Campagnes marketing

Etape 1/8 : Message de bienvenue

Etape 2/8 : Saisie des caractéristiques du mailing

Cette étape ouvre une nouvelle fenêtre destinée à saisir les différentes informations nécessaires à la description de l'opération de publipostage.

L'assistant qualifie automatiquement les champs Site et Devise.

Lors de la validation des informations saisies, l'assistant veille à la présence d'un code devise et d'une dénomination.

Si ces conditions sont respectées, le bouton est activé.

Généralités sur les sélections :

Les assistants marketing permettent de définir deux types de sélection :

• Les sélections Tiers
• Les sélections Interlocuteurs

Une sélection Tiers permet d'obtenir un échantillon de Tiers. Les critères de sélection utilisés sont soit des champs composant le fichier Tiers, soit des champs composant le fichier Prospects/Clients.

Une sélection Interlocuteur fonctionne de deux façons différentes.

Si une sélection Interlocuteurs accompagne une sélection Tiers, l'échantillon d'Interlocuteurs obtenu contient tous les interlocuteurs qui correspondent aux critères de sélection et qui ont au moins une relation avec un des enregistrements de l'échantillon Tiers.

Si une sélection Interlocuteurs est réalisée de façon indépendante, l'échantillon contient tous les interlocuteurs qui correspondent aux critères de sélection saisis.

Dans tous les cas, les critères de sélection utilisés sont des champs composant le fichier Interlocuteurs.

L'assistant publipostage offre trois possibilités de sélection différentes :

• Saisie d'une sélection Tiers accompagnée d'une sélection Interlocuteurs
• Saisie d'une sélection Tiers uniquement
• Saisie d'une sélection Interlocuteur uniquement

Ces possibilités élaborent des échantillons de natures différentes. Certains échantillons comportent des tiers, d'autres des interlocuteurs.

L'échantillon obtenu au terme de la méthode 1 contient des interlocuteurs.
L'échantillon obtenu au terme de la méthode 2 contient des tiers.
L'échantillon obtenu au terme de la méthode 3 contient des interlocuteurs.

Etape 3/8 : Saisie de la sélection des enregistrements maîtres

Cette étape ouvre une nouvelle fenêtre permettant de saisir les critères relatifs à l'obtention d'un échantillon de tiers.

La partie haute de la fenêtre comporte un champ Fichier de saisie de critères. Ce champ permet de déterminer le fichier contenant les champs qui vont être utilisés comme critères de sélection.

  Il n'est pas possible de combiner des critères provenant à la fois du fichier tiers et des critères provenant du fichier prospects/clients. Pour réaliser cela, il faut tout d'abord décrire deux sélections et réaliser ensuite soit une union soit une intersection.

Cette fenêtre permet de réaliser différents choix :

• Saisir des critères de sélection pour obtenir un échantillon de tiers partageant certaines caractéristiques
• Récupérer un ancien filtre de sélection
• Ne réaliser aucune sélection tiers
• Sélectionner tous les tiers ou tous les prospects/clients

Un bouton est disponible pour chacun de ces choix :

 Ce bouton permet d'accéder à une fenêtre de saisie de critères.

Cette fenêtre permet de saisir jusqu'à cinq critères pour un fichier.

Un critère complet se compose du nom du fichier, du nom de champ, de l'opérateur et de la condition. Par exemple, si un utilisateur souhaite sélectionner toutes les banques et tous les industriels de la base, il peut saisir les critères suivants :

Chacun des cinq critères possibles peut-être associé par un ET ou un OU.

Lorsqu'un champ est associé à un objet, à un menu local ou bien à une table diverse, la condition doit correspondre au code stocké dans le champ et non pas à sa signification.

Néanmoins, il est souvent quasiment impossible de se souvenir du code correspondant à un certain libellé de menu local par exemple.

Le champ Condition apporte une solution à ce problème. Un menu contextuel ''Sélection'' affiche la liste de tous les libellés d'un menu local ou d'une table diverse associés au champ utilisé comme critère.

Dans le cas d'un objet, une liste des enregistrements est proposée.

Si l'utilisateur sélectionne l'un des libellés, le code (ou la clé) correspondant est automatiquement renseigné dans le champ condition.

 Ce bouton permet de récupérer un filtre de sélection complet déjà défini antérieurement.

  Cette fonction permet de récupérer la description d'un filtre de sélection et non pas le contenu de l'échantillon correspondant.

La nouvelle fenêtre affiche la liste de toutes les sélections Tiers décrites dans l'application. Si l'utilisateur sélectionne l'une d'entre elles dans cette liste, certaines informations intéressantes sont disponibles :

• La date à laquelle cette sélection a été définie
• Le fichier utilisé. Il peut s'agir soit du fichier Tiers, soit du fichier Prospects/Clients
• Le nombre d'enregistrements qui composent l'échantillon
• La description complète des critères de sélection

Le tableau en partie basse affiche le contenu de l'échantillon sélectionné. Cette liste peut-être utilisée à titre de vérification de la cohérence du contenu de l'échantillon.

Un clic sur le bouton applique le filtre sélectionné pour la sélection Tiers en cours de définition.

Le description complète du filtre est affichée dans le champ Critères.

L'utilisateur doit alors cliquer sur le bouton pour déclencher la constitution effective de l'échantillon demandé.

 Ce bouton doit être utilisé lorsque l'on ne souhaite pas effectuer de sélection Tiers. Aucun échantillon Tiers n'est généré dans ce cas.

Le bouton de l'assistant est activé afin de passer immédiatement à la saisie d'une sélection Interlocuteurs.

 Ce bouton permet en un simple clic de constituer un échantillon de Tiers.

Si le champ Fichier de saisie de critères contient la mention Tiers, l'échantillon généré contiendra la liste de tous les tiers définis dans l'application.

Si le champ Fichier de saisie de critères contient la mention Prospects/Clients, l'échantillon généré contiendra la liste de tous les prospects ou clients définis dans l'application.

 Ce bouton permet de quitter la fenêtre de définition d'une sélection Tiers en confirmant la validité des opérations effectuées.

Ce bouton n'est actif que si l'assistant détecte la présence d'un filtre de sélection correctement défini.

Un clic sur ce bouton ferme la fenêtre et active le bouton afin de procéder à une sélection Interlocuteurs, le cas échéant.

  La confirmation d'une saisie de critères alimente l'historique des sélections de type Tiers définies dans l'application (sous réserve que l'assistant soit totalement exécuté). Cette description de critères pourra alors être réutilisée pour une opération ultérieure.

Etape 4/8 : Saisie de la sélection des destinataires

Cette étape ouvre une nouvelle fenêtre permettant de définir les caractéristiques de la sélection Interlocuteurs.

Trois cas de figures sont possibles pour cette étape :

1/ Une sélection Tiers a été définie à l'étape précédente et l'utilisateur souhaite définir une sélection Interlocuteurs.

Comme pour la sélection Tiers, l'utilisateur dispose de trois méthodes différentes pour définir un filtre de sélection.

• Saisir un ou plusieurs critères de sélection : bouton
• Récupérer un filtre de sélection existant : bouton
• Sélectionner tous les interlocuteurs : bouton

Il est également possible de décider quelle est l'adresse à utiliser pour l'expédition du publipostage

L'utilisateur a le choix entre les trois options suivantes :

• Utiliser toujours l'adresse par défaut du Tiers ou des Tiers associées à un interlocuteur
• Utiliser toujours l'adresse de l'Interlocuteur
• Utiliser l'adresse Tiers uniquement si l'adresse Interlocuteur est vide

Ces différents choix sont exprimés au travers des champs d'affectation d'adresse :

Si l'utilisateur coche le champ D'après Tiers, le choix 1 sera exécuté. Dans ce cas, le champ Adresse Tiers sur adresse Interlocuteur vide est grisé puisqu'il n'a ici aucun sens.

Si l'utilisateur coche le champ D'après contactet ne coche pas le champ Adresse Tiers sur adresse Interlocuteur vide, le choix 2 est exécuté.

Si l'utilisateur coche les champs D'après contact et Adresse Tiers sur adresse Interlocuteur vide, le choix 3 est exécuté.

