Demandes d'achat

Code du demandeur, initialisé par défaut par le code de l'opérateur connecté et modifiable.

Code du site à l'origine de l'ordre (demande de devis, demande d'achat, commande, ordre de sous-traitance, etc.).
Ce champ est obligatoire. Il est initialisé par défaut avec le site d'achat associé à votre profil fonction.
Vous pouvez modifier ce code en sélectionnant un code dans la liste des sites autorisés.

Numéro de demande d'achat permettant d'identifier celle-ci de façon unique. Ce numéro est généré automatiquement à chaque création de demande d'achat selon le paramétrage de compteur associé au type de document.

La date de demande d'achat est initialisée par la date du jour. Elle est modifiable uniquement en création. Si vous modifiez cette date, un message s'affiche et vous propose de réactualiser les prix et les éventuelles remises calculées sur les lignes de demande d'achat déjà saisies.

Ce champ vous permet de renseigner un code affaire.
La gestion de ce code est fonction de la valeur du paramètre CTLOPPCOD - Contrôle affaire obligatoire (chapitre TC - groupe MIS) 

• Lorsqu'il a pour valeur Non, il peut s'agir d'un code librement choisi.
• Lorsqu'il a pour valeur Oui, un contrôle d'existence du code affaire saisi est systématiquement effectué. 
  Vous pouvez utiliser l'icône Sélection pour afficher la liste des codes affaires disponibles.

Les modalités de gestion de ce champ dépendent du paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document (chapitre TC - groupe MIS).

• Lorsque ce paramètre a pour valeur Oui, la gestion multi-affaires est interdite.
  Le code affaire est obligatoirement identique en en-tête de document et sur les lignes.
  En création directe, le code affaire que vous saisissez en en-tête est systématiquement reporté sur les lignes du document et n'est pas modifiable.
  En cas de transformation d'un document, le code affaire saisi en en-tête est utilisé pour filtrer les documents proposés en picking et en sélection. Si aucun code affaire n'est saisi, il est automatiquement renseigné avec le code affaire du premier document sélectionné. Si vous désélectionnez ce document, le code affaire n'est pas effacé.
  Si vous modifiez le code affaire de l'en-tête du document, ce code affaire est reporté automatiquement sur les lignes. Un message s'affiche et propose de réactualiser les prix / remises  sur les lignes. La réactualisation concerne uniquement les lignes non commandées et non soldées.
   
• Lorsque ce paramètre a pour valeur Non, la gestion multi-affaires est autorisée.
  En création directe, le code affaire que vous saisissez en en-tête du document est utilisé pour initialiser le code affaire des lignes du document où il reste modifiable.
  En cas de transformation d'un document, le code affaire saisi en en-tête est utilisé uniquement comme valeur par défaut sur les lignes qui ne possèdent pas de code affaire.
  
  Si vous modifiez le code affaire de l'en-tête du document, un message s'affiche et propose le report ou non de ce code sur les lignes du document, suivant les options suivantes :
• Oui : le code affaire est reporté sur toutes les lignes. Un second message s'affiche et propose de réactualiser les prix / remises sur les lignes. La réactualisation concerne uniquement les lignes non commandées et non soldées.
• Non : le code affaire n'est pas reporté sur les lignes.
• Oui si même valeur : le code affaire est reporté uniquement sur les lignes qui avaient l'ancien code affaire.
   

  Il est possible que le code affaire reporté sur les lignes soit le même que celui figurant déjà sur d'autres lignes. Comme le système ne peut différencier ces lignes, aucune réactualisation de prix / remise n'est proposée ni effectuée afin de ne pas écraser les éventuels prix non issus du tarif mais saisis par l'utilisateur.

Il s'agit de la référence interne de l'article demandé qui doit exister dans la table Articles.
Les articles suivants ne pourront pas être commandés : 

• articles fabriqués 
• articles de type fantôme 
• articles de type sous-traitance.

La désignation de l'article est modifiable quelle que soit la catégorie de l'article.

