Plan
Cette fonction vous permet d'accompagner et de planifier la mise en œuvre et l'exécution d'un "changement" de conception ou de production.
Vous pouvez accéder à cette fonction à partir du menu Gestion des indices ou du volet d'actions d'une demande de changement.
La clé pour réussir la mise en œuvre et l'exécution d'un "changement" de conception ou de production est la planification. Un plan d'action transmet les objectifs du changement aux parties prenantes et personnes impliquées dans la réalisation de ce changement.
Cette fonction accompagne le processus de planification en réunissant tous les composants nécessaires pour assurer la livraison du changement dans un dépôt central. Avec un accès rapide et facilité au document de référence pour obtenir des informations et grâce à une fonctionnalité définissant les règles et contrôles, cette fonction a un double usage :
- D'une part, c'est un outil de planification qui facilite la prise en charge et l'identification des composants requis pour livrer un changement spécifique. Le chef de projet organise ainsi ces composants dans un plan d'action qui répond aux besoins concernés.
Un plan d'action de Gestion des indices Sage X3 comprend, en réalité, plusieurs plans : - un unique niveau de répartition des tâches.
Ce plan met en avant l'approche à adopter pour répondre aux critères nécessaires au changement. Il décrit principalement les objectifs "qui", "quoi" et "quand" pour garantir périmètre approuvé des besoins. - différents plans de mises en œuvre détaillés.
Ces plans fournissent les détails ou particularités pour livrer les besoins approuvés. Ils répondent aux objectifs "comment" du périmètre approuvé en fournissant une répartition de l'ensemble des tâches par type d'engagement (ou de transaction).
- D'autre part, c'est aussi un outil de communication qui vous propose des principes et lignes directrices pour votre prise de décision.
Les parties prenantes peuvent utiliser un plan d'action pour traiter les composants proposés par le planificateur, et valider ou élargir le périmètre des besoins.
En proposant cette fonctionnalité dans un endroit dédié, la fonction Plan est un outil déterminant dans la livraison de l'analyse de rentabilité des demandes de changement. Elle permet de catégoriser les activités d'ordonnancement et de simplifier les estimations de temps pour éviter tout délai ou potentiel dépassement de coût.
Cette fonction propose aussi une fonctionnalité qui garantit le respect du périmètre approuvé des besoins. Un plan d'action affecte directement l'avancement de la demande de changement à chaque étape restante du cycle de traitement. Une demande de changement ne peut avoir le statut Réalisé qu'une fois que toutes les tâches (actions) individuelles des plans ont été effectuées. Le responsable changement a ainsi le pouvoir de maintenir une demande de changement sur Mise en œuvre jusqu'à satisfaction complète et approbation des besoins. Après approbation des besoins, vous pouvez passer la demande de changement au statut Clos.
Définir un plan d'action n'est pas obligatoire.
Tous les plans sont supprimés automatiquement quand le statut d'une demande de changement passe de Planification à En cours d'analyse.
Pour un résumé global de l'utilisation de cette fonction selon votre rôle particulier, cliquez sur le lien correspondant dans la liste suivante :
- Chef de projet (Planificateur)
- Responsable exécution
- Partie prenante
Chefs de projet (Planificateurs)
A cette étape du cycle de demande de changement, la demande a été analysée, et prend le statutPlanification. En tant que chef de projet ou planificateur affecté à cette demande de changement, le responsable changement vous donne le contrôle sur la demande. Ces utilisateurs recevront une confirmation par e-mail, si le paramètre CCMEMAILP - E-mail à planificateur (chapitre TC, groupe CCM) est actif. Vous êtes désormais en charge de planifier la réponse aux besoins.
Votre première tâche est de construire une répartition générale des tâches. Ce plan doit détailler l'approche à adopter pour répondre aux besoins approuvés. Vous utiliserez ce plan pour contrôler ou gérer les zones clés du changement de conception ou de production.
