Cette fonction permet de générer des lignes sur des fiches de tarifs existantes ou de nouvelles fiches de tarif à partir des lignes de réponses faites par un fournisseur à un appel d’offre.
Ce traitement peut être lancé dès lors que les réponses ont été enregistrées et jugées satisfaisantes.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Ecran de saisie

En début de traitement, vous devez renseigner le fournisseur et l’appel d’offre concerné, soit en saisissant directement ces informations, soit en les sélectionnant dans une liste. Dans la liste de sélection sont proposés les réponses enregistrées pour lesquelles au moins une des lignes n’a pas fait déjà l’objet d’une génération de tarif.

Dans la partie basse de l’écran un tableau présente les différentes lignes de réponse sélectionnées et pour lesquelles aucune génération de tarif n’a déjà été effectuée.

C’est à partir des informations de ce tableau que les lignes de tarif vont être générées.
La création automatique de lignes dans une fiche de tarif existante ou la création de nouvelles fiches de tarif suppose l’utilisation d’un code tarif (cf. documentation Paramétrage tarifs). Le code tarif utilisé dans ce traitement doit obligatoirement avoir le même code structure que celui associé au fournisseur dans la fiche de ce dernier, afin que les tarifs générés soient exploitables par la suite. De plus, si vous utilisez les motifs de prix obligatoires (paramètrePURREN - Motifs prix obligatoires), il doit y avoir une correspondance entre le motif du code tarif utilisé et le motif de la ligne de réponse pour que la ligne de tarif soit générée.

Lorsque le curseur est positionné sur une ligne de ce tableau, vous pouvez visualiser le détail de la réponse enregistrée à l’aide de l’option Détail accessible par le bouton contextuel (Bouton droit de la souris).

Ce tableau comporte six colonnes qui sont initialisées automatiquement et dans certains cas modifiables.

Bloc numéro 1

Site appel (champ PQHFCY)

Ce champ, non modifiable, affiche le code du site émetteur de l'appel d'offre.
Fournisseur (champ BPSNUM)

Numéro du fournisseur servant de critère de sélection.
Lorsque le fournisseur est un prospect, un message d'avertissement s'affiche. Vous avez alors la possibilité d'abandonner ou de continuer le traitement en transformant automatiquement ce prospect en fournisseur standard.
champ BPSNAM

Il s'agit de la raison sociale du fournisseur choisi. Cette information n'est pas accessible.

Identification appel d'offre

No appel (champ PQHNUM)

Numéro de l'appel d'offre pour lequel la réponse est enregistrée. Il peut être saisi directement ou choisi dans la liste des appels d'offres adressés au fournisseur.
Ligne (champ PQDLIN)

Numéro de la ligne d'appel d'offre pour laquelle la réponse est enregistrée. Elle peut être saisie directement ou choisie dans la liste des lignes de l'appel d'offre.
Date appel (champ PQHDAT)

Date d'enregistrement de l'appel d'offre. Information non modifiable.
Date limite (champ RSPDEA)

Date limite souhaitée pour les réponses. Information non modifiable.
Demandeur (champ REQUSR)

Code de l'opérateur à l'origine de l'appel d'offre. Information non modifiable.
Article (champ ITMREF)

L'article doit impérativement exister dans le fichier Articles. Si tel n'est pas le cas, un message d'erreur apparaît et il est nécessaire de créer l'article avant de pouvoir relancer le traitement.
Par ailleurs, si l'article existe bien dans le fichier Articles mais qu'il n'est pas référencé pour le fournisseur concerné, un enregistrement pour le couple Article-Fournisseur est automatiquement créé dans le fichier.
champ ITMDES

Désignation utilisée sur la fiche article.

Tableau Lignes

No (champ NUMLIG)

Numéro de la ligne.

