Facturation d'affaire

Jalon

Dans un contexte de Gestion à l'affaire, un jalon correspond à un budget ou à une tâche d'affaire. Ce jalon correspond à une phase opérationnelle ou financière à réaliser et clôturer avant de pouvoir démarrer le processus de facturation.

Situation d'avancement

Informations pouvant être estimées ou suivies au niveau affaire, budget ou tâche.

  • Gestion des affaires (GESPJM)
  • Commandes (GESSOH)
  • Livraisons (GESSDH)
  • Factures (GESSIH)
  • Génération factures échéances (FUNAUTINVSCH)
  • Photos financières (GESPJMSNP)
  • Extraction photo financière (PJMSNPEXT)
  • Extraction situation financière (PJMRPTEXT)

Chapitre TC / Groupe PJM

  • ESTBILINIT - Init. % situation avancement
  • ESTPRGMET - Méth. estim. avancemnt bud/aff
  • ESTPRGSYNC - Avcmnt estimé actualisé/cliché
  • ESTPRTMET - Méthode estim. avancemnt tâche

Chapitre TC / Groupe MIS

  • PJTSNGDOC - Une affaire par document

Chapitre TC / Groupe INV

  • SIVSUP - Supprimer factures

Qu'est-ce que la facturation d'affaire ? La Facturation d'affaire est un processus de Gestion à l'affaire utilisé par les sociétés pour facturer leurs clients à l'affaire. La Facturation d'affaire vous offre une vue complète du processus de facturation pour une affaire donnée.

La Facturation d'affaire permet d'obtenir un récapitulatif des éléments à facturer à un client pour une affaire donnée, ce qui aide les chefs de projet dans leur prise de décision lors du processus de facturation. Le Plan de facturation affiche la liste des commandes de vente de l'affaire. Des icônes dédiées permettent de savoir si la ligne de commande a été facturée et comment : au moyen d'une échéance de facturation, d'une facturation par jalon, d'une facturation à l'avancement, ou d'une facturation standard basée sur des livraisons de vente ou des factures directes.

La Facturation d'affaire intègre plusieurs domaines fonctionnels interdépendants :

  • Échéances de facturation : Processus de facturation d'affaire s'appuyant sur un plan de facturation, prédéfini ou personnalisé pour une affaire.
  • Facturation par jalon : Processus de facturation qui permet d'envoyer une facture au client dès que le jalon est atteint ; soit, lorsque que la tâche est soldée, ou que le budget et livré ou soldé.

    • Des indicateurs permettent de savoir si un jalon est arrivé à échéance ou n'a pas été atteint.

  • Facturation à l'avancement : Processus de facturation s'appuyant sur l'avancement de l'affaire.

    • La facturation à l'avancement utilise le pourcentage d'avancement estimé au niveau de l'affaire, du budget ou de la tâche, associé aux échéances de facturation, pour déterminer le montant à facturer aux clients.

  • Livrables et facturation directe : Processus de facturation d'affaire s'appuyant sur les livraisons de vente ou sur une méthode de facturation manuelle directe.
Ce chapitre couvre deux domaines fonctionnels de la Facturation d'affaire spécifiques à la Gestion à l'affaire : la facturation à l'avancement et la facturation par jalon. Il ne détaille pas le processus de génération des échéances de facturation, les livrables, ou la facturation directe : ces fonctionnalités standard sont décrites dans la documentation fonctionnelle du module Ventes.

Utiliser la facturation d'affaire

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Ouvrir : Ventes > Commandes > Commandes

Ouvrir : Ventes > Livraisons > Livraisons

Ouvrir : Ventes > Factures > Factures

Ouvrir : Ventes > Factures > Génération factures échéances


Pour accéder à la facturation d'affaire, cliquez sur l'icône Facturation d'affaire de la section Général de l'affaire, bloc Client. Cette icône est uniquement disponible au niveau de l'affaire.

La Facturation d'affaire est un récapitulatif des éléments à facturer pour une affaire donnée. En tant que chef de projet, la Facturation d'affaire vous permet ainsi d'obtenir une vue globale du processus de facturation de votre affaire. C'est un outil clé pour la prise de décision lors du processus de facturation d'un client.

