Un fournisseur est un tiers. A ce titre, il est identifié dans la table Tiers ainsi que dans la table Fournisseurs.
Utilisez cette fonction pour gérer la table Fournisseurs et ses tables associées : Tiers, Adresses, Contacts et Données bancaires.
Vous pouvez ainsi créer, consulter et mettre à jour des informations propres à un fournisseur ainsi que celles associées au tiers.

Prérequis

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Gestion de l'écran

Pour créer un fournisseur, vous pouvez utiliser jusqu'à huit sections.
Les quatre sections suivantes sont communes aux fiches Tiers et Fournisseur :

  • Identité
  • Adresses
  • Données bancaires
  • Contact

Les informations proviennent de la fiche Tiers si celle-ci a été créée avant la fiche Fournisseur. Vous pouvez les modifier.
Toute modification faite sur un ou plusieurs des sections communes est automatiquement enregistrée dans la table Tiers.

Ces sections sont décrites dans la documentation Tiers.

En-tête

Utilisez cette section pour :

  • saisir un code fournisseur et visualiser sa raison sociale,
  • activer le fournisseur afin d' autoriser la saisie de document sur son code.

Depuis l'icône Actions du champ Fournisseur, cliquez sur Recherche pour ouvrir un écran autorisant la recherche accélérée d’une fiche Fournisseur, selon plusieurs critères :

  • une recherche sur chaque début de mot composant une raison sociale,
  • une recherche sur chaque début de code postal,
  • une recherche sur chaque début de mot composant un nom de ville,
  • une recherche cumulée sur chacun des champs de recherche.

Cliquez sur Recherche pour afficher les résultats de la recherche en bas de l'écran.

SEEINFO La recherche est effectuée uniquement sur la population des fournisseurs.

Cliquez sur Sélectionner pour fermer cet écran et revenir à la fiche du Fournisseur sélectionné.

Onglet Identité

Utilisez cette section pour saisir les données relatives au tiers et sélectionner, par exemple, des rôles et des détails spécifiques à ces rôles :

Sélectionnez la case à cocher Prestataire pour accéder aux Infos prestataire depuis le volet Actions dans le menu Fonctions. Le terme Prestataire se réfère à un fournisseur après-ventes que vous pouvez solliciter en cas d'indisponibilité du personnel de support client en interne.

Sélectionnez la case à cocher Donneur d'ordre pour accéder aux Infos donneur d'ordre depuis le volet Actions dans le menu Fonctions. Le terme Donneur d'ordre englobe tous les clients pour le compte sur lequel portent les services de support client. Cela concerne en d'autres termes les demandes de service traitées pour les clients de nos clients.

Validation des ID de TVA intracommunautaire

Vous pouvez valider de façon interactive un N° TVA intracommunautaire en cliquant sur l'icône Valid. ID TVA intracom.

Un message affiche les résultats de la validation. Le contenu varie en fonction du résultat de la vérification et du web service utilisé.

  • Si la validation est effectuée avec succès, vous recevez un message de confirmation et la case à cocher Validation est sélectionnée.
  • Si la validation échoue, vous recevez un message indiquant le motif de l'échec.
  • Si la validation n'a pas pu être réalisée dans son intégralité (par exemple, si seul le numéro de TVA a été validé et pas l'adresse), vous pouvez choisir d’accepter ou de rejeter le résultat. Si vous sélectionnez Oui, la case Validation est sélectionnée.

Remarque : Les résultats de validation sont stockés dans une table.

Si un numéro de TVA validé antérieurement est modifié, la case à cocher Validation est désactivée.

Niveaux de validation:

Une validation Qualifiée permet de vérifier le N° TVA intracommunautaire, la raison sociale et l'adresse. Toutes les données doivent être valides.

Une validation Non qualifiée ou simple vérifie uniquement le N° TVA intracommunautaire. Veuillez noter que le web service de validation intracommunautaire effectue uniquement des validations non qualifiées.

Gestion des adresses:

Les résultats sont enregistrés avec le code adresse d'origine.