2 / Une sélection Tiers a été définie à l'étape précédente et l'utilisateur souhaite n'effectuer aucune sélection Interlocuteurs.

La fenêtre comporte un champ Titre générique. Si l'utilisateur saisi un texte du type "M. Le Directeur Commercial", le bouton est activé. Les champs d'affectation d'adresse sont désactivés.

Si l'utilisateur clique sur le bouton, aucune sélection Interlocuteurs n'est réalisée. Cela signifie que chaque Tiers destinataire du mailing comportera une adresse avec un nom d'interlocuteur banalisé "M. Le Directeur Commercial".

L'adresse retenue sera toujours l'adresse par défaut du Tiers.

Un clic sur le bouton clôture cette étape et active le bouton.

3 / Aucune sélection Tiers n'a été définie, l'utilisateur doit obligatoirement définir une sélection Interlocuteurs.

Dans ce cas de figure, tous les champs suivants sont inactifs :

Titre générique 

Ce champ est grisé et inaccessible puisque ce dernier permet de s'affranchir de la description d'une sélection Interlocuteurs. Le bouton ne sera jamais utilisable.

Champs d'affectation d'adresse 

Ces champs sont désactivés puisque aucun choix n'est possible ici. L'adresse utilisée dans l'échantillon sera toujours l'adresse de l'interlocuteur. En effet, en l'absence d'une sélection Tiers, il est impossible de déterminer une adresse Tiers plutôt qu'une autre. Le champ d'affectation d'adresse D'après contact est par conséquent toujours coché par défaut.

L'utilisateur peut effectuer l'un des trois choix suivants :

• Saisir un ou plusieurs critères de sélection. (Bouton « Saisie critères »)
• Récupérer un filtre de sélection existant. (Bouton « Récupérer »)
• Sélectionner tous les interlocuteurs. (Bouton « Tous »)

Fonctionnement des différents boutons :

 Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de saisie des critères pour le fichier des Interlocuteurs.

Cette fenêtre permet de saisir jusqu'à cinq critères pour ce fichier.

Un critère complet se compose du nom du fichier, du nom de champ, de l'opérateur et de la condition. Par exemple, si un utilisateur souhaite sélectionner tous les interlocuteurs qui parlent Français et qui sont nés avant le 1 janvier 1970, il peut saisir les critères suivants :

Chacun des cinq critères possibles peut être associé par un ET ou un OU.

Lorsqu'un champ est associé à un objet, à un menu local ou bien à une table diverse, la condition doit correspondre au code stocké dans le champ et non pas à sa signification.

Un menu contextuel ''Sélection'' affiche la liste de tous les libellés d'un menu local ou d'une table diverse associés au champ utilisé comme critère.

Dans le cas d'un objet, une liste des enregistrements est proposée.

Si l'utilisateur sélectionne l'un des libellés, le code (ou la clé) correspondant est automatiquement renseigné dans le champ Condition.

 Ce bouton permet de récupérer un filtre de sélection complet de type "Sélection Interlocuteur" déjà défini antérieurement.

  Cette fonction permet de récupérer la description d'un filtre de sélection et non pas le contenu de l'échantillon correspondant.

La nouvelle fenêtre affiche la liste de toutes les sélections Interlocuteurs décrites dans l'application. Si l'utilisateur sélectionne l'une d'entre elles dans cette liste, certaines informations intéressantes sont disponibles :

• La date à laquelle cette sélection a été définie.
• Le nombre d'enregistrements qui composent l'échantillon.
• La description complète des critères de sélection.

Le tableau en partie basse affiche le contenu de l'échantillon sélectionné. Cette liste peut être utilisée à titre de vérification de la cohérence du contenu de l'échantillon.

Un clic sur le bouton applique le filtre sélectionné pour la sélection Interlocuteurs en cours de définition.

La description complète du filtre est affichée dans le champ Critères.

L'utilisateur doit alors cliquer sur le bouton pour déclencher la constitution effective de l'échantillon demandé.

Le bouton  est utilisé lorsque l'on ne souhaite pas effectuer de sélection Interlocuteur. Une sélection Tiers doit obligatoirement avoir été définie au préalable. Un titre générique doit impérativement être saisi.

Le bouton  de l'assistant est activé afin de passer immédiatement à la consultation du contenu de l'échantillon obtenu.

Le bouton  permet en un simple clic de constituer un échantillon d'interlocuteurs.

Si une sélection Tiers a été définie à l'étape précédente, l'échantillon obtenu contiendra tous les interlocuteurs qui ont une relation avec au moins un des tiers sélectionnés.

Si aucune sélection Tiers n'a été définie, l'échantillon contiendra tous les interlocuteurs de la base.

Le bouton  permet de quitter la fenêtre de définition d'une sélection Interlocuteurs dans le cas ou une sélection Interlocuteurs a été définie. Celui-ci entraîne la vérification de la validité des opérations effectuées.

Ce bouton n'est actif que si l'assistant détecte la présence d'un filtre de sélection correctement défini.

Un clic sur ce bouton ferme la fenêtre et active le bouton  afin d'accéder à la consultation du résultat des sélections.

 La confirmation d'une saisie de critères alimente l'historique des sélections de type Interlocuteurs définies dans l'application (sous réserve que l'assistant soit totalement exécuté). Cette description de critères pourra alors être réutilisée pour une opération ultérieure.

Etape 5/8 : Résultat des sélections

Cette étape permet de vérifier le contenu des sélections effectuées. Le nombre total de destinataires peut enfin être connu.

Cet écran comporte trois champs très intéressants :

Nombre d'interlocuteurs sans adresse postale : Ce champ indique le nombre de destinataires qui ne disposent pas d'une adresse postale correctement qualifiée (code postal manquant par exemple). Un menu contextuel ''Retirer de la liste'' permet de supprimer en une seule manipulation tous ces destinataires.

Nombre d'interlocuteurs sans E-Mail : Ce champ indique le nombre de destinataires qui ne disposent pas d'une adresse E-Mail. Un menu contextuel dénommé ''Retirer de la liste'' permet de supprimer en une seule manipulation tous ces destinataires.

Nombre d'interlocuteurs sans numéro de fax : Ce champ indique le nombre de destinataires qui ne disposent pas d'un numéro de télécopie. Un menu contextuel ''Retirer de la liste'' permet de supprimer en une seule manipulation tous ces destinataires.

Un menu contextuel ''Vider la sélection'' est disponible sur chaque ligne du tableau des résultats. Il permet en une seule manipulation de supprimer la totalité de tous les destinataires d'un publipostage. On obtient ainsi un nouvel échantillon totalement vide.

Cette fonctionnalité représente une méthode très pratique pour récupérer le contenu d'un ancien échantillon Tiers ou Interlocuteurs. Une fois un échantillon totalement vidé, il suffit de réaliser une union avec une sélection précédente pour obtenir un nouvel échantillon à l'identique (cas des mailings où l'on souhaite relancer les destinataires d'un mailing précédent).

Les boutons de bas d'écran permettent également d'agir sur le contenu de l'échantillon obtenu :

 Ce bouton permet d'ajouter un tiers ou un interlocuteur à l'échantillon présenté. Les caractéristiques du tiers ou de l'interlocuteur peuvent ne pas correspondre aux filtres de sélection utilisés pour constituer l'échantillon.

Si l'échantillon obtenu est de type Tiers, un clic sur ce bouton affiche la fenêtre de recherche d'un Tiers.

Si l'échantillon obtenu est de type Interlocuteur, un clic sur ce bouton affiche la fenêtre de recherche d'un Interlocuteur.

 Un clic sur ce bouton supprime de l'échantillon l'enregistrement correspondant à la ligne en cours de sélection dans le tableau des résultats.

A partir du menu "Manipulations" de la barre d'outils, il est également possible de réaliser une intersection d'échantillons, c'est-à-dire un calcul d'intersection entre les enregistrements de l'échantillon courant et les enregistrements d'un autre échantillon à sélectionner.

Un calcul d'intersection élimine tous les enregistrements qui ne sont présents que dans un seul des deux échantillons.

