Éléments physiques
Un élément physique représente un équipement utilisé dans l'entreprise et porte les informations spécifiques au suivi de cet équipement (réception, état, transfert, sortie) et à son inventaire (code à barres, localisation).
Dans cet écran, vous pouvez créer, modifier, dupliquer, ou supprimer un élément physique.
Vous pouvez également effectuer un transfert de localisation ou la sortie de l'élément physique directement depuis cet écran.
Un élément physique peut être rattaché à un seul et unique bien comptable. En revanche, plusieurs éléments physiques peuvent être rattachés au même bien comptable. Par exemple, une unité centrale, un écran et un clavier représentent trois éléments physiques pouvant être rattachés au même bien comptable (ordinateur).
La gestion des éléments physiques est, dans ce cas, liée à celle du bien comptable. Les différents mouvements (sortie, transfert) que les éléments physiques peuvent subir sont alors répercutés sur le bien comptable, et inversement.
La création d'un élément physique est également possible :
- Lors de la saisie d'un bien comptable, soit par saisie manuelle, soit en création automatique.
Se reporter à la documentation sur les Immobilisations. - Lors d’un inventaire par le biais d’un terminal portable.
Les éléments physiques peuvent, par ailleurs, faire l'objet d'un certain nombre de traitements ou mouvements massifs par le biais de traitements dédiés, accessibles depuis le sous menu de Gestion physique /Traitements.
Vous ne pouvez pas dupliquer un élément physique quand le paramètre PHYAUTNUM - Numérotation élts physiques (chapitre AAS, groupe PHY) a pour valeur Aucun.
Gestion de l'écran
L'écran de saisie se compose d'un en-tête présentant les informations d'identification de l'élément physique et de plusieurs sections :
- Principal : contient l’ensemble des caractéristiques de l'élément physique.
- Mouvements : présente les mouvements en attente de validation sur le bien comptable et les informations éventuelles de sortie.
- Géolocalisation : permet de visualiser sur Google Maps, l'emplacement de la localisation où se situe l'élément physique.
- Commentaires : permet la saisie libre de toute description ou information complémentaire.Une photo peut être associée à l'élément physique.
- Autres infos : est réservé aux zones libres et présente les informations de suivi de l’enregistrement.
'En-tête
Présentation
L'en-tête contient les informations d'identification de l'élément physique.
Fermer
Champ
Section Mouvements
Présentation
Cette section présente les informations liées aux mouvements de l'élément physique ainsi que ses éventuelles informations de sortie.
Les informations contenues dans la table Mouvements en attente ne sont pas saisissables.
Ce tableau est alimenté lorsque l'élément physique, rattaché à un bien comptable, a subi un mouvement de transfert de site financier ou un mouvement de sortie nécessitant un ajustement comptable.
Le mouvement est alors mis en attente. Les notifications associées aux mouvements sont reprises sur l'écran Élément physique, ce qui permet au gestionnaire comptable d'être averti et de valider le mouvement.
Une fois le mouvement validé, il devient effectif et disparaît du tableau.
Les mouvements effectués sur un élément physique non rattaché à un bien comptable sont pris en compte immédiatement
Fermer
Champ
Section Commentaire
Présentation
Cette section contient une zone libre vous permettant de saisir librement tout commentaire utile sur un maximum de 32766 caractères.
Vous pouvez également enregistrer une photo de l'élément physique.
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Section Autres infos
Présentation
Cette section est réservé aux zones libres.
Le nombre de zones libres gérées, leur intitulé, les tables diverses affectées au contrôle des zones libres de type Code, la devise de chaque zone libre de type Montant, sont fonction du paramétrage effectué au niveau de la fonction de Propriétés des zones libres.
Ces zones libres sont à utiliser en fonction des besoins de gestion, pour stocker des données non prévues dans les autres sections.
Elles sont réparties en fonction de leur type (alphanumérique, montant, coefficient, et dates) sur des sous-sections différentes.
La dernière sous-section, Suivi enregistrement, affiche les informations concernant l’origine de la création (saisie transactionnelle, création automatique, import, …), le code des utilisateurs à l'origine de la création et de la dernière modification ainsi que les dates de ces événements.
Fermer
Champ
Création
La création a pour effet de générer un événement de Création d'élément physique (PHYCRT).
Modification
Après validation de la création, vous ne pouvez plus modifier directement la Localisation sur cet écran.
Pour modifier la localisation, vous devez effectuer un mouvement de Transfert.
Suppression
Vous ne pouvez pas supprimer un élément physique s'il est rattaché à un bien comptable.
Volet Action
Événements |
Cette action affiche le journal des événements associés à la gestion de l’élément physique.
Cliquez sur l'icône Actions et Afficher pour accéder à la pièce d'origine.
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Transfert |
Cette action ouvre un écran vous permettant d'effectuer un transfert de localisation.
Renseignez les paramètres du transfert :
Vous ne pouvez pas transférer un élément physique :
Description du traitement de transfertUn transfert de localisation s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
Dans le cas où d’autres éléments physiques sont rattachés au bien comptable, vous devez effectuer une des opérations suivantes au niveau du bien comptable pour valider le transfert :
La validation du transfert provoque :
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Annuler transfert |
Cette action ouvre un écran vous permettant de demander l'annulation du dernier transfert de l’élément physique.
Description du traitement d'annulation de transfertUne annulation de transfert s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
La validation de l'annulation d'un transfert provoque la génération d'un événement d'annulation de Transfert géographique (PHYAFFGEO). Lorsque le transfert entraîne un changement de site financier, deux événements sont générés (un pour chaque site financier). La consultation des événements est possible dans l’écran Journal des événements accessible depuis la section Autres infos. |
Sortir |
Cette action ouvre un écran vous permettant de sélectionner l’action à effectuer sur l’élément physique :
SortieRenseignez les paramètres de sortie :
Description du traitement de sortieUne sortie s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
La validation de la sortie provoque :
Annulation de sortieCette action ouvre un écran vous permettant d’annuler la sortie de l’élément physique.
Description du traitement d'annulation de sortieUne annulation de sortie s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
La validation de la sortie provoque la génération d'un événement d'annulation de Sortie (PHYISS).
La consultation des événements est possible dans l’écran Journal des événements accessible depuis le volet d’actions). Abandon de l'annulationCette action est utile lorsqu’une annulation de sortie a été effectuée par erreur sur un élément physique rattaché à un bien comptable.
L’abandon de l’annulation permet de supprimer les mouvements en attente d’annulation de sortie.
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