Pour construire une structure de répartition des tâches, utilisez l'analyse de rentabilité ou les informations fournies sur la demande de changement comme éléments de référence. La demande de changement est à la fois une proposition de concept et le document dédié aux besoins. Il est conseillé de lister les produits principaux ou types de transaction requis pour le changement, avec les tâches ou actions principales à accomplir et les échéances correspondantes. Vous pouvez adapter le niveau de détail indiqué à la dimension des besoins.
Une structure de répartition des tâches complète doit recouvrir les livrables clés, la date de réalisation et tous les composants requis pour garantir le périmètre approuvé des besoins.
La définition d'échéances, d'étapes clés, et de dates constitue une base de contrôle qui vous permettra de garantir la livraison du changement. Ces éléments peuvent servir de base à votre changement. Un champ commentaire par tâche est disponible pour vous permettre de communiquer avec le responsable exécution et les parties-prenantes. Vous pouvez l'utiliser, par exemple, pour énoncer vos impressions ou détailler les contraintes qui pourraient limiter ou affecter l'avancement ou la réalisation de la tâche.
Répartition générale des tâches
Votre répartition générale des tâches pose les bases de votre deuxième tâche. Cela permet de créer des plans de mise en œuvre détaillés pour les types d'engagement ou de transactions clés. Ce sont ces plans individuels qui permettront de répondre au périmètre approuvé.
Les types d'engagement pour lesquels vous pouvez définir des plans détaillés sont alignés sur la fonction d'Analyse des impacts de la Gestion des indices. Utilisez cette répartition générale comme référence au moment de construire des plans de mise en œuvre individuels. Cela vous permettra d'identifier les livrables clés requis pour respecter le périmètre des besoins requis et le niveau de détail nécessaire pour communiquer les informations clés. Vous devez affecter chaque livrable clé à la tâche ou action à accomplir et à un responsable, en indiquant les échéances correspondantes.
Plans de mise en œuvre détaillés
Au moment de réaliser votre répartition générale des tâches et chacun des plans de mise en œuvre détaillés, sélectionnez la case Planning réalisé. Le statut de ce plan est ainsi positionné sur Mise en œuvre. Les parties-prenantes sont ainsi informées que le plan concerné est réalisé. Cela signale aussi aux responsables exécution qu'ils peuvent exécuter leurs tâches sur ce plan, s'ils y sont affectés. Ils reçoivent une confirmation par e-mail, si le paramètre de niveau de dossier CCMEMAILAC - E-mail à responsable exécution (chapitre TC, groupe CCM) est actif.
Vous avez terminé le plan d'action quand la case à cocher Planning réalisé est sélectionnée sur le niveau général de chaque plan détaillé. Le responsable changement recevra une notification de confirmation par e-mail si le paramètre CCMEMAILCM - E-mail à respons. changement (chapitre TC, groupe CCM) est activé. Un plan d'action complet permet également de passer le statut de la demande de changement à Mise en œuvre, soit la phase suivante du cycle de traitement.
Les plans d'action ne sont pas obligatoires. Cette fonction vous donne une flexibilité totale pour déterminer les plans requis et les plans que vous jugez superflus. Par exemple, vous pouvez garantir la satisfaction des besoins à partir d'une simple répartition générale des tâches. Vous pouvez également gérer la satisfaction des besoins à partir d'un plan de mise en œuvre unique et détaillé, sans modèle de répartition des tâches. Il y a, cependant, une règle que vous devez suivre. Le statut de la demande de changement ne peut évoluer vers la phase suivante du cycle (Mise en œuvre) que quand le plan d'action est réalisé. Vous devez donc sélectionner la case à cocher Planning réalisé dans tous les plans ayant le statut Planification de façon à déclencher le traitement.
