Gestion signatures DA
Cette règle permet de gérer un suivi de signatures en création ou modification de demande d’achat lorsque le paramètre Achats Signature à l'entête de DAPSHAPPHEA est à la valeur Oui. Si la gestion des signatures est activée sur une société, une demande d'achat devra être signée pour pouvoir être commandée.
Le paramètre Achats APPPSH définit l'activation du circuit de signature sur les demandes d'achat.
Inclusion de paragraphe
Les valeurs possibles sont :
Non - La gestion des signatures est désactivée. Le statut de signature des demandes d'achat prend pour valeur : Pas de gestion. Ces demandes d’achat peuvent être transformées à tout moment en commande. Si au niveau du paramètre PURCMMPRP - Mise à jour des pré-engagements (chapitre ACH, groupe CMM), la gestion des pré-engagements est activée, un pré-engagement est automatiquement généré à la création de chaque ligne de demande d'achat.
Reportez-vous à l'événement de workflow 
Dans le cas où la gestion des signatures est activée (facultative ou obligatoire), et que la gestion des pré-engagements est également activée (paramètre PURCMMPRP - Mise à jour des pré-engagements), l'événement générateur du circuit de signatures à l'origine de la passation du pré-engagement est défini par le paramètre PSHCMMLEV - Déclenchement pré-engagements (chapitre ACH, groupe APP).Une fois le circuit de signature engagé :
- une demande d’achat signée par au moins un des signataires reste modifiable. Si elle est modifiée, le circuit en cours est annulé et un nouveau circuit de signature est redéclenché.
- la signature du document est partielle tant que le dernier signataire n’a pas signé. Le nombre de signataires d’un circuit dépend du nombre d’utilisateurs renseignés sur chaque valeur de règle, le nombre de signataires maximum étant défini par la règle d'affectation associée à la règle de workflow. Si un signataire rejette une de demande d'achat dans le circuit de signature, elle passe dans l'état non signé et le restera tant qu'elle n'aura pas été modifiée. Le circuit de signature est alors considéré comme achevé.
- si la demande d'achat est de nouveau modifiée, un circuit de signature sera alors redéclenché en fonction du nouveau contexte lié à la modification de la demande d'achat. Pour qu'une demande d'achat ne soit plus prise en compte, il faut la solder. Le paramètre général Achats Solde DA si refus de signature (PSHAPPCLE) permet de solder automatiquement une demande d'achat rejetée.
L'activation de la gestion des pré-engagements dépend de la valeur du paramètre Achats Mise à jour pré-engagements (PURCMMPRP). S'il vaut Oui, on aura la possibilité de choisir le moment où les pré-engagements seront créés grâce au paramètre Achats Déclenchement pré-engagements (PSHCMMLEV).
Inclusion de paragraphe
Les valeurs possibles sont :
- A la première signature
- A la dernière signature
- A la création de la ligne de demande d'achat
Si on souhaite créer des pré-engagements sans qu'une gestion de signature ne soit définie pour une société, ceux-ci seront générés à la création de chaque ligne de la demande d'achat quelque soit la valeur du paramètre PSHCMMLEV.
Description du flux
Un flux de signature de demande d'achat se décompose en différentes règles de Workflow successives.
La première règle déclenchée est PSHSIG. Elle se déclenche en création ou modification de demande d'achat quelle qu'en soit l'origine (depuis la demande d'achat elle-même, ou via une génération à partir des plans d'approvisionnement).
Cette règle va, selon le contexte :
- Ne pas déclencher de demande de signature (si la gestion des signatures n'est pas activée sur la société).
- Déclencher une demande de signature avec envoi d'un message.
- Déclencher une signature automatique sur la demande de signature si aucun circuit de signature n'a été défini et si le paramètre Achats Gestion des signatures en DA (APPPSH) l'autorise.
- Déclencher une notification avec envoi d'un message à une personne habilitée si aucun circuit de signature n'a été déterminé alors que le paramètre Achats Gestion des signatures en DA (APPPSH) exige un circuit de signature. L'opération à réaliser par cet utilisateur sera de créer une nouvelle valeur de règle d'affectation. Pour que la demande d'achat soit à nouveau prise en compte, il faudra aller la modifier.