Le Plan de facturation affiche la liste des lignes de commandes de ventes liées au projet. Par défaut, seules les lignes au statut En attente ou A facturer sont affichées. Cependant, vous pouvez également afficher les lignes facturées ou soldées. La section d'en-tête vous permet de filtrer les données ou de sélectionner la commande de vente à afficher. Des icônes dédiées indiquent si la ligne de commande de vente a été facturée et comment : au moyen d’échéances de facturation, d’une facturation par jalon, de situations d'avancement, ou en utilisant un processus standard de facturation basé sur la livraison.

  • Les quantités et situations d'avancement des lignes de commande sont masquées par défaut dans la section Sélection plan de facturation, pour se concentrer sur les résultats des ventes. Pour les afficher, sélectionnez les cases à cocher Afficher les quantités ou Afficher les situations. Vous pouvez aussi sélectionner la case à cocher Situations prévisionnelles pour afficher cette situation dans les sections Situation d'avancement et Sélection plan de facturation.
  • Sélectionnez la case à cocher Jalon uniquement pour afficher uniquement les lignes liées à un jalon d'affaire.

Section Sélection plan de facturation

Le Plan de facturation affiche la liste des commandes de ventes liées à l'affaire. Utilisez la section Sélection plan de facturation pour afficher, regrouper, et trier les lignes de commande de l'affaire.

Des icônes dédiées permettent de classer les lignes selon une méthode facturation, de la façon suivante :

Facturation d'affaire : Catégories de facturation des lignes de commande

  • 1 : la facturation standard est représentée par une icône page blanche. Les factures de vente de l'affaire peuvent être générées à partir de livraisons en cliquant sur l'action Facture dans la fonction Livraisons (GESSDH) ou par création d'une facture directe dans la fonction Factures (GESSIH).
  • 2 : la facturation par échéances de facturation est représentée par une icône calendrier. Les échéances de facturation sont générées dans le module Vente pour la ligne de commande liée à l'affaire. Ces échéances peuvent être générées en cliquant sur Facture dans la fonction Commandes (GESSOH), individuellement dans la fonction Factures (GESSIH), ou intégrées dans une génération en masse dans la fonction Génération factures échéances (FUNAUTINVSCH).
  • 3 : la facturation à l'avancement est représentée par une icône de Note. La facturation à l'avancement est aussi définie comme Mode de facturation de l'affaire, et s'affiche dans la Structure de coûts et le Planning des tâches. Les échéances de facturation associées sont alors générées pour la ligne de commande dans le module Ventes en s'appuyant sur la situation de l'affaire, du budget, ou de la tâche, jusqu'à terminaison. Vous pouvez modifier les dates de début et de fin de la période de facturation.

Lorsque la case à cocher Jalon est sélectionnée sur les lignes de commande, cela signifie qu'au moins une ligne d'échéance est liée à un jalon d'affaire.

Sections du plan de facturation

Cliquez sur une ligne dans la section Sélection plan de facturation pour filtrer davantage les résultats de la Facturation d'affaire.

  • Cliquez sur l'affaire (ligne à la racine) pour afficher tous les résultats de Facturation d'affaire dans les sections respectives. La ligne sélectionnée est surlignée dans la section Sélection plan de facturation et chaque section concernée.

    Section Situation d'avancement : Les lignes de commande sont classées selon la catégorie 3 ci-dessus. Cette section vous permet de gérer le processus de facturation à l'avancement.

    Section Echéances de facturation : Les lignes de commande sont classées selon la catégorie 2 ci-dessus.

    Section Livrable/facturation directe : Les lignes de commande sont classées selon la catégorie 1 ci-dessus.

    Section Factures : Les lignes de commande ont été facturées, puis soldées.

    Section Commandes ouvertes : Lignes de commandes de vente ouvertes.

  • Cliquez sur une ligne dans la hiérarchie de l'affaire pour que les résultats de la Facturation d'affaire s'affichent uniquement dans la section correspondante.
Cochez la case Situations prévisionnelles pour prendre en compte les données prévisionnelles de facturation, selon les conditions de facturation de la ligne de commande.
Cochez la case Afficher les quantités pour prendre en compte les quantités facturées.


Cliquez sur l'action Actualiser les situations pour (cf. Facturation à l'avancement > 2 : Processus de situation d'avancement > étape 2) :

  • Actualiser le montant et la quantité facturés des situations En attente de l'affaire.

