La fonction de saisie des factures tiers fournisseur permet de gérer la facturation fournisseur hors du cycle commercial type.
Dans ce contexte, cette fonction ne permet pas de gérer la commande ou encore le bon de réception avec l'entrée en stock (etc.). À l'émission de la facture, les données nécessaires à la comptabilité sont enregistrées.

Pour le suivi fournisseur (relevé d'échéances, gestion des règlements, de la DAS2, etc.), le traitement s'effectue indifféremment pour les factures issues du cycle complet ou de la saisie de factures tiers.

  • Dans ce document, le terme ‘facture’ est, sauf exception, utilisé au sens générique : il peut s'agir d'une facture, d'un avoir, d'une note de débit ou d'une note de crédit.
  • Les factures générées à partir de factures périodiques ne peuvent pas être supprimées si celles-ci servent de modèle de référence (première facture périodique/facture périodique d'origine).
    Par ailleurs, la facture ne doit pas être modifiée si elle est également utilisée comme facture de référence.

Pour la législation suisse : Se reporter au livre blanc sur la Localisation suisse pour plus d'informations sur le paramétrage et l'utilisation des bulletins de versement BVR et QR-factures.

Particularités liées aux factures inter-sociétés fournisseurs

Si la société utilise la facturation inter-société, la référence d'une société cible, son site et ses sections peuvent être saisis sur chaque ligne.

Si la société cible ne correspond pas à la société source, ce sont les comptes généraux ainsi que les sections associés à la société cible qui seront utilisés.
Lorsque la société cible saisie sur la ligne ne correspond pas à la société source :

  • La première colonne du compte est liée au plan comptable du référentiel général principal de la société cible.
  • Pour les colonnes plan comptable suivantes, une saisie se fera seulement s'il existe un plan comptable pour ce type de référentiel dans le modèle comptable de la société cible.  Dans le cas contraire, la colonne sera omise. 
  • Seuls les codes de croisement d'axes associés aux référentiels affichés/renseignés peuvent être saisis. Si le référentiel n'est pas affiché, les sections de la société cible ne peuvent pas être saisies. 
    SEEWARNINGUn message d'erreur s'affiche si des sections sont requises pour le référentiel analytique et si la société source ne contient pas de référentiel analytique alors que la société cible en contient un.
  • Le nom de la colonne affichera toujours le nom du plan comptable correspondant au référentiel de la société source, même si celui-ci est différent de celui de la société cible.

Lors de la validation de la facture, des pièces distinctes sont générées dans les comptes de crédit et de débit définis pour la société source et la société cible dans Mappage comptes inter-sociétés.

Prérequis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Limites

Lorsque la facture est entrée en mode TTC et qu'un code taxe parafiscale ou spéciale est présent (saisi ou chargé automatiquement à partir du compte), les montants des trois niveaux de taxes doivent être saisis manuellement.

La suppression de factures inter-sociétés est autorisée uniquement lorsque le paramètre SIVSUP - Suppr. facture/pièce comptable (chapitre TC, groupe INV) a pour valeur Oui pour toutes les sociétés (sources et cibles).

Gestion de l'écran

La comptabilisation des factures tiers fournisseurs implique de renseigner trois sections contenant les caractéristiques de chacune des parties du corps de la facture.

En-tête

Dans un premier temps, les informations comptables-clés de la facture doivent être saisies :

  • le site,
  • le type de facture.
    SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur le Type de facture fournisseur,
    Cette information détermine la catégorie du document (facture/avoir/note de débit/note de crédit), la pièce automatique, le journal et la type de pièce qui seront utilisés lors de la comptabilisation du document,
  • le numéro de pièce (dans le cas où une plage manuelle est autorisée),
  • la date de comptabilisation du document, par défaut celle d'entrée dans le dossier,
  • le code d'identification du fournisseur et le collectif comptable d'enregistrement de la pièce.

Ces informations déterminent :

  • l'en-tête de facture,
  • les lignes de facture,
  • l'adresse de facturation.

Après saisie de ces données, cliquez sur Comptabiliser pour :

  • passer la facture en comptabilité. Cliquez sur Pièce comptable pour visualiser la pièce générée à la validation de la facture.
  • créer automatiquement une dépense pour chaque ligne de facture tiers fournisseur, lorsque  le module Immobilisations est géré dans le dossier et que les conditions sont réunies, (les modalités de création de la dépense sont détaillées ci-après).
    La liste de sélection des Dépenses liées présente les dépenses ainsi générées et permet d'accéder à la fonction de gestion de la dépense sélectionnée.

Bloc numéro 1

Site (champ FCY)

Saisissez le code site.

Le site doit être un site financier. Ce site détermine le site et la société pour la comptabilisation des écritures.
Société (champ CPY)
Nom (champ CPYNAM)
Type de facture (champ PIVTYP)

 Code type de facture référençant la catégorie de facture ainsi que le schéma d'écriture utilisé à la validation comptable de la facture.
Seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site renseigné.
  SEEREFERTTO Pour plus d'informations, cliquez ici.
Numéro de pièce (champ NUM)

Si le numéro est laissé à vide, il sera attribué automatiquement lors de la validation.

Bloc numéro 2

Date comptable (champ ACCDAT)

Saisissez une date pour déterminer la date comptable de la pièce générée. Par défaut, ce champ affiche la date du jour.

Cette date n'est pas nécessairement la même que la date du Document d'origine. Pour une facture fournisseur par exemple, la Date du document d'origine correspond à la date de création de la facture par le fournisseur. Dans ce cas, la Date comptable est différente de la date du document.
Fournisseur (champ BPR)

Saisissez le fournisseur de la facture ou sélectionnez-le en cliquant sur l'icône Sélection.

