Utilisez cette fonction pour gérer le lettrage manuel, qui aligne les écritures comptables afin de faciliter l'analyse d'un solde de compte à une date donnée.
Exemple : associer une facture et un règlement

Les transactions enregistrées dans le module Comptabilité tiers pour des comptes client et fournisseur font l'objet d'un lettrage automatique. Les règlements sont imputés directement aux factures ou écritures auxquelles ils sont liés.

La fonction de lettrage du module Comptabilité est utilisée pour lettrer des comptes généraux.

Prérequis

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Gestion de l'écran

Le lettrage des comptes se fait sur un onglet général, qui permet de sélectionner le compte à lettrer, de mettre à jour les critères de lettrage et de procéder au lettrage manuel ou automatique du compte.

Onglet Écran de saisie

Lettrage

Le lettrage est réalisé sur le compte et éventuellement le tiers et le site renseignés en en-tête. Dans le cas de larges volumes, vous pouvez saisir une date de début et/ou une date de fin pour limiter la sélection. Cliquez sur Rechercher pour alimenter le tableau.

Écritures lettrées :

Ces écritures sont identifiables par un code en lettres majuscules.

Une ligne automatique d'écriture est générée : elle affiche l'écart de change calculé quand la devise de la facture est différente de la devise du règlement.

Écritures non lettrées ou partiellement lettrées :

Les écritures qui s'affichent sont des écritures non lettrées ou ayant fait l'objet d'un lettrage partiel, identifiables par un code de lettrage en lettres minuscules.

Aucune ligne automatique d'écriture indiquant l'écart de change n'est générée. Cependant, si vous positionnez le paramètre LOWMTCGEN - Écart de change/Lettrage min (chapitre CPT, groupe MTC) sur Oui, l'écart de change est calculé et génère automatiquement une ligne d'écriture. Ceci s'applique uniquement aux lettrages partiels, une fois le paramétrage effectué. Il est ainsi possible que des règlements partiels ne soient pas associés à un écart de change avant paramétrage, mais que les règlements imputés après paramétrage soient quant à eux associés à une ligne d'écriture pour le calcul de conversion de devises.

Lettrage manuel

Les lettrages possibles s'affichent dans le tableau. Pour chaque ligne, vous disposez des options suivantes :

  • Consulter la pièce d'origine, l'échéance ou la facture (tiers, achats ou ventes)
  • Sélectionner le montant pour lettrage
  • Rechercher un montant (le cas échéant, la valeur et le sens proposés par défaut soldent le groupe de lettrage en cours)
  • Rechercher une ligne d'écriture par son numéro de pièce (en utilisant éventuellement un modèle)
  • Sélectionner les X montants qui correspondent au solde d'un compte et inverser la sélection pour lettrer ensemble toutes les autres écritures du compte
  • Lancer le lettrage automatique sur le compte sélectionné

Lettrage automatique

Vous pouvez définir des critères de lettrage automatique et une priorité à appliquer ces critères de la façon suivante :

  • Le nombre maximum d'écritures à rapprocher pour la méthode de lettrage par analyse des montants en devise comptable, locale ou de reporting
  • Le nombre de caractères identiques à associer pour un lettrage par analyse de libellé et/ou de référence et pour spécifier si le lettrage partiel est autorisé
  • Le nombre maximum d'écritures pouvant composer le solde du compte dans le cadre de la méthode de lettrage par recherche du solde.

Dans la méthode de lettrage par recherche du solde, le traitement recherche une ou plusieurs écritures dont la somme soit égale au solde du compte.

La méthode de lettrage par passage au solde consiste à parcourir le compte et lettrer toutes les écritures parcourues dès que leur solde est égal à zéro.

Les méthodes de lettrage par passage au solde ou recherche du solde sont moins précises que le lettrage par les montants ou les libellés. Elles ne sont préconisées que pour des comptes difficilement lettrables et non lettrées depuis longtemps.

Enfin, vous pouvez limiter les écritures à lettrer en fonction de la date de saisie.

Boutons spécifiques

Tri

Utilisez ce bouton pour trier les colonnes de l'écran de lettrage en fonction des critères indiqués :

  • Date comptable,
  • Montant devise locale,
  • Numéro de pièce,
  • Libellé écriture,
  • Référence libre.

Indiquez le type de tri souhaité (ascendant / descendant). Vous pouvez mémoriser les paramètres de tri en cliquant sur Mémo.

Recherche

Utilisez ce bouton pour lancer la recherche des écritures et charger le tableau.

Lettrage

Activez ce bouton pour valider la sélection manuelle des montants à rapprocher pour attribution par le logiciel d'un code de lettrage.

Lettrées

Utilisez ce bouton pour visualiser les écritures déjà lettrées à la suite d'un traitement de lettrage automatique par exemple. Le cas échéant, il est possible, via un menu contextuel, de délettrer un groupe erroné. Ce bouton fonctionne également de paire avec le bouton Non lettrées. Ils permettent de visualiser successivement pour un même compte les écritures lettrées et non lettrées.

Non lettrées

Utilisez ce bouton pour visualiser les écritures non lettrées ou qui ont fait l'objet d'un lettrage partiel. Ce bouton fonctionne également de paire avec le bouton Lettrées. Ils permettent de visualiser successivement pour un même compte les écritures lettrées et non lettrées.

Suite

Utilisez ce bouton pour afficher l'écran suivant.

Retour

Utilisez ce bouton pour afficher l'écran précédent.

Barre de menus

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Le compte est défini sur Reports à nouveau en devises

Ce message bloquant apparaît lorsqu'un compte est paramétré avec la prise en compte des reports à nouveaux en devise et que le lettrage des lignes en devise est demandé.

Trop de lignes d’écritures à lettrer

Ce message d'erreur s'affiche quand le nombre de lignes à lettrer dépasse le nombre maximum de lignes défini par le code activité MTC - Nombre de lignes lettrage.

Tables mises en œuvre

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