Une intersection ne peut être réalisée qu'entre deux échantillons de même nature. Cela signifie que si la fenêtre de résultat présente un échantillon de type Tiers, une intersection permettra de sélectionner un autre échantillon uniquement parmi la liste de toutes les sélections Tiers définies dans l'application.

Si la fenêtre de résultat présente un échantillon de type Interlocuteurs, une intersection permettra de sélectionner un autre échantillon uniquement parmi la liste de toutes les sélections Interlocuteurs définies dans l'application.

La fenêtre de définition d'une sélection comporte les éléments suivants :

La partie gauche affiche la liste de toutes les sélections définies dans l'application.

En partie droite, le champ Fichier utilisé permet de connaître le type de l'échantillon sélectionné (Tiers ou Interlocuteurs).
Le champ Date sélection indique l'ancienneté de l'échantillon.
Le champ Enregistrements indique le nombre d'enregistrements que contient l'échantillon.

Les deux filtres de sélection peuvent également être consultés dans leur totalité.

Un clic sur le bouton déclenche l'exécution du calcul de l'intersection. A l'issue de ce traitement, la fenêtre de résultat est rafraîchie pour mesurer l'importance des modifications obtenues.

Plusieurs opérations de calcul d'intersection ou d'union peuvent être effectuées successivement jusqu'à obtenir l'échantillon final attendu.

Un clic sur le bouton permet d'abandonner la tentative d'intersection.

A partir du menu Manipulations de la barre d'outils, il est également possible de réaliser une union d'échantillons, c'est-à-dire un calcul d'union entre les enregistrements de l'échantillon courant et les enregistrements d'un autre échantillon à sélectionner.

Un calcul d'union regroupe tous les enregistrements de deux échantillons tout en évitant de dupliquer un enregistrement présent dans les deux échantillons.

Tout comme une intersection, une union ne peut être réalisée qu'entre deux échantillons de même nature. Cela signifie que si la fenêtre de résultat présente un échantillon de type Tiers, une union permettra de sélectionner un autre échantillon uniquement parmi la liste de toutes les sélections Tiers définies dans l'application.

Si la fenêtre de résultat présente un échantillon de type Interlocuteurs, une union permettra de sélectionner un autre échantillon uniquement parmi la liste de toutes les sélections Interlocuteurs définies dans l'application.

La fenêtre de définition d'une sélection comporte les éléments suivants :

La partie gauche affiche la liste de toutes les sélections définies dans l'application.

En partie droite, le champ Fichier utilisé permet de connaître le type de l'échantillon sélectionné (Tiers ou Interlocuteurs).
Le champ Date sélection indique l'ancienneté de l'échantillon.
Le champ Enregistrements indique le nombre d'enregistrements que contient l'échantillon.

Les deux filtres de sélection peuvent également être consultés dans leur totalité.

Un clic sur le bouton déclenche l'exécution du calcul d'union. A l'issue de ce traitement, la fenêtre de résultat est rafraîchie pour mesurer l'importance des modifications obtenues.

Plusieurs opérations de calcul d'union ou d'intersection peuvent être effectuées successivement jusqu'à obtenir l'échantillon final attendu.

Un clic sur le bouton permet d'abandonner la tentative d'union.

Un clic sur le bouton  déclenche l'alimentation d'une table de travail nécessaire à la fusion du mailing et à son expédition.

Dans le cas de publipostages très volumineux, ce traitement peut durer un temps significativement long.

A l'issue de cette alimentation, la fenêtre est refermée et le bouton  est activé pour procéder à la sélection du mode d'expédition du mailing.

Etape 6/8 : Sélection du mode d'expédition

Cette étape propose quatre modes d'expéditions différents pour le publipostage.

• Expédition par courrier postal
• Expédition via E-Mail
• Expédition via télécopie
• Expédition via extraction XML

1 / Procédure à suivre pour l'expédition par courrier postal.

Utilisation au choix de Crystal Report ou de Microsoft Word.

Utilisation de Crystal Report

Avec Crystal Report, il est nécessaire d'avoir construit, au préalable, un état servant de support au mailing. Cet état est utile dès lors que le message doit faire l'objet d'une fusion avec des informations gérées dans Sage X3. Il peut s'agir de l'adresse à imprimer sur une enveloppe, d'une lettre avec mention de l'identité du destinataire ou bien d'une brochure publicitaire personnalisée.
La construction de cet état s'effectue via la fonction Etats mailings.

- Seuls les états ou modèles définis dans la même langue que la langue de connexion sont présentés.
- Seuls les états présents sur le serveur peuvent être utilisés.

Utilisation de Microsoft Word

Le choix du modèle n'est pas possible à ce niveau. Un clic sur le bouton [Confirmer] permet d'enchaîner directement vers l'étape suivante dans laquelle un lien Office permet de créer le document Word ou le modèle à utiliser.

2 / Procédure à suivre pour l'expédition via E-Mail.

En ce qui concerne la conception de l'état, la procédure est exactement identique à celle relative à une expédition par courrier postal, avec utilisation de Crystal Report.
Une tâche complémentaire doit par contre être effectuée avant d'accéder à l'étape suivante de l'assistant.

L'utilisateur doit saisir un sujet et un texte d'accompagnement de la maquette à faire apparaître dans le corps du message électronique.
Le bouton  est prévu à cet effet. Celui-ci ouvre une fenêtre permettant de saisir :

• Le sujet de message. Il s'agit du premier texte lisible par le destinataire dans tout client de messagerie.
• Le corps du message. Ce message invite généralement le destinataire à prendre connaissance du contenu de la maquette attachée en pièce jointe.

Si ces deux champs sont renseignés, le bouton est activé. Un clic permet de revenir à la fenêtre de choix du modèle de maquette.

Un clic sur le bouton  valide l'ensemble des opérations effectuées et permet de poursuivre l'exécution de l'assistant.

 Il n'est pas possible d'utiliser Word pour ce type d'expédition. Pour effectuer un mailing avec Word, il est nécessaire de choisir une expédition de type courrier postal. L'ensemble de la procédure s'effectue ensuite dans Word. 

3 / Procédure à suivre pour l'expédition via télécopie.

La procédure correspond sensiblement à celle relative à la définition d'un envoi postal à l'exception de quelques points de détail.

Certaines opérations préalables sont nécessaires à la définition d'une nouvelle maquette dans Crystal Report :
- Le logiciel ActiveFax doit être installé sur la machine de l'utilisateur.
- ActiveFax doit être déclaré comme imprimante par défaut

Si ces deux conditions sont remplies, il faut ensuite vérifier que la police de caractères ActiveFax est disponible dans la liste des polices utilisables dans Crystal Report.

Les maquettes destinées à des expéditions par télécopies doivent impérativement disposer des quelques caractéristiques suivantes :

Le champ FAX_0 doit être inséré dans la maquette avec la police ActiveFax.
Le champ F501_0 doit être inséré dans la maquette avec la police ActiveFax.
Le champ F599_0 doit être inséré dans la maquette avec la police ActiveFax.

Tous ces champs sont techniquement indispensables pour assurer un bon fonctionnement de l'expédition automatique par fax.

 Il n'est pas possible d'utiliser Word pour ce type d'expédition. Pour effectuer un mailing via télécopie avec Word, il est nécessaire de choisir une expédition de type courrier postal. L'ensemble de la procédure s'effectue ensuite dans Word (avec une imprimante de type Fax).

4 / Procédure à suivre pour expédition XML

Il est possible de mettre en place un mode d'expédition XML via une extraction XML.
Choisir le modèle puis indiquer si la génération doit s'effectuer sur le serveur ou sur le poste client (auquel cas la génération s'effectue, quand même, dans un premier temps sur le serveur).

Etape 7/8 : Exécution de l'expédition

Cette étape permet de procéder à l'expédition proprement dite du publipostage.

Avant le lancement de l'expédition, la nouvelle fenêtre rappelle le mode d'expédition et le modèle de maquette retenus.

Le champ Création d'un historique permet de décider si une ligne indiquant l'envoi du mailing doit être ajoutée dans l'historique de chaque destinataire.

Deux boutons sont disponibles en bas d'écran :

Le bouton  déclenche l'exécution immédiate du traitement de génération du mailing.