Pour rechercher un fournisseur via l'option de sélection automatique, saisissez plusieurs caractères inclus dans le nom ou le code du fournisseur et appuyez sur la touche de tabulation ou sur Entrée. La fenêtre de sélection s'ouvre et affiche la liste des fournisseurs correspondant aux caractères saisis. Les résultats incluent les enregistrements actifs et inactifs.

La sélection automatique est disponible quand le paramètre AUTOSEL - Sélection auto (chapitre SUP, groupe INT) a pour valeur Oui.
Code adresse (champ BPAINV)
Nom (champ BPRNAM)
Collectif (champ BPRSAC)

Saisissez le code du compte collectif du tiers (client ou fournisseur) initialisé par défaut à partir du code comptable de la facture tiers.

L'initialisation du code du champ Contrôle dépend de la présence de l'onglet Tiers/Société sur la fiche Tiers (GESBPR).
Compte (champ SACACC)

Exemple de facturation inter-sociétés

Une société (source) règle ses frais d'assurance maladie ainsi que ceux d'une autre société (cible). Une partie de la facture constitue une charge pour la société source et l'autre partie est le montant que la société cible lui doit. Lorsque la facture est saisie dans le système, les lignes de facture de la Société source A sont les suivantes :

 Société

 Site

Social

Montant.

Description

 B

 B1

 ASSURANCE

 300,00

 Dans compte de société B

 A

 A1

 ASSURANCE

 700,00

 Dans compte de société A

La facture est saisie dans la société source. La comptabilisation de la facture dans le compte de la société A produit les pièces comptables suivantes :

Société A

 Site

Social

Débit

Crédit

Description

 A1

 ASSURANCE

 700,00

 

 

 A1

 MONTANT DU PAR SOCIETE B

 300,00

 

 Débit inscrit au compte général de la société source

 A1

 DETTES

 

 1000,00

 

Société B

 Site

Social

Débit

Crédit

Description

 B1

 ASSURANCE

 300,00

 

 

 B1

 MONTANT DU A SOCIETE A

 

 300,00

 Crédit inscrit au compte général de la société cible

Exemple de facture fournisseur comportant une ligne taxable

Lorsque la ligne associée à la transaction inter-société est taxable, le calcul de la taxe doit se baser sur la société cible.
Lorsque la facture est saisie dans le système, les lignes de facture de la Société source A sont les suivantes :

 Société

 Site

Social

Montant

Taxe inscrite sur ligne

Montant
Mtt total ligne 

 B

 B1

 ASSURANCE

 300,00

 30,00

 330,00

 A

 A1

 ASSURANCE

 700,00

70,00

 770,00

La facture est saisie dans la société source. La comptabilisation de la facture dans le compte de la société A produit les pièces comptables suivantes :

Société A

Site

Social

 Débit

Crédit    

 Description

 A1

 ASSURANCE

700,00

 

 

 A1

 MONTANT DU PAR SOCIETE B

 330,00

 

 

 A1

 Taxe (ligne 2)

 70,00

 

Plan comptable de société source pour code de comptabilité fiscale

 A1

 DETTES

 

 1 100,00

 

Société B

Site

Social

 Débit

Crédit

 Description

 B1

 Taxe (ligne 1)

 30,00

 

Plan comptable de société cible pour code de comptabilité fiscale

 B1

 ASSURANCE

 300,00

 

 

 B1

 MONTANT DU A SOCIETE A

 

 330,00

 

Onglet En-tête

Caractéristiques de la facture

Certains champs de l'en-tête permettent de compléter l'identification de la facture :

  • Champs Montant HT et Montant TTC
    La saisie est facultative. A la saisie des montants des lignes de facture, les montants s'affichent automatiquement dans les champs correspondants de l'en-tête. Le message d'avertissement suivant s'affiche pendant la création si les champs de l'en-tête n'ont pas été renseignés : 'Totaux différents de l’en-tête'.
  • Le lien entre un avoir et la facture d'origine via le numéro de celle-ci, ou le lien entre l'avoir et le numéro de la demande d'avoir du client, (etc.).
  • Une période de prestation qui indique par des bornes de date de début et de fin, la part de prestation à constater d'avance pour la période ou l'exercice suivants. Ce champ est uniquement disponible si le code d'activité SVC - CCA/PCA périodiques est activé. La charge ou le produit à constater d'avance sont générés par la fonction CCA/PCA d'arrêtés (CPTSVC).
  • L'analytique par défaut qui est appliqué aux règlements pour le compte du tiers. Il est possible de définir des sections par défaut sur l’en-tête de facture (cf. documentation Sections par défaut).

Caractéristiques de ses échéances

Les champs restants permettent de caractériser les conditions de règlement de la facture :

  • Tiers payeur
  • Choix de l'échéancier de paiement
  • Niveau de bon à payer (accessible en fonction de la valeur paramètre FLGPAZ - Gestion des bons à payer)
  • Indicateur Facture CEE qui permet de conditionner la génération des écritures de TVA déductible et de TVA collectée sur acquisition intra-communautaire. S'il s'agit d'une facture CEE, le montant TTC calculé dans les lignes de facture est toujours égal au montant HT, mais les écritures de TVA sont générées.
  • Pour le formulaire 1099 (spécifique aux Etats-Unis), si la case à cocher 1099. est sélectionnée, la facture inclut les éléments à déclarer conformément au formulaire 1099. Il n’y a pas de contrôle sur la valeur. Cette case à cocher est accessible uniquement si le fournisseur est paramétré pour la gestion de formulaires 1099,
    SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les fournisseurs pour davantage d'informations.
  • Pour la gestion des relevés d'échéances

Une fois la facture sauvegardée, le bouton Échéances permet de visualiser les échéances et l'étape de règlement.

Le champ Statut indique le statut de la facture par rapport à la validation comptable. Le statut En attente peut être sélectionné pour désactiver l'accès au bouton Validation et à la sélection de factures dans le processus global.
Le statut doit être passé à En attente pour que la facture puisse être comptabilisée de façon manuelle ou globale. Cette modification est appliquée soit au cas par cas, manuellement, soit plus globalement via le traitement idoine.
SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les factures en attente.

