Utilisez cette fonction pour visualiser la trace d'une pièce achat en restituant :

  • dans le sens amont, le flux qui conduit aux pièces d'origine (demandes d'achat, commandes d'achat, etc.),
  • dans le sens aval, le flux des pièces :
    - jusqu'au règlement total de la facture (acomptes, règlements, échéances, etc.),
    - jusqu'aux dépenses et biens comptables si le module Immobilisations est actif,
    - jusqu'aux différentes pièces liées aux actions commerciales et/ou aux actions du support client, si le module Gestion de la relation client est actif.  

La représentation de la traçabilité affiche également le statut de chacune des pièces. Vous pouvez accéder à l'écran de gestion du document via l'icône Actions.

La fonction Traçabilité pièces achats est également accessible directement depuis chaque fonction de gestion des pièces achats.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

En-tête

L’en-tête de la consultation est utilisé uniquement pour la sélection de la pièce achat à tracer.

Une fois la pièce sélectionnée, son ou ses différents statuts, le code et le nom du fournisseur ainsi que la devise société et celle du dossier sont affichés pour information.

Onglet Traçabilité

La traçabilité des différents documents est représentée sous forme d'arborescence et de tableau, avec l'indication du statut de chaque pièce.

Exemples de représentations arborescentes de flux :

Exemple 1 d'une représentation Aval du flux d'une Demande d'achat :

Demande d'achat

 

 

 

 

 

Soldée : Oui
Commandée : Oui
Signature : Pas de gestion

 

Commande d'achat

 

 

 

 

 

Facturée : Totalement
Signature : Pas de gestion
Soldée : Oui
Réception : Totalement

 

 

Acompte 

 

 

 

 Relance : Non
Réglé

 

 

 

 Règlement 

 

 

 

 En banque

 

 

 Réception achat

 

 

 

 

 Facturée : Totalement
Comptabilisée : Non

 

 

 

Facture achat

 

 

 

Etat facture : Validée

 

 

 

 

Pièce comptable

 

 

 

 

 

 

 

 Echéance

 

 

Relance : Non
Non réglée

 

 

 

 

 Avoir achat

 

 

 Etat avoir : En attente

 

 

 

 

 

 Echéance

 

 Relance : Non
Partiellement réglée

 

 

 

 

 Tâche

 

 

 Effectuée : Non

 

 

 

 

 Appel

 

 

 Effectué : Oui
Appel entrant

 

 

 

 

Facture complémentaire achat 

 

 

 Etat facture : Validée

 

 

 

 

 

 Avoir achat

 

 Etat avoir : En attente

 

 

 

 

 

 Pièce comptable

 

 

 

 

 

 

 

 Echéance

 

Relance : Non
Réglée

 

 

 

 

 

 

 Règlement

 En banque

 

 

 

 

 

 Echéance

 

 Relance : Non
Non réglée

 

 

 

 

 

 Rendez-vous

 

 Effectué : Oui
Chez le client

 

 

 

 

 Avoir achat

 

 

 Etat avoir : Validé

 

 

 

 

 

 Echéance

 

 Relance : Non
Réglée

 

 

 

 

 Retour achat

 

 

 Facturée : Totalement

Exemple 2 d'une représentation Aval du flux d'une Demande d'achat :

 Demande d'achat

 

 Soldée : Oui
Commandée : Oui
Signature : Pas de gestion

 

 Commande ouverte d'achat

 

 Facturée : Non
Signature : Pas de gestion
Date limite dépassée : Non

 

 

 Réception achat

 Facturée : Non
Comptabilisée : Non

Exemple d'une représentation Aval du flux d'une Facture d'achat :

Facture achat

Etat facture : Validée

 

 Pièce comptable

 

 

Echéance

Relance : Non
Non réglée

Dépense

Immobilisée : Oui

Bien comptable

Immo en service

Exemple d'une représentation Aval du flux d'un Appel d'offre :

Appel d'offre  

 

 

 Date limite dépassée : Oui

 

 Demande d'achat

 

 Soldée : Oui
Commandée : Oui
Signature : Pas de gestion

 

 

Commande d'achat

 

 Facturée : Non
Signature : Pas de gestion
Soldée : Non
Réception : Non

SEEINFO Remarques :

  • Particularité liée aux factures complémentaires :
    Contrairement aux factures classiques affichées sous les commandes ou réceptions, les factures complémentaires sont présentées sous les factures d'origine avec en aval, le cas échéant, leurs propres avoirs, échéances, règlements, etc...
  • Particularité liée aux commandes :
    Il est possible de recevoir la facture avant la réception et de la lier à la commande avant la réception. dans ce cas, la facture est liée à la commande et non à la réception.

Boutons spécifiques

Détail

Utilisez ce bouton pour accéder aux informations complémentaires du document affiché, notamment les montants dans la devise de la pièce, dans la devise société et dans la devise du dossier.

Limites

Cette fonction n’est pas opérationnelle pour les pièces de type 'Factures tiers fournisseur' ou 'Factures inter-société fournisseurs' : si vous sélectionnez ce type de pièce et renseignez le numéro de pièce, seules les informations de cette même pièce s'affichent, et ce, quel que soit le sens de la recherche.

Pour accéder aux pièces générées, utilisez les actions du menu Zoom, depuis les fonctions de Factures tiers fournisseur et Factures inter-société fournisseur.

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

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