A partir du champ Article, plusieurs possibilités vous sont offertes. En effet, vous pouvez saisir directement une référence article dont l'existence est contrôlée dans le fichier Articles ou cliquer sur l'icône Actions pour :

• sélectionner un article dans le fichier,
• créer, selon vos habilitations, l’article dans le fichier article,
• consulter les commandes en cours,
• consulter et prendre en compte les réponses aux appels d’offre existants si la transaction utilisée le permet. La prise en compte d’une réponse d’appel d’offre permet essentiellement d’initialiser les informations telles que quantité, prix, fournisseur, etc.

Après la saisie de la référence article, cliquez sur l'icône Actions pour restreindre la liste aux éléments (appels d’offre ou commandes) concernant cet article spécifiquement.

Lorsque l’article saisi fait déjà l’objet d’une commande ouverte, un message vous en informe si la ligne de commande ouverte est encore valide.

Pour les articles gérés en stock, il est possible de prendre en compte les suggestions issues du calcul des besoins (Présence du module GPAO) ou celles issues du calcul de réapprovisionnement (dans le module Stocks).

En effet, lorsque qu’il existe des suggestions d’achats (POS) pour l’article saisi, une fenêtre s’ouvre automatiquement pour proposer la prise en compte des besoins. Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les suggestions, il suffit d’abandonner cette fenêtre pour revenir à la suite de la saisie de la ligne.

Si vous souhaitez prendre en compte les suggestions, vous pouvez renseigner une borne de dates afin de limiter la proposition dans le temps. Quand aucune date n’est saisie, l’ensemble des suggestions est proposé. Vous pouvez ensuite modifier l’unité dans laquelle doivent être exprimées les quantités de besoin : par défaut c’est l’unité de stock qui est proposée et qui est modifiable à condition d’en choisir une dans la liste de sélection des unités (Unité d’achat, Unité de conditionnement, Unité de stock de l’article). Les lignes de besoins sont alors affichées avec pour chacune :

• la date du besoin, le site, le code de l’acheteur,
• la quantité du besoin ainsi que la quantité prise en compte qui est initialisée par défaut par celle du besoin,
• différentes informations telles que le type et le numéro d’ordre dans l’encours.

Après la saisie de l’unité, vous êtes automatiquement en mode saisie de la quantité prise, qui est la seule information saisissable dans cet écran. Si vous souhaitez trier la liste proposée par date de besoin ou par site, vous devez sortir du mode saisie (cliquez sur Echap  puis utiliser l'icône Actions afin de choisir le tri souhaité.

Vous pouvez modifier la quantité prise proposée et saisir une quantité inférieure ou supérieure à la quantité du besoin ce qui peut être le cas si vous souhaitez par exemple prendre en compte partiellement un besoin. Si vous souhaitez exclure une des lignes de besoins, il suffit de saisir une quantité nulle.

En fin de prise en compte, si au moment de la saisie de l’article vous avez pris en compte une réponse d’appel d’offre, un contrôle supplémentaire est effectué et un message d’avertissement apparaît lorsque la quantité totale prise en compte est inférieure à celle mentionnée sur la réponse. Vous pouvez annuler ou continuer votre saisie.

Après validation, les lignes de besoin prises en compte sont regroupées par site et les lignes de DA correspondantes sont automatiquement générées.

La saisie des autres informations de la ligne dépend de la transaction choisie. C’est le cas par exemple des informations Site, Fournisseur et Prix net.

Désignation principale de l'article provenant de la fiche article et pouvant être modifiée lors de la saisie. Il s'agit de la désignation principale de l'article traduite dans la langue de l'opérateur.
Cette désignation est transmise avec les modifications éventuelles sur la commande et imprimée sur le bon de commande.

 A partir de ce champ, il est possible d'accéder à la fiche article par tunnel.

Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Cette désignation est transmise avec les modifications éventuelles sur la commande.

 A partir de ce champ, il est possible d'accéder à la fiche article par tunnel.