Détail

Date document origine (champ BPRDAT)

Saisissez la date de facture. Par défaut, ce champ affiche la date du jour.
champ TYPVCR
champ CLSVCR
champ SCUVCR
champ SEQVCR
Document origine (champ BPRVCR)

Cette zone permet d'enregistrer le numéro ou la référence de la facture originale.
Devise (champ CUR)

Cette zone indique la devise de facturation. Tous les montants sont saisis dans cette devise.
Cours (champ RAT1)
champ LABEL
champ RAT2
champ CURMLT
Montant HT (champ AMTNOT)

Ce montant est uniquement un montant de contrôle qui sera comparé au total des lignes lors de l'enregistrement.

Le montant est obligatoire quand le paramètre HEAAMTBPS - Ctrl mtt entête fact fournisseur (chapitre TRS, groupe INV) a pour valeur Montants HT et TTC à renseigner.
Montant TTC (champ AMTATI)
Numéro facture (champ INVNUM)

Facture sur laquelle est imputé l'avoir.
Lors de la validation comptable, selon la valeur du paramètre LETAUTCNO - Lettrage auto facture->avoir (chapitre CPT, groupe MTC) l'avoir et la facture seront ou non lettrés ensemble.

SEEINFO Selon la valeur du paramètre INVCAN - Facture d'annulation (chapitre TC, groupe INV), le document en cours peut être du type 'Facture d'annulation'. Dans ce cas, l'avoir et la facture seront lettrés, quelle que soit la valeur du paramètre LETAUTCNO.
Affaire (champ PJTH)
Numéro VCS (champ BELVCS)

Champ lié à la législation belge. 
Utilisez ce champ pour déterminer le numéro VCS sur une facture (VCS se rapporte aux transferts avec un format de communication structurée) et faciliter le rapprochement bancaire.

Rappel : avec la communication structurée, il suffit de spécifier un identifiant unique sur les factures qui servira dans le cadre de tous les échanges bancaires.

Le numéro est composé de 12 caractères numériques :

  • 10 chiffres (deux caractères définissant l’année + huit caractères définissant un compteur),
  • 2 chiffres de contrôle calculés selon les règles de vérification des chiffres modulo 97.

Dans le cas de factures tiers fournisseurs et de factures d’achat, ce numéro est contrôlé et saisissable. Le contrôle a lieu si les conditions suivantes sont remplies :

  • le code activité KBE est activé,
  • le paramètre BELVCS a pour valeur 'Oui',
  • la facture n’est pas une facture pro forma,
  • le fournisseur est belge.

SEEWARNING Si le site est modifié, l’affichage du champ ‘Numéro VCS' est réinitialisé.
No document origine (champ ORIDOCNUM)

Bloc numéro 3

Statut (champ STA)

Pas d'aide liée à ce champ.

Régime TVA (champ VAC)

Indiquez le type de gestion de TVA associé à la facture fournisseur.
Seul un régime de taxe dont la législation et le groupe sont cohérents avec ceux du document, peut être renseigné.
SEEREFERTTOLes principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Ce champ est automatiquement renseigné si un régime de taxe est indiqué dans la fiche du fournisseur de la facture courante. Ceci permet, entre autres, d'obtenir une édition conditionnée par le type de législation.
Type de montant fournisseur (champ PURPRITYP)

Cet indicateur est initialisé à partir du tiers. Il permet de déterminer si les montants sur les lignes de factures sont exprimés en hors taxes ou toutes taxes comprises.

Le choix HT ou TTC est possible uniquement en création de facture.

  • Si le type est HT, le montant hors taxes est saisi dans la ligne de facture. Le montant TTC est calculé.
  • Si le type est TTC, le montant  toutes taxes comprises est saisi dans la ligne de facture. Le montant HT est calculé.
Si le paramètre DEPMGTMOD - Mode gestion escompte (chapitre TC, groupe INV) a pour valeur Remise sur taxe, le type de montant est obligatoirement HT, quel que soit le paramétrage effectué au niveau du tiers et quelle que soit a valeur du paramètre  PURPRITYP – Type montant (chapitre TRS, groupe INV). Vous ne pouvez pas sélectionner TTC.
Champ 40 - motif (champ FLD40REN)

Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise.
Il est utilisé pour déterminer le motif de régularisation de TVA pour le champ 40, lors de la génération de la déclaration de TVA.
Pour le choix du motif, les valeurs possibles sont celles contenues dans la table diverse 8300.

Champ 41 - motif (champ FLD41REN)

Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise.
Il est utilisé pour déterminer le motif de régularisation de TVA pour le champ 41, lors de la génération de la déclaration de TVA.
Pour le choix du motif, les valeurs possibles sont celles contenues dans la table diverse 8301.

Echéances

Autoliquidation TVA (champ CEEFLG)

Indiquez si le régime de taxe est sujet à autoliquidation.

Déclaration honoraires (champ DAS2)

Cette zone indique si l'écriture générée au titre de la facture est à prendre en compte pour la déclaration des honoraires ou non.

Relevé (champ XSOI)

Pas d'aide liée à ce champ.

Bon à payer (champ XFLGPAZ)

Utilisez ce champ pour pré-renseigner le champ 'bon à payer' des échéances générées.