    • En facturation à l'avancement, un message vous propose d'actualiser d'abord le pourcentage d'avancement estimé de l'affaire. Ces champs sont en lecture seule.

  • Actualiser la quantité et le montant facturés des situations En attente, si la quantité ou le prix de la ligne de commande a été modifiée manuellement, et pour désactiver la case à cocher Actualisation requise.

Utilisez l'icône Actions dans la hiérarchie de l'affaire pour :

  • Consulter les détails d'un niveau de budget ou de tâche, respectivement dans la Structure de coûts ou le Planning des tâches.
  • Afficher la commande de vente associée.
  • Supprimer le plan de facturation d'une commande de vente en facturation à l'avancement (cliquez sur l'icône Actions puis Supprimer le plan de facturation au niveau de la ligne).

Utilisez l'icône Actions sur les lignes des sections du Plan de facturation pour :

  • Afficher la commande ou facture de vente associée.
  • Supprimer le plan de facturation d'une commande de vente en facturation à l'avancement (cliquez sur l'icône Actions puis Supprimer au niveau des lignes de la section Situation d'avancement).

Section Situation d'avancement

Cliquez sur une ligne associée à l'icône de Note (voir 3 ci-dessus) dans la section Sélection plan de facturation pour afficher uniquement les échéances de facturation à l'avancement.

Ces échéances sont groupées par mois par défaut. La couleur de l'icône en forme d'Engrenage indique le statut de l'échéance. Par défaut :

(bleu) : A facturer.
(vert) : Facturée.
(orange) : En attente.

Si une flèche bleue () s'affiche, cela signifie qu'une prévision de facturation existe pour la ligne de commande, selon les conditions de facturation définies pour cette ligne.

Section Sélection plan de facturation : Icône 'Note' et filtres de facturation à l'avancement

Section Situation d'avancement : Lignes de commande de vente avec une icône 'Note'

Remarque : l'icône en forme d'Engrenage s'affiche en orange dans cet exemple. Cela signifie qu'une Situation d'avancement au statut En attente a été générée pour cette ligne de commande.

La facturation d'affaire est intégrée aux échéances de facturation du module Ventes pour contrôler l'émission des factures en fonction de l'avancement d'une affaire, d'un budget, ou d'une tâche, jusqu'à terminaison. Si une facture prévisionnelle (flèche bleue ) est présente dans la section Situation d'avancement, vous pouvez modifier les dates, les quantités, et donc le montant de cette prévision directement.

Section Situation d'avancement : Champs de lignes de commande en modification directe

Cochez la case Situations prévisionnelles en en-tête pour prendre en compte les données prévisionnelles de facturation de la ligne de commande.

Section Echéances de facturation

Cliquez sur une ligne associée à l'icône de Calendrier (voir 2 ci-dessus) dans la section Sélection plan de facturation pour afficher uniquement les échéances de facturation.

Section Sélection plan de facturation : Une icône de calendrier permet de filtrer les échéances de facturation.

Section Echéances de facturation : Lignes de commande de vente avec une icône 'Calendrier'

Remarque : l'icône Engrenage s'affiche en bleu dans cet exemple. Cela signifie que la ligne de commande est facturable à la Date facture indiquée ; le champ Statut est défini sur A facturer et le champ Facturable sur Oui.
Une icône d'Engrenage orange () signifie que cette échéance est liée à un jalon d'affaire à atteindre pour pouvoir lancer la facturation.

La facturation d'affaire est intégrée aux échéances de facturation du module Ventes pour contrôler l'émission des factures. Vous pouvez modifier ces échéances dans la fonction Commandes (GESSOH), mais aussi directement dans la section Echéances de facturation. Si le statut est A facturer, vous pouvez modifier les dates, la quantité, le pourcentage, et donc le montant de l'échéance de facturation.

Section Echéances de facturation : Champs de lignes de commande en modification directe

Cochez la case Afficher les quantités dans la section d'en-tête pour prendre en compte les quantités facturées.
Les modifications ne sont répercutées de la même façon selon la fonction utilisée :
  • Dans la Gestion à l'affaire, si la quantité ou le montant de l'échéance a été modifié, la modification est appliquée à la prochaine échéance, qu'il s'agisse d'une augmentation ou d'une diminution de valeur.
  • Dans la fonction Commandes, les modifications peuvent être redistribuées sur l'ensemble des échéances de facturation restantes.