Les responsables exécution peuvent lancer les tâches auxquelles ils sont affectés avant que vous sélectionniez la case Planning réalisé, si votre politique d'entreprise l'autorise. Les transactions peuvent alors être ajoutées à un plan au cours d'une phase postérieure. Ceci est particulièrement utile quand une hiérarchie de processus existe au sein de votre organisation. Le système ne permet pas d'attribuer le statut En cours à une tâche ; le paramétrage est disponible quand le plan est prêt. Dans ce cas, il faut noter que la Date de début
Transactions bloquantes
A la suite d'un "changement", il peut être nécessaire de suspendre ou de bloquer le traitement des lignes de transaction liées à une demande de changement précise. Dans ce cas, vous devez bloquer manuellement les lignes de transaction impactées par les besoins.
Le blocage manuel est différent en fonction du type de transaction. Les lignes de commande d'achat par exemple, peuvent être closes tant que le fournisseur n'a expédié aucune marchandise. Les lignes de commande de vente peuvent être closes ou leur allocation de stock annulée. Vous devez choisir la méthode de blocage la mieux adaptée au type de transaction.
Se reporter à la documentation sur l'Analyse des impacts pour plus d'informations. L'analyse des impacts détaillée des commandes de vente, par exemple, affiche les quantités traitées à chaque étape du cycle de préparation et de livraison de la commande. Ces informations vous aideront si vous devez décider de bloquer une ligne de commande de vente.
Il est recommandé de ne pas réactiver une transaction bloquée avant que le périmètre approuvé des besoins de la demande de changement a été satisfait en totalité. Il faut au préalable que le plan d'action soit mis en œuvre et que la demande de changement soit réalisée.
Responsables exécution
En tant que responsable exécution, vous gérez la prise en charge et la livraison d'une tâche ou d'une action dans le plan d'action, à la date prévue.
A cette étape du traitement d'une demande de changement spécifique, vous dépendez du chef de projet qui vous donne le "feu vert". Pour cela, il vous confirme que le plan d'action est réalisé :
- La répartition générale des tâches définit l'approche à adopter pour répondre aux critères nécessaires au changement.
Le processus est terminé quand le statut est Mise en œuvre. - Les différents plans de mise en œuvre détaillés définissent comment les types d'engagement individuels remplissent les besoins approuvés.
Un besoin est rempli quand le statut du plan individuel est Mise en œuvre.
Dès que le plan, général ou détaillé, est réalisé, vous pouvez exécuter les tâches (actions) auxquelles vous êtes affecté. Vous recevez une confirmation par e-mail, si le paramètre de niveau de dossier CCMEMAILAC - E-mail à responsable exécution (chapitre TC, groupe CCM) est actif. Les e-mails contiennent un lien URL vers le plan réalisé.
Toutes vos tâches sont initialement affichées avec le statut En attente. Paramétrez le statut de l'action quand vous lancez le processus, puis une nouvelle fois au moment de le clore. Les dates de Début et de Fin sont liées au champ Statut et s'affichent automatiquement quand vous sélectionnez une valeur. Cela donne plus de visibilité à toutes les parties prenantes, à la fois sur votre avancement à un instant T, mais aussi sur l'avancement global du plan. Prenez en considération tout commentaire ajouté par le chef de projet dans les champs Commentaires. Ils peuvent en effet ajouter un commentaire par tâche pour étayer leurs conclusions ou faire part des limites qu'ils ont identifiées.
Vous pouvez débuter un tâche affectée avant la réalisation du plan, à condition que votre politique d'entreprise l'autorise. Le système ne permet pas d'attribuer le statut En cours à une tâche, mais vous pouvez la paramétrer quand le statut du plan est Mise en œuvre. Dans ce cas, il faut noter que la Date de début ne correspondra plus à la date de début effective de la tâche.
Pensez à mettre à jour la répartition des tâches générale et les plans de mise en œuvre détaillés. Vous pouvez regrouper toutes vos tâches des plans détaillés en une seule tâche sur le plan général. En maintenant tout le plan d'action à jour, toutes les parties prenantes suivront son avancement avec plus de visibilité.
