Factures tiers fournisseur
La fonction de saisie des factures tiers fournisseur permet de gérer la facturation fournisseur hors du cycle commercial type.
Dans ce contexte, cette fonction ne permet pas de gérer la commande ou encore le bon de réception avec l'entrée en stock (etc.). À l'émission de la facture, les données nécessaires à la comptabilité sont enregistrées.
Pour le suivi fournisseur (relevé d'échéances, gestion des règlements, de la DAS2, etc.), le traitement s'effectue indifféremment pour les factures issues du cycle complet ou de la saisie de factures tiers.
- Dans ce document, le terme ‘facture’ est, sauf exception, utilisé au sens générique : il peut s'agir d'une facture, d'un avoir, d'une note de débit ou d'une note de crédit.
- Les factures générées à partir de factures périodiques ne peuvent pas être supprimées si celles-ci servent de modèle de référence (première facture périodique/facture périodique d'origine).
Par ailleurs, la facture ne doit pas être modifiée si elle est également utilisée comme facture de référence.
Pour la législation suisse : Se reporter au livre blanc sur la Localisation suisse pour plus d'informations sur le paramétrage et l'utilisation des bulletins de versement BVR et QR-factures.
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Limites
Lorsque la facture est entrée en mode TTC et qu'un code taxe parafiscale ou spéciale est présent (saisi ou chargé automatiquement à partir du compte), les montants des trois niveaux de taxes doivent être saisis manuellement.
Gestion de l'écran
La comptabilisation des factures tiers fournisseurs implique de renseigner trois sections contenant les caractéristiques de chacune des parties du corps de la facture.
En-tête
Dans un premier temps, les informations comptables-clés de la facture doivent être saisies :
- le site,
- le type de facture.
Se reporter à la documentation sur le Type de facture fournisseur,
Cette information détermine la catégorie du document (facture/avoir/note de débit/note de crédit), la pièce automatique, le journal et la type de pièce qui seront utilisés lors de la comptabilisation du document, - le numéro de pièce (dans le cas où une plage manuelle est autorisée),
- la date de comptabilisation du document, par défaut celle d'entrée dans le dossier,
- le code d'identification du fournisseur et le collectif comptable d'enregistrement de la pièce.
Ces informations déterminent :
- l'en-tête de facture,
- les lignes de facture,
- l'adresse de facturation.
Après saisie de ces données, cliquez sur Comptabiliser pour :
- passer la facture en comptabilité. Cliquez sur Pièce comptable pour visualiser la pièce générée à la validation de la facture.
- créer automatiquement une dépense pour chaque ligne de facture tiers fournisseur, lorsque le module Immobilisations est géré dans le dossier et que les conditions sont réunies, (les modalités de création de la dépense sont détaillées ci-après).
La liste de sélection des Dépenses liées présente les dépenses ainsi générées et permet d'accéder à la fonction de gestion de la dépense sélectionnée.
Bloc numéro 1
Site (champ FCY) |
Saisissez le code site. Le site doit être un site financier. Ce site détermine le site et la société pour la comptabilisation des écritures. |
Société (champ CPY) |
Nom (champ CPYNAM) |
Type de facture (champ PIVTYP) |
Code type de facture référençant la catégorie de facture ainsi que le schéma d'écriture utilisé à la validation comptable de la facture. |
Numéro de pièce (champ NUM) |
Si le numéro est laissé à vide,
il sera attribué automatiquement lors de la
validation. |
Bloc numéro 2
Date comptable (champ ACCDAT) |
Saisissez une date pour déterminer la date comptable de la pièce générée. Par défaut, ce champ affiche la date du jour. Cette date n'est pas nécessairement la même que la date du Document d'origine. Pour une facture fournisseur par exemple, la Date du document d'origine correspond à la date de création de la facture par le fournisseur. Dans ce cas, la Date comptable est différente de la date du document. |
Fournisseur (champ BPR) |
Saisissez le fournisseur de la facture ou sélectionnez-le en cliquant sur l'icône Sélection. Pour rechercher un fournisseur via l'option de sélection automatique, saisissez plusieurs caractères inclus dans le nom ou le code du fournisseur et appuyez sur la touche de tabulation ou sur Entrée. La fenêtre de sélection s'ouvre et affiche la liste des fournisseurs correspondant aux caractères saisis. Les résultats incluent les enregistrements actifs et inactifs. La sélection automatique est disponible quand le paramètre AUTOSEL - Sélection auto (chapitre SUP, groupe INT) a pour valeur Oui. |
Code adresse (champ BPAINV) |
Nom (champ BPRNAM) |
Collectif (champ BPRSAC) |
Saisissez le code du compte collectif du tiers (client ou fournisseur) initialisé par défaut à partir du code comptable de la facture tiers. L'initialisation du code du champ Contrôle dépend de la présence de l'onglet Tiers/Société sur la fiche Tiers (GESBPR). |
Compte (champ SACACC) |
Onglet En-tête
Caractéristiques de la facture
Certains champs de l'en-tête permettent de compléter l'identification de la facture :
- Champs Montant HT et Montant TTC
La saisie est facultative. A la saisie des montants des lignes de facture, les montants s'affichent automatiquement dans les champs correspondants de l'en-tête. Le message d'avertissement suivant s'affiche pendant la création si les champs de l'en-tête n'ont pas été renseignés : 'Totaux différents de l’en-tête'. - Le lien entre un avoir et la facture d'origine via le numéro de celle-ci, ou le lien entre l'avoir et le numéro de la demande d'avoir du client, (etc.).