Dans cette section, vous pouvez directement mettre à jour le pourcentage d'avancement estimé d'un jalon.

Vous pouvez également solder des tâches ou des budgets définis comme jalons en sélectionnant la case à cocher Jalon atteint. Les échéances de facturation deviennent alors facturables. Pour rouvrir un jalon, désactivez la case à cocher Jalon atteint.

Section Livrable/facturation directe

Cliquez sur une ligne associée à l'icône de Page blanche (voir 1 ci-dessus) dans la section Sélection plan de facturation pour afficher uniquement les factures de vente de l'affaire qui peuvent être générées à partir de livraisons.

Section Sélection plan de facturation : Une icône de page blanche permet de filtrer les factures de vente d'affaire pouvant être générées à partir de livraisons.

Section Livrable/facturation directe : Lignes de commande de vente avec l'icône 'Page blanche'

Section Factures

Cliquez sur une ligne dans la section Sélection plan de facturation pour afficher les lignes de commande facturées, et les lignes soldées.

Section Sélection plan de facturation : Ligne facturée

Section Factures : Lignes de commande facturées

Section Commandes ouvertes

Cliquez sur une ligne d'affaire dans la section Sélection plan de facturation pour afficher les lignes de commandes ouvertes.

Facturation par jalon

Ouvrir : Ventes > Factures > Factures

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Ouvrir : Ventes > Factures > Génération factures échéances

Un jalon correspond à un budget ou à une tâche d'affaire. La facturation par jalon est un processus de facturation qui permet d'envoyer une facture au client dès que le jalon est atteint ; soit, lorsque que la tâche est soldée, ou que le budget et livré ou soldé. Ce type de facturation garantit notamment un envoi ponctuel des factures au client.

Utiliser la facturation par jalon

  1. Liez le champ Jalon (PJTMST) d'une ligne d'échéance de facturation existante à un code de budget ou tâche.

    2. Factures de vente (GESSIH) : Lignes d'échéances liée à un jalon

    Lorsque le champ Jalon contient une valeur, utilisez l'icône Actions pour afficher la situation du budget ou de la tâche liés dans le cycle de traitement.

  2. Soldez le budget ou la tâche une fois que le jalon a été atteint.
Lorsque la Date facture prévue est atteinte, l'échéance devient facturable.

Si besoin, vous pouvez associer une Catégorie (SVICDNAT) à la ligne d'échéance et renseigner le Motif (DESAXX) de votre choix (ex. : expliquer pourquoi le jalon est utilisé).

Factures de vente (GESSIH) : Champs jalon des lignes d'échéance

Vous pouvez gérer les échéances de facturation liées à un jalon d'affaire directement dans la Gestion à l’affaire. Pour modifier la date d'une échéance de facturation, vous pouvez modifier le champ Facture prévue le à plusieurs endroits :

  • Dans l'écran Planning des tâches.

    • Planning des tâches : Echéance liée à un jalon d'affaire

  • Dans la Structure de coûts.
  • En sélectionnant l'action Changer de statut sur une affaire, un niveau de budget ou une tâche.

    • Gestion des affaires (GESPJM) : Echéances liées à un jalon d'affaire

    Si vous modifiez un champ Facture prévue le (voir i ci-dessus) en sélectionnant l'action Changer de statut sur une affaire, un niveau de budget ou une tâche, tous les champs Facture prévue le de la table Échéances de facturation (voir ii) affichent la nouvelle date.
    Si vous modifiez un champ Facture prévue le dans la table Échéances de facturation sur une échéance donnée (voir ii ci-dessus), seule cette échéance affiche la nouvelle date.

Rappels généraux

Une échéance de facturation liée à un jalon devient facturable une fois le jalon atteint.

Des indicateurs de couleur sur certains champs de la Structure de coûts et du Planning des tâches signalent au chef de projet qu'un jalon est arrivé à échéance ou n'a pas été atteint.

Sur l'écran d'exemple ci-dessous, vous pouvez observer que des couleurs sont utilisées pour signaler un avertissement sur le champ Facture prévue le. Ici, la date de facture est dépassée et le jalon n'a pas encore été atteint ou soldé.

