Travailler à l'affaire

Contrôles des affaires

1. Nouvelle est le statut par défaut des nouvelles affaires.
2. Une affaire ne peut pas reprendre le statut Nouvelle après le lancement du cycle de l'affaire.
3. Les éléments clé d'une affaire comme le site de vente, le code affaire ou la devise de l'affaire ne peuvent pas être changés une fois que le cycle de l'affaire a commencé.
Exemples : Corriger les éléments clés d'une affaire
• Si un code d'affaire est incorrect, fermez l'affaire et recréez une nouvelle affaire en appliquant la correction.
• Si un code budget et incorrect et qu'aucune donnée n'est liée à ce code, supprimez le code budget et ajoutez un nouveau code corrigé.
4. Les dates prévues pour votre affaire doivent correspondre à la date de début de tâche au plus tôt et la date de fin de tâche au plus tard.
5. Une affaire ne peut pas être supprimée après le lancement du cycle de l'affaire.
6. L'étape actuelle du cycle de vie de l'affaire s'affiche dans le champ Statut. Des contrôles sont mis en œuvre pour s'assurer qu'une affaire peut uniquement passer à l'étape suivante dans le cycle de l'affaire une fois l'étape en cours terminée.
7. Aucune modification n'est autorisée après le solde de l'affaire.
Aucune modification n'est possible après solde de l'affaire.
Ceci permet de limiter les erreurs dans les différents modules qui s'intègrent à la Gestion à l'affaire.
8. Une affaire soldée peut être réactivée. Cela vous permet de faire des ajustements rétrospectivement. Les budgets, tâches et opérations de l'affaire qui ont été soldés le même jour que l'affaire sont également réactivés.

Gestion du statut de l'affaire

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Ouvrir : Affaires > Affaires > Mise à jour statut

L'étape courante dans le cycle de l'affaire ou de la tâche s'affiche dans le champ Statut. Des contrôles sont mis en place pour s'assurer qu'une tâche ou une affaire peuvent uniquement passer à l'étape suivante du cycle une fois que l'étape en cours est réalisée.

Changer le statut d'une affaire

Chaque affaire doit suivre le cycle de traitement standard.

Pour une affaire traitée jusqu'à sa réalisation, le cycle standard est le suivant : Nouveau > Lancée > Livrée > Soldée.

Pour changer le statut d'une affaire directement depuis la fonction Gestion des affaires (GESPJM), cliquez sur lChanger de statut.

• Lorsque vous soldez une affaire, tous les budgets, tâches et opérations de l'affaire sont également soldés.

Une fois soldée, l'affaire ne peut plus être modifiée.

• Lorsque vous suspendez une affaire, tous les liens à l'affaire principale, au budget et à la tâche de l'affaire sont suspendus.

Une fois suspendus, les liens ainsi que les entités telles que les commandes d'achat et les ordres de fabrication liés à l'affaire, au budget ou à la tâche d'affaire ne peuvent plus être créés ou modifiés.

Les liens d'affaire peuvent uniquement être suspendus quand l'affaire est elle-même suspendue.
• Lorsque vous réactivez une affaire soldée, les budgets, tâches et opérations d'affaire soldés le même jour que l'affaire sont également réactivés.

Tous les autres éléments de l'affaire restent soldés, mais ils peuvent être réactivés de façon individuelle.

Gestion des affaires (GESPJM) : Action Changer de statut

Changer le statut d'un niveau de budget

Pour changer le statut d'une ou plusieurs lignes budgétaires ou des budgets parents dans la fonction Gestion des affaires (GESPJM), sélectionnez Mise à jour statut dans le volet d'actions. Pour modifier le statut du budget, cliquez sur Changer de statut.

Lorsque l'affaire est lancée, le statut du code budget prend la valeur Ouvert.

Pour un budget traité jusqu'à réalisation, le cycle standard est : Ouvert > Livré > Soldé.

Le statut des lignes budgétaires peut être géré de façon indépendante. Cependant, il existe des dépendances entre le statut de l'affaire et celui du budget. Par exemple, un budget ne peut être livré que si l'affaire est lancée.

• Une fois le budget soldé, vous ne pouvez plus le modifier.
• Lorsque vous suspendez un budget, tous les liens de budget et de tâches associés sont suspendus.

Une fois suspendus, les liens et entités tels que les commandes d'achat ou les ordres de fabrication liés au budget, ou à la tâche associée, ne peuvent plus être créés ou modifiés.