Si le premier signataire décide de signer la demande d'achat à signer qui lui a été attribuée, son action va déclencher la règle de workflow Signature DA (PSHSIGVAL). Cette règle va, selon le contexte :
- Déclencher une demande de signature au signataire suivant avec envoi d'un message si le circuit de signature n'est pas terminé. Cette règle de workflow sera ensuite redéclenchée à chaque signature d'un signataire du circuit.
- Déclencher une mise à jour de la demande d'achat pour la postionner à la valeur totalement signée s'il s'agit du dernier signataire. La règle de workflow Notification signature (PSHSIGNOT) sera alors automatiquement déclenchée pour signaler au demandeur, par une notification et un envoi de message, que la demande d'achat a été totalement signée.
Si un des signataires du circuit décide de rejeter la demande d'achat à signer qui lui a été attribuée, son action va avoir pour effet de déclencher la règle de workflow Rejet DA (PSHSIGREJ). Cette règle de workflow va signaler au demandeur, par envoi d'un message, que la demande d'achat a été refusée. La demande d'achat pourra alors être automatiquement soldée selon la valeur du paramètre Achats Solde DA si refus de signature (PSHAPPCLE).
Particularité lié au solde d'une demande d'achat : Si on solde une demande d'achat en-cours de signature, le circuit de signature est interrompu par annulation de la dernière demande de signature et une extourne des pré-engagements est effectuée s'il existe des pré-engagements. Si la demande d'achat est réactivée par un dé-solde de la ligne, le circuit de signature est redéclenché depuis le début en fonction du nouveau contexte.
Les particularités décrites ci-dessus ne concernent pas les demandes d'achat totalement signées. Le solde d'une demande d'achat ou d'une ligne de demande d'achat totalement signée n'affecte pas le circuit de signature.
Contexte et mode de fonctionnement
Cette règle Workflow se déclenche en gestion d'objet, uniquement sur les opérations suivantes :
Create
Modify
Elle déclenche :
un message.
un suivi.
des actions.
La règle d'affectation PSHSIG (Signature demandes d'achat) est utilisée par la règle de workflow PSHSIG.
Critères de déclenchement
Les critères complémentaires de déclenchement sont les suivants :
- La gestion des signatures doit être activée sur la société
- La gestion des signatures se fait à l'netête de DA (voir paramètre Achats Signature à l'entête de DAPSHAPPHEA)
- La demande a été créée ou modifiée : [F:PSH]APPFLG=0
- La demande nest pas soldée : [F:PSH]CLEFLG=1
La règle d'affectation PSHSIG permet de définir les critères qui seront utilisés pour définir les règles de signatures. Cette règle d'affectation propose par défaut de définir des circuits de signature en fonction du demandeur, du montant total de la demande d'achat converti dans la devise de la société et du fait que le budget soit ou non dépassé sur une ou plusieurs lignes de demande d'achat. Pour contrôler que le budget est dépassé, il faudra impérativement positionner le paramètre général Achats Mise à jour pré-engagementsPURCMMPRP à Oui, sans quoi le contrôle ne sera pas effectué et le budget sera toujours considéré comme disponible.
Destinataires
Le choix des destinataires est défini de la façon suivante :
- Si le premier signataire du circuit de signature n'est pas le demandeur ou la personne ayant créé la demande d'achat alors un message est envoyé au premier signataire et une demande de signature lui est attribuée.
- Si le premier signataire du circuit de signature est le demandeur ou la personne ayant créé la demande d'achat alors la demande d'achat est automatiquement signée (voir action SIGWRK et code signature VAL).
- Si aucun signataire n'est trouvé (pas de circuit de signature), deux cas peuvent se présenter en fonction de la valeur du paramètre Achats Gestion des signatures en DA (APPPSH). Si les signatures sont facultatives une action de signature automatique est déclenchée (voir action SIGWRK et code signature AUT). Si les signatures sont obligatoires une action de notification est automatiquement déclenchée (voir action SIGWRK et code signature NCR).