• Expédition via courrier d'un document Crystal report

Si une expédition par courrier postal d'un document Crystal Report est sélectionnée, l'assistant déclenche la génération d'un unique document Crystal Report contenant tous les messages à expédier.

Une fois ce document généré, une fenêtre Crystal Report est affichée pour vérifier la bonne exécution du traitement et la qualité de présentation de la maquette. Chaque lettre peut être vérifiée une par une.

Si le résultat est satisfaisant, l'utilisateur peut lancer l'impression de tous les messages sur l'imprimante de son choix.

• Expédition via courrier d'un document Word

Un lien "Word document" devient disponible et permet de sélectionner le mode de création du document :

• à partir d'un modèle existant, stocké dans MongoDB,
• à partir d'un document vide,
• à partir d'un modèle word disponible sur le poste client.

L'assistant déclenche ensuite l'affichage du document.

• Expédition via E-Mail

Si une expédition par E-Mail est sélectionnée, l'assistant compose et envoie un message complet pour chaque destinataire du mailing.

Chaque message dispose des caractéristiques suivantes :

Le destinataire du message est unique et contient l'adresse e-mail du destinataire.
Aucun destinataire n'est mentionné en copie.
Le sujet du message est alimenté avec le texte saisi dans le champ Objet à l'étape 6.
Le corps du message est renseigné avec le contenu du champ Texte saisi à l'étape 6.
La maquette du mailing est attachée au message sous forme de pièce jointe, au format Crystal Report.

Rappel : Il y a autant de messages générés que de destinataires dans l'échantillon. Ainsi, chaque destinataire ne connaît pas l'identité des autres destinataires du mailing.

• Expédition via télécopie

Si une expédition via télécopie est sélectionnée, le serveur de télécopie ActiveFax doit être correctement installé et paramétré. Ce serveur doit également être accessible par la machine depuis laquelle est déclenchée l'expédition du mailing.

Pour toute information sur le logiciel ActiveFax (Prix, Points de vente, Fonctionnalités, etc.) connectez-vous à l'adresse suivante : www.actfax.com

Lors d'un clic sur ce bouton, l'assistant déclenche la génération d'un document pour chaque destinataire du mailing. Lorsque tous les documents sont générés, ces derniers sont transmis au serveur ActiveFax.

ActiveFax prend alors en charge l'expédition de chaque document.

Chaque numéro de télécopie est composé automatiquement. Sur chaque échec de transmission, une nouvelle tentative est automatiquement reprogrammée ultérieurement jusqu'à un traitement complet de tous les messages.

• Extraction au format XML

Il est nécessaire d'indiquer le volume, c'est à dire, l'endroit où le fichier va être stocké sur le serveur.
Le nom du fichier est généré automatiquement de la façon suivante :
nom du modèle utilisé_nom de l'utilisateur connecté_date et heure de création.xml

Le bouton   permet de différer l'expédition du mailing. De cette façon, l'assistant peut être mené à son terme en s'affranchissant de l'envoi immédiat du mailing.

Ce bouton ferme la fenêtre d'expédition et active le bouton  pour accéder à la dernière étape de l'assistant.

Pour réaliser l'expédition du mailing ultérieurement, l'utilisateur doit accéder à la fiche de l'opération publipostage. Cette opération aura le statut "En attente d'expédition".

L'expédition pourra être déclenchée en utilisant le menu « Fonction - Expédier ». Une fenêtre d'expédition identique à la fenêtre courante est alors affichée.

Un clic sur le bouton  déclenche l'expédition conformément aux différentes méthodes expliquées ci-dessus.

Etape 8/8 : Validation

La dernière étape permet soit de valider l'opération définie, soit d'abandonner la totalité du travail effectué.

Un clic sur le bouton  confirme la validité de toutes les informations et de tous les traitements exécutés. L'opération sera alors visible depuis une fiche campagne marketing et depuis le planning marketing.

Un clic sur le bouton  déclenche un traitement de suppression de toutes les informations créées à l'occasion de l'exécution de l'assistant publipostage. Toutefois, si une maquette de mailing a été sauvegardée de façon permanente, cette dernière sera tout de même conservée. 

Etape 1/8 : Message de bienvenue

Etape 2/8 : Saisie des caractéristiques de la campagne d'appels

Cette étape ouvre une nouvelle fenêtre destinée à saisir les différentes informations nécessaires à la description de l'opération de campagne d'appels.

L'assistant qualifie automatiquement les champs Site et Devise.

Les champs Début et Fin sont particulièrement importants. Ils influent directement sur la matrice de ventilation des appels lors de l'étape 6. Ils représentent la période tout au long de laquelle le responsable marketing souhaite que des appels soient programmés dans l'agenda des téléacteurs.

Lors de la validation des informations saisies, l'assistant veille à la présence d'un code devise et d'une dénomination.

Si ces conditions sont respectées, le bouton est activé.

Etape 3/8 : Saisie de la sélection tiers

Cette étape obéit à un fonctionnement identique à celui de l'étape 3 de l'assistant publipostage.

Etape 4/8 : Saisie de la sélection des interlocuteurs

Cette étape obéit à un fonctionnement identique à celui de l'étape 4 de l'assistant publipostage.

Etape 5/8 : Résultat des sélections

Cette étape permet de vérifier le contenu des sélections effectuées. Le nombre total d'appels à effectuer peut enfin être connu.

Il est toujours possible d'utiliser les fonctions de suppression d'enregistrements associées aux trois champs suivants. Mais elles présentent ici beaucoup moins d'intérêt :

Nombre d'interlocuteurs sans adresse postale : Ce champ indique le nombre de destinataires qui ne disposent pas d'une adresse postale correctement qualifiée (code postal manquant par exemple). Un menu contextuel dénommé ''Retirer de la liste'' permet de supprimer en une seule manipulation tous ces enregistrements.

Nombre d'interlocuteurs sans E-Mail :Ce champ indique le nombre de destinataires qui ne disposent pas d'une adresse E-Mail. Un menu contextuel dénommé ''Retirer de la liste'' permet de supprimer en une seule manipulation tous ces enregistrements.

Nombre d'interlocuteurs sans numéro de fax : Ce champ indique le nombre de destinataires qui ne disposent pas d'un numéro de télécopie. Un menu contextuel dénommé ''Retirer de la liste'' permet de supprimer en une seule manipulation tous ces enregistrements.

Un menu contextuel ''Vider la sélection'' est disponible sur chaque ligne du tableau des résultats. Il permet en une seule manipulation de supprimer la totalité de tous les enregistrements de la sélection courante. On obtient ainsi un nouvel échantillon totalement vide.

Cette fonctionnalité représente une méthode pour récupérer le contenu d'un ancien échantillon Tiers ou Interlocuteurs. Une fois un échantillon totalement vidé, il suffit de réaliser une union avec une sélection précédente pour obtenir un nouvel échantillon à l'identique (cas des campagnes d'appels de relance d'un mailing).

Les boutons de bas d'écran permettent également d'agir sur le contenu de l'échantillon obtenu :

 Ce bouton permet d'ajouter un tiers ou un interlocuteur à l'échantillon présenté. Les caractéristiques du tiers ou de l'interlocuteur peuvent ne pas correspondre aux filtres de sélection utilisés pour constituer l'échantillon.

Si l'échantillon obtenu est de type Tiers, un clic sur ce bouton affiche la fenêtre de recherche d'un tiers.

Si l'échantillon obtenu est de type Interlocuteurs, un clic sur ce bouton affiche la fenêtre de recherche d'un interlocuteur.

 Un clic sur ce bouton supprime de l'échantillon l'enregistrement correspondant à la ligne en cours de sélection dans le tableau des résultats.

A partir du menu Manipulations de la barre d'outils, il est également possible de réaliser une intersection d'échantillons, c'est-à-dire un calcul d'intersection entre les enregistrements de l'échantillon courant et les enregistrements d'un autre échantillon à sélectionner.

Un calcul d'intersection élimine tous les enregistrements qui ne sont présents que dans un seul des deux échantillons.

Une intersection ne peut être réalisée qu'entre deux échantillons de même nature. Cela signifie que si la fenêtre de résultat présente un échantillon de type Tiers, une intersection permettra de sélectionner un autre échantillon uniquement parmi la liste de toutes les sélections Tiers définies dans l'application.