Règlement

Tiers payé (champ BPRPAY)

Saisissez la date de facture. Par défaut, ce champ affiche la date du jour.
Code adresse (champ BPAPAY)
Départ échéance (champ STRDUDDAT)

Cette date est celle à partir de laquelle sera calculé l'échéancier de règlement.
Condition paiement (champ PTE)

Ce champ indique les conditions de règlements qui seront appliquées pour déterminer l'échéancier de la facture. Celui-ci pourra être modifié manuellement ensuite.
Seule peut être renseignée une condition de paiement cohérente par rapport à la législation et au groupe de la société. SEEREFERTTOLes principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.
Date échéance (champ DUDDAT)
Esc/agio (champ DEP)

Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance.
Seul peut être renseigné un code escompte cohérent par rapport à la législation et au groupe de la société du site du document.
SEEREFERTTOLes principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici
Commentaires (champ DES)
Formulaire 1099 (champ FRM1099)

Le type de formulaire 1099 indique si un fournisseur doit être déclaré à l’Internal Revenue Service (administration fiscale) pour les règlements réalisés. Les valeurs valides sont les suivantes : Aucun, Divers, Dividende ou Intérêt. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée.
Case 1099 (champ BOX1099)

Numéro de case par défaut où les règlements doivent être imprimés sur le formulaire 1099. Les numéros de case varient selon le formulaire 1099 utilisé. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée. Il n’est pas possible de sélectionner les cases 1099 inactives.
Mt soumis à 1099 (champ AMTSUBJ109)

Montant de la facture soumise à une déclaration 1099. Ce montant est calculé de façon automatique à partir de la somme des montants hors taxe de la facture pour les lignes de détail dont le champ 1099 a pour valeur Oui.

Tableau Analytique

No (champ NUMLIG2)
Axe (champ DIE)
Section (champ CCE)

Les sections renseignées ici serviront de valeurs par défaut pour les lignes de facture.

Onglet Lignes

Ce tableau affiche chacune des lignes de facture d'un point de vue comptable :

Nature

Si le compte est suivi en comptabilité analytique, vous devez définir sa nature. Au niveau des comptes généraux, vous pouvez définir une nature liée automatiquement au compte. Le champ nature n’est alors pas modifiable.
SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les comptes généraux.
Par contre, si un crible nature a été défini, vous pouvez choisir une nature analytique différente, conforme au crible.

Axes

Si le montant comptable n’est pas ventilé sur plusieurs sections analytiques, le champ 'Allocation' ne peut pas être renseigné. La saisie est réalisée directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.

Vous pouvez définir des sections par défaut au niveau de la nature, mais celles définies par le traitement des sections par défaut sont prioritaires.
SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les sections par défaut.

Numérotation CAI

Numéro CAI (champ CAI)
Date validité (champ DATVLYCAI)

Tableau Détails

No (champ NUMLIG)
Site (champ FCYLIN)

Le site de chaque ligne peut être différent du site d'en-tête. Dans ce cas, la pièce comptable générée sera équilibrée site par site en utilisant les comptes de liaisons inter-sites.
Vous pouvez modifier le site de la ligne et ainsi effectuer des opérations inter-sites dans une même société juridique. Les écritures de liaison sont générées automatiquement sur les comptes de liaison préalablement paramétrés.
SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation Comptes de liaison pour plus de précisions.
Par défaut, le site proposé est celui défini dans l’en-tête de la saisie de facture.

Particularités liées aux factures inter-sociétés (fonctions GESBICI et GESBISI protégées par le code activité INTCO - Transactions inter-sociétés) :
Lors de la saisie de factures inter-sociétés, ce champ affiche uniquement le site des sociétés définies dans le Mappage comptes inter-sociétés.

  • Vous pouvez sélectionner un site financier appartenant à une autre société.
  • La société cible doit être mappée à la société source et le paramètre INTCPYINV - Factures inter-sociétés (chapitre TRS, groupe INV) doit avoir pour valeur 'Oui' pour la société cible.
Société (champ CPYLIN)
Coll (champ SAC)

Pas d'aide liée à ce champ.

Tiers (champ BPRLIN)

Le choix de l’imputation comptable se fait :

  • par un collectif : le compte qui lui est associé s’affiche par défaut, le Tiers reste à préciser,
  • par un compte général,
  • par le Tiers : le code de collectif et le compte associés s’affichent par défaut.
Escompte (champ FLGDEP)

Ce champ permet d'indiquer si une ligne de facture est soumise à escompte.
Ce champ est visible et accessible uniquement si :

  • un code escompte (comportant des taux négatifs) est renseigné sur la facture, 
  • les paramètres GERDSC - Escomptes/Agios  et BRIDSC - Remise sur taxe sont inactifs.
Montant HT (champ AMTNOTLIN)

Saisissez le montant hors taxes de l'opération enregistrée.
Si le montant est négatif, il est enregistré au crédit dans la comptabilité pour une facture fournisseur et au débit pour un avoir.
SEEWARNING 
1099 (USA) (champ FLG1099)

Le flag 1099 permet d'indiquer si une ligne est soumise à une déclaration 1099. Si le fournisseur doit faire l'objet d'une déclaration 1099, la valeur par défaut de cette ligne sera alors positionnée à Oui. Si pour ce fournisseur, une ligne n'est pas soumise à une déclaration 1099, ce flag pourra alors être positionné à Non et la ligne ne sera pas intégrée dans le montant 1099 à déclarer.

TVA (champ VAT)

Lorsque le compte de la ligne est un compte soumis à TVA, le champ taxe est accessible à la saisie. La ligne est initialisée avec le code taxe associé au compte ou avec le code taxe associé au régime de taxe.
SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation sur paramètre SAITAX - Code taxe obligatoire (chapitre CPT, groupe VAT).
Suivant le contexte, vous devez vérifier que ce code taxe correspond à la taxe réellement applicable, ou le modifier. Le code taxe définit le taux, le régime et les modalités de déductibilité applicables à l’opération.
SEEINFO Le menu Actions propose l’option 'Saisie de taxe'. Vous pouvez préciser des taxes autres que la TVA (taxes parafiscales/spéciales) susceptibles d’affecter le calcul de la TVA et donc le montant TTC. Cet écran vous permet aussi de définir quelle partie du montant des taxes est déductible.
Seul un code taxe cohérent par rapport à la législation et au groupe de la société du site peut être renseigné.
SEEREFERTTOLes principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Selon les taxes choisies, le montant TTC est calculé.

