Utilisez cette fonction pour lier des requêtes SQL à des colonnes spécifiques de la structure d'un état de la Gestion à l'affaire.

Structure du suivi financier

Les requêtes SQL déterminent le contenu des colonnes spécifiques du suivi financier. Ces colonnes spécifiques sont qualifiées de 'Colonnes libres', numérotées de 1 à 10. Vous pouvez utiliser ces colonnes pour effectuer le suivi des dépenses d'une affaire et obtenir un aperçu global de sa situation financière ; vous pouvez également les utiliser dans les états financiers, en vous appuyant sur une structure de suivi financier.

Il est essentiel de pouvoir évaluer et suivre en temps réel la situation financière d'une affaire, selon les budgets associés. La Gestion à l'affaire utilise des vues financières pour récupérer et afficher les données financières associées à une affaire.

Ces vues financières sont générées à partir des spécifications d'un état.

  • Utilisez la fonction Structure du suivi financier (GESPJS) pour définir ou personnaliser la structure d'un état, soit la liste des colonnes à afficher.
    Chaque structure d'état s'appuie sur une vue financière sur laquelle le suivi des données (dépenses, revenus, etc.) est activé dans la table diverse 388 - Vue financière.

  • Utilisez cette fonction (GESPJQ) pour indiquer quelles données spécifiques utiliser dans le contenu de chaque colonne 'libre' (1 à 10) de la structure de base de l'état.

  • Pour évaluer et suivre en temps réel la situation financière réelle d'une affaire selon ses budgets, utilisez l'action Suivi financier disponible dans les fonctions Gestion des affaires (GESPJM) et Suivi financier (PJMFINOV0).
    Le suivi financier obtenu est en cohérence avec les spécifications de l'état et les requêtes SQL appliquées.

Utilisez la fonction Requête SQL (GESALQ) pour consulter les requêtes SQL standard livrées avec la solution, et pour modifier ou ajouter de nouvelles requêtes. Les requêtes standard de Gestion à l'affaire livrées avec la solution sont identifiables par le préfixe 'PJM'.

La table diverse 388 - Vue financière contrôle l'affichage des données du suivi financier.

La Gestion à l'affaire inclut des requêtes SQL standard pour le suivi des dépenses et des revenus. Les requêtes SQL standard correspondant aux vues financières '10' (dépenses) et '20' (revenus) sont livrées par défaut avec la solution. Vous pouvez modifier ces requêtes SQL, ou créer de nouvelles requêtes (pour la vue 30 par exemple) qui correspondent à votre organisation, vos processus ou vos utilisateurs. Il est cependant conseillé d'avoir des connaissances de base sur le fonctionnement de votre système avant de changer une requête standard.

Sage vous conseille de sauvegarder une copie de la requête SQL standard avant de la modifier.

Trucs et astuces

Prérequis

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Gestion de l'écran

La fonction Requêtes suivi financier se compose d'un écran unique où vous définissez la requête SQL à lier à la structure de suivi financier.

Onglet Écran de saisie

Utilisez cet écran pour définir les informations utilisées pour alimenter une colonne "libre" (1 à 10) dans la structure d'un état financier. Le champ Contenu colonne (champ CODDES) a pour valeur 'Colonne libre' dans la fonction Structure suivi financier (GESPJS). Le numéro de vue financière correspond à une vue activée dans la table diverse 388 - Vue financière. Par exemple, '10' correspond à une vue des dépenses et '20' à une vue des revenus.

Cinq colonnes libres sont prédéfinies dans la structure de l'état pour gérer les dépenses (pré-engagé, engagé, réel et comptabilisé). Elles correspondent aux colonnes libres de 1 à 5. Par défaut, une colonne dépense permet de suivre l''engagé' et une autre colonne dépense le 'réel'.

Cinq colonnes 'diverses' supplémentaires sont prédéfinies pour suivre les revenus d'une affaire, comme les commandes ou factures. Elles correspondent aux colonnes libres de 6 à 10.

Toutes les autres colonnes définies dans la Structure du suivi financier (GESPJS) sont gérées par le système. Vous ne pouvez pas lier une requête SQL à ce type de colonne.

Le requêtes SQL prédéfinies pour les vues '10' et '20' sont livrées par défaut avec la solution.

Trucs et astuces

Annexe : Coûts de l'affaire : Règles d'initialisation de la nature de dépense

Requête

Vue financière (champ PBTGRP)

Utilisez ce champ pour identifier la vue financière à lier à une requête SQL. Sélectionnez un code de vue financière parmi les codes activés dans la table diverse 388 - Suivi financier. Par exemple, pour une vue des dépenses, sélectionnez la vue « 10 ». Pour une vue des revenus, sélectionnez la vue « 20 ». Ce champ est obligatoire.

