Lorsqu’on veut créer automatiquement  des écritures associées à un événement (par exemple, une facture client), on utilise des pièces automatiques. Elles décrivent la pièce comptable, en caractérisant à la fois les champs de l’en-tête et les différentes lignes d’écriture, en fonction du contexte générateur de l’écriture. Dans le cas d'une facture, on disposera de la ligne d'en-tête, des lignes de factures, mais aussi de tables liées.

Il s’agit de créer un ensemble de pièces, utilisables potentiellement dès qu'on veut valider ou comptabiliser un document. Ce paramétrage permet de générer un ensemble de pièces automatiques lors d’une étape de règlement, avec les conditions de lettrage associées.
SEEINFO Une ligne de pièce automatique peut être lettrée avec une autre ligne de pièce automatique ou avec la ligne d'écriture d'origine (par exemple la facture d'origine).
Ainsi, les groupes de pièces automatiques sont liés aux transactions.

Vous pouvez définir un groupe de pièces automatiques spécifique à une des phases suivantes :

  • Comptabilisation des effets
  • Comptabilisation intermédiaire
  • Comptabilisation en banque
  • Dévalorisation des effets

Lorsque vous validez la saisie, le logiciel lit le groupe de pièces avant de lire les pièces automatiques du même code.
Les pièces automatiques ne comptabilisent pas à la création mais à la validation d'un règlement : le programme stocke les informations dans un fichier temporaire puis lance un traitement pour mettre à jour la balance.

Prérequis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

Le paramétrage se fait en définissant une à dix pièces automatiques à créer. Ces pièces automatiques ne donneront pas forcément lieu à la génération d’écritures : des conditions placées en-tête et à la ligne de chaque pièce permettent de dire si la pièce (ou la ligne) doit être créée. En d'autres termes, une pièce où toutes les lignes ne sont pas créées ne sera pas créée non plus.

SEEINFO Chaque ligne de chaque pièce automatique permet de créer potentiellement une ou plusieurs lignes d’écritures comptables (essentiellement selon le nombre de lignes d’imputations et aussi selon les critères de groupage).

SEEINFO Le bloc Lettrage sert uniquement pour la comptabilisation des règlements.

Dans le tableau 'Lettrage des pièces de groupe', il faut définir les conditions de lettrage suivantes :

1. 1. Donner le code d’une des pièces automatiques définies au-dessus.

2. Donner le numéro de ligne correspondant à l'écriture ou aux écritures à lettrer.

3. a : Indiquer soit un deuxième pointeur du même type vers une ligne d’une des pièces automatiques du groupe,
3. b : soit sélectionner le champ 'Lettrage facture'. Cette case signifie que l'on fera un lettrage ou plusieurs lettrages vers la ou les lignes correspondant aux écritures associées aux factures à imputer, selon les conditions de groupage. Il est à noter que ces lettrages se feront en reprenant, pour chaque facture imputée, la ligne ayant le même compte et le même collectif.

SEEWARNING Le lettrage sera effectif si :

  • le compte correspondant est lettrable (s’il ne l’est pas la ligne de lettrage sera ignorée),
  • les lignes en question sont générées (sinon, la ligne de lettrage sera ignorée),
  • la ligne correspondante au niveau de la pièce automatique comporte, dans la section Action, champ Action après création ligne, l'action appropriée APLIGFAC.

Onglet Écran de saisie

Remarques sur les lettrages induits dans les groupes de pièces

Si plusieurs lignes de lettrage issues d’une même ligne d’origine sont créées, l’ensemble sera lettré en un seul groupe. Ceci peut amener des groupes de lettrage avec beaucoup d’écritures, regroupant plusieurs factures et plusieurs règlements.

Exemple :
Soit un client C avec :

- soit une facture F10 avec deux échéances E11 et E12.
- soit une facture F20 avec deux échéances E21 et E22.
- soit une facture F30 avec deux échéances E31 et E32.

  • Si le règlement R1 règle exactement les échéances E11, E12, et E21, on lettre ensemble les écritures passées sur le compte du tiers par les pièces liées à R1, F10, et F20. Mais ce lettrage sera minuscule (non équilibré), puisque le solde de l'ensemble est égal à E22 (qui n'est pas réglé).
  • Si on enregistre maintenant le règlement R2, qui règle exactement les échéances E22, E31, et E32, on va lettrer ensemble les écritures passées sur le compte du tiers C par les pièces liées à R2, F20, et F30. L'écriture liée à F2 étant déjà lettrée (en minuscule), on va réaliser un lettrage global. Ici, l'ensemble étant équilibré, le lettrage sera global. Si l’échéance E32 n’avait pas été soldée, on aurait à nouveau eu un ensemble d’écritures sur le compte tiers C non équilibré, et un 3ème règlement aurait été agrégé au groupe de lettrage.

Bloc numéro 1

Groupe pièce (champ COD)

Code du groupe de pièces auto.

Intitulé (champ DESTRA)

Intitulé du groupe de pièces automatiques.

Intitulé court (champ SHOTRA)

L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Vous pouvez les traduire dans une autre langue par l'intermédiaire de la fonction Traduction :

  • Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné.
  • Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue et la traduction dans cette langue.

Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier.

SEEINFO La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier.

Bloc numéro 2

Code activité (champ CODACT)

Pièces à enchaîner

champ CODACE

Donner les codes des pièces automatiques à enchaîner pour constituer le groupe.

Tableau Lettrage des pièces du groupe

Pièce (champ CODACE1)

Donner le code d'une des pièces automatiques (en cours : servant de base pour le document à lettrer ???)
Lig (champ LIG1)

Saisissez le numéro de ligne correspondant à l'écriture ou aux écritures à lettrer.

Pièce (champ CODACE2)

Indiquez un deuxième pointeur du même type vers une ligne d’une des pièces automatiques du groupe, si le lettrage de facture n'est pas accessible.
Lig (champ LIG2)
Lettrage facture (champ INVMTC)

Sélectionnez la case à cocher 'Lettrage factures' dans le cas où un deuxième pointeur n'a pas besoin d'être précisé.

Les champs à cocher de la colonne lettrage facture sont directement accessibles quand il n'y a pas de correspondance pièce dans les colonnes 3 (Pièce) et 4 (Ligne) du tableau.

Actions spécifiques

Ce bouton permet de recopier la définition de la fiche depuis ou vers un autre dossier.

Bloc numéro 1

champ OBJET
champ CLES

Bloc numéro 2

Depuis le dossier (champ DOSORG)

Indiquez le dossier à partir duquel la fiche va être copiée. Les syntaxes possibles sont décrites dans l'annexe dédiée.
Tous dossiers (champ TOUDOS)

Cette option permet de copier la fiche vers tous les dossiers définis dans le dictionnaire (table ADOSSIER de la solution courante).
Vers le dossier (champ DOSDES)

Indiquez le dossier dans lequel la fiche va être copiée. Les syntaxes possibles sont décrites dans l'annexe dédiée.