Planning des tâches : Indicateurs de couleur

Chaque jalon (budget ou tâche) peut être associé à plusieurs lignes d'échéances de facturation. Si la ligne de commande de vente est liée à un code affaire, les jalons autorisés sur les lignes d'échéances sont les budgets ou tâches liés au code affaire ou affaires associées.
Ligne cde : 'Affaire' (PJT) alimentée Jalon d'affaire Statut du jalon
Non Tous codes tâches et budgets Non soldé
Non livré
Oui Code budget Non soldé
Non livré
Oui Code tâche Non soldé
Oui Codes budgets associés Non soldé
Non livré
Oui Codes tâches associés Non soldé
Voir aussi

Intégration multi-modules

Facturation à l'avancement

Facturation d'affaire

Gestion du statut de l'affaire

Facturation à l'avancement

Ouvrir : Ventes > Commandes > Commandes

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Ouvrir : Ventes > Factures > Génération factures échéances

La facturation à l'avancement est un processus de facturation complémentaire, pouvant être utilisé en parallèle des autres processus de facturation en place chez le client. La facturation à l'avancement est intégrée à la fonctionnalité de génération des échéances de facturation du module Ventes pour contrôler l'émission des factures en fonction de l'avancement d'une affaire, d'un budget, ou d'une tâche, jusqu'à terminaison.

Avant de commencer

En facturation à l'avancement, les informations suivantes doivent être valides et complètes pour pouvoir déterminer le montant à facturer aux clients et déclencher un flux de facturation à partir des échéances de facturation :

  1. Le niveau affaire, budget et/ou tâche indique que l'élément sélectionné sera facturé à l'avancement.
    • La case à cocher Facturation à l'avancement (PROBIL) est sélectionnée sur l'affaire, budget et/ou tâche.

      Structure de coûts : Facturation à l'avancement au niveau budget

  2. L'avancement de l'affaire, budget et/ou tâche a été estimé.
    • Le champ Avancement estimé (%) (PRCCPL) est défini, vérifié et actualisé régulièrement, manuellement ou automatiquement, au niveau affaire, budget ou tâche.
      • Vous devez définir et actualiser régulièrement le pourcentage d'avancement estimé au niveau affaire, budget ou tâche, pour pouvoir déclencher le flux de facturation depuis une échéance de facturation.
  3. Les articles vendus sont définis comme articles de service ou génériques non-livrables (Catégories articles (GESITG)).
    1. Le Type de catégorie de l'article est Service ou Générique (case à cocher sélectionnée).
    2. La case à cocher Livrable est désactivée sur la catégorie de l'article (section Description, bloc Types flux). Ceci est un prérequis pour les échéances de facturation.
  4. Un échéancier existe pour les articles vendus non-livrables.
    • L'échéancier est défini dans la fonction Conditions de facturation (GESINVCND) avec un pourcentage fixe ou une périodicité de facturation.

Comprendre la facturation à l'avancement

1 : Vue d'ensemble

(1) Une ligne de commande de vente peut être facturée à l'avancement si ce type de facturation est paramétré sur l'affaire, le budget, ou la tâche. Se reporter à Avant de commencer > étape 1.

(2) Au cours du cycle de l'affaire, du budget, ou de la tâche, et tout au long des périodes de facturation prévues, vous devez calculer, ajuster et valider les situations d'avancement pour pouvoir déclencher un flux de facturation en fonction des échéances. Se reporter à Avant de commencer > étape 2.

Rappel : Situation d'avancementInformations pouvant être estimées ou suivies au niveau affaire, budget ou tâche.

Lorsque la Situation d'avancement est validée, une échéance facturable est créée à la Date facture prévue.

(3) Se reporter à 2 : Processus de situation d'avancement ci-dessous.

2 : Processus de situation d'avancement

La périodicité à laquelle le client est facturé est généralement convenue avec le client lui-même.
  • Une Situation d'avancement correspond toujours à une période de facturation définie par une Date début, Date fin et Date facture prévue.
  • La première Situation d'avancement générée détermine la première période de facturation. Par défaut, cette période est déterminée par la première échéance de facturation définie sur la ligne de commande de vente.
  • Les générations consécutives de situations d'avancement reprennent la périodicité de la génération précédente pour déterminer la nouvelle période de facturation.
    Vous devez ajuster vos périodes en fonction des besoins du client.