Par défaut, la table diverse 388 vous permet d'effectuer le suivi des données de la vue financière de votre choix, comme par exemple les dépenses ou les revenus. La table 388 contrôle ainsi quelles données de suivi sont affichées.

La Gestion à l'affaire inclut des requêtes SQL standard pour le suivi des dépenses et des revenus. Les requêtes SQL standard correspondant aux vues financières « 10 » (dépenses) et « 20 » (revenus) sont livrées par défaut avec la solution. Vous pouvez modifier ces requêtes SQL, ou créer de nouvelles requêtes correspondant à votre organisation, vos processus ou vos utilisateurs. Il est cependant conseillé d'avoir des connaissances de base sur le fonctionnement de votre système avant de changer une requête standard.

Sage vous conseille de sauvegarder une copie de la requête SQL standard avant de la modifier.
Séquence colonne (champ PBTCOD)

Utilisez ce champ pour définir un numéro de compteur pour la requête. C'est une zone obligatoire.
Contenu colonne (champ CODDES)

Utilisez ce champ pour décrire la requête SQL. Le nom de la requête doit être représentatif du type de données que la requête doit extraire.
Actif (champ ACTIVE)

Sélectionnez cette case à cocher si cette requête SQL est active au sein d'un groupe de requêtes affecté à une colonne 'libre' de la structure de l'état financier. Le champ Contenu colonne (champ CODDES) a pour valeur 'Colonne libre' dans la fonction Structure suivi financier (GESPJS).

Bloc numéro 2

Label (champ LABEL)

Ce champ est associé au champ Contenu colonne (CODDES). Renseignez un intitulé qui corresponde à la description du champ Contenu colonne (CODDES).
Nature dépense par défaut (champ DEFCTYPE)

Utilisez ce champ pour définir la nature de dépense par défaut à associer à une dépense d'affaire.
Requête SQL à exécuter (champ SQLQRY)

Utilisez ce champ pour indiquer le code de la requête SQL qui sera exécutée pour récupérer les valeurs appliquées à une colonne définie comme 'libre' dans la structure d'état prédéfinie. Le champ Contenu colonne (champ CODDES) a pour valeur 'Colonne libre' dans la fonction Structure suivi financier (GESPJS).

Utilisez la fonction Requête SQL (GESALQ) pour consulter les requêtes SQL standard livrées avec la solution, et pour modifier ou ajouter de nouvelles requêtes. Les requêtes standard de Gestion à l'affaire livrées avec la solution sont identifiables par le préfixe 'PJM'.
Libellé (champ SQLQRYDES)

Ce champ décrit l'événement que la requête SQL doit exécuter.

Bloc numéro 3

N° colonne libre table travail (champ FREECOL)

Utilisez ce champ pour lier cette requête SQL à une colonne 'libre' de la structure pour la vue financière sélectionnée. Le champ Contenu colonne (champ CODDES) a pour valeur 'Colonne libre' dans la fonction Structure suivi financier (GESPJS). Ce champ est obligatoire.

Ce champ permet de lier la requête SQL à la structure de données (sur une des 'colonnes libres' des tables du suivi financier ; le champ Lien structure (champ PJMPBTCOD) lie cette requête à la structure de l'état pour la vue financière sélectionnée.

Si la requête SQL renvoie des dépenses, vous pouvez les affecter aux colonnes libres de 1 à 5 qui sont prévues pour la gestion des frais (pré-engagé, engagé, réel, comptabilisé). Par défaut, une colonne dépense permet de suivre l''engagé' et une autre colonne dépense le 'réel'.
Si la requête SQL renvoie les revenus d'une affaire spécifique, comme les commandes ou factures, vous pouvez affecter ces montants aux colonnes libres de 6 à 10.
Lien structure (champ PJMPBTCOD)

Utilisez ce champ pour lier la requête SQL au numéro de compteur d'une colonne spécifique dans la structure de l'état pour la vue financière sélectionnée.

Vous pouvez lier cette requête SQL au numéro de compteur d'une colonne 'libre'. Le champ Contenu colonne (champ CODDES) a pour valeur 'Colonne libre' dans la fonction Structure suivi financier (GESPJS). Le numéro de compteur de la colonne doit correspondre au champ N° colonne libre table travail (FREECOL).