Si la fenêtre de résultat présente un échantillon de type Interlocuteurs, une intersection permettra de sélectionner un autre échantillon uniquement parmi la liste de toutes les sélections Interlocuteurs définies dans l'application.

La fenêtre de définition d'une sélection comporte les éléments suivants :

La partie gauche affiche la liste de toutes les sélections définies dans l'application.

En partie droite, le champ Fichier utilisé permet de connaître le type de l'échantillon sélectionné (Tiers ou Interlocuteurs).
Le champ Date sélection indique l'ancienneté de l'échantillon.
Le champ Enregistrements indique le nombre d'enregistrements que contient l'échantillon.

Les deux filtres de sélection peuvent également être consultés dans leur totalité.

Un clic sur le bouton déclenche l'exécution du calcul de l'intersection. A l'issue de ce traitement, la fenêtre de résultat est rafraîchie pour mesurer l'importance des modifications obtenues.

Plusieurs opérations de calcul d'intersection ou d'union peuvent être effectuées successivement jusqu'à obtenir l'échantillon final attendu.

Un clic sur le bouton permet d'abandonner la tentative d'intersection.

A partir du menu Manipulations de la barre d'outils, il est également possible de réaliser une union d'échantillons, c'est-à-dire un calcul d'union entre les enregistrements de l'échantillon courant et les enregistrements d'un autre échantillon à sélectionner.

Un calcul d'union regroupe tous les enregistrements de deux échantillons tout en évitant de dupliquer un enregistrement présent dans les deux échantillons.

Tout comme une intersection, une union ne peut être réalisée qu'entre deux échantillons de même nature. Cela signifie que si la fenêtre de résultat présente un échantillon de type Tiers, une union permettra de sélectionner un autre échantillon uniquement parmi la liste de toutes les sélections Tiers définies dans l'application.

Si la fenêtre de résultat présente un échantillon de type Interlocuteurs, une union permettra de sélectionner un autre échantillon uniquement parmi la liste de toutes les sélections Interlocuteurs définies dans l'application.

La fenêtre de définition d'une sélection comporte les éléments suivants :

La partie gauche affiche la liste de toutes les sélections définies dans l'application.

En partie droite, le champ Fichier utilisé permet de connaître le type de l'échantillon sélectionné (Tiers ou Interlocuteurs).
Le champ Date sélection indique l'ancienneté de l'échantillon.
Le champ Enregistrements indique le nombre d'enregistrements que contient l'échantillon.

Les deux filtres de sélection peuvent également être consultés dans leur totalité.

Un clic sur le bouton déclenche l'exécution du calcul d'union. A l'issue de ce traitement, la fenêtre de résultat est rafraîchie pour mesurer l'importance des modifications obtenues.

Plusieurs opérations de calcul d'union ou d'intersection peuvent être effectuées successivement jusqu'à obtenir l'échantillon final attendu.

Un clic sur le bouton permet d'abandonner la tentative d'union.

 Un clic sur ce bouton permet de valider le contenu de l'échantillon.

La fenêtre est refermée et le bouton est activé pour procéder à la ventilation de la campagne d'appels.

Etape 6/8 : Ventilation de l'opération

La ventilation d'une campagne d'appels a pour objet de répartir selon différentes méthodes possibles un volume important d'appels sur un ensemble de téléacteurs identifiés.

La ventilation détermine à la fois le nombre d'appels à affecter à chaque téléacteurs et la date à laquelle chaque appel doit être programmé.

• La ventilation se décompose en trois étapes :
• La sélection des téléacteurs à affecter à la campagne
• La réalisation des simulations de ventilation
• La création des appels au travers de la confirmation d'une simulation
• Sélection des téléacteurs

Cette fenêtre permet de définir la liste des collaborateurs qui vont participer à la réalisation de la campagne d'appels.

Plusieurs outils de sélection des collaborateurs sont disponibles depuis le champ Téléacteurs :

• Le premier menu contextuel dénommé ''Sélection'' permet de sélectionner un collaborateur parmi la liste des tous les représentants.
• Le deuxième menu contextuel dénommé ''Représentants'' permet d'accéder directement à l'objet Représentants et d'y effectuer la sélection de son choix.
• Le troisième menu contextuel dénommé ''Téléacteurs'' permet de sélectionner un collaborateur parmi la liste des seuls téléacteurs.

Deux boutons de bas d'écran apportent quelques facilités supplémentaires :

 Ce bouton permet d'affecter d'un seul clic tous les téléacteurs sur la campagne d'appels.

 Ce bouton permet d'affecter d'un seul clic tous les représentants de tous types sur la campagne d'appels.

Un clic sur le bouton déclenche l'affichage de la fenêtre de ventilation de la campagne. Cette fenêtre est alimentée avec tous les collaborateurs sélectionnés.

• Simulations de ventilation

Dès son ouverture, la fenêtre de ventilation présente un grand nombre d'informations.

L'en-tête rappelle certaines caractéristiques de la campagne et les choix effectués.

• Dénomination de la campagne d'appel
  Cette dénomination sera utilisée dans le plan de travail pour afficher et identifier les appels à effectuer.
• Nombre total d'appels à ventiler
• Objet des appels
  Ce champ permet de définir un objet des appels, qui peut être personnalisé. Il est possible de renseigner une des valeurs de la table diverse 456 : Objet des appels. Si ce champ est vide, on récupère alors la valeur du paramètre général du chapitre CRM CLLCMGOMP (objet des appels de campagne).
• Le nombre de téléacteurs sur lesquels les appels doivent être ventilés
• La date de début et de fin de la campagne

L'en-tête possède un champ modifiable par l'utilisateur : l'Objectif d'appels hors téléacteurs. Ce champ permet de délivrer un objectif quotidien d'appels à réaliser pour les collaborateurs qui n'exercent pas une fonction de téléacteurs. En effet, il est possible d'affecter sur une campagne d'appels des collaborateurs de tous types (Ingénieur commercial, Directeur commercial, etc.). Pour cette population, il est impossible de saisir un objectif quotidien d'appels. Cela ne correspond pas au cadre d'activité qui leur est assigné. Ainsi, ce champ permet de combler cette absence d'information. Cet objectif est alimenté par défaut avec le contenu du paramètre ROBJCLL (Objectif d'appels hors téléacteur). Ce dernier est fixé en standard à 25.

L'utilisateur est libre de modifier la valeur proposée. Mais, en général, l'objectif saisi ici doit être sensiblement inférieur à l'objectif moyen attribué à la population des téléacteurs. Un ingénieur ou un directeur commercial ont bien d'autres travaux à réaliser en dehors du traitement des campagnes d'appels.

La matrice de ventilation comporte de nombreuses colonnes :

• Téléacteur
  Ce champ permet d'identifier le téléacteur pour lequel les calculs ont été effectués.
• Objectif quotidien
  Ce champ indique l'objectif quotidien d'un téléacteur. Si le collaborateur n'exerce pas une fonction de téléacteur, ce champ est égal à zéro. Le système utilise dans ce cas l'objectif d'appels hors téléacteurs.
• Appels en retard
  Ce champ affiche le nombre total d'appels qui auraient dû être traités par le collaborateur.
• Appels affectables par jour
  Ce champ est très important. Il affiche la moyenne quotidienne d'appels qu'il est possible d'affecter au collaborateur pendant toute la durée de la campagne tout en étant certain de ne jamais dépasser son objectif d'appels.
  Par exemple, une campagne se déroulant sur un total de dix jours ouvrés. Le collaborateur travaille pendant la totalité des dix jours ouvrés. Son objectif est de 50 appels quotidiens à effectuer.
  Le plan de travail du collaborateur révèle un total de 30 appels déjà programmés pendant les dix jours de la campagne. Le nombre d'appels affectables pour ce collaborateur dans le cadre de cette campagne est donc de 47 appels par jour.
• Ventilation manuelle
  Cette colonne permet d'agir sur le fonctionnement des différentes simulations. Si la somme de toutes les lignes de cette colonne aboutit à un total de 100, la répartition des appels ne sera plus calculée automatiquement, mais sur la base des différents pourcentages saisis.
  Si le total de tous les pourcentages saisis est inférieur à 100, l'assistant ne tient pas compte des valeurs saisies et effectue une simulation automatique. Il remet également à zéro la totalité de la colonne Ventilation manuelle.
  Si le total de tous les pourcentages saisis est supérieur à 100, la dernière valeur saisie est affectée automatiquement. Cette valeur représente la différence entre le total de tous les pourcentages saisis antérieurement et 100. Cette méthode est notamment pratique pour s'assurer de disposer d'un total véritablement égal à 100.