- Une période de prestation qui indique par des bornes de date de début et de fin, la part de prestation à constater d'avance pour la période ou l'exercice suivants. Ce champ est uniquement disponible si le code d'activité SVC - CCA/PCA périodiques est activé. La charge ou le produit à constater d'avance sont générés par la fonction CCA/PCA d'arrêtés (CPTSVC).
- L'analytique par défaut qui est appliqué aux règlements pour le compte du tiers. Il est possible de définir des sections par défaut sur l’en-tête de facture (cf. documentation Sections par défaut).
Caractéristiques de ses échéances
Les champs restants permettent de caractériser les conditions de règlement de la facture :
- Tiers payeur
- Choix de l'échéancier de paiement
- Niveau de bon à payer (accessible en fonction de la valeur paramètre FLGPAZ - Gestion des bons à payer)
- Indicateur Facture CEE qui permet de conditionner la génération des écritures de TVA déductible et de TVA collectée sur acquisition intra-communautaire. S'il s'agit d'une facture CEE, le montant TTC calculé dans les lignes de facture est toujours égal au montant HT, mais les écritures de TVA sont générées.
- Pour le formulaire 1099 (spécifique aux Etats-Unis), si la case à cocher 1099. est sélectionnée, la facture inclut les éléments à déclarer conformément au formulaire 1099. Il n’y a pas de contrôle sur la valeur. Cette case à cocher est accessible uniquement si le fournisseur est paramétré pour la gestion de formulaires 1099,
Se reporter à la documentation sur les fournisseurs pour davantage d'informations. - Pour la gestion des relevés d'échéances
Une fois la facture sauvegardée, le bouton Échéances permet de visualiser les échéances et l'étape de règlement.
Le champ Statut indique le statut de la facture par rapport à la validation comptable. Le statut En attente peut être sélectionné pour désactiver l'accès au bouton Validation et à la sélection de factures dans le processus global.
Le statut doit être passé à En attente pour que la facture puisse être comptabilisée de façon manuelle ou globale. Cette modification est appliquée soit au cas par cas, manuellement, soit plus globalement via le traitement idoine.
Se reporter à la documentation sur les factures en attente.
