identification de TVA intracommunautaire dans le fichier XML.
Des paramètres sont disponibles pour gérer les enregistrements en double.

Site

Code Sage X3 à partir du nom du site, du numéro de TVA, ou du numéro d’identification de TVA intracommunautaire dans le fichier XML.
Des paramètres sont disponibles pour gérer les enregistrements en double.

Fournisseur

À partir du nom du fournisseur, son numéro de TVA, ou son numéro d’identification de TVA intracommunautaire dans le fichier XML.
Des paramètres sont disponibles pour gérer les enregistrements en double.

Module

À partir de paramètres associés au fournisseur.

Date

Date de création de l'enregistrement dans la table temporaire.

Devise

Récupérée à partir du code ISO dans le fichier XML.

Type des factures

À partir du type de facture du fournisseur.

Date de la facture tiers

Directement analysée à partir du fichier XML.

Numéro de la facture tiers

Directement analysé à partir du fichier XML.

Numéro de commande

Directement analysé à partir de l'en-tête du fichier XML.

Montant HT

Directement analysé à partir du fichier XML.

Montant taxe

Directement analysé à partir du fichier XML.

Montant TTC

Directement analysé à partir du fichier XML.

Compteur

Les données du fichier XML sont associées aux champs dans Sage X3 en conséquence.

  1. Commande achat (CUSORDREF)

  2. Société (CPY)

  3. Site (FCY)

  4. Code fournisseur (BPSNUM) et Module de facturation (Facture achat / Facture fournisseur / Manuel) (INVORIMOD)

  5. Devise (CUR)

  6. Type facture (PIVTYP) et Catégorie facture (INVTYP)

  7. Champs Détail mise à jour (table EINVWKD / Ligne de document)

  8. Statut : Mappé ou Mapping incomplet (STA)

Gestion de l'écran

Écran de saisie

Utilisez ces champs pour choisir les factures à importer depuis Sage Network et appliquer les règles de mapping nécessaires.

Dans ce bloc, indiquez les factures à mapper.

Législation (champ LEG)
Renseignez ou sélectionnez une législation pour le mapping.
Date d’import début (champ IMPDATSTR)
Renseignez ou sélectionnez une date de début pour inclure les données importées depuis Sage Network à partir de cette date.
au (champ IMPDATEND)
Renseignez ou sélectionnez une date de fin pour inclure les données importées depuis Sage Network jusqu'à cette date (date comprise).
Date de facture début (champ BPRDATSTR)
Renseignez ou sélectionnez une date de début pour afficher les factures à partir de cette date.
au (champ BPRDATEND)
Renseignez ou sélectionnez une date de fin pour afficher les factures jusqu'à cette date (date comprise).
Tous statuts (champ ALLSTA)
Cochez cette case pour inclure les factures à mapper ou dont le mapping est incomplet.
Statut (champ STA)

Si la case Tous statuts n'est pas cochée, vous pouvez choisir une des options suivantes :

  • A mapper : les documents en réception qui n'ont encore jamais été mappés,
  • Mapping incomplet : les documents en réception qui ont été mappés au moins une fois, mais pour lesquels le mapping n’a pas pu être entièrement finalisé.

Dans ce bloc, définissez les règles de mapping à appliquer aux factures identifiées selon vos critères.

Sociétés en double (champ CPYDUPMRK)

Si vous cochez cette case, tous les enregistrements seront traités, même ceux en double. Si plusieurs fichiers sources XML sont disponibles pour être mappés avec une valeur Sage X3, le mapping partiel de la société est envisagé.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, les enregistrements sont traités jusqu'à détection du premier enregistrement correspond. Si plusieurs fichiers sources XML sont disponibles pour être mappés avec une valeur Sage X3, le mapping partiel de la société est envisagé.
Correspondance partielle société (champ CPYPARMTC)

Cette option vous permet de définir le mode de gestion des enregistrements en double.

Non : le mapping partiel n’est pas autorisé. Toutes les valeurs XML des fichiers sources doivent correspondre exactement à celles de Sage X3.

Oui : un mapping partiel est accepté. Les valeurs dans Sage X3 sont mises à jour automatiquement, sans avertissement.

Avertissement : un mapping partiel est accepté. Les valeurs dans Sage X3 sont mises à jour et un avertissement est ajouté.
Sites en double (champ FCYDUPMRK)

Si vous cochez cette case, tous les enregistrements seront traités, même ceux en double.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, les enregistrements sont traités jusqu'à détection du premier enregistrement correspond.
Fournisseurs en double (champ BPSDUPMRK)

Si vous cochez cette case, tous les enregistrements seront traités, même ceux en double. Si plusieurs fichiers sources XML sont disponibles pour être mappés avec une valeur Sage X3, le mapping partiel du fournisseur est envisagé.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, les enregistrements sont traités jusqu'à détection du premier enregistrement correspond. Si plusieurs fichiers sources XML sont disponibles pour être mappés avec une valeur Sage X3, le mapping partiel du fournisseur est envisagé.
Correspondance partielle fournisseur (champ BPSPARMTC)

Cette option vous permet de définir le mode de gestion des enregistrements en double.

Non : le mapping partiel n’est pas autorisé. Toutes les valeurs XML des fichiers sources doivent correspondre exactement à celles de Sage X3.

Oui : un mapping partiel est accepté. Les valeurs dans Sage X3 sont mises à jour automatiquement, sans avertissement.

Avertissement : un mapping partiel est accepté. Les valeurs dans Sage X3 sont mises à jour et un avertissement est ajouté.

Fichier trace

Le fichier trace s'affiche lorsque le traitement est terminé. Pour chaque enregistrement traité, le fichier indique les éléments suivants :

  • les valeurs introuvables, par exemple, aucune société ou aucun fournisseur trouvés,
  • le statut, par exemple, mappé, mapping incomplet ou erreur de mapping, avec le motif,
  • les valeurs en double, par exemple les fournisseurs en double, avec leurs codes,
  • les valeurs incohérentes.

Boutons spécifiques

Mémo Sélectionnez cette action pour enregistrer les paramètres actuels et les réutiliser ultérieurement à l'aide d'un code mémo unique. Le code mémo est lié à votre profil utilisateur, non pas à la fonction ou à l'écran.
Rappel Renseignez ou sélectionnez le code mémo unique que vous avez créé pour appliquer les paramètres enregistrés sous ce code.
Effacement mémo Cette action supprime un code mémo enregistré et est irréversible.