Traitements EDI

Les traitements EDI vous donnent la possibilité d’envoyer un document dans un certain format ou de recevoir des documents par le biais d’un partenaire EDI dans un format donné.

Ils sont accessibles depuis le menu Traitements EDI.

Ils peuvent également être lancés :

  • en mode batch en utilisant la tâche EDIBAT,
  • depuis la fonction correspondant au document d’origine (reportez-vous au chapitre Sas EDI).
Pour certaines catégories de documents, les possibilités d’exécution des traitements d’envois et réceptions EDI peuvent être restreintes selon les habilitations fonctionnelles de l’utilisateur.

Un traitement s’appuie sur l’ensemble du paramétrage effectué. Il peut être schématisé de la façon suivante :

Générer des envois EDI

Génération envois EDI (EDIRUNISS)

Pour générer les documents EDI, vous pouvez :

  • Utiliser la fonction Factures (GESSIH), pour la génération au format séquentiel ou XML, des factures de vente signées.
  • Utiliser la fonction décrite ici, pour l’ensemble des documents EDI (à l’exception des fichiers Intrastat pour lesquels vous devez utiliser la fonction dédiée).

A l’ouverture, la facette Query affiche l’ensemble des traitements précédemment créés.
Ces traitements peuvent être utilisés comme Modèles, ils peuvent donc être exécutés plusieurs fois.

Pour créer un envoi, renseignez les paramètres nécessaires à l’exécution du traitement :

  • une description,
  • le partenaire EDI,
  • la catégorie,
  • indication de l’autorisation ou non d’un duplicata,
  • indication ou non du lancement en mode Test,
  • un flux particulier ou l’ensemble des flux. Chaque flux détermine :
    • le protocole,
    • le fichier séquentiel ou XML,

    • le mapping de messages utilisé.

    Lorsque tous les flux sont cochés, le traitement va rechercher le flux paramétré dans la fonction Flux EDI par tiers/société : pour un tiers et une société donnée, un seul flux par catégorie est trouvé.

  • la version du flux, lorsqu’un seul flux est indiqué.

    Pour créer un envoi contenant des pièces jointes, renseignez obligatoirement le flux dans lequel les pièces jointes sont définies.

Le numéro de processus est attribué automatiquement lors de la validation de la création.

Vous pouvez effectuer une sélection en saisissant, au niveau de la section Filtres, une valeur pour les filtres qui ont été préalablement définis au niveau de la Catégorie.

Vous pouvez exécuter le traitement :

  • dans la facette Query, en cliquant sur Exécution depuis l’icône Actions.

  • dans la facette Display, en cliquant sur Exécution.

Une fois le traitement lancé, une fenêtre s’affiche et présente :

  • toutes les étapes du traitement,

  • les temps de traitement (date début/fin, durée),

  • le résultat du traitement : nombre de documents générés, nombre de documents mis en instance et sauvegardés dans MongoDB,

  • le nom du document généré ou des documents générés dans le cas où des fichiers joints sont également générés :

    • Les fichiers sont générés dans le volume défini au niveau du Protocole EDI.
    • Lorsque le fichier principal généré est un fichier séquentiel, son nom est celui défini au niveau de la fonction de paramétrage des fichiers séquentiels : Fichier séquentiel EDI.
    • Lorsque le fichier principal est un fichier XML, le nom du fichier généré est celui défini au niveau de la fonction de paramétrage des fichiers XML : Fichier XML EDI.

  • le nom des fichiers joints (au format PDF, Word, Excel, etc.) est celui défini au niveau de la fonction de paramétrage des Flux.

A la fin du traitement, vous pouvez télécharger la trace générée. Elle affiche :

  • un récapitulatif des paramètres utilisés,

  • la liste détaillée de toutes les étapes du traitement nécessaires à l’émission du fichier EDI, depuis la vérification des paramètres jusqu’à la mise à jour du statut du Sas EDI,

  • le nombre de documents traités ainsi que les éventuelles erreurs.

Ce traitement est exécuté en arrière-plan. Vous pouvez ainsi continuer à travailler dans l'application en parallèle.

Dans le cas de la génération de factures électroniques à destination de l’administration publique CHORUS, FACTURAE ou XRECHNUNG vous pouvez récupérer manuellement, depuis le volume défini au niveau du protocole, les fichiers générés puis les télécharger sur le portail CHORUS, FACTURAE ou XRECHNUNG.

Générer des réceptions EDI

Génération réceptions EDI (EDIRUNREC)

A l’ouverture, la facette Query affiche l’ensemble des traitements précédemment créés.
Tout comme les traitements d’envois, les traitements de réceptions peuvent être utilisés comme Modèles, ils peuvent donc être exécutés plusieurs fois.

