Recepción de facturas de proveedores

Esta sección es un resumen del proceso de recepción de las facturas electrónicas. Recuerda que algunas funcionalidades siguen en desarrollo.

Resumen del proceso

Procesamiento de factura de proveedor

1. El documento, como una factura o un abono, se envía al proveedor mediante Sage Network o a una dirección de e-mail dedicada.

2. El documento pasa por la pasarela de entrada y se procesa según su tipo de fichero y su origen:
   • Los documentos adjuntos se extraen de los e-mails.
   • Los ficheros XML se extraen en un formato híbrido, como Facture-X o ZUGFeRD.
   • Para los PDF y las imágenes, se utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por su sigla en inglés).
   • La información de cabecera y de pie de página de los ficheros XML estructurados se analiza.
3. La información de cabecera, como el nombre del proveedor o la planta, son datos mapeados en Sage X3.
4. La factura electrónica de proveedor se genera en el módulo correspondiente: Compras o Contabilidad terceros.

Recibir facturas de Sage Network

Abrir: Declaraciones > Facturación electrónica > Recepción > Recopilar facturas

La funcionalidad que se indica en esta sección corresponde a las facturas de proveedor recibidas mediante Sage Network. En esta release, aplica a las legislaciones francesa y española.

Obtener facturas recibidas

Utiliza esta función para recopilar las facturas de proveedor recibidas en Sage Network que todavía no se han sincronizado con Sage X3. Puedes definir unos criterios para filtrar las facturas y parametrizar una tarea periódica para ejecutar el proceso de forma regular.

Mostrar facturas recibidas

Utiliza esta función para mostrar las facturas de proveedor recopiladas con Obtener facturas recibidas. Los administradores pueden consultar los detalles de estas facturas:

• el origen y datos como el nombre del proveedor, el destinatario o los importes
• los resultados del análisis parcial realizado en Sage X3 antes de que la transacción se creara en el buffer de importación

Recibir facturas por e-mail o en directorio

Abrir: Declaraciones > Sage Network > AP Automation

Estas funciones forman parte del proceso de AP Automation, que utiliza Sage Ai para escanear documentos y devolver resultados mapeados con valores existentes de Sage X3. Antes de generar la factura en el último paso, puedes revisar y modificar los valores.

Procesar documentos

Utiliza esta función para procesar las facturas de proveedor creadas a partir de la dirección de e-mail de la sociedad. También puedes crear manualmente una factura recibida guardada en un directorio.

Obtener e-mails

Utiliza esta función para procesar los documentos enviados a la dirección de e-mail automatizada que se creó al registrar la sociedad. Se realizan dos acciones en masa para obtener los archivos adjuntos y escanear los documentos.

Escanear documentos

Utiliza esta función para digitalizar las facturas en PDF, imagen u otros formatos recuperados de los procesos descritos anteriormente. Puedes parametrizar una tarea periódica para ejecutar el proceso de forma regular.

Enviar comentarios

Utiliza esta función para enviar tus comentarios a Sage Ai para que aprenda y mejore los resultados.

Este proceso genera un fichero JSON, que se envía a Sage Ai, que contiene datos validados con los que se contabilizan las facturas. El proceso se puede ejecutar manualmente o mediante una tarea periódica.

El fichero solo contiene datos parciales de las facturas contabilizadas creadas mediante AP Automation. Las facturas creadas de otra manera no se incluyen, aunque la sociedad esté registrada.

Enviar detalles de proveedores

Utiliza esta función para enviar los detalles de los proveedores a Sage Ai para mejorar los resultados de los documentos procesados. Los datos enviados se utilizarán en la release 2025.R2 para asociar el proveedor extraído del documento, como un fichero PDF o XML, con los detalles disponibles en el directorio de Sage Ai para la sociedad incorporada.

Este proceso genera un fichero JSON que contiene los detalles de los proveedores de las sociedades registradas con Sage Ai.

Mapeo de facturas de proveedores

Abrir: Declaraciones > Facturación electrónica > Recepción > Mapeo facturas de proveedores

Esta función se utiliza para determinar automáticamente, cuando es posible, los datos de Sage X3 a partir del XML. Por ejemplo, determinar el proveedor de Sage X3 a partir del nombre del proveedor, del NIF o del número de IVA intracomunitario.

