La fonction de saisie des factures tiers fournisseur permet de gérer la facturation fournisseur hors du cycle commercial type.
Dans ce contexte, cette fonction ne permet pas de gérer la commande ou encore le bon de réception avec l'entrée en stock (etc.). À l'émission de la facture, les données nécessaires à la comptabilité sont enregistrées.

Pour le suivi fournisseur (relevé d'échéances, gestion des règlements, de la DAS2, etc.), le traitement s'effectue indifféremment pour les factures issues du cycle complet ou de la saisie de factures tiers.

  • Dans ce document, le terme ‘facture’ est, sauf exception, utilisé au sens générique : il peut s'agir d'une facture, d'un avoir, d'une note de débit ou d'une note de crédit.
  • Les factures générées à partir de factures périodiques ne peuvent pas être supprimées si celles-ci servent de modèle de référence (première facture périodique/facture périodique d'origine).
    Par ailleurs, la facture ne doit pas être modifiée si elle est également utilisée comme facture de référence.

Pour la législation suisse : Se reporter au livre blanc sur la Localisation suisse pour plus d'informations sur le paramétrage et l'utilisation des bulletins de versement BVR et QR-factures.

Prérequis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Limites

Lorsque la facture est entrée en mode TTC et qu'un code taxe parafiscale ou spéciale est présent (saisi ou chargé automatiquement à partir du compte), les montants des trois niveaux de taxes doivent être saisis manuellement.

Gestion de l'écran

La comptabilisation des factures tiers fournisseurs implique de renseigner trois sections contenant les caractéristiques de chacune des parties du corps de la facture.

En-tête

Dans un premier temps, les informations comptables-clés de la facture doivent être saisies :

  • le site,
  • le type de facture.
    SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur le Type de facture fournisseur,
    Cette information détermine la catégorie du document (facture/avoir/note de débit/note de crédit), la pièce automatique, le journal et la type de pièce qui seront utilisés lors de la comptabilisation du document,
  • le numéro de pièce (dans le cas où une plage manuelle est autorisée),
  • la date de comptabilisation du document, par défaut celle d'entrée dans le dossier,
  • le code d'identification du fournisseur et le collectif comptable d'enregistrement de la pièce.

Ces informations déterminent :

  • l'en-tête de facture,
  • les lignes de facture,
  • l'adresse de facturation.

Après saisie de ces données, cliquez sur Comptabiliser pour :

  • passer la facture en comptabilité. Cliquez sur Pièce comptable pour visualiser la pièce générée à la validation de la facture.
  • créer automatiquement une dépense pour chaque ligne de facture tiers fournisseur, lorsque  le module Immobilisations est géré dans le dossier et que les conditions sont réunies, (les modalités de création de la dépense sont détaillées ci-après).
    La liste de sélection des Dépenses liées présente les dépenses ainsi générées et permet d'accéder à la fonction de gestion de la dépense sélectionnée.

Onglet En-tête

Caractéristiques de la facture

Certains champs de l'en-tête permettent de compléter l'identification de la facture :

  • Champs Montant HT et Montant TTC
    La saisie est facultative. A la saisie des montants des lignes de facture, les montants s'affichent automatiquement dans les champs correspondants de l'en-tête. Le message d'avertissement suivant s'affiche pendant la création si les champs de l'en-tête n'ont pas été renseignés : 'Totaux différents de l’en-tête'.
  • Le lien entre un avoir et la facture d'origine via le numéro de celle-ci, ou le lien entre l'avoir et le numéro de la demande d'avoir du client, (etc.).
  • Une période de prestation qui indique par des bornes de date de début et de fin, la part de prestation à constater d'avance pour la période ou l'exercice suivants. Ce champ est uniquement disponible si le code d'activité SVC - CCA/PCA périodiques est activé. La charge ou le produit à constater d'avance sont générés par la fonction CCA/PCA d'arrêtés (CPTSVC).
  • L'analytique par défaut qui est appliqué aux règlements pour le compte du tiers. Il est possible de définir des sections par défaut sur l’en-tête de facture (cf. documentation Sections par défaut).

Caractéristiques de ses échéances

Les champs restants permettent de caractériser les conditions de règlement de la facture :

  • Tiers payeur
  • Choix de l'échéancier de paiement
  • Niveau de bon à payer (accessible en fonction de la valeur paramètre FLGPAZ - Gestion des bons à payer)
  • Indicateur Facture CEE qui permet de conditionner la génération des écritures de TVA déductible et de TVA collectée sur acquisition intra-communautaire. S'il s'agit d'une facture CEE, le montant TTC calculé dans les lignes de facture est toujours égal au montant HT, mais les écritures de TVA sont générées.
  • Pour le formulaire 1099 (spécifique aux Etats-Unis), si la case à cocher 1099. est sélectionnée, la facture inclut les éléments à déclarer conformément au formulaire 1099. Il n’y a pas de contrôle sur la valeur. Cette case à cocher est accessible uniquement si le fournisseur est paramétré pour la gestion de formulaires 1099,
    SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les fournisseurs pour davantage d'informations.
  • Pour la gestion des relevés d'échéances

Une fois la facture sauvegardée, le bouton Échéances permet de visualiser les échéances et l'étape de règlement.