Montant TVA (champ AMTVAT)
Montant TTC (champ AMTATILIN)

Pas d'aide liée à ce champ.

Type achat (champ PURTYP)

En fonction du paramétrage de la pièce automatique, un traitement comptable différent peut être effectué selon le type d'achats.
Ce champ peut prendre deux valeurs : 'Achat' ou 'Immobilisations'. Il permet de définir le type de TVA applicable à la ligne de facture et conditionne donc le compte de TVA qui sera automatiquement utilisé à la validation comptable du document.
Retenue Source (champ RITCODSRC)

 

Code retenue à la source.
Commentaire (champ DES)

Vous pouvez saisir un commentaire manuellement sur la ligne. Saisissez :

  • " /" : l’intitulé du compte s’affiche par défaut,
  • " = " : le libellé de la ligne précédente est copié.
N° déclaration TVA (champ DCLEECNUM)

Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :

  • Le code activité KPO - Localisation portugaise est actif.
  • La société à laquelle est rattaché le site de facturation gère la TVA portugaise (le paramètre société PORVAT - TVA portugaise (chapitre LOC, groupe POR) a pour valeur "Oui").
  • Ce champ n'est pas paramétré comme étant invisible au niveau de la transaction de saisie.

 Ce champ est initialisé :

  • sur la première ligne : avec le numéro de TVA intra-communautaire du fournisseur précisé en en-tête de facture,
  • sur chacune des lignes suivantes : avec le numéro de TVA intra-communautaire indiqué sur la ligne précédant la ligne en cours ou, à défaut, avec celui du fournisseur précisé en en-tête de facture.

Il reste modifiable s'il est paramétré comme étant saisissable au niveau de la transaction de saisie et si la facture n'est pas validée.
Unité (champ UOM)
Quantité (champ QTY)

Lors du paramétrage d’une nature analytique (Données de base > Tables Comptables > Analytique > Natures), si la saisie d’unités d’œuvre est définie, on lui attribue une unité en indiquant une valeur par défaut (en devise de reporting).
C'est cette unité qui apparaît lors de la saisie de pièce. La quantité est automatiquement calculée en divisant le montant HT (converti en devise reporting) par la valeur de l’unité d’œuvre.
SEEINFO Vous pouvez modifier la quantité.
Affaire (champ PJTLIN)

La référence de l'affaire sur laquelle est imputée la ligne facture n'est plus modifiable après validation de la facture.
Nature de dépense (champ PCCCOD)
Répartition (champ DSP)

On définit ici les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe.

Ces modalités sont définies de la façon suivante :

  • la saisie d’une clé de répartition analytique configurée préalablement,
    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation sur les Clés de répartition.
  • en montant. On peut alors répartir le montant en autant de sous-montants qu'il est nécessaire.
  • en pourcentage. Un calcul est fait en fonction de la somme des coefficients utilisés pour la répartition.

Exemple : sur une base de 100, on lira un coefficient de 10 comme 10 %. Mais sur une base de 50, un coefficient de 10 sera équivalent à 20 %.
Pour ces deux derniers cas, on peut pré-initialiser la répartition avec une clé déjà existante. L’affichage final sera "$".
champ CCE1

Le paramétrage détermine si les sections analytiques sont modifiables. Elles sont initialisées selon le paramétrage de la section par défaut.

En mode création, si aucune ligne de commande n'a été saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques sont réinitialisées selon le paramétrage des sections par défaut.

En mode création, comme en modification, si une ligne de commande est saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques ne sont pas réinitialisées.

Totaux

Base escompte (champ BASDEP)

La base d'escompte s'affiche uniquement lorsque les conditions suivantes sont remplies :

  • un code d'escompte (avec taux négatifs) est indiqué sur la facture, 
  • les paramètres GERDSC - Escomptes/Agios et BRIDSC - Remise sur taxe sont désactivés.

La base d'escompte dépend de :

SEEINFO 
champ CUR3
Total HT (champ TOTNOT)
champ CUR1
Total TTC (champ TOTATI)
champ CUR2

Compte

champ AFFICHE
Type de montant fournisseur (champ PURPRITYP)
Consultation de comptes

AFC/GESBIC/40/405

Codes statistiques

AFC/GESBIC/40/410

CCA/PCA périodiques

AFC/GESBIC/40/415

Schéma de comptes

AFC/GESBIC/40/420

Notes fournisseur

Sélectionnez cette option pour afficher les notes associées au fournisseur. Cette fenêtre peut s'afficher automatiquement en fonction du paramétrage effectué lors de la création des notes.

Les notes sont limitées à une consultation à l'écran et ne peuvent pas être imprimées. Se reporter à la documentation sur les Notes pour plus d'informations.
Sections inter-sociétés

Cette fenêtre s'ouvre automatiquement lorsque les sections de la société source sont différentes des sections de la société cible. Il est également possible de l'ouvrir par l'option clic droit "Sections inter-société" sur la ligne.
Cette fenêtre n'est pas utilisée lorsque la société source et la société cible utilisent le même référentiel ainsi que le même axe et le même numéro d'axe.
Cette fenêtre permet de saisir les valeurs correspondant aux axes de la société cible lorsque ceux-ci sont différents des axes de la société source.
Seuls les axes associés aux référentiels affichés ou renseignés peuvent être saisis. Si le référentiel n'est pas affiché, les sections de la société cible ne peuvent pas être saisies.

SEEINFOCette fenêtre peut afficher jusqu'à 20 axes.

SEEWARNINGUn message d'erreur s'affiche si des sections sont requises pour le référentiel analytique et si la société source ne contient pas de référentiel analytique alors que la société cible en contient un.