Pour le N° TVA intracommunautaire principal, l'adresse standard de la société est utilisée.

Vous pouvez revalider manuellement les numéros de TVA dans la fonction Revalidation ID TVA intracom (EVCBAT).

Remarque : Ce champ est uniquement disponible quand un web service est identifié dans le paramètre EVCSERVICE - Web service ID TVA intracom (chapitre CPT, groupe VAT) et si l'émetteur du numéro de TVA intracommunautaire est défini dans le paramètre EVCCOMPANY - ID TVA intracom société source (chapitre CPT, groupe VAT).

Onglet Adresses

Utilisez cette section pour saisir les différentes adresses du tiers. Vous devez saisir au moins une adresse. Quand plusieurs adresses sont liées au même tiers, vous devez définir une de ces adresses comme adresse par défaut. En mode création, la première adresse saisie est proposée par défaut.

Quand vous renseignez un code postal, un contrôle automatique peut être effectué sur la ville indiquée selon la définition des paramètres CTY - Alerte si ville inexistante, POSCOD - Alerte si C Postal inexistant et POSCODCPY - Codes postaux multi-pays (chapitre SUP, groupe INT).

Onglet Commerciales

Utilisez cette section pour saisir les informations commerciales concernant le fournisseur telles que :

  • la Catégorie ABC du fournisseur, le numéro sous lequel la société est connue en tant que client chez ce fournisseur, qui sont des informations indicatives,
  • une case à cocher autorisant l’envoi de commandes de plusieurs lignes au fournisseur (c’est normalement toujours le cas, sauf cas très particuliers) ; une case à cocher permettant de relancer le fournisseur s’il n’a pas envoyé un accusé de réception, ou si la marchandise n’a pas été livrée,
  • des informations liées à politique commerciale et de facturation (montant minimum de commande, date d’origine prise en compte pour le calcul des échéances de règlement – au choix soit la date de la facture, soit la date de réception – et  structure tarifaire, qui définit les colonnes – de type remises ou frais – qui apparaissent dans les documents commerciaux du fournisseur),
  • le transporteur et le mode de livraison proposés par défaut en saisie de commande.
  • un emplacement, qui permet de définir un emplacement affecté au fournisseur (stock chez sous-traitant), un contrôle est effectué pour vérifier que l’emplacement saisi est de type sous-traitant.
  • les informations nécessaires à l’établissement de la déclaration d’échanges de biens, reportées (et modifiables) sur les documents d'achats (la valeur par défaut utilisée pour l’incoterm, l’indicateur définissant où la livraison a lieu par défaut, un taux de majoration utilisé par défaut pour calculer la valeur statistique à partir de la valeur fiscale),
  • des indications de disponibilité pour livraison (périodes d'indisponibilité du fournisseur),
  • les indicateurs Commande et Retour dans le bloc Textes signalent que des textes associés à la commande et au bon de retour ont été respectivement créés à l’aide du menu Textes situé en haut de l’écran,
  • des cases à cocher permettent de préciser si vous imprimez ou non le bon de commande, le bon de réception, le bon de retour pour le fournisseur,
    un modèle d’édition peut être indiqué afin d'associer, à ce fournisseur ou groupe de fournisseurs, une liste d'états à utiliser en priorité,
  • des remises et/ou des frais (en pourcentage et/ou en valeur) peuvent être utilisés pour donner des valeurs par défaut à des éléments de pied de facture dans la facturation fournisseur. Ces éléments sont définis dans la fonction de paramétrage des éléments de facturation.