Indiquez le site où la marchandise doit être livrée par le fournisseur, généralement initialisé par le site de commande dans le cas où ce dernier est également un dépôt.
Dans le cas d'une demande d'achat ou d'une commande pour un article géré en stock :

• le site de réception doit être un dépôt,
• la référence article doit être définie pour ce site de réception.

Cependant, lorsque le site de demande n’est pas déclaré comme dépôt dans la table des sites et que l’article demandé est géré en stock, le premier site de stock associé à la société juridique du site de demande est alors proposé.

A partir du champ Site de réception, vous pouvez :

• saisir directement un code site, à condition que celui-ci appartienne à la même société juridique que le site demandeur. De plus, l’existence du site saisi est contrôlée dans la table des sites ;
• utiliser l'icône Actions pour sélectionner un site dans la liste proposée ou pour effectuer différentes interrogations de stock.

 Le site de réception doit appartenir à la même société juridique que le site demandeur pour une demande d'achat ou que le site de commande pour une commande.

Si vous changez de site de réception, un message vous propose de relancer la recherche du  fournisseur par défaut :

• Vous souhaitez relancer la recherche :
• Si un fournisseur par défaut est trouvé sur l’Articles - Sites, c’est ce fournisseur par défaut qui alimente la ligne de DA. 
• S'il n'existe aucun fournisseur au niveau de la fiche Articles – Sites, c’est le fournisseur par défaut défini au niveau de la fiche Articles - Fournisseurs qui est utilisé, sauf si le paramètre ITMBPSFCY - Référencement fournisseur site (chapitre ACH, groupe REF) indique que le référencement de l’article fournisseur est obligatoire au niveau site. 
• S'il existe des fournisseurs sur la fiche Articles - Sites mais qu'aucun fournisseur par défaut n’est trouvé car tous sont bloqués, le fournisseur n’est pas alimenté sur la ligne de DA. Le champ reste vide.
• Vous ne voulez pas relancer la recherche du fournisseur par défaut :
• Le fournisseur d’origine est conservé.

Il s'agit de la date de réception souhaitée. Elle est contrôlée par rapport aux dates d'indisponibilités du site de réception. En cas d'indisponibilité du site à cette date, un message apparaît et une autre date doit être saisie. La date de réception souhaitée peut également être automatiquement recalculée lorsque la date saisie correspond à un jour non ouvré pour le site : elle est alors automatiquement proposée au premier jour ouvré précédent.

Cette information est obligatoire. Un message d'avertissement peut également s'afficher si la date saisie est antérieure à la date du jour. Elle permet d'initialiser la date théorique de commande.

Il s'agit par défaut de l'unité d'achat associée à l'article. Lorsque le fournisseur est modifié, cette unité peut être réajustée en fonction de l'unité d'achat définie sur la fiche article-fournisseur.
En effet, l'article dispose de deux unités d'achat :

• l'unité d'achat définie au niveau de la fiche articles unités,
• l'unité d'achat liée au fournisseur.

L'unité d'achat ne peut être modifiée. Un recalcul des quantités et des prix et remises est alors effectué.
Cette unité est reprise sur la commande d'achat.

 Lors de la facturation d'un article, l'UA de l'article est utilisée.

L'unité est initialisée par défaut par l'unité d'achat associée à l'article. Lorsqu'une réponse d'appel d'offre a été prise en compte, l'unité spécifiée dans cette réponse est proposée. Lorsque ce champ peut être saisi, une nouvelle unité peut être sélectionnée dans la table des unités.

Cette rubrique est obligatoire.
Si la ligne existe avec une quantité nulle, celle-ci ne sera pas prise en compte lors de la validation. En modification, la validation sera refusée.

La quantité doit être obligatoirement renseignée. En effet, un message vous informe que la ligne ne sera pas créée si la quantité reste nulle en fin de saisie.

Un message d’erreur peut également s'afficher lorsque la quantité proposée est modifiée suite à une prise en compte de besoins et que la quantité saisie est inférieure à la quantité prise en compte.