Le champ Statut indique le statut de la facture par rapport à la validation comptable. Le statut En attente peut être sélectionné pour désactiver l'accès au bouton Validation et à la sélection de factures dans le processus global.
Le statut doit être passé à En attente pour que la facture puisse être comptabilisée de façon manuelle ou globale. Cette modification est appliquée soit au cas par cas, manuellement, soit plus globalement via le traitement idoine.
SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les factures en attente.

Onglet Lignes

Ce tableau affiche chacune des lignes de facture d'un point de vue comptable :

Nature

Si le compte est suivi en comptabilité analytique, vous devez définir sa nature. Au niveau des comptes généraux, vous pouvez définir une nature liée automatiquement au compte. Le champ nature n’est alors pas modifiable.
SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les comptes généraux.
Par contre, si un crible nature a été défini, vous pouvez choisir une nature analytique différente, conforme au crible.

Axes

Si le montant comptable n’est pas ventilé sur plusieurs sections analytiques, le champ 'Allocation' ne peut pas être renseigné. La saisie est réalisée directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.

Vous pouvez définir des sections par défaut au niveau de la nature, mais celles définies par le traitement des sections par défaut sont prioritaires.
SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les sections par défaut.

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  SIMFACFOU : Simulation fact. fournisseurs

  FACTRSF : Liste fact.tiers fournisseurs

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Tableau Saisie des échéances

  • No (champ NUMLIG)
  • Echéance (champ DUDDAT)

Date limite de paiement de l'échéance.

Si le code activité MAXPD -  Délai maximum (entreprises) est activé, un message d'avertissement s’affiche si la date de dernière échéance est supérieure au délai précisé, suivant les cas, au niveau de l’un des paramètres suivants, ou au Délai contractuel éventuellement renseigné au niveau du Tiers.

Mode de règlement lié à la ligne d'échéance.
Le mode de règlement définit le moyen de paiement (chèque, espèces, carte bancaires, effet de commerce ....).
Il est contrôlé dans la table des modes de règlement


  • Montant (champ AMTCUR)

Montant de la ligne d'échéance


Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance.

  • Relevé (champ SOI)

Indicateur relevé
Si cet indicateur est à "Oui", les échéances calculées à partir de ces conditions de paiement sont prises en compte par le traitement de génération automatique des relevés clients.


  • Bon à payer (champ FLGPAZ)

Niveau de bon à payer.

Code identifiant le litige de l'impayé.

  • Numéro VCS (champ BELVCS)

Ce champ affiche le tiers payé ou payeur défini sur la facture. Vous pouvez le modifier. Si la ligne d'échéance est éclatée, c'est la valeur de la première ligne qui est utilisée.

  • Adresse tiers (champ BPAPAY)
  • Règlements (champ PAYCUR)
  • Règlement provisoire (champ TMPCUR)
  • Numéro relevé (champ SOINUM)
  • Compte bancaire (champ BIDNUM)

Par défaut, ce numéro reprend la valeur liée au profil du tiers et au code adresse. Le format du numéro de compte bancaire dépend de la localisation de la banque.

Par exemple, pour le format IBAN, ce champ contient uniquement le numéro de compte bancaire, soit à partir du cinquième chiffre de l'IBAN complet. Le préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle n'est pas inclus.

Pour modifier le numéro de compte bancaire, sélectionnez le Tiers depuis l'icône Actions disponible sur le champ pour accéder au profil du tiers et sélectionner ou saisir un compte bancaire différent.

  • Code IBAN (champ IBAN)

Ce champ affiche l'IBAN complet, comprenant un préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle, suivi du numéro de compte bancaire. Si le préfixe de l'IBAN n'existe pas, ce champ reste vide.

  • Domiciliation (champ PAB)

Ce champ affiche la domiciliation bancaire liée au champ Compte bancaire.

Bloc numéro 2

  • Total pièce (champ AMTTOT)
  • Total règlements (champ PAYTOT)

Utilisez cette action pour visualiser ou modifier les échéances associées à la facture tiers client courante.