Tous les champs suivants sont renseignés après l'exécution d'une simulation de ventilation.

• Appels affectés
  Ce champ contient le nombre total d'appels affectés à un collaborateur.
• Terme de l'opération
  Ce champ indique la date à laquelle a été programmé le dernier appel pour ce collaborateur.
• Moyenne quotidienne d'affectation
  Ce champ indique le nombre moyen d'appels programmés pour chaque jour travaillé du collaborateur.
• Nombre de jours travaillés
  Ce champ indique le nombre de jours travaillés par un collaborateur pendant la durée de la campagne d'appels.
• Nombre de destinataires affectables
  Ce champ est renseigné uniquement au terme d'une simulation par la méthode de ventilation selon attribution de comptes. Il indique le nombre de correspondants gérés par le collaborateur.
• Si l'échantillon est de type Tiers, ce champ affiche le nombre d'enregistrements qui portent mention du code collaborateur dans l'un des deux champs Représentant de la fiche Prospect/Client.
  
  Si l'échantillon est de type Interlocuteurs, ce champ affiche le nombre d'interlocuteurs qui ont une relation avec au un moins un tiers qui porte mention du code collaborateur dans l'un des deux champs Représentant de la fiche Prospect/Client.

La ventilation d'une campagne peut être réalisée au travers de trois méthodes d'affectation différentes. Chacune d'entre-elles peut être exécutée soit avec une répartition calculée automatiquement, soit au travers d'une pondération définie manuellement.

1/  Cette méthode ventile la campagne d'appels à partir d'un traitement qui se décompose en deux étapes :

• La première étape détermine le nombre d'appels à affecter à chaque téléacteur.
• La seconde étape détermine la date à laquelle chaque appel va être programmé.

 La saisie manuelle de prorata de répartition influe uniquement sur la première étape du traitement.

Affectation automatique des appels

Pour calculer un nombre d'appels à affecter à chaque collaborateur, le système détermine un poids pour chaque collaborateur intervenant sur la campagne.

Ce poids est obtenu par le produit de la valeur absolue du nombre d'appels affectables en moyenne quotidiennement pour le collaborateur avec son nombre de jours réellement travaillés au cours de la campagne.
Un poids total de la campagne est ensuite calculé pour permettre de définir un poids en pourcentage pour chaque collaborateur.
Le nombre total d'appels à réaliser pour la campagne est ensuite tronçonné sur la base de ces pourcentages.

Chaque téléacteur obtient au terme de cette première phase un nombre d'appels à réaliser.

Affectation des appels sur la base de répartitions manuelles

Si des pourcentages ont été saisis manuellement, ces derniers vont être utilisés directement pour calculer le poids de chaque téléacteur.

Ces pourcentages seront utilisés en lieu et place du nombre d'appels affectables. Ainsi, la répartition obtenue n'est pas forcément fidèle aux pourcentages saisis. En effet, ces derniers sont pondérés par le nombre réel de jours travaillés.

Pour le reste, le traitement est identique au fonctionnement automatique.

Programmation des appels

La programmation des appels selon disponibilités privilégie le respect des objectifs assignés aux téléacteurs et autres collaborateurs. Avec cette méthode, chaque collaborateur ne disposera jamais d'un nombre d'appels à effectuer supérieur à son objectif quotidien.
Cette méthode a pour principale conséquence la possible programmation d'appels après le terme normal de la campagne d'appels.
La programmation des appels obéit à deux logiques différentes selon que celle-ci s'effectue pendant la période de la campagne ou bien en-dehors de cette période.

Tant que des appels sont programmés au cours de la période d'une campagne, cette méthode prend soin de laisser des plages de disponibilité soit au profit de l'activité quotidienne du collaborateur, soit au profit d'éventuelles futures campagnes d'appels.

Lorsque le terme d'une campagne d'appels est dépassé, cette méthode sature l'agenda du collaborateur jusqu'à ce que tous ses appels soient programmés. Ce dernier comportement assure à la fois un respect de l'objectif des téléacteurs et minimise le dépassement du terme de la campagne.

A l'issue de la simulation, les colonnes suivantes sont renseignées :

• Appels affectés
  Cette colonne indique le nombre total d'appels affectés à chaque téléacteurs. Cela permet de vérifier si les charges affectées correspondent aux souhaits du responsable de la campagne d'appels.
• Terme de l'opération
  Cette colonne indique la date à laquelle a été programmé le dernier appel à effectuer par un téléacteur.
• Moyenne quotidienne d'affectation
  Cette colonne indique la moyenne d'appels affectés quotidiennement pour un téléacteur pendant toute la période où des appels lui ont été programmés.
• Nombre de jours travaillés
  Cette colonne indique le nombre de jours réellement travaillés par le collaborateur pendant la période de la campagne d'appels.

2/  Comme la méthode selon disponibilité, la campagne d'appels est ventilée sur la base d'un traitement qui se décompose en deux étapes successives :

• La première étape détermine le nombre d'appels à affecter à chaque téléacteur.
• La seconde étape détermine la date à laquelle chaque appel va être programmé.

Affectation des appels

Cette première étape du traitement est rigoureusement identique à la méthode selon disponibilité.

Programmation des appels

La programmation des appels selon calendrier privilégie le respect de l'échéance de la campagne d'appels. Cette méthode assure que tous les appels seront programmés au cours de la période de la campagne d'appels.
Cette méthode a pour principale conséquence le possible dépassement des objectifs d'appels assignés aux téléacteurs et autres collaborateurs.

Le nombre d'appels affectés quotidiennement à chaque collaborateur résulte du calcul suivant :

Q = T / J

Q : Nombre d'appels affectés quotidiennement à un téléacteur.
T : Nombre total d'appels affectés à un téléacteur.
J : Nombre de jours travaillés pendant la campagne d'appels.

A l'issue de la simulation, les colonnes suivantes sont renseignées :

• Appels affectés
  Cette colonne indique le nombre total d'appels affectés à chaque téléacteurs. Cela permet de vérifier si les charges affectées correspondent aux souhaits du responsable de la campagne d'appels.
• Terme de l'opération
  Cette colonne indique la date à laquelle a été programmé le dernier appel à effectuer par un téléacteur.
• Moyenne quotidienne d'affectation
  Cette colonne indique le nombre d'appels affectés quotidiennement pour un téléacteur. Cette information dépend directement du nombre de jours travaillés par un téléacteur.
• Nombre de jours travaillés
  Cette colonne indique le nombre de jours réellement travaillés par le collaborateur pendant la période de la campagne d'appels.

3/  Cette méthode décompose la ventilation d'une campagne en trois étapes successives :

• Affectation des appels par attribution de compte
• Affectation des appels non attribués
• Programmation des appels

Cette méthode apporte un niveau qualitatif supérieur dans l'affectation des appels. En effet, elle privilégie l'affectation des appels à des collaborateurs qui sont responsables des comptes prospect/clients à joindre.

Cela signifie que chaque collaborateur est assuré d'appeler tous les correspondants de l'échantillon dont il est responsable.

Affectation des appels par attribution de compte

Cette partie du traitement examine le contenu de l'échantillon pour chaque téléacteur. Si un prospect/client se révèle être suivi par le téléacteur concerné, l'appel correspondant lui est immédiatement affecté.

Un appel est considéré comme attribuable en vertu d'une attribution selon compte lorsque l'appel concerne un tiers de type prospect/client qui comporte le code téléacteur dans son champ Représentant n° 1 ou n° 2.