Cette zone désigne l'unité de gestion de l'article dans laquelle sont exprimés les stocks.

Il s'agit de la quantité en unité de stock calculée à partir de la quantité demandée en unité de commande.
Cette quantité n'est pas modifiable directement. Le coefficient entre l'UA et l'US est invariable.

• Si le paramètre PSHINIBPS – Initialisation fournisseur DA (chapitre ACH, groupe PSH) a pour valeur ‘Oui’, le fournisseur est initialisé avec le fournisseur par défaut défini au niveau de la fiche Articles – Sites ou Articles - Fournisseurs, de la façon suivante :
• Si le fournisseur 'par défaut' défini au niveau de la fiche Articles – Sites n’est pas ‘valide’, le champ est laissé vide. Vous pouvez en sélectionner un.
• S'il n'existe aucun fournisseur au niveau de la fiche Articles – Sites, c’est le fournisseur par défaut défini au niveau de la fiche Article - Fournisseurs qui est utilisé, sauf si le paramètre ITMBPSFCY - Référencement fournisseur site(chapitre ACH, groupe REF) indique que le référencement de l’article fournisseur est obligatoire au niveau site. Dans ce cas, le champ est laissé vide.

Dans tous les cas, le fournisseur n’étant pas obligatoire, vous pouvez supprimer ce fournisseur. Vous pouvez également le modifier.

• Si le paramètre PSHINIBPS – Initialisation fournisseur DA a pour valeur ‘Non’, le fournisseur n’est pas initialisé. Si vous souhaitez indiquer un fournisseur, vous devez le renseigner manuellement. 

Pour renseigner le fournisseur, saisissez directement le code fournisseur, ou cliquez sur l'icône Actions pour :

• Sélectionner un fournisseur dans le fichier.
• Sélectionner un fournisseur dans la liste proposée des fournisseurs de l’article.
• Sélectionner un fournisseur dans la liste des fournisseurs pour l'article-site.
• Créer, selon vos habilitations, un fournisseur dans le fichier.
• Consulter la liste des derniers prix de commande.

Ce fournisseur ne pas être de type 'prospect' et doit être 'actif'. Lors de sa saisie, plusieurs contrôles sont effectués et différents messages peuvent apparaître, dans les cas suivants :

• Le fournisseur est déclaré en litige. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon la valeur donnée au code litige dans la fiche Fournisseurs.
  
• L'article est bloqué pour toute demande d'achat auprès de ce fournisseur ou auprès de ce fournisseur pour ce site de réception. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon la valeur donnée au code blocage dans la fiche Articles - Fournisseurs ou dans la fiche Articles - Sites.
• L’article n’est pas référencé chez ce fournisseur. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon le choix fait au niveau du paramétrage général ITMBPS - Référencement fournisseur (chapitre ACH, groupe REF).
  
• L’article n’est pas référencé chez ce fournisseur pour ce site de réception. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon le choix fait au niveau du paramètre ITMBPSFCY - Référencement fournisseur site. Si ce message est bloquant, vous pouvez tout de même continuer votre saisie uniquement si le champ Site de réception est défini comme étant saisissable au niveau de la transaction de saisie. Dans ce cas, le champ contenant le site de réception est vidé. Vous devez alors renseigner un site dans lequel l'article-fournisseur est référencé ou pour lequel le paramètre ITMBPSFCY - Référencement fournisseur site n'est pas bloquant.

Lors de la modification du fournisseur sur une ligne de demande d'achat, le recalcul des prix et des remises en fonction des tarifs définis pour le nouveau fournisseur est proposé. La quantité de la demande et l'unité d'achat peuvent être réajustés en fonction de l'unité d'achat du nouveau fournisseur et le cas échéant en fonction de la règle d'arrondi définie par le paramètre général PURQTYRND – Arrondi de la quantité d’achat (chapitre ACH, groupe ORD).