Changer le statut d'une tâche

Pour changer le statut d'une ou plusieurs tâches opérationnelles ou des tâches parentes dans la fonction Gestion des affaires (GESPJM), sélectionnez Mise à jour statut dans le volet d'actions. Pour modifier le statut de la tâche, cliquez sur Changer de statut.

Lorsque la tâche est ajoutée, son statut prend la valeur Nouvelle.

Pour une tâche traitée jusqu'à réalisation, le cycle standard est : Nouvelle > Planifiée (tâche matière uniquement) > Lancée > Commencée (macro-tâche et tâche main d'œuvre uniquement) > Soldée.

Le statut de chaque tâche peut être géré de façon indépendante. Cependant, il existe des dépendances entre : le statut de l'affaire et celui de la tâche, le statut de la tâche et celui du budget, le statut de la tâche et celui des opérations associées. Par exemple, une tâche peut uniquement être lancée si l'affaire est lancée ; les coûts peuvent uniquement être suivis si la ligne budgétaire est ouverte ; les temps d'une opération peuvent uniquement être suivis si la tâche est lancée.

Lorsque la tâche a le statut Lancée, les valeurs des lignes budgétaires associées dans le champ Montant (PLBAMT) sont consommées.

• Une fois la tâche soldée, vous ne pouvez plus la modifier.
• Lorsque vous suspendez une tâche, tous les liens de tâche associés sont suspendus.

Une fois suspendus, les liens et entités tels que les commandes d'achat ou les ordres de fabrication liés à la tâche ne peuvent plus être créés ou modifiés.

Les opérations de tâche ont également un statut. Ce statut est visible dans la section Activité, champ Statut. Pour changer le statut d'une ou plusieurs opérations directement depuis la fonction Gestion des affaires (GESPJM), sélectionnez Mise à jour statut dans le volet d'actions, puis la case à cocher Opérations. Vous pouvez également cliquer sur Changer de statut depuis le menu Actions pour changer le statut d'une opération. Le statut de l'opération prend pour valeur En attente quand l'opération est ajoutée puis passe au statut En cours quand l'opération est lancée.

Pour une opération traitée jusqu'à réalisation, le cycle standard est : En attente > En cours > Soldée.

Gestion des affaires (GESPJM) : Structure opérationnelle, Opération individuelle

Quand le temps passé sur une opération de tâche est enregistré au moyen de la fonction de Saisie des temps (PJMTE), la tâche prend le statut Commencée.

Les articles ajoutés à des tâches matière sont automatiquement pris en compte en tant qu'ordres fermes ou planifiés dans le Calcul des Besoins Nets (CBN) quand le statut de la tâche change :

Rappel : Tâches matièreLes besoins de Gestion à l'affaire issus de tâches matière sont facilement identifiables dans les fonctions Planning global (FUNGBENCH), Plan de travail (FUNDBENCH) et Regroupement (FUNMPICK).

• Changer le statut d'une tâche en Planifiée génère une Tâche matière planifiée (type d'ordre MTP).

• Changer le statut d'une tâche en Lancée génère une Tâche matière ferme (type d'ordre MTF).

• Changer le statut d'une tâche en Soldée supprime l'ordre MTP ou MTF et les allocations de stock, ce qui libère le stock pour répondre à la demande associée à une commande de vente ou à une consommation de matières liée aux articles.

Le calcul des besoins nets génère ensuite des suggestions d'ordres de fabrication et de commandes d'achat distincts pour chaque besoin d'affaire (à partir des tâches matière définies sur une affaire), quand la tâche a pour statut Planifiée ou Lancée.

Pour supprimer une tâche matière manuellement, sélectionnez la case à cocher Solde manuel encours dans la section Articles. L'ordre Tâche matière planifiée (MTP) ou Tâche matière ferme (MTF) généré lors du changement de statut de tâche est alors supprimé. Les suggestions d'OF et d'achat associées, générées lors du changements de statut, sont conservées jusqu'au prochain calcul CBN.

Désactivez la case Solde manuel encours si vous souhaitez réintégrer le besoin d'article (MTP/MTF). Les ordres Tâche matière planifiée (MTP) et Tâche matière ferme (MTF) sont alors recrées.