Traitement (champ PRO)

Ce champ permet de sélectionner en les cochant, les lignes de réponse devant être traitées.
Une ligne est, par défaut, cochée lorsqu'il existe déjà une fiche tarif sur laquelle il est possible de générer une ligne supplémentaire à partir de la ligne de réponse : dans ce cas, le code tarif est automatiquement indiqué dans la colonne suivante.
Elle n'est pas cochée dans le cas contraire mais il est possible de la cocher et de saisir un code tarif cohérent dans la colonne suivante.
Code tarif (champ PLI)

Ce champ est initialisé par le premier code tarif de la table des codes tarifs dont le code structure est identique au code structure du fournisseur.
Cette information est modifiable et vous pouvez :

  • Sélectionner un ature code tarif dans une liste où ne sont proposés que des codes tarif ayant la même structure.
  • Saisir directement un code tarif. Un contrôle de cohérence est alors effectué entre le code structure associé au code tarif et le code structure associé au fournisseur. En cas d'incohérence entre les deux éléments, un message d'erreur apparaît.
Fiche tarif (champ PLICRD)

Ce champ est initialisé par le numéro de la première fiche du code tarif spécifié et dont les dates de validité correspondent à celles mentionnées sur la ligne de réponse.
A ce stade, vous pouvez modifier le numéro proposé en :

  • Choisissant une autre fiche existante. Dans ce cas, si les dates de validité de la fiche choisie ne sont pas cohérentes avec celles de la ligne de réponse, un message d'avertissement s'affiche et vous avez la possibilité d'abandonner ou de continuer. Si vous choisissez de continuer, les lignes sont générées dans la fiche et prennent donc les dates de validité de celle-ci.
     
  • Saisissant un nouveau numéro de fiche. Dans ce cas, une nouvelle fiche est créée : si le compteur associé aux fiches de tarif est géré manuellement, c'est le numéro que vous avez saisi qui est pris en compte, sinon, un numéro est automatiquement attribué à la nouvelle fiche créée.
Structure (champ PLISTC)

Ce champ, non modifiable, est initialisé par le code structure associé au fournisseur.

Motif prix (champ PRIREN)

Ce champ est initialisé par le code du motif associé à la ligne de réponse. Si le motif de prix est rendu obligatoire par le paramètre PURREN - Motifs prix obligatoires, un contrôle de cohérence est effectué lors de la saisie du code tarif, entre le motif associé à ce dernier et le motif associé à la ligne de réponse. En cas d'incohérence entre les deux éléments, un message d'erreur apparaît.

Ligne (champ PPDLIN)

Ce champ, non modifiable, est initialisé par le numéro de ligne de réponse.
En fin de traitement, un compte-rendu d'exécution est automatiquement créé. Dans ce rapport, sont listées :

  • Les lignes de réponses ayant donné lieu à une création de lignes de tarif.
     
  • Les lignes de réponses pour lesquelles cette génération n'a pas été possible, avec  un message décrivant succinctement le problème rencontré.
Détail

Cette fonction permet de visualiser le détail de la réponse enregistrée (fonction Réponses).

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

"Aucun compteur n’est affecté à ce document"

Ce message apparaît lorsque l’on tente de lancer le traitement alors qu’aucun compteur n’a été associé au document Fiche tarif. Pour résoudre ce problème, il faut vérifier qu’il existe bien un compteur pour les fiches de tarif (si ce n’est pas le cas, le créer) et ensuite d’associer ce compteur aux fiches de tarif à l’aide de l’option Affectation des compteurs.

"Problème lors de la récupération du compteur"

Ce message apparaît lorsque la lecture du compteur spécifié est invalide et que le système n’a pas été capable de récupérer un compteur.

"Réponse déjà transformée en tarif ou Article inexistant"

Ce message apparaît dans deux cas :

  • Lorsque vous saisissez directement un numéro d’appel d’offre et que toutes les lignes de réponse de celui-ci ont déjà été prises en compte dans un traitement de génération de lignes de tarif.
  • Lorsque l’article de l’appel d’offre choisi n’existe pas dans le fichier Articles : c’est le cas notamment d’un article créé directement dans l’appel d’offre. Dans ce cas, la seule possibilité est d’utiliser l’option appropriée pour créer cet article et de relancer le traitement.

"Code structure différent du code structure fournisseur ou Motif différent"

Ce message apparaît lors de la saisie d’un code tarif dans deux cas :

  • Lorsque le code structure associé au code tarif saisi est différent de celui associé au fournisseur dans la fiche de ce dernier
  • Lorsque le motif associé au code tarif saisi est différent de celui associé à l’élément de réponse traité.

Pour éviter ce type d’erreur, il suffit de sélectionner un code tarif dans la liste proposée au lieu de saisir directement un code tarif. En effet, dans la liste de sélection ne sont proposés que les codes tarifs ayant même code structure que le fournisseur et lorsque le motif est obligatoire cette liste est également est restreinte en fonction du motif.

Tables mises en oeuvre

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