Le statut de vos tâches affecte directement le statut du plan d'action, et ainsi la réponse finale aux besoins. La demande de changement ne peut progresser dans les phases suivantes du cycle que si chaque tâche de chaque plan a le statut Réalisé
Utiliser la page d'accueil pour localiser rapidement ses tâches
Vous pouvez personnaliser votre page d'accueil pour qu'elle affiche des groupes spécifiques de demande de changement. Certains groupes vous fourniront un accès direct aux tâches (actions) nécessitant votre intervention.
Les gadgets ci-dessous affichent les demandes de changement à la phase de planification ou de mise en œuvre du cycle de traitement. Vous pouvez les ajouter à votre page d'accueil sous forme de Représentations (Modules = Gestion des indices, Catégories = Pas de catégorie) :
- Demandes de changement à planifier
Ce gadget affiche toutes les demandes de changement en attente ou en cours de planification, quand le code utilisateur Sage X3 est indiqué comme planificateur (chef projet) affecté.
- Plan
Ce gadget reprend toutes les demandes de changement actives à la phase de planification ou de mise en œuvre du cycle de traitement.
- Plans à exécuter
Ce gadget contient toutes les demandes de changement lorsque votre code utilisateur Sage X3 correspond au responsable action affecté à une tâche inachevée (action) sur un plan associé.
Chaque gadget fournit un aperçu précis des données sélectionnées (filtrées) jusqu'à l'exécution. Vous pouvez utiliser une fonctionnalité de requête Sage X3 standard pour réorganiser les résultats du gadget jusqu'à obtention des résultats souhaités.
Vous pouvez accéder au plan associé à la demande de changement directement à partir du gadget en utilisant la fonctionnalité standard Sage X3 disponible sur chaque ligne.
Parties prenantes
En tant que partie prenante ou membre des responsables changement ou du comité de direction de votre société, vous pouvez à tout moment accéder à un plan d'action. Un plan d'action détaille comment les objectifs du changement de conception ou de production seront atteints. Vous pouvez l'utiliser comme mécanisme de référencement et de gestion des risques opérationnels, voire des coûts.
Si les informations sont généralement communiquées au cours de réunions planifiées, vous pouvez obtenir des informations spécifiques à tout moment à partir du plan. Chaque plan d'action (Répartition générale des tâches et Plans de mise en œuvre détaillés pour les types d'engagement individuels) donne de la visibilité au niveau des changements proposés. Chaque plan d'action donne aussi de la visibilité sur l'avancement de ce plan.
A partir de chaque plan, vous pouvez accéder à des informations importantes liées à la demande de changement spécifique. Pour accéder à ces données, utilisez la fonctionnalité standard Sage X3 disponible sur chaque champ individuel. A partir des plans de mise en œuvre détaillés, vous pouvez ouvrir le détail des transactions individuelles.
Si vos responsables exécution mettent à jour leur statut en temps réel, le plan d'action vous en informe. Vous pouvez l'utiliser pour les estimations de coût, l'élaboration du budget et, si nécessaire, pour la replanification. Le plan d'action est au cœur de vos responsabilités en tant que partie prenante.
Gestion de l'écran
Le bloc Niveau supérieur correspond à la répartition générale des tâches. Ce plan met en avant l'approche à adopter pour répondre aux besoins de la demande de changement.
Le tableau récapitulatif affiche le statut actuel des Plans de mise œuvre individuels. Les entités listées sont alignées avec l'analyse des impacts associée.
Le statut du plan peut être : Planification, Mise en œuvre ou Réalisé. Non applicable est affiché si une des deux conditions suivantes s'applique :
- L'analyse des impacts associée n'a généré aucune ligne de transaction.
- Le chef de projet a confirmé que le plan n'est pas requis.
Général
Présentation
Ce bloc correspond à la répartition générale des tâches. Ce plan définit l'approche à adopter pour répondre aux besoins approuvés.
Chefs de projet (Planificateurs)
Pour construire votre répartition générale des tâches, vous devez joindre les types de transaction principaux (entités) à livrer aux tâches ou actions à accomplir. Affectez ensuite les échéances et responsables exécution adéquats. Une structure de répartition des tâches complète doit recouvrir les livrables clés, la date de réalisation et tous les composants requis pour garantir le périmètre approuvé des besoins.