Avancement estimé d'affaire

Ouvrir : Affaires > Affaires > Utilitaires > Extraction situation financière

Ouvrir : Affaires > Affaires > Clichés > Clichés financiers

Ouvrir : Affaires > Affaires > Utilitaires > Extraction cliché financier

Vous pouvez estimer et suivre l'avancement d'une affaire dans sa globalité, d'un budget ou d'une tâche (ou les deux) de façon manuelle ou automatique. Paramètres qui contrôlent cette fonctionnalité (chapitre TC, groupe PJM) :

1. ESTPRGMET - Méth. estim. avancemnt bud/aff. Ce paramètre définit les méthodes autorisées pour mettre à jour l'avancement de l'affaire et des budgets.
2. ESTPRTMET - Méthode estim. avancemnt tâche. Ce paramètre définit les méthodes autorisées pour mettre à jour l'avancement des tâches.
3. ESTREVMET - Méthode estimation revenu. Ce paramètre définit les méthodes autorisées pour mettre à jour le revenu estimé d'une affaire.

   Si un de ces paramètres autorise les calculs automatiques, utilisez les paramètres suivants pour définir les règles de calcul :

   1. ESTPRGMET  : utilisez les paramètres ESTPRGINIT - Init. avancement estimé et ESTPRBINIT - Init. avancement budget estimé.
   2. ESTPRTMET : utilisez le paramètre ESTPRTINIT - Init. avancement tâche estimé.
   3. ESTREVMET : utilisez le paramètre ESTREVINIT - Init. revenu estimé.

Deux champs permettent de connaître l'avancement estimé, aux niveaux affaire, budget et tâche :

Avancement estimé (%) (PRCCPL)

Plage d'avancement (PRCCPLADI) - Le champ Avancement estimé (%) est mis à jour automatiquement en fonction du taux par défaut défini dans la table diverse 385 - Plage d'avancement, si vous sélectionnez un code reflétant le pourcentage estimé à terminaison.

Pour pouvoir facturer une affaire selon son avancement, il est essentiel de vérifier et d'actualiser régulièrement l'avancement de votre affaire, manuellement ou automatiquement. Pour déterminer le pourcentage et le montant à facturer aux clients, la facturation à l'avancement s'appuie sur le pourcentage estimé d'avancement indiqué dans le champ Avancement estimé (%) (PRCCPL) au niveau affaire, budget ou tâche (pour les échéances de facturation). Pour cela, la case à cocher Facturation à l'avancement (PROBIL) doit être sélectionnée sur l'affaire, le budget lié, ou la tâche liée.

Calcul automatique : Affaire

Avancement sur le projet

Le calcul automatique de l'avancement estimé de l'affaire correspond à un budget donné.

Plusieurs méthodes sont disponibles pour estimer l'avancement d'une affaire dans sa globalité :

• Vous pouvez définir une plage de pourcentages d'avancement. Les valeurs possibles sont définies dans la table diverse 385 - Plage d'avancement.
• Vous pouvez utiliser l'icône Actualiser pour calculer l'avancement à la demande. L'action Actualiser compare la somme des dépenses réalisées (réel et engagé) au budget. Vous pouvez visualiser les valeurs du calcul dans la section Situation financière de l'affaire. Vous pouvez actualiser l'avancement des budgets et des tâches simultanément.
  Vous devez actualiser la situation financière avant de pouvoir estimer l'avancement de l'affaire associée.
• L'avancement peut être calculé automatiquement dans la fonction Extraction situation financière (PJMRPTEXT). Vous pouvez sélectionner une borne d'affaires ou une seule affaire à actualiser.
• L'avancement peut être calculé automatiquement à chaque extraction d'un cliché financier. Pour cela utilisez l'action Clichés financiers sur l'affaire, ou la fonction Clichés financiers (GESPJMSNP), ou la fonction Extraction clichés financiers (PJMSNPEXT) quand le paramètre ESTPRGSYNC - Avcmnt estimé actualisé/cliché (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui.

Revenu d'affaire

Les méthodes suivantes sont proposées pour estimer le revenu total de votre affaire :