Choix de signature
Les différents choix de signatures possibles sont :
- Rejet REJ : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la demande d'achat sera positionnée à la valeur non signée ([F:PSH]APPLFG=1). Un motif de refus pourra être attribué. La liste des motifs est à paramétrer dans la table diverse numéro 56.
- Validation VAL : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la demande d'achat sera positionnée à la valeur partiellement signée ou totalement signée en fonction du fait qu'il s'agit ou non du dernier signataire ([F:PSH]APPLFG=2 ou [F:PSH]APPLFG=3).
- Circuit de signature non défini NCR : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Achats Gestion des signatures en DA (APPPSH) est à la valeur Signature obligatoire. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire.
- Signature automatique AUT : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Achats Gestion des signatures en DA (APPPSH) est à la valeur Signature facultative. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire. Lorsque ce choix est affecté, la demande d'achat sera positionnée à la valeur Oui automatique et sera considérée comme totalement signée ([F:PSH]APPLFG=5).
- Annulation ANU : Ce choix de signature ne se traduit pas comme les autres choix par une option de signature (utilisation du code opération particulier CAN). En effet, il s'agit d'une fonction d'annulation de suivi seulement accessible dans le moniteur de workflow. Ce choix permet lorsqu'il est présent d'annuler la dernière action de signature effectuée. L'annulation de signature n'est possible que si la demande d'achat correspondante n'est pas soldée.
Actions déclenchées par l'événement
L'événement Workflow déclenche les actions suivantes :
Code action | Déclenchement |
|---|---|
SIGWRK : Signature Workflow | Fin workflow |
DIVPSHAPP1 : Màj signature entête DA à 1 | Fin workflow |
DIVALLCMM : Mise à jour engagements | Fin workflow |
DIVPSDAPP : Màj signature lignes DA | Fin workflow |
Ces actions déclenchent les traitements suivants :
Signature workflow SIGWRK : Cette action permet de déclencher automatiquement une signature sur un événement Workflow en cours. En l'occurrence, elle est appelée pour déclencher automatiquement une signature de la demande d'achat en cours de traitement dans les conditions suivantes :
- Si le premier signataire déterminé est l'utilisateur qui a crée la demande d'achat ou le demandeur, l'action va signer la demande d'achat avec le code réponse VAL Validation.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et que le paramètre Achats Gestion des signatures en DA (APPPSH) est à la valeur Signature obligatoire, l'action va signer la demande d'achat avec code réponse NCR Circuit non défini.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et le paramètre Achats Gestion des signatures en DA (APPPSH) est à la valeur Signature facultative, l'action va signer la demande d'achat avec le code réponse AUT Signature automatique.
Mise à jour signature entête de DA à 1 DIVPSHAPP1 : Cette action a pour objectif de positionner l'entête de demande d'achat à non signée. Cette action est déclenchée lorsqu'aucune signature automatique n'a eu lieu et lorsqu'un circuit de signature a été déterminé.
Mise à jour des engagements DIVALLCMM : Cette action a pour objectif de générer un pré-engagement pour toutes les lignes de la demande d'achat le nécessitant. Cela ne sera possible que si la gestion des pré-engagements est activée (voir paramètre Achats Mise à jour pré-engagementsPURCMMPRP). Cette action sera déclenchée si :
- la création des pré-engagements doit se faire à la première ou à la dernière signature de la demande d'achat (paramètre Achats Déclechement pré-engagementsPSHCMMLEV), s'il n'existe aucun circuit de signature et si le paramètre Achats Gestion des signatures en DA (APPPSH) est la valeur Signature facultative.
Mise à jour signature lignes DA DIVPSDAPP : Cette action a pour objectif de mettre à jour l'état de signature des lignes de la demande d'achat en fonction de la signature effectuée en entête de la demande d'achat. Cette action est systématiquement déclenchée.