Les actions que vous pouvez inclure dans votre répartition générale des tâches correspondent à un ensemble de valeurs prédéfinies. Elles sont associées pour être utilisées au sein de votre organisation avec des entités ou types de transaction spécifiques. Par exemple, si cela est prédéfini, vous pouvez choisir d'annuler (action) les commandes de vente (entité) et de renvoyer au fournisseur (action) les commandes d'achat (entité).
Vous affectez les dates clés et le personnel en charge de garantir la réalisation de chaque "action" individuelle. Vous pouvez aussi ajouter un commentaire par action pour énoncer vos conclusions sur le planning ou les contraintes dont vous avez connaissance.
Vous pouvez élargir le périmètre de votre répartition générale des tâches en incluant des actions pour les entités en lien avec votre organisation. Par exemple, si cela est prédéfini, vous pouvez choisir de recommander de consulter (action) le client (entité). Une autre action peut consister à mettre à jour (action) le catalogue produit de votre société (type d'entité "Autre" et "Catalogue produit" dans le champ Commentaire). Vous ne pouvez pas créer des plans détaillés pour ces entités, mais si vous les incluez dans votre répartition générale des tâches, votre plan d'action sera réalisé.
Soyez vigilants au moment de sélectionner le statut Planning réalisé pour votre répartition générale des tâches. Dès que le responsable exécution sélectionne le statut En cours pour une action, votre répartition des tâches sera fixée. Vous ne pourrez plus modifier ou supprimer les lignes du plan.
Responsables exécution
Paramétrez le statut de votre action (ou tâche) quand vous commencez le processus, puis une nouvelle fois au moment de le clore. Les dates de Début et de Fin sont ainsi renseignées, et toutes les parties prenantes peuvent connaître votre avancement.
Prenez en considération tout commentaire ajouté par le chef de projet dans les champs Commentaires. Ces commentaires apportent des précisions sur les conclusions ou contraintes identifiées par le planificateur.
Fermer
Champs
Chefs de projet (Planificateurs) - Cliquez sur l'action Modifier pour :
- créer ou ajouter des tâches à une Répartition des générale tâches,
- positionner votre répartition des tâches sur Planning réalisé. Les responsables exécution et parties prenantes sont ainsi informés que le plan est réalisé et qu'il est prêt à être mis en œuvre.
Responsables exécution - Cliquez sur l'action Modifier pour mettre à jour le statut des tâches auxquelles vous avez été affecté.
L'action Modifier s'affiche quand les conditions suivantes sont remplies :
- cette demande de changement a le statutPlanification ou Mise en œuvre,
- vous êtes le Planificateur ou le responsable exécution affecté à cette demande.
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Retour à la demande |
Cliquez sur Retour à la demande pour afficher l'analyse de rentabilité de cette demande de changement, soit tous les détails concernant cette demande de changement. |
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Liste des demandes changement |
Cliquez sur l'action Liste des demandes changement pour revenir à la liste complète des demandes de changement de la base de données. |
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Les actions suivantes affichent, pour le type d'engagement sélectionné, la liste des engagements ayant une ou plusieurs lignes ouvertes pour :
- L'article, ou une version spécifique (soit la version mineure ou majeure) de l'article sur cette demande de changement.
- Si la version d'article a été spécifiée, les engagements qui ont une ou plusieurs lignes ouvertes pour une version non spécifiée, soit la version mineure/majeure non renseignée.
- Un assemblage associé à l'article, ou la version ou révision spécifique de l'article sur cette demande de changement. Ceci inclut les lignes où l'article ou la version d'article de la demande de changement sont un composant ou sous-ensemble de la nomenclature. Toutes les nomenclatures, ventes (kits), production (GPAO) et sous-traitance, sont incluses.