Le numéro de version majeure est accessible uniquement si le suivi des versions majeures est actif au niveau du paramétrage de l'article (dans la section Gestion de la fonction Article, le champ Version stock a pour valeur ‘Majeure’). Si le pré-chargement des versions est activé au niveau de l'article/Fournisseurs, ou à défaut, au niveau l'article/Appro, la dernière version majeure active est pré-chargée automatiquement. A défaut, c'est la dernière version majeure de statut 'Arrêtée' qui est pré-chargée. Elle reste modifiable.

Le numéro de version mineure est accessible uniquement si le suivi des versions majeures et mineures est actif au niveau du paramétrage de l'article (dans la section Gestion de la fonction Article, le champ Version stock a pour valeur ‘Majeure et mineure’). Si le pré-chargement des versions est activé au niveau de l'article/Fournisseurs, ou à défaut, au niveau l'article/Appro, la dernière version mineure est pré-chargée automatiquement. Elle reste modifiable.

Les modalités de gestion de ce champ dépendent du paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document (chapitre TC - groupe MIS).

• Lorsque ce paramètre a pour valeur Oui, la gestion multi-affaires est interdite.
  Le code affaire sur la ligne de document n'est jamais saisissable. En création directe, il est alimenté automatiquement avec celui saisi en en-tête et n'est pas modifiable. 
  Si vous modifiez le code affaire de l'en-tête du document, ce code affaire est reporté automatiquement sur les lignes.
   
• Lorsque ce paramètre a pour valeur Non, la gestion multi-affaires est autorisée.
  Le code affaire à la ligne de document est initialisé par celui saisi en en-tête. Les lignes suivantes peuvent avoir un code affaire différent.
  Vous pouvez modifier le code affaire sur les lignes uniquement si la saisie de ce champ est autorisée par la transaction de saisie utilisée.
  
  Si vous modifiez le code affaire de l'en-tête du document, une boîte de dialogue s'ouvre et propose le report ou non de ce code sur les lignes du document, suivant les options suivantes :
  • Oui : le code affaire est reporté sur toutes les lignes.
  • Non : le code affaire n'est pas reporté sur les lignes.
  • Oui si même valeur : le code affaire est reporté uniquement sur les lignes qui avaient l'ancien code affaire.
  
  En modification, la gestion du code affaire est fonction de la valeur du paramètre CTLOPPCOD - Contrôle affaire obligatoire.
• Lorsqu'il a pour valeur Non, il peut s'agir d'un code librement choisi.
• Lorsqu'il a pour valeur Oui, un contrôle d'existence du code affaire saisi est systématiquement effectué.
  Vous pouvez utiliser l'icône Sélection pour afficher la liste des codes affaires disponibles.

Date théorique de commande initialisée à partir de la date de réception souhaitée.
Cette date est le résultat du calcul :
"date de réception souhaitée - délai".
Le délai est donné soit par le tarif, soit par l'article-site, soit par l'article maître.

Sur une demande d'achat, le prix net peut provenir d'un appel d'offre, d'un tarif ou de la fiche article.
Il est calculé à partir du prix brut et des remises ou frais.
Ce dernier est modifiable.

Que le champ Prix net soit présent ou non à l’écran, le prix est initialisé en fonction du choix fait au niveau du paramètre PSHVLT - Valorisation ligne DA (chapitre ACH, groupe PRI) :
- soit par la valeur du coût standard de la fiche Article-site,
- soit par le prix issu d’une recherche de tarif. Dans ce cas, si la recherche tarifaire n'aboutit pas, c'est le prix de base achat (section Appro) de la fiche Article qui est pris en compte. A défaut, et uniquement si le paramètre  PURPRICE - Tarif par défaut coût standard (chapitre ACH, groupe PRI) a pour valeur 'Oui', c'est le Coût standard de la fiche Article-site qui est utilisé.

A partir du champ prix net, cliquez sur l'icône Actions pour :

• visualiser ou modifier le prix, les différents frais et remises ainsi que les motifs associés à ceux-ci,
• consulter les tarifs,
• réinitialiser le prix en demandant une nouvelle recherche tarif.

