Actions

Utilisez cette fonction pour lier des actions (processus métier) à des types de transactions métier spécifiques. Cette association entre une action, ou processus métier, et un type de transaction correspond à une « action » au sens large. Chacune des actions que vous définissez doit correspondre à un processus standard régulièrement utilisé au sein de votre société.

Les actions sont utilisées dans les fonctions de gestion de la qualité de Sage X3 :

• La fonctionnalité de Gestion des indices utilise les Actions dans la préparation et la fourniture de Demandes de changements de production ou de conception contrôlées et vérifiées.
• La fonctionnalité de Non-conformités utilise des « Actions » dans la préparation et la fourniture d’actions préventives ou correctives contrôlées et vérifiées, en réponse à des Non-conformités constatées.

Les « Actions » permettent de répondre aux questions « Quoi » et « Comment » pour planifier la mise en place des changements de production ou de conception ou des actions correctives ou préventives nécessaires. Ces actions correspondent aux tâches effectuées par les équipes spécialisées, ou par le personnel clé, sur des types de transaction spécifiques. Le « quoi » correspond aux types de transaction à livrer. Le « comment » correspond aux tâches ou aux actions à accomplir.

Par exemple, si votre société devait retourner des composants achetés défectueux, un processus métier adapté pourrait être « Retour au fournisseur » avec le type de transaction « Commandes d'achat ». En cas de non-conformité, vous créerez alors une action dans cette fonction vous permettant d'associer le processus métier (action) « Retour au fournisseur » et la transaction « Commandes d'achat ». Vous attribuez alors un code « action » à chaque association entre une action et un type de transaction pour l'identifier de façon unique. Vous bénéficiez en effet de flexibilité et d'un contrôle total sur vos codes d'identification. Dans le cas de composants défectueux, on pourrait également trouver les associations suivantes : l'action « Modifier » associée à la transaction de type « Nomenclatures », l'action « Solder » avec la transaction de type « Devis », ou l'action « Consulter » avec la transaction de type « Clients ».

Une liste prédéfinie d'actions (processus métier) dédiées aux non-conformités vous est proposée par défaut. Ces actions sont couramment utilisée pour les secteurs de la Production et de la Distribution. Veuillez consulter la table diverse 806 - Actions. Une liste prédéfinie de types de transaction appropriés est également fournie dans la table diverse 807 - Type de transaction. Examinez les listes de ces tables diverses avant de créer vos « actions » liées et ajoutez-les si nécessaire. Les listes doivent correspondre aux « processus » standard utilisés dans votre secteur d'activité pour la correction et la prévention des non-conformités.

Les planificateurs ou chefs de projets intègrent ces codes actions individuels dans leurs plannings (Plans d'action) pour livrer le « changement » demandé.

Pour lier plusieurs actions ou processus à un seul type de transaction, affectez un code unique à chaque association que vous créez entre ce type de transaction et une action.

Voici quelques exemples d’« actions » proposées pour la gestion des non-conformités.

• Associer le type de transaction « Commandes d’achat » à l'action ou au processus métier « Retour au fournisseur ».
• Associer également le type de transaction « Commandes d’achat » à l'action « Annuler ».
• Associer le type de transaction « Nomenclatures » à l'action « Modifier ».
• Associer également le type de transaction « Nomenclatures » à l'action « Mise au rebut ».
• Associer le type de transaction « Demandes d’achat » à l'action « Bloquer ».
• Associer également le type de transaction « Commandes d’achat » à l'action « Repousser ».
• Associer le type de transaction « Prévisions consommation » à l'action « Supprimer lignes ».

Vous avez également la possibilité de créer des actions de type « Tout inclure ». Par exemple, vous pouvez lier la description « Bloquer » au type de transaction « Toutes ». Ces associations procurent aux chefs de projet un périmètre d'action illimité sur votre configuration métier et vos activités professionnelles pour élaborer leurs plannings.

Exemple

Votre société utilise l'envoi fréquent de produits par voie postale. Il est donc très important que les emballages soient solides et sécurisés. Cependant, vos clients vous renvoient fréquemment des marchandises endommagées car l'emballage était défectueux.

Le responsable de votre entrepôt examine les emballages défectueux. S'il établit que le problème provient de la conception de l'emballage, il crée une demande de changement pour que le design de l'emballage soit revu. Dans le cas où les responsables changement de votre société valident une nouvelle conception, un Plan d'action devra être établi pour réaliser le changement. Cependant, s'ils déterminent qu'il s'agit d'un problème lors de la fabrication, par exemple, l'adhésif n'a pas été appliqué correctement, ils créent un événement de non-conformité. Si le Contrôle Qualité confirme que l'adhésif n'a en effet pas été appliqué correctement, un Plan d'action correctif et préventif est mis en place pour corriger le problème.

Dans ce cas, vous pourriez par exemple créer une action qui lie une tâche ou processus, comme "Repousser" à une transaction de type « Prévisions consommation ». Le planificateur (chef de projet) pourra ainsi inclure cette action dans le plan pour suspendre ou repousser les expéditions jusqu'à ce que la nouvelle version corrigée de l'emballage soit disponible. Si votre société renvoie des composants défectueux au fournisseur, vous pouvez créer une « action » pour lier le type de transaction « Commandes d'achat » à l'action « Retour au fournisseur ».

 Plan de gestion des indices (Gestion des indices > Gestion des changements > Planifier)

 Plan de gestion des non-conformités (Non-conformité > Non-conformités > Plan de non-conformité)

Prérequis

Reportez-vous à la documentation de Mise en œuvre

Gestion de l'écran

La fonction Actions - Mise en œuvre de la gestion des non-conformités est constituée d'un écran unique où vous créez et gérez vos « actions ».

Écran de saisie

Cet écran vous permet de lier un processus métier standard dans votre société à un type de transaction métier spécifique. Cette association entre le type de transaction et l'action (ou processus) est identifiée par un code action unique que vous affectez manuellement. Vous bénéficiez en effet de flexibilité et d'un contrôle total sur vos codes d'identification. Ce code est ensuite utilisé dans les Plans d'action de la gestion des non-conformités.

Vous pouvez lier plusieurs actions à un seul type de transaction. Vous devez attribuer un code unique à chaque type de transaction associé et à chaque action.

Messages d’erreur

• Messages génériques

En plus des messages d'erreur génériques, les messages ci-dessous peuvent apparaître lors de la saisie.

Erreur de champ

La valeur que vous avez renseignée dans le champ n'existe pas dans la table diverse liée au champ. Renseignez une valeur différente ou ajoutez l'enregistrement souhaité dans la table diverse 806 - Actions ou 807 - Type de transaction.

Erreur application X3

L'Action (champ TRANACTION) et le Type de transaction (champ TRANTYPE) sont déjà liés avec un code différent (champ ACTIONID). Vous ne pouvez pas dupliquer une association entre une action et un type de transaction en utilisant des codes différents.

Tables utilisées

Reportez-vous à la documentation de Mise en œuvre