Un élément physique représente un équipement utilisé dans l'entreprise et porte les informations spécifiques au suivi de cet équipement (réception, état, transfert, sortie) et à son inventaire (code à barres, localisation).

Dans cet écran, vous pouvez créer, modifier, dupliquer, ou supprimer un élément physique.
Vous pouvez également effectuer un transfert de localisation ou la sortie de l'élément physique directement depuis cet écran.

Un élément physique peut être rattaché à un seul et unique bien comptable. En revanche, plusieurs éléments physiques peuvent être rattachés au même bien comptable. Par exemple, une unité centrale, un écran et un clavier représentent trois éléments physiques pouvant être rattachés au même bien comptable (ordinateur).
La gestion des éléments physiques est, dans ce cas, liée à celle du bien comptable. Les différents mouvements (sortie, transfert) que les éléments physiques peuvent subir sont alors répercutés sur le bien comptable, et inversement.

La création d'un élément physique est également possible :

  • Lors de la saisie d'un bien comptable, soit par saisie manuelle, soit en création automatique.
    Se reporter à la documentation sur les Immobilisations.

  • Lors d’un inventaire par le biais d’un terminal portable.

Les éléments physiques peuvent, par ailleurs, faire l'objet d'un certain nombre de traitements ou mouvements massifs par le biais de traitements dédiés, accessibles depuis le sous menu de Gestion physique /Traitements.

Vous ne pouvez pas dupliquer un élément physique quand le paramètre PHYAUTNUM - Numérotation élts physiques (chapitre AAS, groupe PHY) a pour valeur Aucun.

Prérequis

Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre.

Gestion de l'écran

L'écran de saisie se compose d'un en-tête présentant les informations d'identification de l'élément physique et de plusieurs sections :

  • Principal : contient l’ensemble des caractéristiques de l'élément physique.
  • Mouvements : présente les mouvements en attente de validation sur le bien comptable et les informations éventuelles de sortie.
  • Géolocalisation : permet de visualiser sur Google Maps, l'emplacement de la localisation où se situe l'élément physique.
  • Commentaires : permet la saisie libre de toute description ou information complémentaire.Une photo peut être associée à l'élément physique.
  • Autres infos : est réservé aux zones libres et présente les informations de suivi de l’enregistrement.

'En-tête

Présentation

L'en-tête contient les informations d'identification de l'élément physique.

Fermer

Champ

Section Mouvements

Présentation

Cette section présente les informations liées aux mouvements de l'élément physique ainsi que ses éventuelles informations de sortie.

Les informations contenues dans la table Mouvements en attente ne sont pas saisissables.

Ce tableau est alimenté lorsque l'élément physique, rattaché à un bien comptable, a subi un mouvement de transfert de site financier ou un mouvement de sortie nécessitant un ajustement comptable.

Le mouvement est alors mis en attente. Les notifications associées aux mouvements sont reprises sur l'écran Élément physique, ce qui permet au gestionnaire comptable d'être averti et de valider le mouvement.

Une fois le mouvement validé, il devient effectif et disparaît du tableau.

Les mouvements effectués sur un élément physique non rattaché à un bien comptable sont pris en compte immédiatement

Fermer

Champ

Section Commentaire

Présentation

Cette section contient une zone libre vous permettant de saisir librement tout commentaire utile sur un maximum de 32766 caractères.
Vous pouvez également enregistrer une photo de l'élément physique.

Fermer

Section Autres infos

Présentation

Cette section est réservé aux zones libres.
Le nombre de zones libres gérées, leur intitulé, les tables diverses affectées au contrôle des zones libres de type Code, la devise de chaque zone libre de type Montant, sont fonction du paramétrage effectué au niveau de la fonction de Propriétés des zones libres.

Ces zones libres sont à utiliser en fonction des besoins de gestion, pour stocker des données non prévues dans les autres sections.

Elles sont réparties en fonction de leur type (alphanumérique, montant, coefficient, et dates) sur des sous-sections différentes.

La dernière sous-section, Suivi enregistrement, affiche les informations concernant l’origine de la création (saisie transactionnelle, création automatique, import, …), le code des utilisateurs à l'origine de la création et de la dernière modification ainsi que les dates de ces événements.

Fermer

Champ

Création

La création a pour effet de générer un événement de Création d'élément physique (PHYCRT).

Modification

Après validation de la création, vous ne pouvez plus modifier directement la Localisation sur cet écran.
Pour modifier la localisation, vous devez effectuer un mouvement de Transfert.

Suppression

Vous ne pouvez pas supprimer un élément physique s'il est rattaché à un bien comptable.

Volet Action

Événements

Cette action affiche le journal des événements associés à la gestion de l’élément physique.
Cliquez sur l'icône Actions et Afficher pour accéder à la pièce d'origine.

Transfert

Cette action ouvre un écran vous permettant d'effectuer un transfert de localisation.

