Cette fonction permet au signataire d'effectuer l'acceptation ou le refus d'approbation des demandes de révisions qui lui sont adressées, par l'intermédiaire d'un message WORKFLOW ou par accès direct à la liste des approbations qu'il doit effectuer.

A réception du message, il peut, soit signer directement à partir du message, soit accéder à la liste des demandes de révisions à approuver. Si le processus d'approbation comporte plusieurs signataires, les signatures suivantes s'effectuent selon le même processus que pour le premier signataire.

Les révisions passent en statut Approuvé après obtention de la dernière signature. Lorsqu'une demande de révision est approuvée, le Montant approuvé n'est pas actualisé sur les enregistrements liés. Pour des raisons de traçabilité, ce montant est figé à la valeur du premier montant approuvé. Pour consulter l'évolution du Montant approuvé, lancez la fonction Consultation des révisions.

En cas de refus de l'un des signataires du circuit, la révision prend le statut Refusé.

Durant tout le cycle d’approbation, vous ne pouvez pas modifier l’enveloppe, le budget, les lignes budgétaires et la demande de révision. Ce contrôle est levé dès approbation ou refus de la révision.

Après approbation, vous pouvez uniquement annuler une révision en utilisant une révision inverse.

Limites des révisions

Les révisions comportent les limites suivantes :

Révisions à la hausse

Pour une enveloppe 

Pas de limite à l'augmentation. Mise à jour du montant budgété de l'enveloppe.

Pour un budget

Augmentation limitée au reste à ventiler et à la réserve de l'enveloppe. Mise à jour du montant budgété du budget, du reste à ventiler et de la réserve de l'enveloppe.

Pour une ligne budgétaire

Augmentation limitée au reste à ventiler et à la réserve du budget. Mise à jour du montant budgété de la ligne budgétaire, du reste à ventiler et de la réserve du budget.

Révisions à la baisse

Pour une enveloppe

Dans la limite du reste à ventiler de l'enveloppe. Mise à jour du montant budgété de l'enveloppe.

Pour un budget

Dans la limite du reste à ventiler du budget. Mise à jour du montant budgété du budget.

Pour une ligne budgétaire

Dans la limite du reste à engager de la ligne budgétaire. Mise à jour du montant budgété de la ligne budgétaire.

La création d'une demande de révision interdit toute modification de l'enveloppe, du budget ou de la ligne budgétaire (les champs sont grisés et il n'y a pas d'action Enregistrer), ainsi que la saisie d'une nouvelle demande de révision,  tant que l'approbation ou le refus de la demande de révision n'ont pas été effectués.

Approbation et consultation des révisions

Approbation des révisions

Utilisez cette fonction pour approuver ou refuser les demandes de révision qui ont été effectuées. Ce processus d'approbation peut être assorti d'un circuit de signatures géré par workflow.

Durant tout le cycle d’approbation, vous ne pouvez pas modifier l’enveloppe, le budget, les lignes budgétaires et la demande de révision. Ce contrôle est levé dès approbation ou refus de la révision.

Les révisions passent en statut Approuvé après obtention de la dernière signature. Lorsqu'une demande de révision est approuvée, le Montant approuvé n'est pas actualisé sur les enregistrements liés. Pour des raisons de traçabilité, ce montant est figé à la valeur du premier montant approuvé. Pour consulter l'évolution du Montant approuvé, lancez la fonction Consultation des révisions.

Vous pouvez uniquement annuler une révision approuvée en utilisant une révision inverse.

En cas de refus de l'un des signataires du circuit, la révision prend le statut Refusé.

Le refus de la révision assorti d'un motif explicatif lui donne un statut Refusé, qui libère le blocage sur l'enveloppe, le budget ou la ligne en cours de révision.

Consultation des révisions

Chaque révision, acceptée ou refusée, est stockée dans la table des révisions, quel que soit l'objet concerné (enveloppe, budget et lignes), et consultable à partir de l'objet concerné, ou par le menu dédié.

