Types de facture client

Renseignez un code alphanumérique de 3 à 5 chiffres. C’est ce code qui sera utilisé en saisie de facture client.

Le type de facture proposé par défaut est lié au paramètre SIVTYP - Type facture utilisateur. Vous pouvez le modifier si besoin en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures définis.
Le type de facture client :

• est utilisé par les factures de ventes et tiers clients,
• identifie une catégorie de facture, telle qu'une facture, un avoir, etc., et une structure pour la comptabilisation des factures,
• est associé à un type de pièce possédant un compteur manuel ou automatique.
  

En création de facture, il est possible d’utiliser uniquement un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société associée au site de vente.

Vous trouverez davantage de détails dans le champ Législation.

Pour un nouveau type de facture, renseignez ou sélectionnez la législation.

Le code législation peut être initialisé par le paramètre LEGFIL - Législation (filtre sélection) (chapitre SUP, groupe INT). Vous pouvez également utiliser ce paramètre pour filtrer le volet de sélection et afficher uniquement les codes définis pour cette législation et ceux définis pour toutes les législations.

Lorsque le code est renseigné, l'utilisation du type de facture associée est réservée uniquement aux sociétés soumises à cette législation.

Lorsqu'un élément de paramétrage est défini pour une législation, il peut être uniquement utilisé lorsque la législation du contexte est identique. Cet élément ne peut pas être utilisé pour un enregistrement paramétré avec une autre législation.

Si un élément de paramétrage est défini sans législation, ou avec toutes les législations, il est considéré comme un élément multi-législations. Cet élément peut être utilisé dans tous les enregistrements et pour toutes les législations, sauf si un élément de même code est défini pour la législation de la société. Dans ce cas, l'élément défini pour la législation de la société est le seul à être proposé à la sélection et accepté en saisie à condition qu'il soit actif.

• Si l'élément de paramétrage défini pour la société n'est pas actif et que celui défini pour toutes les législations est actif, ce dernier ne pourra pas pour autant être utilisé.
• Pour réduire les délais de traitement, évitez de créer des enregistrements multi-législations et favorisez la création d’enregistrements pour chaque législation du dossier.

Un filtre supplémentaire est ensuite appliqué à l'élément de paramétrage en fonction du groupe de sociétés défini. Cet élément de paramétrage peut uniquement être utilisé et est uniquement proposé en sélection si la société à laquelle l’enregistrement est attaché appartient à ce groupe de sociétés.

Exemple 1 : paramétrage de type de facture

En saisie de facture pour une société de législation FRA, seuls les types de factures suivants pourront être sélectionnés :

Un filtre supplémentaire est appliqué en fonction du groupe de société renseigné.

Dans l'exemple ci-dessus, si un groupe de société est également défini au niveau du paramétrage de type de facture FAF porteur de la législation FRA, ce type de facture pourra uniquement être sélectionné si la société appartient au groupe de société renseigné.

Exemple 2 : paramétrage de type de facture

En saisie de facture pour une société de législation FRA, appartenant uniquement au groupe NOR, seuls les types de facture suivants peuvent être sélectionnés :

Le type de facture FAF ne peut pas être utilisé car il est défini pour le groupe de sociétés GRP pour la législation FRA.

• Intitulé (champ DESAXX)

L’intitulé long est utilisé comme titre dans les écrans et les états.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête d’une colonne est enregistré dans la langue de connexion de l'utilisateur.

Vous pouvez les traduire dans une autre langue à l’aide de la fonction Traduction de l’icône Actions.

Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code de langue avant de traduire. Lorsque les utilisateurs se connectent dans cette langue, ils voient le texte traduit.

• Intitulé court (champ SHOAXX)

L’intitulé court est utilisé dans les écrans et les états.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête d’une colonne est enregistré dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Vous pouvez les traduire dans une autre langue à l’aide de la fonction Traduction de l’icône Actions.

Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code de langue avant de traduire. Lorsque les utilisateurs se connectent dans cette langue, ils voient le texte traduit. La langue de connexion est définie comme la langue par défaut du dossier.

• Groupe (champ GFY)

Renseigner un groupe de sociétés vous permet de limiter l’étendue aux sociétés du groupe sélectionné uniquement. Lorsque cette information est utilisée dans un autre enregistrement ou pour un élément de paramétrage également défini au niveau du groupe, un contrôle vérifie, lorsque les groupes sont différents, qu'ils ont au moins une société en commun.  

En outre, un contrôle de cohérence est effectué sur les législations des sociétés du groupe sélectionné.
Au moins une de ces sociétés doit avoir la même législation que celle qui est renseignée dans le champ Législation. Si ce n’est pas le cas, un message d'avertissement s'affiche.

Lors de l'utilisation du type de document, un contrôle de cohérence est également effectué entre la législation/groupe du type de document et la législation/groupe du document.

Vous allez effectuer le traitement sur une catégorie de facture donnée.

• Facture : facture directe ou facture issue d'une commande ou d'une livraison. Elle peut être validée en comptabilité ;
• Avoir : cette catégorie permet de répondre à d’éventuels litiges. Vous pouvez lier un avoir à une facture pour solder partiellement ou totalement une échéance sur cette facture. Vous pouvez également le lier directement à un tiers ; une échéance négative est générée et vous pouvez l'utiliser pour comptabiliser un règlement. Si l'indicateur correspondant est coché et si la valeur du paramètre INVCAN - Facture d'annulation est Oui, ce type de facture permet également de gérer les factures d'annulation ;
• Note de débit ;
• Note de crédit ;
• Proforma : facture simulée qui ne peut pas être validée en comptabilité.