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  SIMFACFOU : Simulation fact. fournisseurs

  FACTRSF : Liste fact.tiers fournisseurs

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Boutons spécifiques

Tableau Saisie des échéances

  • No (champ NUMLIG)
  • Echéance (champ DUDDAT)

Date limite de paiement de l'échéance.

Si le code activité MAXPD -  Délai maximum (entreprises) est activé, un message d'avertissement s’affiche si la date de dernière échéance est supérieure au délai précisé, suivant les cas, au niveau de l’un des paramètres suivants, ou au Délai contractuel éventuellement renseigné au niveau du Tiers.

Mode de règlement lié à la ligne d'échéance.
Le mode de règlement définit le moyen de paiement (chèque, espèces, carte bancaires, effet de commerce ....).
Il est contrôlé dans la table des modes de règlement
  • Montant (champ AMTCUR)

Montant de la ligne d'échéance

Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance.
  • Relevé (champ SOI)

Indicateur relevé
Si cet indicateur est à "Oui", les échéances calculées à partir de ces conditions de paiement sont prises en compte par le traitement de génération automatique des relevés clients.
  • Bon à payer (champ FLGPAZ)

Niveau de bon à payer.

Code identifiant le litige de l'impayé.
  • Numéro VCS (champ BELVCS)

Ce champ affiche le tiers payé ou payeur défini sur la facture. Vous pouvez le modifier. Si la ligne d'échéance est éclatée, c'est la valeur de la première ligne qui est utilisée.
  • Adresse tiers (champ BPAPAY)
  • Règlements (champ PAYCUR)
  • Règlement provisoire (champ TMPCUR)
  • Numéro relevé (champ SOINUM)
  • Compte bancaire (champ BIDNUM)

Par défaut, ce numéro reprend la valeur liée au profil du tiers et au code adresse. Le format du numéro de compte bancaire dépend de la localisation de la banque.

Par exemple, pour le format IBAN, ce champ contient uniquement le numéro de compte bancaire, soit à partir du cinquième chiffre de l'IBAN complet. Le préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle n'est pas inclus.

Pour modifier le numéro de compte bancaire, sélectionnez le Tiers depuis l'icône Actions disponible sur le champ pour accéder au profil du tiers et sélectionner ou saisir un compte bancaire différent.
  • Code IBAN (champ IBAN)

Ce champ affiche l'IBAN complet, comprenant un préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle, suivi du numéro de compte bancaire. Si le préfixe de l'IBAN n'existe pas, ce champ reste vide.

  • Domiciliation (champ PAB)

Ce champ affiche la domiciliation bancaire liée au champ Compte bancaire.

Bloc numéro 2

  • Total pièce (champ AMTTOT)
  • Total règlements (champ PAYTOT)

Utilisez cette action pour visualiser ou modifier les échéances associées à la facture tiers client courante.

Validation

Utilisez cette action pour :

  • valider au niveau de la comptabilité la facture tiers fournisseur courante afin de disposer de son écriture,
  • créer automatiquement une dépense pour chaque ligne facture tiers fournisseur, lors de la validation de la facture, si le module Immobilisations est géré.
    SEEINFO Lorsqu'une ligne de facture a fait l'objet d'une ventilation analytique manuelle (le caractère $ est affiché dans le champ ‘Répartition’), ce n'est pas une seule dépense qui va être créée pour cette ligne de facture, mais ce sont autant de dépenses qu'il existe de lignes de ventilation manuelle pour cette ligne de facture qui vont être créées.
     
    Les dépenses sont créées suivant les modalités décrites ci-dessous. Ces dépenses sont consultables depuis le volet de sélection des Dépenses liées.

Conditions de création automatique d'une dépense

Pour la ligne de facture tiers fournisseur, une dépense est créée lorsque les conditions suivantes sont réunies :

  • Des imputations comptables sont précisées pour la ligne.
  • Le compte Social et le compte IAS sont suivis (au niveau de la définition de la table des Comptes : les cases à cocher Suivi immobilisation et Création dépense doivent être activées et une Nature comptable doit être précisée pour ce compte).

Alimentation des champs de la dépense

La table des dépenses LAYOUTFAS est alimentée à partir des tables suivantes :

LAYOUTFAS

Table

Champ

Règle

Société

CPY

PINVOICE

CPY

 

Site

FCY

PINVOICE

FCY

 

Référence

CODLOF

PINVOICE

NUM

 

Numéro ligne

LINLOF

 

 

Numéro incrémental

Référence facture

BPRVCR

PINVOICE

BPRVCR

 

Article

ITMREF

PINVOICE

ITMREF

 

Fournisseur

BPR

PINVOICE

BPR

 

Journal

JOU

PINVOICE

JOU

 

Type de cours

CURTYP

PINVOICE

CURTYP

 

Devise

CUR

PINVOICE

CUR

 

Date facture

DATVCR

PINVOICE

BPRDAT

 

Date imputation

DATIMP

PINVOICE

ACCDAT

 

Type facture

TYPVCR

PINVOICE

INVTYP

 

Site géographique

GEOFCY

PINVOICE

FCY

 

Cours de devise

RATCUR

PINVOICE

RATMLT(0)

 

Désignation 1

DES

PINVOICE

<type facture> + BPRNAM

Désignation 2

DES2

PINVOICE

INVNUM

Si c’est un avoir

Subventionné

FLGGRA

 

 

1.

Montant subvention

FLGAMTGRA

 

 

1.

Liaison bien

FLGLIKAAS

 

 

1.

Dépense principale

FLGLOFMAI

 

 

1.

Origine complément

CPMCREORI

 

 

1.