  1. Sur une ligne de commande de vente, une seule Situation d'avancement peut avoir le statut En attente.
  2. A chaque actualisation d'une situation En attente :
    1. Le champ Avancement estimé (%) (PRCCPLCAL) est mis à jour en fonction de la valeur du paramètre ESTBILINIT - Init. % situation avancement (chapitre TC, groupe PJM).
      • Les champs Quantité estimée (QTYCPLCAL) et Montant estimé (AMTCPLCAL) sont alors automatiquement calculés et mis à jour.
    2. A partir des nouvelles valeurs de ces champs, les champs "facturés", Avancement facturé (%) (PRCCPLENT), Quantité facturée (QTYCPLENT) et Montant facturé (AMTCPLENT), sont également mis à jour. La quantité et le montant estimés sont les valeurs à facturer pour la période donnée, soit une portion du total à facturer de la ligne de commande.
    En cas de modification manuelle d'une ligne liée à une Situation d'avancement, la case à cocher Actualisation requise est sélectionnée (section Situation d'avancement). Vous devez cliquer sur Actualiser les situations pour ajuster la quantité et le montant à facturer pour la période. La case à cocher Actualisation requise est alors désactivée.
  3. La ligne de commande étant toujours En attente, vous pouvez ajuster manuellement les dates et les champs "facturés" : Avancement facturé (%) (PRCCPLENT), Quantité facturée (QTYCPLENT) et Montant facturé (AMTCPLENT).
    Ces champs sont recalibrés automatiquement pour s'assurer que les valeurs de quantité, montant et pourcentage sont cohérentes.
  4. Une fois les champs "facturés" alimentés, vous pouvez valider la Situation d'avancement en sélectionnant la case à cocher Validée.
    • L'échéance de facturation associée est mise à jour automatiquement avec les nouveaux montants et quantités d'avancement calculés.
      • De même, la Date facture prévue est mise à jour.
    5. La validation n'est pas possible lorsque la période de facturation n'a aucun avancement à facturer. Dans ce cas, vous pouvez ajuster manuellement les dates de la période, ou facturer le client à la prochaine période.
  • Une fois la validation effectuée, vous ne pouvez plus modifier le champ Situation d'avancement.
  • En revanche, vous pouvez désactiver la case à cocher Validée et modifier la Situation d'avancement avant que l'échéance de facturation définitive soit créée. Une fois l'échéance définitive créée, la Situation d'avancement est bloquée et ne peut plus être modifiée.
  • Vous pouvez désactiver la case à cocher Validée et modifier la Situation d'avancement, à condition que la case Validée de la prochaine situation d'avancement de la liste soit désactivée. Vous devez donc d'abord désactiver toutes les cases Validée non encore facturées de la ligne de commande, en commençant par le bas de la liste.
  • Vous pouvez uniquement supprimer la dernière ligne de la liste des situations d'avancement (et si la case Validée est désactivée). Vous pouvez ainsi supprimer toutes les situations non validées pour une ligne de commande, en commençant par le bas de la liste.

3 : Flux des échéances avec ou sans facturation à l'avancement

Au cours du cycle de l'affaire, du budget, ou de la tâche, et tout au long des périodes de facturation prévues, vous devez calculer, ajuster et valider les situations d'avancement pour pouvoir déclencher un flux de facturation en fonction des échéances. Se reporter à Avant de commencer > étape 2.

(1) Vous pouvez définir une prévision de facturation sur une ligne de commande facturée à l'avancement, en fonction des conditions de facturation de la ligne.

Au cours du cycle de l'affaire, du budget, ou de la tâche, et tout au long des périodes de facturation prévues, vous pouvez calculer, ajuster et valider les situations d'avancement, ce qui ajuste automatiquement votre prévision de facturation.

(2) Les échéances de facturation prévues au départ sont soient réparties, soient fusionnées, à chaque validation d'une situation d'avancement d'affaire, de budget ou de tâche. Se reporter à 2 : Processus de situation d'avancement > étape 4.

Les échéances de facturation correspondent toujours à 100% de la Quantité commandée de la ligne de commande.

(3) Vous pouvez définir des Jalons d'affaire sur les échéances gérées en facturation à l'avancement. La facturation à l'avancement combine ainsi deux domaines fonctionnels : la facturation à l'avancement et la facturation par jalon.

