Modèle de contrat de service

Ce champ est par défaut associé à un compteur à fonctionnement automatique. Par conséquent, l’utilisateur ne doit en principe pas se préoccuper de son contenu.

Par défaut, le code modèle de contrat de service sera composé d’un numéro de séquence sur 15 caractères de façon automatique.

Ce champ permet de définir la devise à appliquer à la totalité des champs financiers d’un modèle de contrat de service. Cette même devise est utilisée également pour déterminer les franchises de prestations des couvertures articles.

Ce champ doit contenir une courte dénomination permettant de déterminer de façon non équivoque la nature et l’OBJet du contrat qui doit être créé en vertu de ce modèle.

Utilisez ces champs pour saisir des codes familles statistiques pour le contrat de service. Ces codes peuvent être repris et initialisés à partir du modèle de contrat de service.

Les familles statistiques sont au nombre de 5 maximum. Leur nombre, ainsi que leur intitulé peuvent être paramétrés lors de l'installation de l'application. Elles sont utilisées dans les traitements statistiques ainsi qu'en critère de sélection dans de nombreux programmes.

Ce champ essentiel permet de déterminer la catégorie fonctionnelle du contrat de service :

• un contrat de garantie,
• un contrat de maintenance,
• un contrat à points.

Il permet de déclencher différents mécanismes, comme la règle de gestion de points, la réévaluation des contrats, ou la facturation.

Ce champ permet de déterminer l’accès à la fonction de gestion des couvertures de compétences.

Si ce champ est coché, la fonction de gestion des couvertures est inaccessible puisque toutes les compétences décrites dans l’application sont prises en charges en vertu du contrat. Il est donc inutile de les saisir une par une.

SI ce champ n’est pas coché, seules les compétences saisies dans la fonction « Compétences couvertes » (Menu « Fonction – Compétences couvertes ») sont prises en charge par le contrat créé sur la base de ce modèle.

Attention : Dans cette fonction, on saisie un niveau de famille de compétence couvert. Cela signifie que lorsqu’une famille de compétence est saisie, TOUTES LES FAMILLES FILLES SONT PRISES EN CHARGE par le contrat.

Si ce champ n’est pas coché et qu’aucune famille de compétence n’est saisie, le contrat sera quasiment inutilisable. Aucun problème client ne pourra être pris en charge en vertu de ce contrat.

Ce champ permet de déterminer l’accès à la fonction des couvertures articles.

Ce champ est accessible uniquement pour les modèles de contrat de type « Maintenance ».

Si ce champ est coché, la fonction de gestion des couvertures articles est inaccessible. Cela signifie que le contrat créé en vertu de ce modèle s’applique à la totalité de tous les articles commandés par le client. On obtient ainsi une sorte de super contrat.

Si ce champ n’est pas coché, deux options sont possibles :

1 / Ne saisir aucune référence article dans la fonction « Articles couverts » (Menu « Fonctions – Articles couverts ») et attendre la création du contrat pour COMPLETER la saisie des numéros de série pris en charge.

2 / Saisir une ou plusieurs références article pour couvrir automatiquement tous les numéros de série d’une même référence article pour un client.

Cette case à cocher concerne uniquement les contrats de garantie et de maintenance pour lesquels une couverture de type Parc (et non pas de type Tout le parc) a été définie.

Elle permet d'automatiser totalement la définition des couvertures croisées (Parc + Compétence) sur la base de toutes les couvertures de type Parc.

Si cette case est cochée, toute création, modification ou suppression d'une couverture Parc est immédiatement répercutée sur les différentes couvertures croisées correspondantes.

Ce champ permet de rédiger toute information permettant de mieux comprendre le spectre d'application du

modèle de contrat de service dans le cadre de la politique d'après-vente de l'organisation.

Ce champ indique la durée du contrat.

• Pour les contrats en tacite reconduction, il s’agit de la de la fréquence à laquelle le contrat sera automatiquement renouvelé.
• Pour les contrats qui ne sont pas en tacite reconduction, il s’agit de la fréquence à laquelle le contrat doit être renégocié par les deux parties.

Ce champ précise si le contrat subira un renouvellement automatique à son terme. Cela signifie essentiellement qu’il n’y aura dans ce cas aucune rupture dans la chaîne de facturation qui continuera à s’exécuter à la fréquence désirée.

Dans le cas contraire, le contrat devra faire l’OBJet d’une renégociation et d’un renouvellement manuel dans la fonction prévue à cet effet.

Ce champ concerne uniquement les contrats à points. Indiquez le nombre total de points conférés au client au titre du contrat.

Ce champ permet d'indiquer le nombre de jetons minimum permettant à un client de se voir offrir

ce contrat de service.

Cette information est analysée par le système uniquement si aucune information équivalente n'a été saisie

sur le client en question.