Cliquez sur l'action requise pour :
- Chefs de projet (Planificateurs)
- créer ou ajouter des tâches aux Plans de mise en œuvre détaillés,
- positionner vos plans de mise en œuvre détaillés sur Planning réalisé et informer les autres que le plan désormais réalisé peut être mis en œuvre.
- Responsables exécution - mettre à jour le statut des tâches auxquelles vous avez été affecté.
Les lignes de transaction de chaque type d'engagement sont générées quand l'Analyse des impacts est lancée. Pour alimenter les lignes de transaction avec les nouvelles valeurs dynamiques et globales, vous devez mettre à jour l'analyse des impacts. Pour afficher les lignes mises à jour, actualisez votre navigateur (touche F5
Si des variations existent, voir l'explication sur l'action ci-dessous.
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Les actions suivantes sont disponibles à partir du type d'engagement sélectionné plus haut.
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Chefs de projet (Planificateurs) - Cliquez sur l'action Modifier pour :
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Cliquez sur Retour au plan pour revenir à l'affichage de la Répartition générale des tâches et au récapitulatif détaillé du statut du plan pour cette demande de changement. Après avoir cliqué sur cette action, vous pouvez également accéder au plan de mise en œuvre détaillée d'un autre type de transaction. |
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Cliquez sur Retour à la demande pour afficher l'analyse de rentabilité de cette demande de changement, soit tous les détails concernant cette demande de changement. |
Messages d’erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'êtes pas autorisé à ajouter ou supprimer des lignes.Quand vous êtes connecté comme le planificateur de la demande en cours, vous pouvez uniquement ajouter ou supprimer des lignes à partir du plan.
Vous ne pouvez ni ajouter ni retirer de lignes lorsque le plan a la statut 'Mettre en oeuvre'.Quand le plan a le statut Planification, vous pouvez uniquement ajouter ou supprimer des lignes à partir du plan.
Pour rétrograder le statut du plan de Planification à Mise en œuvre, désactivez la case à cocher Planning réalisé.
Pour pouvoir désactiver la case à cocher Planning réalisé, toutes les tâches affectées doivent avoir le statutEn attente. Les tâches En cours peuvent reprendre le statut En attente ; les tâches au statut Réalisé ne peuvent pas être modifiées. Dès qu'une tâche est réalisée, vous ne pouvez plus décocher cette case.
Quand vous êtes connecté comme le planificateur de la demande en cours, vous pouvez uniquement ajouter ou supprimer des lignes à partir du plan.
Le champ 'Entité' doit contenir une valeur.Vous devez obligatoirement renseigner le champ Entité.
Le champ 'Action' doit contenir une valeur.Vous devez obligatoirement renseigner le champ Description.
Les lignes ayant un ID action doivent avoir un responsable et une date de réalisation.Un plan réalisé contient, sur chaque ligne, une action ou tâche, un responsable exécution et la date de réalisation de la tâche associée. Vous ne pouvez pas ajouter une ligne partiellement réalisée à ce plan.
‘Planning réalisé’ sélectionnable uniquement si ID action, responsable et date exécution saisis sur toutes les lignes planVous pouvez uniquement cocher cette case si le plan correspondant à la demande de changement a été entièrement réalisé. Un plan réalisé contient, sur chaque ligne, une action ou tâche, un responsable exécution et la date de réalisation de la tâche associée.
Cetaines lignes n'ont pas d'actions définies.Un plan réalisé contient, sur chaque ligne, une action ou tâche, un responsable exécution et la date de réalisation de la tâche associée. Vous n'avez pas complété toutes les lignes du plan.
[Utilisateur] ( [Nom utilisateur] ) n'est pas autorisé pour [Entité] sur le site [Site demande de changement]L'autorisation de modifier ce plan est contrôlée au niveau du profile utilisateur. Si votre profile utilisateur vous donne des droits d'administrateur, vous aurez une visibilité totale et un accès illimité aux plans; sinon, votre accès sera limité par site. Vérifiez le niveau d'accès dont vous disposez sur votre profile utilisateur; des limites de site sont possibles.