Ce champ lie la requête SQL à la structure de l'état pour la vue financière sélectionnée ; le champ N° colonne libre table travail (FREECOL) lie cette requête à la structure de données (sur une des 'colonnes libres' des tables du suivi financier).
Contexte (champ CONTXT)

Utilisez ce champ pour indiquer le contexte des données que la requête SQL doit récupérer.

Ce champ a un impact direct sur la manière dont la requête SQL définie récupère et traite les valeurs (quantités et montants) dans une colonne 'libre'.
Objet (champ PBTOBJ)

Utilisez ce champ pour définir le code Objet à exécuter depuis l'icône Actions pour une ligne de dépense du niveau le plus bas dans la structure des natures de dépense d'un suivi. Par exemple, si cette requête SQL doit extraire les données d'achat, indiquez 'POH' (exécute la fonction des Commandes d'achat (GESPOH) depuis la tables des entêtes de commandes) ; indiquez 'MFG' pour extraire des dépenses main d'œuvre (exécute la fonction des Ordres de fabrication (GESMFG) depuis la table des OFs).
Cumul bud. restant (champ CUMRTCO)

Sélectionnez cette case à cocher si la valeur renvoyée par la requête SQL (quantité ou montant) doit être incluse dans les calculs de la colonne correspondant au 'Budget restant' dans la structure d'état prédéfinie.

Laissez cette case désactivée si la valeur récupérée par la requête SQL n'a pas d'impact sur le budget restant.
Cumul sous-col. 1 (champ CUMSCOL)

Sélectionnez cette case à cocher si le moteur de calcul du Suivi financier doit comptabiliser la valeur récupérée par la requête SQL dans la sous-colonne 1.

Laissez cette case à cocher désactivée, si vous ne souhaitez pas totaliser les valeurs de la sous-colonne 1. Les quantités s'affichent uniquement dans l'écran de détail pour le code objet sélectionné (exécuté depuis l'icône Actions sur une ligne de dépense dans le Suivi financier).

En général, la sous-colonne 1 est utilisée pour les quantités. Sélectionnez cette case à cocher si vous êtes sûrs que la requête SQL renvoie des quantités pouvant être converties et consolidées (totalisées) dans la sous-colonne.

Par défaut, seules les unités de temps sont regroupées. La consolidation des unités d'articles n'est pas recommandée car les unités peuvent varier d'un document à l'autre.
Valorisation positive (champ POSVAL)

Sélectionnez cette case à cocher si la quantité ou le montant récupérés par cette requête SQL augmentent une valeur du Suivi financier. Laissez cette case désactivée si la quantité ou le montant récupérés par cette requête SQL réduisent une valeur du Suivi financier.

Par exemple, si cette requête renvoie une facture d’achat, la valeur réelle augmente dans le Suivi financier ; si elle renvoie un retour d'achat, la valeur réelle diminue.

Requête SQL

Requête SQL (champ SQLQRYTEX)

Ce champ de texte présente les instructions indiquées dans la requête SQL.

Trucs et astuces

  • Créez de nouvelles requêtes SQL à partir des requêtes SQL standard au lieu de créer une nouvelle requête à partir de zéro. Pour cela, suivez les étapes suivantes :
    • Ouvrez la fonction Requête SQL (GESALQ) ;
    • Consultez les requêtes SQL de base fournies avec votre solution. Une requête de base de la Gestion à l'affaire porte le préfixe 'PJM' ;
    • Créez une nouvelle requête SQL en copiant une requête SQL de base.
      Sélectionnez une requête SQL de base qui se rapproche de vos besoins, modifiez son code dans le champ Requête et cliquez sur l'action Créer ;
    • Modifiez la requête SQL copiée et cliquez sur Enregistrer.
    • Ouvrez cette fonction (Requêtes du Suivi financier - GESPJQ) ;
    • Désactivez la requête SQL de base et activez votre nouvelle requête SQL.
      Dans la colonne Requête SQL du volet de sélection, filtrez les requêtes SQL pour visualiser uniquement les requêtes utilisant le code de la requête de base. Sélectionnez le N° requête correspondant à la Vue financière concernée. Pour désactiver la requête de base et activer la nouvelle requête, modifiez le code indiqué dans le champ Requête SQL en renseignant votre nouveau code de requête ;
    • Affectez votre nouvelle requête SQL à la structure financière (définie dans la fonction Structure du suivi financier - GESPJS). Vous devez affecter votre nouvelle requête à la colonne libre adéquate de la table de travail (champ Colonne libre) et au numéro de compteur approprié du Suivi financier (champ Lien structure) puis cliquez sur Enregistrer.