Onglet Gestion

Utilisez cette section pour saisir des informations de gestion, en particulier :

  • une case à cocher de Blocage paiement permettant d’interdire tout paiement en cas de litige majeur, y compris sur les factures bonnes à payer,
  • le type, qui peut prendre les valeurs Normal, Prospect, Divers, le type Prospect permet uniquement d’envoyer des appels d’offre au fournisseur, le type Divers permet de provoquer l’ouverture automatique d’une fenêtre de saisie de l’adresse dans tous les documents commerciaux (on considère qu’il s’agit de fournisseurs "fourre-tout" non distingués en comptabilité). La catégorie par défaut est Normal,
  • le numéro sous lequel la société est connue en tant que client chez ce fournisseur. Ce champ s'affiche à titre indicatif uniquement,
  • le type de cours, menu local dont les valeurs standard sont modifiables, utilisé pour déterminer quel cours va être utilisé par défaut pour trouver le cours de comptabilisation des factures,
  • le montant d'en-cours autorisé, pour un site financier, et l’encours actuel de l’entreprise chez son fournisseur (ceci permet un contrôle en temps réel à la saisie de commande entre l’"en commande" fournisseur plus la commande en cours de saisie et l’en-cours autorisé). Le contrôle de l'en-cours dépend de la valeur de la case à cocher correspondante : Libre signifie qu’aucun contrôle n’est fait même si l’encours est mis à jour, Bloqué signifie que l’on interdit toute commande au fournisseur, Contrôlé signifie que le contrôle est effectivement réalisé.
    En fonction du paramètre OSTSCTL- Niveau de contrôle d'en-cours (chapitre TC, groupe OST), le contrôle de l'en-cours peut être fait par société ou par dossier.
    En fonction du paramètre OSTCHGTYP - Origine cours ctl en-cours (chapitre TC, groupe OST), il peut être réalisé à un cours historisé ou actualisé. Si le contrôle est effectué par rapport à un cours actualisé, alors le paramètre OSTTYPCUR - Type cours ctl cours actualisé (chapitre TC,groupe OST) donne le type de cours à utiliser. Lorsque le niveau de contrôle d’en-cours est Dossier, le contrôle sera toujours réalisé en fonction du cours actualisé quelle que soit la valeur du paramètre OSTCHGTYP - Origine cours ctl en-cours.
    Le montant de l'en-cours fournisseur se calcule de la manière suivante : En commande + Livré non facturé + Facturé non comptabilisé + Solde comptable + Effets (en fonction du paramètre OSTSDRAFT - Mnt effets en-cours fourn. (chapitre TC, groupe OST).
    L’en-cours est contrôlé par rapport au tiers risque du fournisseur. Si le tiers risque est partagé par plusieurs fournisseurs, cela signifie que l’encours de la société sera contrôlé de la même façon par rapport au tiers risque en cumulant dans celui-ci l’ensemble des mouvements effectués auprès des différents fournisseurs.
    Lorsque le fournisseur est associé à un tiers risque différent, le montant de l’en-cours autorisé n’est pas accessible. Il est accessible sur la fiche du tiers risque. L'en-cours affiché est le tiers risque.
  • Un état de litige, qui permet de prévenir l’utilisateur à la saisie d'une demande d'achat, d'une commande ou d'une facture, voire de bloquer toute nouvelle saisie.
  • Un texte d’observations libre qui sera affiché en prise de commande.
  • Des familles statistiques libres utilisables pour les statistiques, mais également comme critères de sélection dans certains traitements automatiques.

Onglet Financières

Utilisez cette section pour saisir des informations financières ou comptables telles que :

  • le tiers facturé, le tiers payé et le fournisseur groupe (filière fournisseur),
  • le tiers risque, sur lequel repose le calcul de l’en-cours financier du fournisseur,
  • une case à cocher DAS2 permet de savoir si ce fournisseur est susceptible de facturer des prestations devant être déclarées dans la déclaration française de DAS2. Ce critère n’est pas le seul qui entre en compte, puisque cela dépend aussi du compte utilisé pour chaque ligne de charge, et qu’en outre l’information est modifiable à la ligne de facture. Dans ce cas, un code prestataire identifie le fournisseur pour la DAS2.
  • le régime de taxe et numéro d’agrément informatif en cas d’exonération partielle,
  • les conditions de paiement, un code escompte/agios qui permet de définir des taux d’agios en cas de paiement en retard, et des taux d’escompte en cas de paiement anticipé, une banque de règlement par défaut qui sera utilisé pour payer le fournisseur, ainsi que le code comptable, qui permet de caractériser comptablement les écritures liées au fournisseur (factures d’achat, factures d’immobilisation, factures à recevoir, acomptes versés, effets à payer…) en définissant des collectifs, des comptes, voire des parties de comptes utilisées par défaut dans les pièces automatiques,
  • des sections analytiques sur chaque axe, utilisables comme valeur par défaut sur les différents documents liés à la gestion des fournisseurs, grâce au paramétrage correspondant.