Validation

Utilisez cette action pour :

  • valider au niveau de la comptabilité la facture tiers fournisseur courante afin de disposer de son écriture,
  • créer automatiquement une dépense pour chaque ligne facture tiers fournisseur, lors de la validation de la facture, si le module Immobilisations est géré.
    SEEINFO Lorsqu'une ligne de facture a fait l'objet d'une ventilation analytique manuelle (le caractère $ est affiché dans le champ ‘Répartition’), ce n'est pas une seule dépense qui va être créée pour cette ligne de facture, mais ce sont autant de dépenses qu'il existe de lignes de ventilation manuelle pour cette ligne de facture qui vont être créées.
     
    Les dépenses sont créées suivant les modalités décrites ci-dessous. Ces dépenses sont consultables depuis le volet de sélection des Dépenses liées.

Conditions de création automatique d'une dépense

Pour la ligne de facture tiers fournisseur, une dépense est créée lorsque les conditions suivantes sont réunies :

  • Des imputations comptables sont précisées pour la ligne.
  • Le compte Social et le compte IAS sont suivis (au niveau de la définition de la table des Comptes : les cases à cocher Suivi immobilisation et Création dépense doivent être activées et une Nature comptable doit être précisée pour ce compte).

Alimentation des champs de la dépense

La table des dépenses LAYOUTFAS est alimentée à partir des tables suivantes :

LAYOUTFAS

Table

Champ

Règle

Société

CPY

PINVOICE

CPY

 

Site

FCY

PINVOICE

FCY

 

Référence

CODLOF

PINVOICE

NUM

 

Numéro ligne

LINLOF

 

 

Numéro incrémental

Référence facture

BPRVCR

PINVOICE

BPRVCR

 

Article

ITMREF

PINVOICE

ITMREF

 

Fournisseur

BPR

PINVOICE

BPR

 

Journal

JOU

PINVOICE

JOU

 

Type de cours

CURTYP

PINVOICE

CURTYP

 

Devise

CUR

PINVOICE

CUR

 

Date facture

DATVCR

PINVOICE

BPRDAT

 

Date imputation

DATIMP

PINVOICE

ACCDAT

 

Type facture

TYPVCR

PINVOICE

INVTYP

 

Site géographique

GEOFCY

PINVOICE

FCY

 

Cours de devise

RATCUR

PINVOICE

RATMLT(0)

 

Désignation 1

DES

PINVOICE

<type facture> + BPRNAM

Désignation 2

DES2

PINVOICE

INVNUM

Si c’est un avoir

Subventionné

FLGGRA

 

 

1.

Montant subvention

FLGAMTGRA

 

 

1.

Liaison bien

FLGLIKAAS

 

 

1.

Dépense principale

FLGLOFMAI

 

 

1.

Origine complément

CPMCREORI

 

 

1.

Compte PCG

GAC

GACCOUNT

GAC

GAC = compte social

Compte PCG origine

GACORI

GACCOUNT

GAC

GAC = compte social

Nature PCG

GACACN

GACCOUNT

GACACN

GAC = compte social

Compte IAS

IASACC

GACCOUNT

GAC

GAC = compte IAS

Compte IAS origine

IASACCORI

GACCOUNT

GAC

GAC = compte IAS

Nature IAS

IASACN

GACCOUNT

GACACN

GAC = compte IAS

Référence commande

ORDBUY

PINVOICE

INVNUM

 

Unité

UOM

BPSINVLIG

UOM

 

Quantité

QTE

BPSINVLIG

QTYUOM

 

Taux TVA facturée

RATVAT

TABRATVAT

VATRAT

 

Taux TVA récupérée

RATVATREC

TABRATVAT

DEDRAT

 

Montant HT

AMTNOTCUR

BPSINVLIG

AMTNOTLIN

 

Montant TVA

AMTVATCUR

BPSINVLIG

AMTTAXLIN1

 

Montant TVA récupérée

AMTVATRCUR

BPSINVLIG

DEDTAXLIN1

 

Répartition

DSP

BPSINVLIG

DSP

 

Sections analytiques

CCE(0..20)

BPSINVLIGA

CCE(0..20)

 

Origine ligne détail

LIGORI

BPSINVLIG

PIDLIN

 

Validé

FLGVAL

 

 

1.

Opérateur création

CREUSR

 

 

GUSER

Date de création

CREDAT

 

 

Date$

Origine saisie

CREORI

 

 

4.

SEEINFO Remarque :

  • Lorsque la société est soumise à la législation française, que le taux de récupération de TVA n'est pas de 100 % et que le paramètre VATAUTVAL - Validation automatique TVA (chapitre AAS, groupe VAT) a pour valeur Non, il est nécessaire de valider les coefficients de TVA sur la dépense pour qu’elle soit immobilisable..La validation s'effectue en activant la case à cocher Validé accessible et visible sur la dépense uniquement tant que la validation n'a pas été effectuée.