Tout acte de gestion opérationnel est fait à l'intérieur d'un site : le site est la notion centrale dans l'organisation des données de gestion des sites et des sociétés.

Un site se situe obligatoirement à l'intérieur d'une société.

Certaines données de gestion sont propres à un site donné, d'autres sont communes à l'ensemble des sites gérés dans un même dossier :

  • le référentiel, c'est-à-dire l'ensemble des informations d'identification permettant aux sites de communiquer, est commun à tous les sites : cela concerne essentiellement les articles, les tiers, le plan comptable, les tables de base (unités, etc.),
  • les fichiers où sont stockées des données liées à un site (les mouvements, mais aussi certaines données liées à l'article, par exemple) l'accès se fait toujours par une clé incluant le code du site correspondant.

Même si chaque acte de gestion est clairement référencé dans un site et un seul, un certain nombre de processus font appel à la coopération entre plusieurs sites.
On peut citer par exemple :

  • la planification multi-sites (plan directeur, MRP ou DRP),
  • l'échange de biens entre 2 sites de stockage,
  • la consommation d'un bien sur un autre site de stockage,
  • la prise en compte dans une même commande de demandes d'achat issues de sites différents,
  • l'éclatement d'une livraison sur plusieurs sites en fonction des demandeurs,
  • la génération d'écritures comptables sur plusieurs sites à partir d'une seule facture fournisseur,
  • l'affectation d'une commande client à plusieurs sites ou dépôts, etc.

A l'inverse, il est important de noter que l'utilisateur, lorsqu'il entre dans le progiciel, n'est pas connecté à un site, pas plus qu'il ne l'est à une société.
Seules ses habilitations définiront si des filtres existent pour qu'il ne puisse pas voir les données rattachées à certains sites.
Par contre, des valeurs par défaut sont définies pour proposer à l'utilisateur des sites appropriés à ses profils. Les sites par défaut sont définis par module dans l'onglet Sites de la fiche définissant le profil utilisateur.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Plusieurs onglets sont nécessaires à la gestion d'un site.

En-tête

Onglet Généralités

Cet onglet présente des informations générales (SIRET, code NAF, etc.), ainsi que le code de la société juridique à laquelle la société est rattachée. Cette société, qui doit avoir été créée, correspond à la société de rattachement au sens comptable du terme.

Onglet Finance

Cet onglet présente des informations comptables, parmis lesquelles :

  • un indicateur qui permet de savoir si le site est un site comptable (établissement au sens comptable du terme).
    A défaut, on précisera à quel site comptable ce site est rattaché,
  • un tableau sections analytiques par défaut (utilisées pour renseigner les sections analytiques par défaut dans les différents documents, à l'aide du paramétrage correspondant),
  • un code comptable permettant de déterminer les imputations comptables générales et la nature analytique.

Onglet Adresses

Utilisez cet onglet pour définir une liste d'adresses associées au site courant.
Chaque adresse est identifiée par un code et ses données complètes.
Cochez la case Adresse par défaut pour l'adresse qui doit être l'adresse par défaut du site (une adresse par défaut obligatoirement).

Onglet RIB

Cet onglet permet de définir les relevés d'identité bancaires associés à ce site. Vous pouvez saisir le nombre de lignes que vous souhaitez dans le tableau.

Onglet Contacts

Cet onglet permet de lister dans le tableau des contacts, les personnes associées à ce site. Les coordonnées complètes associés au nom sont présentées à côté du tableau.

Pour saisir un nouveau contact :

  • sélectionnez un interlocuteur existant, ou
  • créez un nouveau contact :
    - vous pouvez saisir un code, puis le détail des informations qui le concernent,
    - vous pouvez également saisir directement le détail des informations qui le concernent, le code étant créé automatiquement lors de l'enregistrement de la fiche.
    Dans les deux cas, le contact est automatiquement enregistré dans la table des interlocuteurs.

La gestion des contacts par le biais des Interlocuteurs permet d'éviter un phénomène de doublon des fiches individus. En effet, du fait des fonctions qu’il exerce, un même interlocuteur peut être enregistré en tant que Contact au sein de plusieurs sociétés, sites ou tiers. Ainsi, à partir d'une même fiche interlocuteur, il est possible d'établir des relations vers plusieurs fiches disposant d'un onglet Contact.

SEEINFO Toutefois, un interlocuteur est enregistré en tant que personne ou individu uniquement. Pour cette raison, seules les informations d'identification telles que le nom, le prénom, et la date de naissance sont communes entre le fichier des interlocuteurs et le détail des informations renseignées au niveau du contact.
Les autres informations, telles que l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone fixe et de portable, ainsi que le numéro de fax, sont gérées de façon indépendante entre l'interlocuteur et chacun des contacts. Au niveau de l'interlocuteur, il s'agit d'informations considérées comme étant personnelles alors qu'au niveau du contact,  ces informations sont considérées comme étant professionnelles.

SEEREFERTTO Pour un exemple, reportez-vous à la documentation sur la fonction Interlocuteurs.

Onglet Détails

Cet onglet permet de définir les éléments de gestion qu'un site peut réaliser.

Onglet DAS2

Onglet Dépôt

Cet onglet est visible uniquement si le code activité WRH - Gestion des dépôts est actif.

Il permet de préciser si la gestion des dépôts est autorisée sur ce site. Lorsque c'est le cas, il est possible d'indiquer un dépôt par défaut pour chaque type de mouvement d'entrée et de sortie de stock.

Mouvements d'entrée

  • Réception (fournisseur, sous-traitance),
  • Entrée OF,
  • Mouvement interne [entrées diverses, assemblage (pour le composé), désassemblage (pour le composant)]
  • Retour (livraison, prêt et sous-traitance),
  • Réintégration stock.

Mouvements de sortie

  • Expédition (livraison)
  • Consommation matière,
  • Mouvement interne [sorties diverses, assemblage (pour le composant), désassemblage (pour le composé)]
  • Expédition sous-traitance,
  • Consommation sous-traitance.

SEEINFO La gestion des dépôts est possible uniquement lorsque le site est identifié, sur l'onglet Détails, comme étant un site de Stock.

Onglet Dématérialisation