Circuits de signature

Paramétrage préalable

L'approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires et l'approbation des révisions budgétaires peuvent être assorties d'un circuit de signatures paramétrable. La mise en place de ces circuits de signature est liée au paramétrage des éléments suivants :

  • Modèle de données BUOAPP pour le groupe de tables liées à la table BUDAPP (BOA) pour les approbations budgétaires et BUOREV pour le groupe de tables liées à la table BUDREV (BRV) pour les  révisions.
  • Règles de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL pour les approbations budgétaires et REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL pour les révisions.
  • Règles d'affectation des utilisateurs BUOAPP pour les approbations budgétaires et BUOREV pour les révisions.
  • Affectation des utilisateurs. Cette fonction permet de saisir des formules sur les champs "utilisateur" lorsque la zone "Formule/utilisateur" est sélectionnée. Cette formule sera évaluée au moment de l'exécution du Workflow. Si la valeur du champ est inférieure ou égale à cinq on considère qu'il s'agit d'un code utilisateur saisi, et ce champ ne sera pas évalué.
Formules de recherche des signataires

La recherche des signataires peut être effectuée par saisie du code du signataire ou par une formule permettant de rechercher ce signataire par l'intermédiaire des entités.

Chaque entité comporte :

  • Un code utilisateur,
  • Une entité responsable,
  • Une entité d'approbation,
  • Une entité de rattachement.

L'enveloppe, ses budgets et ses lignes comportent une entité responsable, une entité d'approbation (EA1) et une entité de rattachement (ER1). L'entité d'approbation EA1 comporte elle-même une entité d'approbation EA2, et ainsi de suite jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Il en est de même pour l'entité de rattachement ER1 rattachée à ER2, elle-même rattachée à ER3 jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Chaque entité comportant un code responsable, celui-ci peut être recherché par une formule remplaçant le code utilisateur saisi dans le paramétrage (Cf tableau ci-dessous).

 Pyramide approbation 

RES 

Niveau 

Pyramide rattachement 

RES 

Niveau 

 

Entité APP =   1

 MCL9

 EA3

Entité RAT =   1

 MCL9

 ER4

 

Entité APP =  10

 MCL2

 EA2

Entité RAT =  20

 MCL4

 ER2

 

Entité APP = 103

 MCL1

 EA1

Entité RAT = 203

MCL3 

 ER1

 

 Entité 20301 

 

 

Entité 20301  

 

 

 

Le paramétrage des "Affectations Utilisateurs" peut donc s'effectuer de la manière suivante :

  • Entité d'approbation = 103
  • Signataire 1 = [F:ER1]USR (USR de l'entité 203, soit MCL3)
  • Signataire 2 = [F:EA1]USR (USR de l'entité 103, soit MCL1)
  • Signataire 3 = [F:EA2]USR (USR de l'entité   10, soit MCL2)
  • Signataire 4 = [F:ER2]USR (USR de l'entité   20, soit MCL4)
  • Signataire 5 = [F:EA3]USR  (USR de l'entité    1, soit MCL9)
  • Signataire 6 = [F:ER3]USR  (USR de l'entité    1, soit MCL9)

L'utilisation des formules, permet, en cas de modification du responsable d'une entité de conserver les circuits de signatures mis en place, sans obligation de modification, cette modification étant automatiquement prise en compte lors de la modification dans l'entité.

Prérequis

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Gestion de l'écran

L'écran se compose de deux parties : La première partie vous permet de saisir le code de la société ou du site de définition des demandes révision, la seconde de visualiser sous forme d'un tableau l'ensemble des objets comportant une demande de révision.

Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500.

Chaque demande de révision peut être traitée individuellement en effectuant un choix dans la colonne 'Traitement' ou globalement par les actions 'Tout réviser' ou 'Tout refuser.

Onglet Écran de saisie

Le tableau présente les demandes de révision à approuver par le signataire.

Pour une demande de révision 'Multiple', les montants ne sont pas affichés. Cliquez sur l'icône Actions puis 'Détail révision' pour afficher les demandes de révisions effectuées sur chacun des niveaux de la révision : Enveloppe, budgets, lignes.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?

Ce message s'affiche lorsqu'après présentation des objets issus de la sélection, vous cliquez sur OK sans avoir effectué une seule sélection. La réponse 'Oui' à ce message vous ramène au menu ; la réponse 'Non vous laisse dans l'écran de sélection, vous permettant d'effectuer l'approbation d'une révision.