Onglet Suivi

Utilisez cette section pour saisir des notes (classement) informatives reflétant la qualité du fournisseur. Les différentes notes sont pondérées en fonction des coefficients pour obtenir une note générale.

Onglet R.I.B

Utilisez cette section pour enregistrer les données bancaires et domiciliations associées. Le format de saisie du N° compte bancaire dépend du pays dans lequel la banque est domiciliée.

Les informations relatives aux virements internationaux sont accessibles en mode fiche, en général la Banque intermédiaire. Une banque intermédiaire est souvent utilisée dans les relations commerciales avec des pays non occidentaux, à la demande des tiers ou des banques émetteurs.

Si ces conditions sont respectées, la fenêtre Saisir données bancaires s'affiche automatiquement en sortant du champ Pays. Utilisez cette fenêtre pour saisir des données bancaires au format local.
SEEREFERTTO. Se reporter à la documentation Saisir données bancaires pour plus d'informations.

Onglet Contacts

Dans cette dernière section, vous pouvez lister les contacts du tiers dans la table Contacts. Vous devez également désigner un contact par défaut.

Pour ajouter un nouveau contact :

  • Sélectionnez un Interlocuteur existant ou
  • Créez un nouveau contact :
    - Saisissez un code.
    - Ajoutez des détails : le code est créé automatiquement au moment d'enregistrer la fiche.
    Dans les deux cas, le contact est enregistré automatiquement dans la table Contacts.

La gestion des contacts, qui dépend de la fonction des Interlocuteurs , garantit que chaque fiche individuelle est unique. Un contact ayant un rôle spécifique peut être enregistré comme un Contact unique parmi plusieurs tiers. A partir de la fiche d'un contact donné, vous pouvez ainsi créer des interlocuteurs sur plusieurs fiches, à condition qu'elles incluent une section Contact.

SEEINFO Toutefois, un contact est enregistré en tant que personne ou individu uniquement. Pour cette raison, seules les informations d'identification telles que le nom, le prénom, et la date de naissance sont communes entre la fiche de l'interlocuteur et le détail des informations renseignées au niveau du contact.
Les autres informations, telles que l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone fixe, ainsi que le numéro de fax, sont gérées de façon indépendante entre l'interlocuteur et chacun des contacts. Au niveau de l'interlocuteur, les informations sont considérées comme étant personnelles, alors qu'au niveau du contact, ces informations sont considérées comme étant professionnelles
.

SEEREFERTTO Pour d'autres exemples, se reporter à la documentation de la fonction des Interlocuteurs.

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  BPS1 : Fiche fournisseur

  PURFCS : Charges achats

  BPSUPPLIER : Liste des fournisseurs

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Actions spécifiques

Barre de menus

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Le fournisseur n'est pas actif

Ce message s'affiche lors de la saisie du champ Tiers facturant lorsque le tiers choisi est un fournisseur déclaré Non actif dans la fiche correspondante.

La structure tarif n’est pas identique

Ce message s'affiche lors de la saisie du champ Tiers facturant lorsque le code structure tarif associé au fournisseur choisi n’est pas identique à celui du fournisseur en cours de traitement. En effet, lorsque le fournisseur facturant est différent du fournisseur de commande, il est impératif que la structure tarif qui détermine la constitution du prix soit strictement identique afin d’éviter tout problème d’incohérence lors du contrôle de facture.

Tables mises en œuvre

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