Détail
Date document origine (champ BPRDAT) |
Saisissez la date de facture. Par défaut, ce champ affiche la date du jour. |
champ TYPVCR |
champ CLSVCR |
champ SCUVCR |
champ SEQVCR |
Document origine (champ BPRVCR) |
Cette zone permet d'enregistrer
le numéro ou la référence de la facture originale. |
Devise (champ CUR) |
Cette zone indique la devise de
facturation. Tous les montants sont saisis dans cette
devise. |
Cours (champ RAT1) |
champ LABEL |
champ RAT2 |
champ CURMLT |
Montant HT (champ AMTNOT) |
Ce montant est uniquement un montant de contrôle qui sera comparé au total des lignes lors de l'enregistrement. Le montant est obligatoire quand le paramètre HEAAMTBPS - Ctrl mtt entête fact fournisseur (chapitre TRS, groupe INV) a pour valeur Montants HT et TTC à renseigner. |
Montant TTC (champ AMTATI) |
Numéro facture (champ INVNUM) |
Facture sur laquelle est imputé l'avoir. Selon la valeur du paramètre INVCAN - Facture d'annulation (chapitre TC, groupe INV), le document en cours peut être du type 'Facture d'annulation'. Dans ce cas, l'avoir et la facture seront lettrés, quelle que soit la valeur du paramètre LETAUTCNO. |
Affaire (champ PJTH) |
Numéro VCS (champ BELVCS) |
Champ lié à la législation belge. Rappel : avec la communication structurée, il suffit de spécifier un identifiant unique sur les factures qui servira dans le cadre de tous les échanges bancaires. Le numéro est composé de 12 caractères numériques :
Dans le cas de factures tiers fournisseurs et de factures d’achat, ce numéro est contrôlé et saisissable. Le contrôle a lieu si les conditions suivantes sont remplies :
Si le site est modifié, l’affichage du champ ‘Numéro VCS' est réinitialisé. |
No document origine (champ ORIDOCNUM) |
Bloc numéro 3
Statut (champ STA) |
Pas d'aide liée à ce champ. |
Régime TVA (champ VAC) |
Indiquez le type de gestion de TVA associé à la facture fournisseur. Ce champ est automatiquement renseigné si un régime de taxe est indiqué dans la fiche du fournisseur de la facture courante. Ceci permet, entre autres, d'obtenir une édition conditionnée par le type de législation. |
Type de montant fournisseur (champ PURPRITYP) |
Cet indicateur est initialisé à partir du tiers. Il permet de déterminer si les montants sur les lignes de factures sont exprimés en hors taxes ou toutes taxes comprises. Le choix HT ou TTC est possible uniquement en création de facture.
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Champ 40 - motif (champ FLD40REN) |
Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
Champ 41 - motif (champ FLD41REN) |
Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
Echéances
Autoliquidation TVA (champ CEEFLG) |
Indiquez si le régime de taxe est sujet à autoliquidation. |
Déclaration honoraires (champ DAS2) |
Cette zone indique si l'écriture générée au titre de la facture est à prendre en compte pour la déclaration des honoraires ou non. |
Relevé (champ XSOI) |
Pas d'aide liée à ce champ. |
Bon à payer (champ XFLGPAZ) |
Utilisez ce champ pour pré-renseigner le champ 'bon à payer' des échéances générées. |
Règlement
Tiers payé (champ BPRPAY) |
Saisissez la date de facture. Par défaut, ce champ affiche la date du jour. |
Code adresse (champ BPAPAY) |
Départ échéance (champ STRDUDDAT) |
Cette date est celle à partir de
laquelle sera calculé l'échéancier de règlement. |
Condition paiement (champ PTE) |
Ce champ indique les conditions de règlements qui seront appliquées pour déterminer l'échéancier de la facture. Celui-ci pourra être modifié manuellement ensuite. |
Date échéance (champ DUDDAT) |
Esc/agio (champ DEP) |
Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
Commentaires (champ DES) |
Formulaire 1099 (champ FRM1099) |
Le type de formulaire 1099 indique si un fournisseur doit être déclaré à l’Internal Revenue Service (administration fiscale) pour les règlements réalisés. Les valeurs valides sont les suivantes : Aucun, Divers, Dividende ou Intérêt. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée. |
Case 1099 (champ BOX1099) |
Numéro de case par défaut où les règlements doivent être imprimés sur le formulaire 1099. Les numéros de case varient selon le formulaire 1099 utilisé. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée. Il n’est pas possible de sélectionner les cases 1099 inactives. |
Mt soumis à 1099 (champ AMTSUBJ109) |
Montant de la facture soumise à une déclaration 1099. Ce montant est calculé de façon automatique à partir de la somme des montants hors taxe de la facture pour les lignes de détail dont le champ 1099 a pour valeur Oui. |
Tableau Analytique
No (champ NUMLIG2) |
Axe (champ DIE) |
Section (champ CCE) |
Les sections renseignées ici
serviront de valeurs par défaut pour les lignes de
facture. |
Onglet Lignes
Ce tableau affiche chacune des lignes de facture d'un point de vue comptable :
Nature
Si le compte est suivi en comptabilité analytique, vous devez définir sa nature. Au niveau des comptes généraux, vous pouvez définir une nature liée automatiquement au compte. Le champ nature n’est alors pas modifiable.