Vous n'êtes pas le signataire courant de cette demande

Ce message s'affiche lorsque vous essayez d'effectuer une approbation par l'intermédiaire de votre messagerie et que vous n'êtes pas connecté avec le code du signataire attendu pour l'approbation.

La révision n'est plus à approuver

Ce message s'affiche lorsque vous essayez d'effectuer une approbation par l'intermédiaire de votre messagerie : l'objet a déjà été approuvé par le menu dédié ou par accès au fichier lié, transmis par messagerie.

Zone obligatoire

Ce message s'affiche lorsque vous refusez l'approbation sans saisir de motif à ce refus.

Vous ne pouvez pas dépasser le montant autorisé de l'enveloppe. Veuillez d'abord réviser l'enveloppe.

Vous avez saisi un montant révisé de budget supérieur au montant révisé de l'enveloppe. Modifiez le montant révisé du budget ou le montant révisé de l'enveloppe.

Vous ne pouvez pas dépasser le montant autorisé du budget exercice. Veuillez d'abord réviser ce dernier.

Vous avez saisi un montant révisé de la ligne budgétaire supérieur au montant révisé du budget. Modifiez le montant révisé de la ligne budgétaire ou le montant révisé du budget.

Le montant disponible de l'enveloppe ne peut être inférieur au montant ventilé dans le ou les budget(s) exercice(s)

Vous avez effectué une révision à la baisse du montant de l'enveloppe, et le montant disponible de l'enveloppe est devenu insuffisant. Modifiez votre saisie, ou révisez au préalable le budget à la baisse si cette révision est possible.

La somme des montants des lignes budgétaires ne doit pas dépasser le montant disponible du budget exercice

Vous avez effectué une révision à la baisse du montant du budget, et le montant disponible du budget est devenu insuffisant. Modifiez votre saisie, ou révisez au préalable les lignes budgétaires à la baisse si cette révision est possible.

Le montant de la ligne ne peut pas être inférieur au montant réalisé

Vous avez effectué une révision à la baisse du montant de la ligne budgétaire, mais celle-ci comporte des imputations de dépenses supérieures au montant modifié de la ligne budgétaire. Modifiez votre saisie.

Le montant demandé doit être différent du montant initial

Vous avez saisi un montant révisé identique au montant initial, ce qui n'est pas une révision. Modifiez votre saisie ou abandonnez la révision.

Dépassement du montant disponible de la réserve de l'enveloppe

En révision d'un budget par exercice, vous avez saisi un montant 'Pris sur réserve de l'enveloppe' supérieur au montant de cette réserve. Si vous cliquez sur OK,  le 'Pris sur la réserve de l'enveloppe' est ramené au montant maximum de cette réserve.

Part prélevée dans la réserve du niveau supérieur insuffisante. Montant minimum :

La répartition de l'augmentation entre la réserve et le reste à ventiler du niveau supérieur est incorrecte. Le montant minimum à prendre sur la réserve, affiché dans le message, est calculé en fonction du reste à ventiler, qui dans ce cas est insuffisant pour accepter la part de réserve saisie.

Dépassement du montant disponible de la réserve du budget exercice

En révision d'une ligne budgétaire, vous avez saisi un montant 'Pris sur réserve du budget' supérieur au montant de cette réserve. Si vous cliquez sur OK,  le 'Pris sur la réserve de l'enveloppe' est ramené au montant maximum de cette réserve.

Vous devez d'abord saisir le nouveau montant demandé

Vous essayez de saisir un montant dans les colonnes 'Pris sur réserve', 'Pris sur non ventilé' ou 'Rallonge' avant d'avoir renseigné le montant de la révision demandée. Saisissez d'abord le montant de la révision demandée.

Le total des montants "pris sur réserve" + "pris sur non ventilé" doit être égal à l'écart de révision demandé

Ce message s'affiche lorsque la répartition entre la part prise sur la réserve et la part prise sur le reste à ventiler ne correspond pas au montant de la révision demandée. Vérifiez votre saisie et corrigez la répartition.

Tables mises en œuvre

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