Le code renseigné dans ce champ est comparé par le système à ceux qui ont été enregistrés dans les Groupes pièces automatiques :

• Pour les codes communs, ils sont déterminés dans les Groupes pièces automatiques.
• En l’absence de codes communs, le code de la pièce automatique renseigné dans ce champ est utilisé.

Si ce champ est vide, la pièce automatique SIHI sera utilisée. Vous pouvez cependant définir une pièce automatique particulière à utiliser.

Le code renseigné dans ce champ est comparé par le système à ceux qui ont été enregistrés dans les Groupes pièces automatiques :

• Pour les codes communs, ils sont déterminés dans les Groupes pièces automatiques.
• En l’absence de codes communs, le code de la pièce automatique renseigné dans ce champ est utilisé.

Renseignez le code journal attribué lors de la création d'une facture et qui sera utilisé en comptabilisation.
Vous pouvez uniquement renseigner un code journal ayant un paramétrage de législation et de groupe identique à celui du type de facture et du type de pièce.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Si vous n’en renseignez pas, le code de journal est déterminé par la pièce automatique ou le type de pièce.

Type de pièce utilisé lors de la création et de la comptabilisation de la facture.
Ce champ est facultatif. Vous pouvez uniquement renseigner un type de pièce ayant un paramétrage de législation et de groupe cohérent avec celui du type de facture et du code journal.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillésici.

S'il n'est pas renseigné, le type de pièce sera déterminé par le paramétrage de la pièce automatique.

Si le compteur du document est chronologique, et qu'un utilisateur créé une facture avec une date erronée, l'erreur peut être grave puisque le processus ne peut être inversé.
Ce champ sert à contrôler la saisie par l'utilisateur de la date du document. Ainsi, si vous tentez de créer une facture avec une date postérieure à la date du jour + le nombre de jours indiqué, un message d'erreur s'affiche lorsque vous renseignez la facture.
Le contrôle s'applique uniquement dans les cas suivants :

• il ne s'agit pas d'une facture de type Proforma,
• la valeur renseignée dans ce champ est différente de zéro,
• le compteur du document est chronologique.

Si le type de pièce n'est pas défini pour le type de facture, aucun compteur n'est renseigné pour le type de pièce. C'est la pièce automatique qui servira à évaluer le type de pièce et le compteur associé. Si aucun type de pièce n'est défini, ce sont les pièces automatiques de type saisie SIHI et BPCIN qui sont prises en compte par défaut.

La gestion de ce champ est soumise au code activité INVCA - Facture d'annulation. Ce champ est uniquement disponible lorsque le type de facture est Avoir ou Note de crédit.
Lorsque vous cochez cette case, le document lié à ce type de facture est soumis aux conditions listées ci-après.

• Ce type de document peut être uniquement saisi dans une transaction automatique dédiée aux annulations de facture;
• Pour créer une facture d'annulation, vous devez la rattacher à une facture. Cette facture ne peut pas être lettrée, ne peut pas être liée à un avoir et doit être réglée.
• Une fois le document créé, vous ne pouvez pas modifier les informations qu'il contient : les montants doivent correspondre aux montants de la facture.
• Vous pouvez uniquement utiliser les pièces automatiques liées aux documents d'origine.

Ce champ s’affiche uniquement si le code activité KPO est activé.

Le type de document est nécessaire afin de pouvoir lui affecter un compteur dédié.
Il peut prendre les valeurs suivantes :

• Normal
• Récupération document manuel
  Le document d'origine a été généré de façon manuelle, sous format papier (en raison d'une absence de disponibilité du système) ;
• Récupération document de sauvegarde
  Des documents déjà enregistrés ont été perdus en raison de la restauration d'une sauvegarde. Il s'agit des documents enregistrés entre le moment où la sauvegarde a été effectuée et le moment de la restauration.
  Vous devez les recréer de façon manuelle.
  Pour ces 2 types de documents, vous devez renseigner le numéro du document d'origine dans la transaction dans le champ No document origine pour les factures et Document manuel pour les autres types de documents.
• Document externe
  Le document a été créé à l'origine dans un autre logiciel ayant fourni la signature électronique. Aucune signature électronique n’est générée par Sage X3 pour ce type de document.

Utilisez ce champ pour attribuer le bon type de document au fichier XML SAF-T.
Le choix du type de document dépend de la catégorie de facture sélectionnée.

• Si la catégorie est :Facture,la valeur dutype de document SAF-Tpeut être :Facture,Facturesimplifiée,ouNote de débit,
• Si la catégorie est :Avoir,la valeur dutype de document SAF-Tdoit être :Avoir.
• Si la catégorie est :Note de débit,la valeur dutype de document SAF-Tdoit être :Note dedébit
• Si la catégorie est :Note de crédit,la valeur dutype de document SAF-Tdoit être :Avoir.
• Si la catégorie est :Proforma,la valeur dutype de document SAF-Tpeut être :Proforma,ouFacture de consignation.

Ce champ est affiché uniquement si le code activité KPO est actif.

Ce champ est utilisé pour spécifier si le type de facture résulte du processus d'auto-facturation. Dans ce cas, les factures de ce type ne sont pas exportées vers le SAFT. Il faut saisir le document en interne mais la signature électronique est effectuée par le logiciel du client.
Les factures, dontl’indicateur de facturation automatiqueest activé, sont toujours de type manuel (ces factures ne doivent pas être traitées par les fonctions de facturation automatique). Cette limite mise à part, ce type de facture peut être traité comme une facture pour un ordre de facture directe, sur la base des informations de livraison et autres.

Renseignez le code du type de facture utilisé pour mapper la valeur XML de la facture électronique avec la valeur Sage X3.

Ces codes sont définis dans la table diverse 206.

Renseignez le code du type de facture d’affacturage utilisé pour mapper la valeur XML de la facture électronique avec la valeur Sage X3.