Se reporter à la documentation sur les comptes généraux.
Par contre, si un crible nature a été défini, vous pouvez choisir une nature analytique différente, conforme au crible.
Axes
Si le montant comptable n’est pas ventilé sur plusieurs sections analytiques, le champ 'Allocation' ne peut pas être renseigné. La saisie est réalisée directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.
Vous pouvez définir des sections par défaut au niveau de la nature, mais celles définies par le traitement des sections par défaut sont prioritaires.
Se reporter à la documentation sur les sections par défaut.
Numérotation CAI
Numéro CAI (champ CAI) |
Date validité (champ DATVLYCAI) |
Tableau Détails
No (champ NUMLIG) |
Site (champ FCYLIN) |
Le site de chaque ligne peut être différent du site d'en-tête. Dans ce cas, la pièce comptable générée sera équilibrée site par site en utilisant les comptes de liaisons inter-sites. Particularités liées aux factures inter-sociétés (fonctions GESBICI et GESBISI protégées par le code activité INTCO - Transactions inter-sociétés) :
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Société (champ CPYLIN) |
Coll (champ SAC) |
Pas d'aide liée à ce champ. |
Tiers (champ BPRLIN) |
Le choix de l’imputation comptable se fait :
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Escompte (champ FLGDEP) |
Ce champ permet d'indiquer si une ligne de facture est soumise à escompte.
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Montant HT (champ AMTNOTLIN) |
Saisissez le montant hors taxes de l'opération enregistrée. |
1099 (USA) (champ FLG1099) |
Le flag 1099 permet d'indiquer si une ligne est soumise à une déclaration 1099. Si le fournisseur doit faire l'objet d'une déclaration 1099, la valeur par défaut de cette ligne sera alors positionnée à Oui. Si pour ce fournisseur, une ligne n'est pas soumise à une déclaration 1099, ce flag pourra alors être positionné à Non et la ligne ne sera pas intégrée dans le montant 1099 à déclarer. |
TVA (champ VAT) |
Lorsque le compte de la ligne est un compte soumis à TVA, le champ taxe est accessible à la saisie. La ligne est initialisée avec le code taxe associé au compte ou avec le code taxe associé au régime de taxe. |
Montant TVA (champ AMTVAT) |
Montant TTC (champ AMTATILIN) |
Pas d'aide liée à ce champ. |
Type achat (champ PURTYP) |
En fonction du paramétrage de la pièce automatique, un traitement comptable différent peut être effectué selon le type d'achats. |
Retenue Source (champ RITCODSRC) |
Code retenue à la source. |
Commentaire (champ DES) |
Vous pouvez saisir un commentaire manuellement sur la ligne. Saisissez :
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N° déclaration TVA (champ DCLEECNUM) |
Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Ce champ est initialisé :
Il reste modifiable s'il est paramétré comme étant saisissable au niveau de la transaction de saisie et si la facture n'est pas validée. |
Unité (champ UOM) |
Quantité (champ QTY) |
Lors du paramétrage d’une nature analytique (Données de base > Tables Comptables > Analytique > Natures), si la saisie d’unités d’œuvre est définie, on lui attribue une unité en indiquant une valeur par défaut (en devise de reporting). |
Affaire (champ PJTLIN) |
La référence de l'affaire sur laquelle est imputée la ligne facture n'est plus modifiable après validation de la facture. |
Nature de dépense (champ PCCCOD) |
Répartition (champ DSP) |
On définit ici les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe. Ces modalités sont définies de la façon suivante :
Exemple : sur une base de 100, on lira un coefficient de 10 comme 10 %. Mais sur une base de 50, un coefficient de 10 sera équivalent à 20 %. |
champ CCE1 |
Le paramétrage détermine si les sections analytiques sont modifiables. Elles sont initialisées selon le paramétrage de la section par défaut. En mode création, si aucune ligne de commande n'a été saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques sont réinitialisées selon le paramétrage des sections par défaut. En mode création, comme en modification, si une ligne de commande est saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques ne sont pas réinitialisées. |
Totaux
Base escompte (champ BASDEP) |
La base d'escompte s'affiche uniquement lorsque les conditions suivantes sont remplies :
La base d'escompte dépend de :
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champ CUR3 |
Total HT (champ TOTNOT) |
champ CUR1 |
Total TTC (champ TOTATI) |
champ CUR2 |
Compte
champ AFFICHE |
Type de montant fournisseur (champ PURPRITYP) |
Consultation de comptes |
Sélectionnez cette option pour accéder à la consultation du compte indiqué sur la ligne. |
Codes statistiques |
Sélectionnez cette option pour associer jusqu'à trois codes statistiques à chacune des lignes de facture et à la comptabilisation. |
CCA/PCA périodiques |
Sélectionnez cette option pour ouvrir l'écran Gestion des CCA/PCA et comptabiliser le montant de la ligne ou le montant HT en comptabilité générale ou analytique, selon un échelonnement spécifique dans le temps. Remarque : Pour bénéficier de cette option, vous devez activer le code activité SVC - CCA/PCA périodiques et définir le paramètre SVCFLG - Génération CCA / PCA (chapitre TC, groupe SVC) sur Oui.