Pour rappel, les jetons sont des bonus que chaque client peut créditer à l'occasion de ses différentes

commandes successives.

Ce champ concerne uniquement les contrats à points. La tolérance offre un mécanisme permettant d'épuiser des contrats à points. En effet, au regard de la complexité potentielle des règles de débit de points, la probabilité de consommer exactement le nombre de points imparti au titre d'un contrat est très faible.

Prenons l'exemple d'un client bénéficiant d'un contrat de 100 points avec une règle de débit de 30 points par demande de service, et un seuil de tolérance de 10%. La quatrième demande de service de ce client génère l'émission d'un devis relatif à la souscription d'un nouveau contrat de service lorsque dans le même temps ce client continue de bénéficier d'un contrat de 10 points. Si ce même contrat avait bénéficié d'une tolérance de points de 20%, la quatrième demande de service aurait été servie normalement et le contrat aurait été automatique soldé au terme du traitement de la demande de service.

Ce champ permet de saisir la fréquence à laquelle la base de redevance annuelle du contrat doit être réévaluée. La réévaluation automatique est toujours réalisée sur la base de l’évolution d’un indice au choix.

Indiquez la méthode de réévaluation du contrat. Les contrats de maintenance peuvent être réévalués de deux façons différentes :

• La Post-réévaluation présente l'avantage de toujours calculer le montant de la prochaine échéance d'un contrat. En revanche, la base de redevance annuelle est toujours décalée d'une période par rapport à la valeur réelle de l'indice support à cette réévaluation.
• La Pré-réévaluation offre l'avantage de calculer une base de redevance annuelle qui est le reflet exact de l'évolution de l'indice utilisé. En revanche, mis à part la première échéance du contrat, cette méthode ne permet pas de connaître le montant des échéances à l'avance.

Ce champ indique quel support a été retenu pour la réévaluation du contrat de service. Deux supports sont possibles :

Ce champ est accessible uniquement si le support Evolution d'un indice a été préalablement sélectionné. Saisissez l’indice qui doit être utilisé lors de chaque réévaluation du contrat. Une réévaluation est réalisée par comparaison de la valeur d’indice utilisée lors de la dernière réévaluation et la dernière valeur enregistrée dans le système pour l’indice en question.

Ce champ est accessible uniquement si le support de réévaluation de type Formule mathématique a été sélectionné au préalable. Renseignez le code formule utilisé, sélectionné dans table diverse 427 - Formules de réévaluation.

 En fonction des secteurs d’activité, ce champ pourra avoir les différentes significations suivantes :

• Le nombre de jours précédant le terme d’un contrat, avant lesquels une demande de résiliation client peut être acceptée.
• Le nombre de jours pendant lequel le contrat continue à s’appliquer, à partir de la réception d’une résiliation client.

Dans tous les cas, la résiliation est une opération manuelle qui doit être effectuée directement sur une fiche contrat.

Ce champ indique la fréquence à laquelle le client recevra les factures relatives au bénéfice des prestations prises en charge par son contrat. Il permet de déterminer également la part de redevance annuelle à imputer sur une facture.

Utilisez ce champ pour indiquer la méthode retenue pour la facturation du contrat de service :

• Pré-facturation (Terme à échoir) : la facturation du contrat a lieu avant le terme du contrat.  Cette méthode permet de facturer les contrats avant que le client n'en bénéficie. Exemple : contrat d'une durée de trois ans, facturable une fois par an.

Certaines pratiques majorent ou minorent le montant des échéances lorsque celles-ci sont perçues de façon pluriannuelle. Utilisez ce champ pour définir l'importance de cette majoration ou minoration le cas échéant.

Utilisez ce champ pour indiquer le préavis à partir duquel l'échéance de contrat à facturer apparaîtra dans les outils de facturation. A partir de cet instant, la facture pourra être générée et expédiée au client.

Ce préavis représente le nombre de jours qui précédent le terme d'une échéance de facturation.

Utilisez ce champ pour saisir les conditions de paiement accordées pour le règlement des échéances du contrat.
Seule peut être renseignée une condition de paiement cohérente par rapport à la législation et au groupe de la société du site du document.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Ce champ permet de saisir les codes litiges qui entraînent la prise en charge d’un problème client en cas de non paiement en temps et en heure des échéances du contrat.

Par exemple, prenons le cas d’un client qui accuse un retard de paiement de deux mois sur la dernière échéance de son contrat. Ce client a par ailleurs manifesté un litige à l’égard de son fournisseur. Lorsque le client appelle le service de support client pour résoudre un problème sur l’un de ses matériels, ce dernier sera dépanné si le code litige de l’échéance correspond à l’un de ceux mentionnés sur son contrat de maintenance.