Recuerda que en este proceso se asume que las facturas electrónicas recibidas se recuperan en Sage X3 desde Sage Network.

Por cada factura electrónica recibida, en Sage X3 se crea un registro en la tabla temporal con las propiedades analizadas del fichero XML mediante el diseñador. El estado inicial es Por mapear.

El proceso estándar no está automatizado por completo. Se pretende iniciar la creación de las facturas en el módulo correspondiente con una cabecera y una línea genérica. Tienes que finalizar la transacción con el proceso actual. En las facturas contables de proveedor, asigna los importes a cuentas o secciones diferentes. En el módulo Compras, utiliza recepciones, pedidos o facturas para las conciliaciones. 

Si el mapeo no se realiza correctamente, el estado del registro cambia de Por mapear a Mapeo incompleto y tienes que solucionarlo. Si el mapeo se realiza correctamente, tanto de forma automática como manual, el estado del registro cambia a Mapeada y se puede proceder al siguiente paso, que es crear la factura en el módulo correspondiente.

Reglas de mapeo

Las reglas de mapeo se basan en la siguiente información, que es obligatoria para crear la factura electrónica.

Propiedad	Determinación
N.º pedido compra	Se extrae directamente de la cabecera del fichero XML. Si el pedido de compra se encuentra en el módulo Compras, la sociedad, la planta y el proveedor se alimentan automáticamente.
Sociedad	Código de Sage X3 que se obtiene a partir del nombre de la sociedad, del NIF y del número de IVA intracomunitario del fichero XML. Hay parametrizaciones disponibles para gestionar los duplicados.
Planta	Código de Sage X3 que se obtiene a partir del nombre de la planta, del NIF o del número de IVA intracomunitario del fichero XML. Hay parametrizaciones disponibles para gestionar los duplicados.
Proveedor	Se obtiene a partir del nombre del proveedor, del NIF o del número de IVA intracomunitario del fichero XML. Hay parametrizaciones disponibles para gestionar los duplicados.
Módulo	Se obtiene a partir de la parametrización asociada al proveedor.
Fecha	Registro que se crea en la tabla temporal.
Divisa	Se obtiene a partir del código ISO del fichero XML.
Tipo de factura	Se obtiene a partir del tipo de factura del proveedor.
Fecha factura proveedor	Se analiza directamente a partir del fichero XML.
N.º factura proveedor	Se analiza directamente a partir del fichero XML. Si la factura ya existe en el módulo Compras, la creación se bloquea. En las transacciones intersociedad, la factura se vincula a la transacción de Sage X3 y la creación se bloquea. Si los importes no coinciden, tienes que solucionarlo.
Importe antes de impuestos	Se analiza directamente a partir del fichero XML.
Importe de impuestos	Se analiza directamente a partir del fichero XML.
Importe con impuestos incluidos	Se analiza directamente a partir del fichero XML.

Puedes definir cómo se gestionan los duplicados. Por ejemplo, si dos proveedores en Sage X3 coinciden con unos identificadores en el XML, puedes aceptar el primer resultado que encuentre el sistema o desencadenar un error.

Generación de facturas electrónicas de proveedores

Abrir: Declaraciones > Facturación electrónica > Recepción > Generación facturas de proveedores

La recepción de las facturas electrónicas, desde su recuperación desde Sage Network hasta su creación, se basa en las tablas temporales. Primero se seleccionan las facturas electrónicas correspondientes.

Puedes:

• obtener las listas de las facturas electrónicas y el acceso a los documentos adjuntos;

• finalizar el mapeo si es necesario;

• desencadenar la generación de las facturas. Para esta generación, se utilizan los modelos de importación y exportación EINVBISIMP (facturas contables de proveedor) y EINVPIHIMP (facturas de compra).

Puedes restringir el acceso a un conjunto de plantas o sociedades con los permisos funcionales estándar. Las facturas se pueden generar manualmente o de forma automática con tareas periódicas mediante una programación personalizada. Solo se procesan las facturas electrónicas mapeadas por completo.