Affectation des appels non attribués

Certains correspondants de l'échantillon ne sont suivis par aucun des collaborateurs affectés à la campagne.
Tous ces appels font alors l'objet dans un deuxième temps d'une procédure d'affectation automatique. Le traitement utilisé dans ce cas est identique à celui utilisé dans les méthodes d'affectation selon calendrier ou disponibilité.
Pour chaque téléacteur, la nouvelle affectation calculée est ajoutée à l'affectation précédente.

Programmation des appels

La programmation des appels obéit à la méthode utilisée pour la ventilation selon calendrier.
A l'issue de la simulation, les colonnes suivantes sont renseignées :

• Appels affectés
  Cette colonne indique le nombre total d'appels affectés à chaque téléacteurs. Cela permet de vérifier si les charges affectées correspondent aux souhaits du responsable de la campagne d'appels.
  Mais cette colonne ne permet pas distinguer les appels affectés selon attribution des appels affectés mathématiquement. La colonne Nombre de destinataires affectables permet de faire cette distinction.
• Terme de l'opération
  Cette colonne indique la date à laquelle a été programmé le dernier appel à effectuer par un téléacteur.
• Moyenne quotidienne d'affectation
  Cette colonne indique le nombre d'appels affectés quotidiennement pour un téléacteur. Cette information dépend directement du nombre de jours travaillés par un téléacteur.
• Nombre de jours travaillés
  Cette colonne indique le nombre de jours réellement travaillés par le collaborateur pendant la période de la campagne d'appels.
• Nombre de destinataires affectables
  Cette colonne indique pour chaque téléacteur la part des appels qui résultent d'une affectation par attribution de compte.
• Confirmation de la ventilation
  Le responsable d'une campagne d'appel peut exécuter autant de simulations que nécessaire jusqu'à l'obtention du résultat souhaité.

Lorsqu'une simulation donne satisfaction, l'utilisateur peut cliquer sur le bouton .

 Ce bouton est activé uniquement si au moins une simulation de ventilation a été effectuée.

Ce bouton déclenche la programmation physique des appels dans le plan de travail de chaque collaborateur affecté à la campagne d'appels.

Cette programmation est effectuée sur la base de la dernière simulation réalisée.

 Ce traitement peut durer significativement plus longtemps que les simulations. En effet, cette fois-ci la création physique des appels dans la base de données entraîne un supplément de temps d'exécution.

Etape 7/8 : Définition du script d'appel

La saisie d'un script d'appel est facultatif. Une petite fenêtre est affichée lors du clic sur le bouton. Cette fenêtre permet à l'utilisateur d'exprimer sa volonté en ce qui concerne les scripts d'appels :

• Ne définir aucun script pour la campagne d'appels
• Récupérer et utiliser un script déjà défini lors de campagnes précédentes
• Définir un nouveau script

A chacun de ces choix correspond un bouton de bas d'écran.

 Ce bouton permet d'exprimer la volonté de n'utiliser aucun script dans le cadre de la campagne d'appels.

Le bouton est alors activé pour permettre d'accéder au terme du déroulement de l'assistant.

 Ce bouton permet de récupérer un ancien script déjà défini lors de campagnes antérieures.

Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant la liste de tous les scripts définis dans l'application. Pour chaque script, une colonne indique le nombre de questions qui le composent.

Le bouton permet de récupérer le script en cours de sélection. Son intitulé est alors affiché dans le champ indiquant le script associé à la campagne d'appels.

Un clic sur le bouton permet de valider définitivement ce script comme composant de la campagne d'appels.

 Si l'utilisateur souhaite définir un script pour la campagne d'appels, il est invité à en saisir la dénomination.

La saisie d'une dénomination active le bouton. Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre de définition d'un script d'appel.

Les chapitres suivants expliquent les différentes fonctionnalités qui permettent de bâtir un script d'appel.

Création d'une nouvelle question

• Méthode 1 : Un clic sur le bouton permet de définir une nouvelle question. Le champ N° de question est alimenté automatiquement avec le premier code question disponible. Si aucune question n'est déjà définie pour le script, la case Question de départ est cochée. Tous les autres champs sont vidés.
• Méthode 2 : La saisie d'un numéro de question inexistant entraîne la création d'une nouvelle question. Cela se traduit par la mise à blanc de tous les champs constitutifs d'une question. Si aucune question n'est déjà définie pour le script, la case Question de départ est cochée.

Modification d'une nouvelle question

La simple saisie d'un numéro de question existant charge les caractéristiques de la question. Toutes ses caractéristiques peuvent être modifiées à l'exception du n° de question.

Dans ce cas, le bouton est actif pour prendre en compte les modifications effectuées.

Saisie de conditions de cheminement

Les scripts d'appels X3 offrent un grand nombre de cheminements différents. Le tableau ci-dessous donne la liste des cheminements possibles pour chaque type de réponse.

Ce tableau montre qu'il existe trois types de cheminements valables pour toutes les natures de réponses.

1/ Suivante : Ce cheminement signifie que quel que soit le contenu de la réponse, la question suivante à exécuter sera toujours celle mentionnée sur ce cheminement.

2/ Quitter : Ce cheminement indique qu'il s'agit de la dernière question du script. Seule la mention du cheminement est utile ici. Il n'est pas nécessaire ici de saisir un code question.

3/ Autre : Ce cheminement permet de router l'exécution d'un script par défaut. Si aucune des conditions de cheminement décrites sur une question ne sont satisfaites, la présence d'un cheminement de type Autre est recherché. Si un tel cheminement est trouvé, la question indiquée est exécutée.

Ces trois cheminements se composent uniquement d'une, voire deux informations :

• La nature du cheminement
• La question à exécuter

Mais d'autres cheminements se composent d'un plus grand nombre d'éléments.

Cheminements alphanumériques

- Commence par : Ce cheminement se compose à la fois d'un code question à exécuter et d'une liste de conditions possibles pour l'exécution de la question indiquée.
Un menu contextuel ''Conditions'' est disponible sur la ligne du cheminement. Un clic sur ce menu ouvre une fenêtre de saisie des conditions. Jusqu'à dix conditions peuvent être saisies pour chaque cheminement.
Si aucun stockage de réponse n'est défini pour la question, les conditions peuvent être saisies directement dans le champ prévu à cet effet.
Si un stockage de la réponse dans la base de données est défini et que le champ alphanumérique mentionné est associé à un menu local ou une table diverse, les conditions doivent être saisies à partir du menu contextuel Sélection.
Ce cheminement Commence par est exécuté si le texte saisi dans la réponse du script commence par l'un des mots saisis comme conditions.

- Contient : La procédure de saisie de ce cheminement est identique à celle étudiée ci-dessus.
Ce cheminement Contient est exécuté si le texte saisi dans la réponse du script contient au moins un des mots saisis comme condition.

- Se termine par : La procédure de saisie est identique à celle du cheminement Commence par.
Ce cheminement Se termine par est exécuté si le texte saisi dans la réponse du script se termine par l'un des mots saisis comme condition.

Cheminements numériques 

- Supérieur à : Ce cheminement se compose à la fois d'un code question à exécuter et d'une valeur numérique à saisir.
Un menu contextuel ''Conditions'' est disponible sur la ligne du cheminement. Un clic sur ce menu ouvre une fenêtre de saisie de la valeur numérique qui conditionne l'exécution du cheminement.
Ce cheminement Supérieur à est exécuté si la valeur saisie dans la réponse du script est strictement supérieure à la valeur saisie comme condition.

- Supérieur ou égal à : Ce cheminement se compose à la fois d'un code question à exécuter et d'une valeur numérique à saisir.
Un menu contextuel ''Conditions'' est disponible sur la ligne du cheminement. Un clic sur ce menu ouvre une fenêtre de saisie de la valeur numérique qui conditionne l'exécution du cheminement.
Ce cheminement Supérieur ou égal à est exécuté si la valeur saisie dans la réponse du script est supérieure ou égale à la valeur saisie comme condition.

- Inférieur à : Ce cheminement se compose à la fois d'un code question à exécuter et d'une valeur numérique à saisir.
Un menu contextuel ''Conditions'' est disponible sur la ligne du cheminement. Un clic sur ce menu ouvre une fenêtre de saisie de la valeur numérique qui conditionne l'exécution du cheminement.
Ce cheminement Inférieur à est exécuté si la valeur saisie dans la réponse du script est strictement inférieure à la valeur saisie comme condition.