  • Vous pouvez lier une requête SQL à n'importe quelle colonne identifiée comme 'libre' dans une structure d'état financier.
    • Cinq colonnes libres (1 à 5) sont disponibles pour gérer les frais (pré-engagé, engagé, réel et comptabilisé). Le total de ces cinq colonnes est inclus dans le calcul du coût total.
      Par défaut, une colonne dépense permet de suivre l''engagé' et une autre colonne dépense le 'réel'.
    • Cinq colonnes 'diverses' supplémentaires (colonnes libres 6 à10) sont prédéfinies pour suivre les revenus d'une affaire, comme les commandes ou les factures.

Vue financière 20 : cette Vue financière vous fournit un exemple de l'utilisation de colonnes libres dans un contexte de suivi des revenus.

Chaque colonne libre est divisée en deux sous-colonnes. Les données de chaque sous-colonne (en cohérence avec la Structure du suivi financier - GESPJS) correspondent soit à une quantité, soit à un montant. Votre requête SQL doit alimenter les deux sous-colonnes.

  • Vous pouvez utiliser une requête SQL existante dans une colonne. Par exemple, vous pouvez allouer une requête de type 'Demande d'achat' pour alimenter une nouvelle colonne 'Pré-engagement' dans le Suivi financier.

  • Une balise #Module s'affiche sur la première ligne de texte de chaque requête SQL pour identifier le module concerné. Le module doit être activé sur le dossier pour pouvoir exécuter la requête SQL.

  • Enregistrez une copie de la requête SQL standard avant de la modifier.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Table diverse [N° de table] : Le code [Vue financière] n'existe pas

Cette fonction est utilisée en association avec la table diverse 388 - Vue financière. Vous avez renseigné un code de vue financière qui n'a pas été activé pour le suivi de données dans la table 388. Vous devez d'abord sélectionner un code de vue financière valide ou ajouter un nouveau code dans la table 388.

Tables mises en œuvre

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Annexe : Requêtes SQL de Dépenses sur affaire

Détermination des coûts de l'affaire :

Une balise #Module s'affiche sur la première ligne de texte de chaque requête SQL pour identifier le module concerné. Le module doit être activé sur le dossier pour pouvoir exécuter la requête SQL.

Coûts de l'affaire (paramétrage par défaut) : Charges
Requête SQL Évènement Budget Engagé Réel
Tps Montant Tps Montant
10000

Achats

Pour les lignes de transaction liées à l'affaire. Les articles doivent être gérés à la commande ou ajoutés aux tâches matière (les enregistrements articles ajoutés à la tâche matière de l'affaire sont considérés comme gérés à la commande, quel que soit leur mode de gestion, 'A la commande' ou 'Sur stock').
Montant seulement.
PJM001

Demandes d'achat
(Quantité demandée * Prix unitaire)

 100
PJM002

Commandes d'achat
(Quantité à recevoir * Prix commande)

 300
PJM003

Réceptions d'achat
(Réception non facturée * Prix commande)

 100
PJM004

Retours d'achat
(Quantité retournée * Prix commande)

 -20
PJM005

Factures d’achat
(Quantité facturée * Prix unitaire)

 100
PJM006

Avoirs d'achat
(Quantité facturée * Prix unitaire) (négatif)

 -20

Composants

Pour les ordres de fabrication liés à l'affaire. Les articles à lancer doivent être gérés 'à la commande' ou ajoutés à la tâche matière. Les enregistrements d'articles qui sont ajoutés à une tâche matière d'affaire sont considérés comme étant à la commande, quel que soit leur mode de gestion ('A la commande' ou 'Sur stock'). Les composants sont valorisés pour des articles gérés 'Sur stock'. Les composants gérés 'A la commande' sont évalués à l'aide de documents d'achat, comme décrit dans la partie Achats ci-dessus.
Les requêtes SQL PJM014 permettent d'effectuer un suivi du coût d'opérations ou d'articles non prévus dans la Valorisation d'en-cours (table WIPCOST).
Les requêtes SQL PJM015 et PJM016 permettent d'effectuer un suivi du coût des ordres de sous-traitance liés à une affaire.
Montant seulement.
PJM013

Composants sur ordres de fabrication
(Restant à consommer * Prix unitaire)

 300
PJM014

Suivi matières sur ordres de fabrication
(Quantité consommée * Prix unitaire)