Compte PCG

GAC

GACCOUNT

GAC

GAC = compte social

Compte PCG origine

GACORI

GACCOUNT

GAC

GAC = compte social

Nature PCG

GACACN

GACCOUNT

GACACN

GAC = compte social

Compte IAS

IASACC

GACCOUNT

GAC

GAC = compte IAS

Compte IAS origine

IASACCORI

GACCOUNT

GAC

GAC = compte IAS

Nature IAS

IASACN

GACCOUNT

GACACN

GAC = compte IAS

Référence commande

ORDBUY

PINVOICE

INVNUM

 

Unité

UOM

BPSINVLIG

UOM

 

Quantité

QTE

BPSINVLIG

QTYUOM

 

Taux TVA facturée

RATVAT

TABRATVAT

VATRAT

 

Taux TVA récupérée

RATVATREC

TABRATVAT

DEDRAT

 

Montant HT

AMTNOTCUR

BPSINVLIG

AMTNOTLIN

 

Montant TVA

AMTVATCUR

BPSINVLIG

AMTTAXLIN1

 

Montant TVA récupérée

AMTVATRCUR

BPSINVLIG

DEDTAXLIN1

 

Répartition

DSP

BPSINVLIG

DSP

 

Sections analytiques

CCE(0..20)

BPSINVLIGA

CCE(0..20)

 

Origine ligne détail

LIGORI

BPSINVLIG

PIDLIN

 

Validé

FLGVAL

 

 

1.

Opérateur création

CREUSR

 

 

GUSER

Date de création

CREDAT

 

 

Date$

Origine saisie

CREORI

 

 

4.

SEEINFO Remarque :

  • Lorsque la société est soumise à la législation française, que le taux de récupération de TVA n'est pas de 100 % et que le paramètre VATAUTVAL - Validation automatique TVA (chapitre AAS, groupe VAT) a pour valeur Non, il est nécessaire de valider les coefficients de TVA sur la dépense pour qu’elle soit immobilisable..La validation s'effectue en activant la case à cocher Validé accessible et visible sur la dépense uniquement tant que la validation n'a pas été effectuée.

Ligne code BVR

Saisie code QR

Messages d'erreur

[<<<

Barre de menus

L'annulation comptable de factures inter-sociétés est autorisée uniquement si le paramètre POSTINVSUP - Annulation comptable factures (chapitre TC, groupe INV) a pour valeur "Oui" pour toutes les sociétés (source et cible).
Une fois l'annulation de la facture inter-sociétés terminée, toutes les pièces comptables liées doivent être supprimées.

Fonctions / Facture - Avoir

Utilisez cette fonction pour transformer une facture directement en avoir. Le système vous demande alors de confirmer la 'création d'une facture d'avoir' et propose ainsi :

'En-tête
  • Un 'type de facture': le type de facture est initialisé par défaut au 1er type de facture 'Avoir' rencontré dans la Table des types de facture.
  • Un 'N° de pièce' à blanc qui peut être renseigné (cas ou une plage manuelle est réservée) ou qui sera attribué automatiquement à la création de la facture.
  • Une alimentation automatique de la zone 'Numéro de facture' avec le numéro de la facture d'origine.
  • Les autres informations d'en-tête sont modifiables comme dans le cas d'une modification ou duplication de facture.
Ligne
  • Un pré-chargement automatique des lignes avec les comptes généraux, les imputations de TVA et les imputations analytiques de la facture d'origine.
  • Les informations de ligne sont modifiables comme dans le cas d'un modification ou duplication de facture.
  • Il est également possible de supprimer complètement une ou plusieurs lignes.

Fonctions / Informations douanières

Cette fonction est accessible uniquement si le paramètre SPAVAT TVA espagnole (Chapitre LOC, Groupe SPA) est actif.
Les informations sont modifiables quel que soit le statut de la facture, et même après validation de cette facture.
La saisie des informations douanières n'est pas obligatoire.

Douane

  • Date douane (champ SPACUSDAT)

Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :

  • Le code activité KSP - Localisation espagnole est actif.
  • La société à laquelle est rattaché le site de facturation gère la TVA espagnole (le paramètre société SPAVAT - TVA espagnole (chapitre LOC, groupe SPA) a pour valeur "Oui").
  • Ce champ n'est pas paramétré comme étant invisible au niveau de la transaction de saisie.

Il permet de renseigner la date de l'opération auprès des douanes.

SEEINFOLorsque ce champ est saisissable, il reste modifiable même si la facture est validée.

  • Douane (champ SPACUS)

Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :

  • Le code activité KSP - Localisation espagnole est actif.
  • La société à laquelle est rattaché le site de facturation gère la TVA espagnole (le paramètre société SPAVAT - TVA espagnole (chapitre LOC, groupe SPA) a pour valeur "Oui").
  • Ce champ n'est pas paramétré comme étant invisible au niveau de la transaction de saisie.

Il permet de renseigner le nom de la douane auprès de laquelle l'opération a été effectuée.

SEEINFOLorsque ce champ est saisissable, il reste modifiable même si la facture est validée.

Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :

  • Le code activité KSP - Localisation espagnole est actif.
  • La société à laquelle est rattaché le site de facturation gère la TVA espagnole (le paramètre société SPAVAT - TVA espagnole (chapitre LOC, groupe SPA) a pour valeur "Oui").
  • Ce champ n'est pas paramétré comme étant invisible au niveau de la transaction de saisie.

Il permet de renseigner le fournisseur de la facture d'origine reçue par les douanes.

SEEINFOLorsque ce champ est saisissable, il reste modifiable même si la facture est validée.

Code DER

  • Code DER (champ SPADERNUM)

Adresse / Adresse facture

Adresse / Adresse règlement

Option / Traçabilité pièces

Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces afin de visualiser et de naviguer dans la hiérarchie des pièces à l'origine ou issues du document.

Cette fonction n’est pas opérationnelle pour les 'Factures tiers fournisseur' : si vous sélectionnez ce type de pièce et renseignez le numéro de pièce, seules les informations de cette même pièce s'affichent, et ce, quel que soit le sens de la recherche.

Pour accéder aux pièces générées, utilisez les actions du menu Zoom.