Renseignez les paramètres du transfert :
  • Saisissez la date et le motif de la sortie.
  • Indiquez la nouvelle localisation.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Vous ne pouvez pas transférer un élément physique :
  • s'il est sorti ou s'il est porteur d'une notification de sortie,
  • si le bien auquel il est rattaché est en cours de cession intra-groupe.
Description du traitement de transfert

Un transfert de localisation s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :
    • Le transfert de l'élément physique est immédiat.
  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :
    • Si la nouvelle localisation est rattachée au même site financier, le transfert est immédiat.
    • Si la nouvelle localisation est rattachée à un site financier différent, le transfert est mis en attente de validation du transfert au niveau du bien comptable.
Dans le cas où d’autres éléments physiques sont rattachés au bien comptable, vous devez effectuer une des opérations suivantes au niveau du bien comptable pour valider le transfert :
  • détacher du bien comptable le ou les élément(s) physique(s) non affecté(s) par le transfert et valider le transfert sur le bien comptable,
  • éclater le bien comptable afin d'effectuer le transfert sur le bien associé à l'élément physique transféré,
  • effectuer le transfert à partir du bien : dans ce cas, tous les éléments physiques rattachés au bien sont alors transférés.
La validation du transfert provoque :
  • La mise à jour de l'élément physique avec les nouvelles affectations saisies.
  • La génération d'un événement de Transfert géographique (PHYAFFGEO). Lorsque le transfert de localisation entraîne un transfert de site financier, deux événements sont générés (un pour chaque site financier).
    La consultation des événements est possible dans l’écran Journal des événements accessible depuis la section Autres infos.

Annuler transfert

Cette action ouvre un écran vous permettant de demander l'annulation du dernier transfert de l’élément physique.
  • Enregistrer. Aucun autre paramétrage n'est requis.
Description du traitement d'annulation de transfert

Une annulation de transfert s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable : l'élément physique est mis à jour avec ses affectations antérieures au dernier transfert.
  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable possédant un mouvement de transfert en attente : le mouvement est supprimé.
  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable sans mouvement en attente : L'annulation de transfert est suspendue jusqu'à validation du transfert du bien.

La validation de l'annulation d'un transfert provoque la génération d'un événement d'annulation de Transfert géographique (PHYAFFGEO). Lorsque le transfert entraîne un changement de site financier, deux événements sont générés (un pour chaque site financier).

La consultation des événements est possible dans l’écran Journal des événements accessible depuis la section Autres infos.

Sortir

Cette action ouvre un écran vous permettant de sélectionner l’action à effectuer sur l’élément physique :

  • Sortie
  • Annulation de sortie
  • Abandon de l'annulation

Sortie

Renseignez les paramètres de sortie :
  • Saisissez la date et le motif de la sortie.
  • Vous pouvez également associer une photo justifiant la sortie de l'élément physique.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Description du traitement de sortie

Une sortie s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :
    • La sortie de l'élément physique est immédiate.
  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :
    • La sortie est suspendue jusqu'au mouvement.
  • Si seul cet élément physique est rattaché au bien comptable, la sortie de l'élément physique sera validée par la sortie du bien comptable. Si plusieurs éléments physiques sont rattachés au bien, vous devez choisir une des options suivantes :
    • détacher du bien comptable le ou les élément(s) physique(s) non affecté(s) par la sortie et valider la sortie sur le bien comptable,
    • éclater le bien comptable et sortir le bien rattaché à l'élément physique dont la sortie est demandée.
    • effectuer la sortie à partir du bien : dans ce cas, tous les éléments physiques rattachés au bien sont sortis.
La validation de la sortie provoque :
  • La mise à jour de l'élément physique avec les informations de sortie renseignées.
  • La génération d'un événement de Sortie (PHYISS).
Vous pouvez consulter les événements dans l'écran Journal des événements accessible depuis le volet d’actions.

Annulation de sortie

Cette action ouvre un écran vous permettant d’annuler la sortie de l’élément physique.

  • Enregistrer. Aucun paramètre n’est à renseigner.
Description du traitement d'annulation de sortie

Une annulation de sortie s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :
  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable :
    Cette annulation a pour effet de mettre à jour l'élément physique en supprimant les informations de sortie.

  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :
    Cette annulation de sortie est mise en attente de validation de l'annulation de sortie du bien comptable.
La validation de la sortie provoque la génération d'un événement d'annulation de Sortie (PHYISS).
La consultation des événements est possible dans l’écran Journal des événements accessible depuis le volet d’actions).

Abandon de l'annulation

Cette action est utile lorsqu’une annulation de sortie a été effectuée par erreur sur un élément physique rattaché à un bien comptable.
L’abandon de l’annulation permet de supprimer les mouvements en attente d’annulation de sortie.

Messages d’erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.


Tables mises en œuvre

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