 200
PJM015

Composants sur ordres de sous-traitance
(Restant à consommer * Prix unitaire)

 300
PJM016

Suivi matières sur ordres de sous-traitance
(Quantité consommée * Prix unitaire)

 200

Opérations d’ordres de fabrication

Pour les ordres de fabrication liés à l'affaire. Les articles à lancer doivent être gérés 'à la commande' ou ajoutés à la tâche matière. Les enregistrements d'articles qui sont ajoutés à une tâche matière d'affaire sont considérés comme étant à la commande, quel que soit leur mode de gestion ('A la commande' ou 'Sur stock').
Les requêtes SQL PJM012 permettent d'effectuer un suivi du coût d'opérations ou d'articles non prévus dans la Valorisation d'en-cours (table WIPCOST).
Montant et heures.
PJM011

Opérations d’ordres de fabrication
(Charge restante * Prix unitaire)

 16 160
PJM012

Saisies de temps sur les opérations d'ordres de fabrication
(Temps passé * Prix unitaire)

 4 40

Temps alloué à l'affaire

Montant et heures.
PJM007

Opérations de tâche
(Charge restante * Prix unitaire)

 8 80
PJM008

Saisies de temps sur opérations de tâches
(Temps passé * Prix unitaire)

 4 40
PJM009

Saisies de temps sur les tâches
(Temps passé * Prix unitaire)

 5 50
PJM010

Saisies directes de temps sur code budget
(Temps passé * Prix unitaire)

 15 200

Charges en comptabilité

Pour les lignes de transaction liées à l'affaire.
Montant seulement.

Pour ajuster une affaire du point de vue financier, vous pouvez lier manuellement des écritures comptables à l'affaire (PJM020 et PJM021). Vous devez cependant personnaliser les requêtes SQL utilisées pour lire les écritures manuelles de façon à ce qu'elles correspondent à votre organisation et à vos besoins au niveau du Suivi financier. Les écritures comptables liées à l'en-tête d'une affaire ou générées par des pièces automatiques sont exclues. Veuillez noter également que, pour les écritures manuelles, vous devez définir dans cette fonction (GESPJQ) la nature de dépense par défaut qui sera associée à une dépense d'affaire.
PJM017

Note de frais
(Montant notes de frais)

 100
PJM018

Factures tiers fournisseur
(Montant facturé)

 100
PJM019

Factures/avoirs tiers fournisseur
(Montant facturé) (négatif)

 -100
PJM020

Saisie de pièces
(Montant de crédit)

 100
PJM021

Saisie de pièces
(Montant de débit)

 -100

Stock

Pour les lignes de transaction liées à l'affaire.
Montant seulement.
PJM022

Sorties diverses
(Montant de débit)

 100
PJM023

Entrées diverses
(Montant de crédit)

 -100

Coûts de l'affaire (paramétrage par défaut) : Revenu

Requête SQL Évènement Budget Revenu
Sous-col. 1 Sous-col. 2
1000.

Documents de vente

Pour les lignes de documents liées à l'affaire.
Montant seulement.
PJMRN001

Devis de vente
(A convertir (Sous-col. 1) et devisé (Sous-col. 2))

 100 100
PJMRN002

Commandes de vente
(A facturer (Sous-col. 1) et commandé (Sous-col. 2))

 100 100
PJMRN003

Factures de ventes
(A régler (Sous-col. 1) et facturé (Sous-col. 2))

 100 100
PJMRN004

Commandes de vente en cours
(Total en cours (y compris devis, commandes, factures))

 100
PJMRN005

Factures tiers Client
(Montant facturé)

 100

Détermination des coûts de l'affaire : Règles d'initialisation de la nature de dépense

La Gestion à l'affaire applique un ordre de priorité en cascade (ou un ensemble de règles) afin de déterminer la nature de dépense associée à une dépense précise. Si la règle 1 renvoie 'false', la règle 2 est appliquée, et ainsi de suite jusqu'à la dernière règle.

La nature de dépense est transmise dans la colonne 15 de la requête SQL. Si vous avez créé des requêtes spécifiques, vous devez transmettre la nature de dépense à la colonne 15, ou laisser la colonne 15 vide pour laisser le traitement standard déterminer la nature de dépense par défaut.

Les schémas suivants montrent comment les règles d'initialisation de la nature de dépense sont appliquées aux différents types de dépenses (matières, main-d'œuvre, notes de frais, comptabilité, saisies de temps). Les paramètres de nature de dépense et les liens établis avec les postes de charge, les articles et les codes frais sont essentiels à ce processus.