- Inférieur ou égal à : Ce cheminement se compose à la fois d'un code question à exécuter et d'une valeur numérique à saisir.
Un menu contextuel ''Conditions'' est disponible sur la ligne du cheminement. Un clic sur ce menu ouvre une fenêtre de saisie de la valeur numérique qui conditionne l'exécution du cheminement.
Ce cheminement Inférieur ou égal à est exécuté si la valeur saisie dans la réponse du script est inférieure ou égale à la valeur saisie comme condition.

- Compris entre : Ce cheminement se compose à la fois d'un code question à exécuter et d'une plage de valeurs numériques à saisir.
Un menu contextuel ''Conditions'' est disponible sur la ligne du cheminement. Un clic sur ce menu ouvre une fenêtre de saisie de la plage numérique qui conditionne l'exécution du cheminement.
Ce cheminement Compris entre est exécuté si la valeur saisie dans la réponse du script est supérieure à la borne inférieure et inférieure à la borne supérieure saisies comme conditions.

Cheminements de type Date

- Compris entre : Ce cheminement se compose à la fois d'un code question à exécuter et d'une plage de dates à saisir.
Un menu contextuel ''Conditions'' est disponible sur la ligne du cheminement. Un clic sur ce menu ouvre une fenêtre de saisie de la plage de dates qui conditionne l'exécution du cheminement.
Ce cheminement Compris entre est exécuté si la date saisie dans la réponse du script est supérieure à la borne inférieure et inférieure à la borne supérieure saisies comme conditions.

- Avant le : Ce cheminement se compose à la fois d'un code question à exécuter et d'une date à saisir.
Un menu contextuel ''Conditions'' est disponible sur la ligne du cheminement. Un clic sur ce menu ouvre une fenêtre de saisie de la date qui conditionne l'exécution du cheminement.
Ce cheminement Avant le est exécuté si la date saisie dans la réponse du script est strictement inférieure à la date saisie comme condition.

- Après le : Ce cheminement se compose à la fois d'un code question à exécuter et d'une date à saisir.
Un menu contextuel ''Conditions'' est disponible sur la ligne du cheminement. Un clic sur ce menu ouvre une fenêtre de saisie de la date qui conditionne l'exécution du cheminement.
Ce cheminement Après le est exécuté si la date saisie dans la réponse du script est strictement supérieure à la date saisie comme condition.

Cheminements de type Booléen

- Vrai : Ce cheminement signifie que si l'utilisateur saisit une réponse positive, la question exécutée sera toujours celle mentionnée sur ce cheminement.

Faux : Ce cheminement signifie que si l'utilisateur saisit une réponse négative, la question exécutée sera toujours celle mentionnée sur ce cheminement.

Stockage de réponses dans la base de données
Toutes les réponses saisies dans un script sont stockées dans une table questionnaire. Cette table comporte toutes les réponses saisies pour tous les scripts exécutés.

Mais, une réponse peut également être enregistrée dans un champ composant l'une des trois tables suivantes :

• Tiers
• Prospects/Clients
• Interlocuteurs

Pour permettre le double enregistrement d'une réponse, il suffit de préciser la table et le champ dans lesquels la réponse doit être stockée.

• La saisie de la table est effectuée au travers de la liste associée.
• La saisie du champ doit impérativement être effectuée à travers le menu contextuel ''Liste des champs''. De cette façon, un contrôle de cohérence de type est réalisé automatiquement.
  En effet, il est primordial que le type du champ de stockage soit cohérent avec le type de la réponse.
  Par exemple, si la réponse à une question est de type Date, les champs affichés via le menu contextuel ''Liste des champs'' seront tous de type Date.
   
  L'utilisation du menu contextuel prend également en charge la mémorisation du code de menu local ou de table diverse utilisés dans le cas de réponses de type alphanumérique.

Le champ Clé doit quant-à lui être utilisé dans des cas très particuliers.

• Si la table de stockage est Tiers ou Prospects/Clients, ce champ indique le nom du champ de la fiche appel qui contient le code du tiers.
• Si la table de stockage est Interlocuteurs, ce champ indique le nom du champ de la fiche appel qui contient le code de l'interlocuteur.
• Si la structure de la fiche appel n'a subi aucune modification, le nom du champ proposé par défaut sera toujours assurément correct.
  En revanche, si l'objet Appel a fait l'objet de paramétrages ou de modifications relatives à l'un de ces deux champs, l'utilisateur doit veiller à qualifier correctement le contenu de ce champ. Dans ce cas, l'utilisateur doit saisir ici le nouveau nom du champ qui contient soit le code tiers soit le code interlocuteur sur une fiche appel.

Rappel : Lors de la définition d'une question il est vivement conseillé de respecter l'ordre de saisie suivant :

• Saisir la dénomination de la question
• Définir le type de la réponse
• Définir les caractéristiques du stockage de la réponse en dehors du questionnaire
• Définir les différents cheminements possibles

 N'enregistrer une question qu'après la saisie des différentes conditions des cheminements.

Accès à la question suivante
Un menu contextuel ''Question suivante'' est disponible pour chaque cheminement aboutissant à une nouvelle question.
Un clic sur ce menu charge toutes les caractéristiques de la question associée au cheminement sélectionné.

Accès à la question précédente
Le champ N° de question comporte un menu contextuel ''Question précédente''. Un clic sur ce menu permet de prendre connaissance des caractéristiques de l'une des questions qui permet d'accéder à la question courante.

Simulation d'un script
Une fois un script défini, le bouton permet de tester le fonctionnement des différents cheminements saisis.
Le script est exécuté de la même façon qu'en conditions réelles. Cependant, aucune réponse n'est stockée en mode simulation. Ainsi, l'utilisateur peut avancer, reculer, saisir de nombreuses possibilités différentes afin de tester le fonctionnement correct de toutes les branches du script.

L'utilisateur peut quitter la définition du script par un simple clic sur le bouton.

 Ce bouton est activé dans les deux cas suivants :

• Un script à été récupéré et sa dénomination est affichée.
• Une nouvelle dénomination a été saisie et un nouveau script a été défini.

Ce bouton confirme l'utilisation du script indiqué pour la campagne d'appels en cours de définition.
Un clic sur ce bouton ferme la fenêtre de saisie d'un script pour la campagne d'appels. Le bouton  est activé afin d'aboutir au terme de l'exécution de l'assistant Campagne d'appels.

Etape 8/8 : Validation

La dernière étape permet soit de valider l'opération définie, soit d'abandonner la totalité du travail effectué.

Un clic sur le bouton confirme la validité de toutes les informations et de tous les traitements exécutés. L'opération sera alors visible depuis une fiche campagne marketing et depuis le planning marketing.

Un clic sur le bouton déclenche un traitement de suppression de toutes les informations créées à l'occasion de l'exécution de l'assistant campagne d'appels. Tous les appels programmés dans le plan de travail des différents collaborateurs sont également supprimés.

Cet assistant se compose d'une seule étape significative destinée simplement à saisir les différentes caractéristiques de la manifestation.

Etape 1/3 : Message de bienvenue

Etape 2/3 : Saisie des caractéristiques de la manifestation

Cette étape ouvre une fenêtre qui regroupe toutes les informations composant une opération de type Salon professionnel.

L'assistant qualifie automatiquement les champs Site et Devise.

Lors de la validation des informations saisies, l'assistant veille à la présence d'un code devise et d'une dénomination.

Si ces conditions sont respectées, le bouton est activé.

Etape 3/3 : Validation

Cet assistant se compose d'une seule étape significative destinée simplement à saisir les différentes caractéristiques de la campagne presse.

Etape 1/3 : Message de bienvenue

Etape 2/3 : Saisie des caractéristiques de la campagne presse

Cette étape ouvre une fenêtre qui regroupe toutes les informations composant une opération de type Campagne presse.

L'assistant qualifie automatiquement le champ Devise.

Lors de la validation des informations saisies, l'assistant veille à la présence d'un code devise et d'une dénomination.

Si ces conditions sont respectées, le bouton est activé.

Etape 3/3 : Validation