La saisie des articles se faisant en tableau, vous pouvez saisir plusieurs articles : en fin de saisie d’une ligne, vous êtes automatiquement en mode de saisie pour la ligne suivante. A ce stade, vous pouvez revenir sur la ligne saisie et cliquez sur l'icône Actions pour :

• saisir un texte sur cette ligne,
• dupliquer cette ligne,
• visualiser les engagements générés par la DA,
• visualiser le détail du budget.

Selon le paramétrage défini, le contrôle budgétaire peut être effectué à titre indicatif au niveau de chaque ligne ou en fin de saisie.

En fin de saisie d’une ligne, lorsque le contrôle budgétaire à la ligne a été activé et qu’un dépassement budgétaire est constaté, un message vous en avertit. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon le choix fait au niveau du paramétrage général (cf. paramètre BUDCNTPRP - Type contrôle préengagements, chapitre BUD - groupe CMM). Un message de même type peut apparaître au moment de la validation de la D.A.

De plus, lorsque la mise à jour des pré-engagements est active, celle-ci est effectuée automatiquement :

• A la validation de la demande d’achat si la gestion des signatures n’est pas active (cf. paramètre APPPSH - Gestion des signatures en DA, chapitre ACH - groupe APP).
• A la première signature du circuit si la demande d'achat doit suivre un circuit de signatures.

En fin de traitement, un numéro est attribué à la demande d’achat et est affiché. Selon la transaction choisie, l'impression d'un document Demande d'achat peut être automatiquement déclenchée en fin de saisie.

Cette devise correspond soit :

• à la devise du site si aucun fournisseur n'est renseigné,
• à la devise du fournisseur.

Les montants de la ligne de demande d'achat sont exprimés dans cette devise.

 Il est préférable d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise.

Ce champ indique le compte comptable d'achat. Les plans de comptes accessibles dépendent du modèle comptable associé à la société du mouvement. Si ce champ n'est pas renseigné, le compte sera déterminé automatiquement par le code comptable de l'article (en fonction du paramétrage de la pièce automatique PQUIS).
 La présence de ce champ dépend de la transaction de saisie utilisée.

C'est le type d'achat (achat de marchandise ou achat d'immobilisation) qui sert à déterminer, lorsqu'il est modifié, le compte et le code taxe à utiliser. Le type d'achat est initialisé par défaut en fonction de la taxe associée au compte de l'article.

Les sections analytiques sont initialisées conformément au paramétrage des Sections par défaut (code section PSD) associé aux demandes d’achat. Ces codes sections peuvent être modifiés manuellement si la transaction l'autorise. 

Lorsqu'un axe analytique est utilisé pour le suivi de la gestion à l'affaire, toute modification du code affaire, effectuée en entête et répercutée sur les lignes, ou effectuée sur la ligne de document, entraîne la réinitialisation du code section sur cet axe. La réinitialisation s'effectue conformément au paramétrage des Sections par défaut.

Ce champ permet de renseigner un premier code taxe à appliquer.
Seul un code taxe cohérent par rapport à la législation et au groupe de la société du site peut être renseigné.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Ce champ est soumis au code activité MMS - Interface MMS - X3.
Il est alimenté uniquement si la demande d'achat est issue d'un import via l'interface avec le produit AXEL - GMAO.
Il contient, dans ce cas, l'identifiant de la ligne de la demande provenant de la GMAO.

Ce champ est soumis au code activité MMS - Interface MMS - X3.
Il est alimenté uniquement si la demande d'achat est issue d'un import via l'interface avec le produit AXEL - GMAO.
Il contient, dans ce cas, le numéro de la demande provenant de la GMAO.

Ce bouton est soumis au code activité MMS - Interface MMS - X3.
Il permet l'ouverture de l'URL donnant accès à une page web contenant les documents de la GMAO liés à la demande d'achat.