Le Jalon défini sur une échéance donnée est supprimé si plusieurs échéances sont fusionnées en une seule pour rester cohérent avec la Situation d'avancement validée.

Utiliser la facturation à l'avancement

Pour accéder à la facturation à l'avancement, cliquez sur l'icône Facturation d'affaire de la section Général de l'affaire, bloc Client. Cette icône est uniquement disponible au niveau de l'affaire.

Gestion des affaires (GESPJM) : Icône Facturation d'affaire et niveaux d'affaire

  1. Utilisez la fonction Ventes > Commandes > Commandes (GESPSO) pour créer une nouvelle commande de vente. En facturation à l'avancement, au moins un article vendu doit être non-livrable (Type de catégorie = Service ou Générique) pour pouvoir créer un plan de facturation au niveau affaire. Se reporter à Avant de commencer > étape 3.
  2. Liez les lignes de commande à l'affaire :

    3. Affaire : Utilisez ce champ pour lier les articles vendus à une affaire. Le lien d'affaire peut être le code affaire, un code budget d'affaire ou un code tâche d'affaire, selon le lien attendu entre le document et la structure de l'affaire.

    La case à cocher Facturation à l'avancement doit être sélectionnée sur le lien d'affaire. De cette façon, le lien d'affaire peut être appliqué à plusieurs lignes de commande de vente. Se reporter à Avant de commencer > étape 1.

    Condition de facturation : Utilisez ce champ pour générer le plan de facturation par défaut au niveau affaire, pour des articles génériques ou de service.

    Commandes de vente (GESSOH) : Liens d'affaire sur les lignes de commande

  3. Ouvrez la fonction Gestion des affaires (GESPJM) et cliquez sur l'icône Facturation d'affaire de la section Général, bloc Client. Deux mises à jour sont déclenchées :
    1. Une Situation d'avancement au statut En attente est générée pour cette ligne de commande. Le champ Statut et l'icône Engrenage (orange par défaut) le signalent.

      2. Rappel : Situation d'avancementInformations pouvant être estimées ou suivies au niveau affaire, budget ou tâche.

      Facturation à l'avancement : Situation d'avancement

    2. Un nouveau Numéro plan facturation est généré et inscrit sur les lignes appropriées de la commande (fonction Commandes (GESSOH)). Le Numéro plan facturation permet essentiellement d'établir un lien entre la ligne de commande et les situations d'avancement correspondantes.