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Schéma de comptes |
Sélectionnez cette option pour affecter un schéma de comptes à la ligne. Le schéma de compte permet de prédéfinir l’ensemble des imputations comptables et analytiques d’une pièce, et de les précharger directement en saisie. L'application d'un schéma de comptes peut être proposée par défaut après renseignement du montant HT de la facture. Le schéma alors utilisé est celui défini dans la fiche du client, section Financières. Se reporter à la documentation sur les Schémas de comptes. Quant aux montants, à partir des coefficients de ventilation définis dans le schéma, ils sont automatiquement calculés à partir du montant HT de la facture. |
Notes fournisseur |
Sélectionnez cette option pour afficher les notes associées au fournisseur. Cette fenêtre peut s'afficher automatiquement en fonction du paramétrage effectué lors de la création des notes. Les notes sont limitées à une consultation à l'écran et ne peuvent pas être imprimées. Se reporter à la documentation sur les Notes pour plus d'informations. |
États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
SIMFACFOU : Simulation fact. fournisseurs
FACTRSF : Liste fact.tiers fournisseurs
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Tableau Saisie des échéances
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Date limite de paiement de l'échéance. Si le code activité MAXPD - Délai maximum (entreprises) est activé, un message d'avertissement s’affiche si la date de dernière échéance est supérieure au délai précisé, suivant les cas, au niveau de l’un des paramètres suivants, ou au Délai contractuel éventuellement renseigné au niveau du Tiers.
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Mode de règlement lié à la ligne d'échéance. |
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Montant de la ligne d'échéance |
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Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
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Indicateur relevé |
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Niveau de bon à payer. |
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Code identifiant le litige de l'impayé. |
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Ce champ affiche le tiers payé ou payeur défini sur la facture. Vous pouvez le modifier. Si la ligne d'échéance est éclatée, c'est la valeur de la première ligne qui est utilisée. |
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Par défaut, ce numéro reprend la valeur liée au profil du tiers et au code adresse. Le format du numéro de compte bancaire dépend de la localisation de la banque. Par exemple, pour le format IBAN, ce champ contient uniquement le numéro de compte bancaire, soit à partir du cinquième chiffre de l'IBAN complet. Le préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle n'est pas inclus. Pour modifier le numéro de compte bancaire, sélectionnez le Tiers depuis l'icône Actions disponible sur le champ pour accéder au profil du tiers et sélectionner ou saisir un compte bancaire différent. |
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Ce champ affiche l'IBAN complet, comprenant un préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle, suivi du numéro de compte bancaire. Si le préfixe de l'IBAN n'existe pas, ce champ reste vide. |
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Ce champ affiche la domiciliation bancaire liée au champ Compte bancaire. |
Bloc numéro 2
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Utilisez cette action pour visualiser ou modifier les échéances associées à la facture tiers client courante.
Validation |
Utilisez cette action pour :
Conditions de création automatique d'une dépensePour la ligne de facture tiers fournisseur, une dépense est créée lorsque les conditions suivantes sont réunies :
Alimentation des champs de la dépense La table des dépenses LAYOUTFAS est alimentée à partir des tables suivantes :
Remarque :
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