Processus de facturation clients (en envoi)

Cette section fournit une vue d'ensemble du processus de facturation électronique en envoi. Pour rappel, toutes les fonctionnalités ne sont pas encore mises en œuvre et le développement se poursuit.

N'activez pas cette fonctionnalité dans l'environnement de production si vous exécutez la release 2025 R1 ou une version antérieure.

Vue d'ensemble du processus

Diagramme du processus de facturation client Les étapes sont décrites directement en dessous de cette image.

Processus de facturation client

  1. Dans Sage X3, les factures de vente ou de comptes clients sont générées selon des processus existants jusqu’à l’étape de validation.
  2. Les données des ventes et des factures clients sont envoyées vers la passerelle, où un cliché est créé à partir des informations nécessaires à la génération des factures électroniques dans des tables spécifiques. Consultez l'Annexe 3 pour plus d'informations.
  3. La facture électronique est créée selon des règles de mapping client, qui déterminent le contenu et le format : un fichier XML ou PDF.
  4. La facture électronique est envoyée au client selon la méthode exigée par sa législation :
    • les factures électroniques françaises sont envoyées via Sage Network,
    • les factures électroniques allemandes sont jointes à un e-mail,
    • les fichiers belges sont actuellement stockés dans un répertoire accessible par Sage X3 pour l’émission.

Gestion des types de processus métier

Cette nouvelle information est demandée dans le fichier XML pour caractériser la facture par rapport à la taxe. Elle a été rajoutée aux transactions de factures de vente. Il est nécessaire de définir la facture pour les déclarations de TVA : bien, service ou hybride. Cette information a été ajoutée aux transactions de factures de vente.

La valeur par défaut est définie dans la table diverse et peut être modifiée au niveau de la transaction.

Consultez la Table Diverse 203 pour connaître les valeurs autorisées et les valeurs par défaut.

 

Préparation facture électronique client

Ouvrir : Déclarations > Facturation électronique > Envoi > Préparation facture électronique client (EINVPENGEN)

Avec ce processus de préparation, vous générez la liste des factures qui doivent être traitées.

Sélectionnez les factures selon les conditions suivantes :

  • les factures doivent être comptabilisées, quelle que soit leur origine, que ce soit à partir des modules Comptabilité tiers ou Ventes,

  • les factures n'ont pas fait l’objet d’une sélection précédente,

  • les paramétrage et les données de base doivent être configurés pour prendre en charge la facturation électronique.

Le processus crée un enregistrement par facture éligible dans une table spécifique, la table EINVOUT - Factures électroniques client. Cette table représente le point de départ du processus de facturation électronique.

Consultez l'aide en ligne sur la Préparation des factures électroniques clients pour obtenir plus d'informations.

Génération facture électronique client

Ouvrir : Déclarations > Facturation électronique > Envoi > Génération facture électronique client (EINVOUTGEN)

Avec ce processus de génération, vous gérez la génération des factures électroniques en envoi.

  • Établissez la liste des factures électroniques en fonction des critères que vous avez définis. Accédez aux transactions en attente qui nécessitent une action de votre part ou consultez l'historique des factures électroniques.
  • Créez un cliché, qui est une copie ou une transformation de la transaction d'origine dans des tables dédiées.
  • Excluez certaines factures temporairement ou définitivement du processus en sélectionnant l’option Hors périmètre lors d’une génération manuelle. Les factures déjà enregistrées dans un cliché ne sont pas supprimées, même si elles sont hors du périmètre.
  • Générez les fichiers XML et PDF à partir du cliché.
  • Les factures sont envoyées en utilisant la méthode prévue pour la législation concernée :
    • France et Espagne : Sage Network
    • Allemagne : e-mails
    • Belgique : stockées dans un répertoire pour une utilisation ultérieure par Sage X3

Vous pouvez restreindre l'accès des utilisateurs à des sites et/ou des sociétés en utilisant les droits fonctionnels standards.  Les différentes étapes du processus peuvent être gérées manuellement ou automatiquement par des abonnements selon une planification personnalisée.

Consultez l'aide en ligne sur la génération des factures électroniques clients pour obtenir plus d'informations.

Cliché

Le cliché transforme et stocke les données dans des tables dont l’intitulé commence par ESINV plutôt que dans les tables d'origine. Les tables dédiées peuvent offrir les avantages suivants :

  • transformer et/ou restructurer les données pour faciliter le mapping,
  • gérer un mapping unique avec un ensemble unique de tables,
  • améliorer les performances en transformant les données avec des scripts plutôt que des formules complexes. Des points d'entrée seront ajoutés pour gérer vos besoins spécifiques,
  • rendre les données non modifiables.

Stockage des fichiers XML

Les fichiers XML sont stockés sur le serveur, dans le répertoire EINV > EINVOUT > [Société] > [Année].

Envoyer des factures via Sage Network

La synchronisation des transactions avec Sage Network est intégrée au processus de génération des factures. Les opérations se déroulent en deux étapes.

  1. Un fichier de répertoire compressé est créé. Il contient une hiérarchie par type de flux et type de données synchronisées : société, tiers, transaction, etc. Par exemple, pour les factures, le fichier compressé contient un fichier CSV qui liste les identifiants des factures et un fichier CSV répertoriant les pièces jointes. Pour chaque facture, il existe un répertoire comportant plusieurs sous-répertoires, l’un stockant les fichiers XML et l’autre, les fichiers PDF. Consultez l’Annexe 4 pour plus de détails sur la structure.
  2. Le fichier de répertoire compressé est envoyé à Sage Network.

La synchronisation des factures génère actuellement autant de fichiers zippés que de factures. Cette limite sera fixée dans les releases futures.

La taille maximale du fichier compressé est de 1 Go. Cette limite sera gérée lorsque toutes les factures pourront être synchronisées dans un seul fichier.

Pour des raisons de sécurité, les fichiers compressés sont destinés à être supprimés. Cette option est prévue pour la prochaine release.

Assurez-vous que la synchronisation précédente est terminée avant d’en lancer une nouvelle. Il est conseillé de générer une facture à la fois.

Envoyer les factures à l’adresse e-mail du client

Les factures électroniques sont envoyées en pièce jointe aux e-mails des clients.

  1. Les factures électroniques sont générées au format ZUGFeRD conformément à la législation allemande.
  2. Les fichiers UBL et PDF sont envoyés à des services de transformation Sage Network qui convertissent le fichier UBL en CII et le joignent au PDF.
  3. Les fichiers sont joints à l’e-mail du client enregistré, puis envoyés.