      3. Commandes de vente (GESSOH) : Lien au plan de facturation sur les lignes de commande

  4. La situation d'avancement étant toujours En attente, vous pouvez ajuster manuellement les dates et les champs "facturés" : Avancement facturé (%) (PRCCPLENT), Quantité facturée (QTYCPLENT) et Montant facturé (AMTCPLENT).
    Ces champs sont recalibrés automatiquement pour s'assurer que les valeurs de quantité, montant et pourcentage sont cohérentes.
    • Vous ne pouvez pas modifier le code Affaire de la ligne une fois qu'un Numéro plan facturation lui a été attribué.
    • Il en va de même pour le code Condition de facturation.
    • Pour pouvoir modifier la Quantité commandée de la ligne, un Numéro plan facturation doit être défini et la Situation d'avancement ne doit pas être validée et facturée.
    • Pour pouvoir modifier le Prix brut de la ligne, un Numéro plan facturation doit être défini et la Situation d'avancement ne doit pas être validée et facturée.
    • Pour pouvoir supprimer une ligne de commande avec un Numéro plan facturation affecté, le Plan de facturation doit être supprimé. Une fois le Plan de facturation supprimé, le Numéro plan facturation de la ligne est vidé. Les lignes de commande sans numéro de plan de facturation peuvent être supprimées.
  5. Une fois les champs "facturés" alimentés, vous pouvez valider la Situation d'avancement en sélectionnant la case à cocher Validée. Le champ Statut est A facturer et l'icône Engrenage change de couleur (bleu par défaut). Une échéance facturable est alors créée (champ Facturable = Oui) avec une Date facture.
    • Pour pouvoir modifier la Quantité commandée de la ligne, l'échéance doit être liée à une Situation d'avancement. Une fois toutes les échéances validées (100%), vous ne pouvez plus modifier la Quantité commandée.
    • Vous ne pouvez plus modifier le Prix brut de la ligne une fois l'échéance liée à une Situation d'avancement.
    • Si les tarifs associés à la ligne de commande sont mis à jour et que vous recalculez la ligne, seules les échéances qui ne sont pas liées à une Situation d'avancement sont mises à jour.
  6. Générez l'échéance de facturation : vous pouvez générer une facture en cliquant sur Facture dans la fonction Commandes (GESSOH), individuellement dans la fonction Factures (GESSIH), ou intégrées dans une génération en masse dans la fonction Génération factures échéances (FUNAUTINVSCH). Le Statut passe à Facturée et l'icône Engrenage change à nouveau de couleur (vert par défaut).
    • Pour pouvoir créer une facture, l'affaire doit être lancée.
    • De même, la prochaine Date facture prévue doit avoir été atteinte.
    • Vous pouvez augmenter la Quantité facturée, mais elle ne doit pas être inférieure à la quantité validée de l'échéance.
  7. La facturation à l'avancement est intégrée à la fonctionnalité de génération des échéances du module Ventes. Vous pouvez ainsi contrôler l'émission des factures sur les périodes de facturation (prédéfinies par les conditions de facturation de la ligne de commande) jusqu'à terminaison.
    • Vous ne pouvez pas modifier la Quantité facturée de la situation d'avancement.
    • La Référence de facture est mise à jour au niveau de l'échéance de facturation sur la ligne.
    • Pour pouvoir supprimer une facture, le paramètre SIVSUP - Supprimer factures (chapitre TC, groupe INV) doit avoir pour valeur Oui. Vous pouvez, en revanche, supprimer toutes les factures non comptabilisées, de la dernière à la première.
      • Si vous utilisez la législation française (FRA), la suppression d'une facture n'est pas autorisée légalement.
Voir aussi

Avancement estimé d'affaire

Articles

Tiers : Conditions de facturation

Facturation d'affaire

Facturation par jalon

Intégration multi-modules

Utiliser la facturation à l'avancement dans des contextes spécifiques

Notes de crédit

Exemples

  1. Créez une note de crédit depuis la facture d'origine.
  2. Corrigez le problème sur la commande de vente d'origine (ex. : ajustement des tarifs).
  3. Augmentez la quantité sur la ligne de commande d'origine.
  4. Ajustez les échéances restantes pour qu'elles couvrent la note de crédit dans sa totalité.
  • Créez une note de crédit depuis la facture d'origine.

Livraison d'article

Rappel : Processus de facturation à l'avancementLa facturation à l'avancement s'appuie sur les lignes de commande de vente et se limite aux éléments non-livrables.

Dans le secteur de la production, il est souvent nécessaire de dissocier les flux matière, y compris les livraisons d'articles, des flux de facturation lorsque l'affaire s'étend sur une longue durée. Dans ce type de situation, il peut être intéressant d'utiliser des échéances de facturation, la facturation par jalon ou la facturation à l'avancement. Dans le secteur des services, aucune dépendance n'existe, en général, entre les articles matière.

Exemple

Dans ce cas, pour les affaires de production notamment, une tâche peut être utilisée pour effectuer une livraison directe.

Les flux de livraison et de facturation sont alors dissociés :

  • Les livraisons d'articles sont gérées au travers de tâches matière.

  • La facturation continue d'être gérée au niveau des lignes de commande de vente, avec un contrôle des situations d'avancement tout au long du cycle.

Limites

Le nombre de décimales défini sur les unités de vente peut impacter le calcul des champs "facturés" de la facturation à l'avancement.

Lors du calcul de ces champs (Avancement facturé (%) (PRCCPLENT), Quantité facturée (QTYCPLENT) et Montant facturé (AMTCPLENT)), l'application d'un arrondi sur la quantité facturée peut impacter les valeurs de l'avancement et du montant facturés. Sage vous recommande d'appliquer le nombre maximum de décimales (6) au niveau des unités de vente dans la fonction Unités de mesure (GESTUN). En cas de modification manuelle d'un de ces champs, cela vous permettra également d'éviter les erreurs d'arrondi lors de leur recalibrage automatique, et de vous assurer que le pourcentage, la quantité et le montant restent cohérents.