[>>>>MENU_FLOTTANT_DIV]

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

‘XXX: Ce site n’est pas financier'

Le site sélectionné pour l'enregistrement de la facture n'est pas défini comme un site financier. Il ne peut donc pas recevoir d'écritures comptables.

'Période non ouverte'

La date de comptabilisation de la facture est incorrecte dans la mesure où elle n'est pas comprise dans les bornes de périodes ouvertes pour la société.

'Date incorrecte'

La date de comptabilisation de la facture est incorrecte car elle dépend d'un exercice non créé ou elle ne correspond pas à une date réelle. Ce même message apparaît aussi si les dates de début / fin pour la durée de la prestation (voir section Lignes) ne sont pas cohérentes.

‘Tiers incompatible avec le collectif’

Le choix du collectif de comptabilisation de la facture est incorrect dans la mesure où il doit nécessairement être de type Client, plutôt que Fournisseur, Représentant ou…

De même, au niveau de la ligne de facture, le tiers et le collectif en ligne doivent être d'un type compatible.

'Avoir sans numéro de facture'

Ce message avertit simplement que l'avoir en cours de saisie n'a pas été rattaché à une facture. Il n'est en effet pas obligatoire de lier un avoir à une facture, aucun lettrage n'étant alors généré lors de la validation de l'avoir.

'Facture en devise XXX'

Le choix de la facture qui est identifiée comme à l'origine de l'avoir est erroné dans la mesure où les caractéristiques de ces deux éléments doivent être identiques pour ce qui concerne la devise.

'Facture du client XXX'

L'avoir ne peut être rattaché à une facture dont le client facturé est différent.

'Facture sur le collectif XXX'

L'avoir ne peut être lié à une facture dont le collectif est différent du sien.

'Facture sur le site XXX'

Le site auquel la facture d'imputation de l'avoir est rattachée ne correspond pas au site de l'avoir.

'Facture non validée'

Le choix de la facture d'imputation de l'avoir n'est pas correct dans la mesure où celle-ci n'a pas été validée en comptabilité.

'Ligne n Section : 'Section obligatoire sur axe X'

L'analytique ayant été défini comme obligatoire pour l'axe X et le schéma de comptes appelé et exécuté ne contenant pas d'analytique pour cet axe, les lignes de facture sont préchargées sans analytique alors qu'elles doivent en contenir.

‘XXX: Compte réservé au site XXX'

Le site de rattachement du compte n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.

'Classe de compte interdite sur ce type de pièce'

Le compte sélectionné pour la comptabilisation de la ligne de facture doit nécessairement être d'un type autre que Hors bilan. Il peut être soit Produits, Charges ou Tiers, etc.

‘Impossible de déterminer le compte collectif’

Dès lors que la ligne de facture porte sur un tiers, il est indispensable de définir le tiers auxiliaire et le compte collectif associé.

‘XXX: Hors limite dates de validité'

Les dates de validité du compte/de la nature/de la clé de répartition/de la section sont incompatibles avec la date de comptabilisation de la facture.

'Taxe de type TVA'

Dans les deux zones Taxe 1 et Taxe 2 de l'écran de saisie de TVA à la ligne, les seuls codes taxes de type Taxe parafiscale ou Taxe spéciale sont utilisables.

'Cette taxe n'est pas de type TVA'

A contrario, dans la zone TVA de ce même écran de saisie, ainsi que dans la zone TVA de la ligne de facture, les seuls codes TVA de type TVA sont acceptés.

‘XXX: Nature réservée au site XXX'

Le site de rattachement de la nature n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.

'Répartition réservée au site XXX'

Le site de rattachement de la répartition analytique n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.

'Total des ventilations incorrect'

La ventilation analytique en montant qui a été saisie ne peut être validée dans la mesure où le total des montants ventilés ne correspond pas au montant de la ligne de facture.

'Ligne de ventilation no 1 : YYY Section réservée au site XXX'

Le choix de la clé de répartition analytique ne convient pas dans la mesure où l'une des sections constitutive de celle-ci est rattachée à un site différent de celui de la facture.

‘XXX: Interdit avec la nature'

La section analytique retenue n'est pas acceptée dans la mesure où la combinaison de cette section et de la nature analytique en ligne a été définie comme interdite.

‘XXX: Interdit avec la section XXX'

La section analytique saisi n'est pas compatible avec l'autre section mentionnée. La combinaison de ces deux sections a été définie comme interdite.

'Section obligatoire sur axe X'

L'imputation sur l'axe analytique X ayant été définie comme obligatoire, la zone doit nécessairement être renseignée.

'Zone obligatoire'

Certaines zones doivent nécessairement être renseignées pour permettre la comptabilisation de la facture, à savoir : le site, le code du client, la devise de facturation, le tiers payeur.

'TTC inférieur au HT'

Ce message d'avertissement non bloquant vous signale simplement que le montant HT saisi dans l'en-tête de facture est inférieur au total TTC aussi renseigné. Ces deux montants restent modifiables tant que la validation comptable de la pièce n'a pas été effectuée.

'Aucune dépense ne sera créée pour la ligne'
Compte social non suivi et compte IAS suivi (or) Compte social suivi et compte IAS non suivi.
Le répertoire DBS est en lecture seule, les connexions distantes SYSDBA seront impossibles. '

Ce message d'avertissement s'affiche à la validation lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré.
- un compte est suivi et l'autre ne l'est pas
Quand Oui est sélectionné, la dépense n'est pas créée sans génération d'erreur. En cliquant sur non, la validation stoppe en erreur.

'Erreur zone' 'Type de facture'
'IN1 [LEG 1] : Type de pièce IN2 : Fiche inexistante pour la législation courante [LEG 1]'

Ce message s’affiche quand la législation du type de saisie lié au type de facture ne correspond pas à la législation de la facture.

Tables mises en œuvre

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