• Vous pouvez utiliser l'icône Actualiser pour claculer le revenu total estimé à tout moment. L'actualisation permet de calculer le revenu total en fonction des commandes de vente liées à l'affaire. Ce résultat s'affiche dans le champ Revenu estimé à terminaison dans le bloc Comptabilité de la section Général.
  Assurez-vous qu'une règle de reconnaissance de revenu est définie pour votre affaire. Sinon, vous ne pourrez pas traiter le revenu total estimé dans la reconnaissance de revenu. La sélection des règles de reconnaissance de revenu est limitée aux codes actifs et à ceux associés à la même société que le site de vente de l’affaire.
• Le revenu total estimé peut être calculé automatiquement à chaque extraction d'un cliché financier. Pour cela utilisez l'action Clichés financiers sur l'affaire, ou la fonction Clichés financiers (GESPJMSNP), ou la fonction Extraction clichés financiers (PJMSNPEXT) quand le paramètre ESTREVSYNC - Revenu estimé actualisé/cliché (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui et que la case Reconnaissance de revenu est cochée sur le cliché.
  La reconnaissance de revenu est un principe comptable qui détermine les conditions spécifiques dans lesquelles les revenus sont reconnus et comptabilisés dans le grand-livre. Les revenus et les coûts doivent être reconnus à une période donnée : la date d'extraction du cliché financier est donc cruciale. Les données du cliché extrait ne sont valides qu'à cette date. La ligne Revenu estimé à terminaison est surlignée en jaune si le cliché a été extrait il y a plus de 10 jours, et en rouge si le cliché a été extrait il y a plus de 20 jours, par rapport à la date courante. Le cliché financier utilisé pour calculer et reconnaître le revenu s'affiche dans les fonctions Validation reconnaissance de revenu (GESREVRECW) et Reconnaissance de revenu (GESREVRECV).

Calcul automatique : Budgets

Plusieurs méthodes sont disponibles pour estimer l'avancement d'un budget :

• Vous pouvez définir une plage de pourcentages d'avancement. Les valeurs possibles sont définies dans la table diverse 385 - Plage d'avancement.
• Vous pouvez utiliser l'icône Actualiser pour calculer l'avancement à la demande. L'action Actualiser compare la somme des dépenses réalisées (réel et engagé) au budget. Vous pouvez visualiser les valeurs du calcul dans la section Situation financière de la Structure de coûts. Vous pouvez actualiser l'avancement d'un code budget ou de tous les budgets simultanément.
  Vous devez actualiser la situation financière avant de pouvoir estimer l'avancement du code budget associé.
• L'avancement peut être calculé automatiquement dans la fonction Extraction situation financière (PJMRPTEXT). Vous pouvez sélectionner une borne d'affaires ou une seule affaire à actualiser.
• L'avancement peut être calculé automatiquement à chaque extraction d'un cliché financier. Pour cela utilisez l'action Clichés financiers sur l'affaire, ou la fonction Clichés financiers (GESPJMSNP), ou la fonction Extraction clichés financiers (PJMSNPEXT) quand le paramètre ESTPRGSYNC - Avcmnt estimé actualisé/cliché (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui.

Calcul automatique : Tâches

Le calcul automatique de l'avancement estimé d'une tâche correspond à l'avancement opérationnel.

Plusieurs méthodes sont disponibles pour estimer l'avancement d'une tâche :

• Vous pouvez définir une plage de pourcentages d'avancement. Les valeurs possibles sont définies dans la table diverse 387 - Plage d'avancement.
• Vous pouvez utiliser l'icône Actualiser pour calculer l'avancement à la demande. L'action Actualiser compare la somme des charges consommées à la charge planifiée pour les opérations de main d'œuvre. Vous pouvez visualiser les valeurs du calcul dans la section Activité du Planning des tâches. Vous pouvez actualiser l'avancement d'un code tâche ou de toutes les tâches simultanément.
• L'avancement peut être calculé automatiquement dans la fonction Extraction situation financière (PJMRPTEXT). Vous pouvez sélectionner une borne d'affaires ou une seule affaire à actualiser.
• L'avancement peut être calculé automatiquement à chaque extraction d'un cliché financier. Pour cela utilisez l'action Clichés financiers sur l'affaire, ou la fonction Clichés financiers (GESPJMSNP), ou la fonction Extraction clichés financiers (PJMSNPEXT) quand le paramètre ESTPRGSYNC - Avcmnt estimé actualisé/cliché (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui.

Ajustement des dates

Ajuster les dates de l'affaire

Un affaire est associée à une date de début et à une date de fin planifiées. Les règles suivantes s'appliquent à ces dates :

• La date de début planifiée d'une affaire doit correspondre à la date de début de tâche la plus proche.
• La date de fin planifiée d'une affaire doit correspondre à la date de fin de tâche la plus éloignée.

Si vous renseingez le champ Durée, la date de fin de votre affaire est caculée en fonction de sa date de début. Si la Durée change, la date de fin est ajustée automatiquement.