Pour créer une réception EDI, renseignez les paramètres nécessaires à l’exécution du traitement :

  • Une description.
  • Le partenaire EDI.
  • La catégorie.
  • Un flux. Chaque flux détermine :
    • le protocole,
    • le fichier séquentiel ou XML,
    • le mapping de messages utilisé,
    • la version du flux.
  • L’indication de l’autorisation ou non d’un duplicata.
  • L’indication ou non du lancement en mode Test.

Le numéro de processus est attribué automatiquement lors de la validation de la création.

Vous pouvez exécuter le traitement :

  • dans la facette Query, en cliquant sur Exécution depuis l’icône Actions.

  • dans la facette Display, en cliquant sur Exécution.

Une fois le traitement lancé, une fenêtre s’affiche et présente :

  • les temps de traitement (date début/fin, durée),

  • le résultat du traitement : nombre de fichiers générés en import,

  • les différentes étapes du traitement d’intégration des données (voir détail ci-après).

A la fin du traitement, vous pouvez télécharger la trace générée. Elle affiche :

  • un récapitulatif des paramètres utilisés,
  • la liste détaillée de toutes les étapes du traitement nécessaires à la réception du fichier EDI, depuis la vérification des paramètres jusqu’à la génération du fichier d’import EDI,
  • le nombre de documents traités ainsi que les éventuelles erreurs.
Ce traitement est exécuté en arrière-plan. Vous pouvez ainsi continuer à travailler dans l'application en parallèle.

En fin de traitement, un workflow est déclenché et envoie à l’utilisateur final un mail lui indiquant la référence du document généré dans l'application.


Intégration des données dans Sage X3

L’intégration des données des fichiers s’effectue en s’appuyant sur les modèles d’import.

Le déroulement détaillé des différentes étapes d’intégration est le suivant :

  • Récupération des fichiers EDI.

    Lors de leur réception, les fichiers reçus du partenaire EDI sont copiés dans le répertoire défini au niveau du protocole.

  • Plusieurs fichiers physiques peuvent correspondre à un seul document dans l'application. Par exemple, trois fichiers pour une commande de ventes :
    • un fichier pour l’en-tête de commande,
    • un fichier pour les lignes de commande,
    • un fichier pour les commentaires.
  • Analyse du contenu des fichiers sur la base du paramétrage du flux, afin de générer une structure json dans MongoDB.
  • Chargement en mémoire de la représentation technique avec les données reçues.
  • Création d’un enregistrement dans le sas EDI et dans la table de suivi des documents.
  • Génération d’un fichier d’import en utilisant le mapping de message.
  • Lancement d’un traitement batch d’import grâce au modèle d’import indiqué au niveau du mapping des messages.
  • Création du document dans l'application.
  • Mise à jour du statut des enregistrements dans le sas et dans la table des suivis.

Générer des fichiers Intrastat

Génération fichiers Intrastat EDI (EDIDEB)

Exécutez ce traitement pour générer les fichiers XML destinés à la déclaration Intrastat.

Ces fichiers sont alimentés à partir des données liées aux flux clients et fournisseurs.

Avant de générer les fichiers Intrastat :

  • Vous devez récupérer ces données en effectuant leur extraction par le biais de la fonction de Génération fichier DEB (FUNDEB).

  • Vous avez ensuite la possibilité de modifier les lignes extraites, si nécessaire, via la fonction Gestion fichier DEB (GESDEB).

    Ces deux fonctions sont accessibles depuis le menu : Déclarations > Déclaration CEE > Autres > Traitements.

L’en-tête contient les informations d’identification des données récupérées : année, mois, société, site, n° de TVA intracommunautaire, etc. Ces informations ne sont pas modifiables.
Seul le N° d’agrément issu du paramétrage des associations Flux EDI par tiers / société peut être modifié si nécessaire.

Le tableau Détail liste les lignes des données relatives aux flux, extraites via la fonction Génération fichier DEB (FUNDEB) et éventuellement modifiées via la fonction Gestion fichier DEB (GESDEB).

Pour afficher la fenêtre de lancement du traitement :

  • Depuis la facette Query. Cliquez sur Emission depuis l’icône Actions :

  • Depuis la facette Display. Cliquez sur Emission :

    La fenêtre de lancement s’affiche.

    Elle présente :

    • L’identifiant : il s’agit d’une clé multiple dont la syntaxe est la suivante :
      code société!année!mois
    • Un champ vous permettant de sélectionner le partenaire EDI.
    • Une case à cocher pour indiquer s’il s’agit d’un test.
    • Une case à cocher pour indiquer s’il s’agit d’un duplicata.

Cliquez sur Exécution pour lancer le traitement de génération du fichier XML.

Ce fichier est généré dans le volume défini au niveau du paramétrage du protocole EDI.