Les dates de début et de fin de l'affaire peuvent aussi être mises à jour automatiquement pour afficher la date de début la plus proche et la date de fin la plus éloignée des tâches lorsque les dates d'une tâche changent. Le paramètre OPPDATUPD - Ajustement dates affaire (chapitre TC, groupe PJM) contrôle cette fonctionnalité.

Ajuster les dates d'une tâche

En fonction du calendrier du site, les champs de date et de durée de la tâche permettent de définir automatiquement des dates de début et de fin prévues valides pour la tâche. La Date de début est calculée automatiquement si la Date de fin et la Durée sont définies ; la Date de fin est calculée automatiquement si la Date de début et la Durée sont définies. Si la durée est modifiée, la Date de fin est automatiquement recalculée en fonction de la Date de début.

Les dates d'opération sont calculées en fonction du schéma hebdomadaire du poste de charge, ce qui inclut les périodes d'indisponibilité éventuelles, qui correspondent à des variations de capacité. Les dates d'opération peuvent être ajustées manuellement. Elles doivent correspondre aux dates de début et de fin de la tâche correspondante.

Les dates d'affectation des collaborateurs sont calculées en fonction de leur schéma hebdomadaire, ce qui inclut les périodes d'indisponibilité éventuelles, qui correspondent à des variations de capacité. Les dates d'affectation d'un collaborateur peuvent être ajustées manuellement. Elles doivent correspondre aux dates de début et de fin de la tâche correspondante.

Les dates de tâches sont contrôlées à chaque niveau de tâche pour garantir la cohérence.

Les dates de chaque tâche peuvent être ajustées manuellement ou automatiquement. Le paramètre WBSDATUPD - Ajustement dates tâche (chapitre TC, groupe PJM) vous permet de définir quand les champs de date de la tâche parente doivent être ajustés de façon à correspondre à la date de fin la plus éloignée et la date de début la plus proche des niveaux de tâches inférieurs, lorsque les dates d'une tâche ou une affectation de collaborateur change.

Deux actions sont disponibles pour ajuster les dates de tâches automatiquement :

Cliquez sur l'icône Actions, puis Ajuster dates de tâche pour appliquer la date de début au plus tôt et la date de fin au plus tard à toutes les sous-tâches.

Cliquez sur l'icône Actions, puis Ajuster toutes les dates pour appliquer la date de début au plus tôt et la date de fin au plus tard à toutes les tâches.

Analyse des événements de Relation client

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Vous pouvez analyser les événements CRM directement depuis l'affaire.

Les actions suivantes sont disponibles depuis la barre de menu dans le volet d'actions, pour autoriser l'utilisation de l'activité Sage X3 CRM et de la fonctionnalité de Support client sur l'affaire :

Gestion des affaires (GESPJM) : Volet d'actions

Tâche : ouvre la fonction Relation client > Activité CRM > Tâches (GESTSK) affichant la liste des actions commerciales à mettre en œuvre.

Appel : ouvre la fonction Relation client > Activité CRM > Appels (GESCLL) affichant la liste des appels téléphoniques entrants et sortants.

Rendez-vous : ouvre la fonction Relation client > Activité CRM > Rendez-vous (GESBAP) affichant le calendrier des rendez-vous.

Demande de service : ouvre la fonction Relation client > Support client > Demandes de service (GESSRE) affichant les demandes du support client.

Copier des affaires

Ouvrir : Affaires > Affaires > Copie d'affaire

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Vous pouvez copier des affaires PJM ou des affaires mixtes CRM/PJM depuis un code d'affaire parent vers un autre code affaire.

Vous pouvez accéder à la fonctionnalité de Copie d'affaire depuis deux emplacements :

• Directement depuis la fonction Affaires > Copie d'affaire (PJMACTAFCP).

Dans cette fonction, vous devez sélectionner l'affaire parent (source) à copier.

• Cliquez sur l'action Copie d'affaire directement depuis une affaire.

Lorsque vous utilisez cette action, l'affaire parent courante doit être l'affaire copiée.

Vous pouvez sélectionner des affaires modèles dans les deux cas ci-dessus.

Les deux fonctionnalités de copie vous permettent de sélectionner ou désélectionner les options permettant de copier l'affaire d'origine (totalement ou partiellement) vers le code affaire de destination.

Le numéro de l'affaire de destination peut être généré automatiquement, en utilisant le compteur PJM - Gestion par affaire.