Budgets d'affaire

 

Rappel : Structure de coûtsUn niveau budgétaire peut être lié à aucune (zéro) ou plusieurs (N) tâches. Cette structure doit refléter le reporting financier prévu pour la société.

La nature de dépense permet donc de faire le lien entre la structure opérationnelle et la structure budgétaire au niveau de la ligne budgétaire. Cela permet de s'assurer qu'un budget et une dépense peuvent être rapprochés.

Créer une structure de coûts simple

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Suivez le paramétrage décrit ci-dessous pour créer une structure de coûts simple. L'objectif est de créer une structure de coûts qui soit le reflet de la structure opérationnelle.

1. Positionnez le paramètre TASBUDAUT - Création budget automatique (chapitre TC, groupe PJM) sur Oui.
2. Saisissez les informations d'en-tête de l'affaire.

Activez la case à cocher Création auto. budget de la section Général. Cette case à cocher prend par défaut la valeur définie par le paramètre TASBUDAUT.



Gestion des affaires (GESPJM) : Section Général, bloc Gestion

3. Cliquez sur Planning des tâches.

Saisissez les informations nécessaires pour chaque nouveau niveau ou sous-niveau de tâche.

Laissez le champ Code budget vide.

Vérifiez si la case à cocher Création budget est sélectionnée.



Gestion des affaires (GESPJM) : Champs de contrôle des tâches

Création automatique de budgets

Ouvrir : Affaires > Affaires > Gestion des affaires

Vous pouvez créer ou modifier automatiquement les enregistrements de détail des budgets pour chaque opération ou article de tâche planifiés associés. Cela vous permet de préserver l'intégrité du budget.

Avant de commencer

Les éléments suivants doivent être réalisés et vérifiés avant de pouvoir générer les lignes budgétaires automatiquement :

1. La définition de l'affaire est complète.
   • La phase actuelle du cycle de l'affaire, comme l'indique le champ Statut de la section d'en-tête de l'affaire, est Nouvelle, Lancée ou Livrée.

   

   Gestion des affaires (GESPJM)

2. La Structure de coûts de l'affaire est complète.
   • Chaque niveau (budget) de la Structure de coûts peut avoir le statut Nouveau ou Ouvert.

   

   Gestion des affaires (GESPJM) : Structure de coûts de l'affaire

3. Le Planning des tâches de l'affaire est complet.
   1. Chaque tâche du Planning des tâches peut avoir le statut Nouvelle, Planifiée, Lancée ou Commencée.

   

   Gestion des affaires (GESPJM) : Planning des tâches

   2. Les prérequis suivants doivent être pris en compte avant d'inclure des tâches main d'œuvre dans la génération de lignes budgétaires :
      1. Les opérations de tâches sont affectées à un poste de charge.
         • Le poste de charge est affecté à une nature de dépense.

           Si le poste de charge n'est pas affecté à une nature de dépense, le traitement de génération des lignes budgétaires utilisera la nature de dépense affectée à la catégorie de tâche.

           Si la catégorie de tâche n'est pas affectée à une nature de dépense, la génération des lignes budgétaires reprend la nature de dépense définie par le paramètre PCCCOD - Nature dépense MO par défaut (chapitre TC, groupe PJM).

           • Les données de main-d’œuvre de la nature de dépense sont complètes et actualisées.
   3. Les prérequis suivants doivent être pris en compte avant d'inclure des tâches matière dans la génération de lignes budgétaires :

      1. Pour un article acheté lié à une tâche matière, le coût prévisionnel est défini dans le champ Budget manuel de la section Articles.

         • Une nature de dépense est affectée à l'article acheté.

           Si l'article n'est pas affecté à une nature de dépense, le traitement de génération des lignes budgétaires utilisera la nature de dépense affectée à la catégorie de tâche.

           Si la catégorie de tâche n'est pas affectée à une nature de dépense, la génération des lignes budgétaires reprend la nature de dépense des articles définie par le paramètre PCCCODDEF - Nature dépense par défaut (chapitre TC, groupe PJM).

      2. Pour un article manufacturé lié à une tâche matière, la méthode budgétaire est définie dans le champ Méthode 1 de la section Articles. Cette méthode peut être Coût standard, Coût standard actualisé, Coût budget, ou Coût simulé.

         La génération des lignes budgétaires utilisera la répartition des coûts définie dans la fonction article-coût correspondante : Coûts standards actualisés (GESICA), Coûts standards budget (GESICB), Coûts standards (GESICD), Coûts standards simulés (GESICS).

         • Les familles de coûts standard sont affectées aux natures de dépense de l'affaire (fonction Nature de dépense (GESPJCC), section Lien famille de coût).
4. Les options par défaut du traitement de génération des lignes budgétaires sont définies dans le menu local 7716 - Options initialisation budget.
Ne modifiez pas et ne supprimez pas les valeurs du menu local 7716 - Options initialisation budget.

Rappel : Natures de dépenses d'affaireLes natures de dépenses définissent les typologies de coûts qui seront imputés sur une affaire, telles que les matières premières, les coûts de main d'œuvre ou les notes de frais.

Rappel : Catégories de tâches d'affaireLes catégories de tâches d'une affaire définissent des types de tâches utilisés dans les affaires, tels que la conception, l'assemblage ou l'assurance qualité.

Génération des lignes budgétaires : Schéma récapitulatif des tâches main d'œuvre

Exécuter la génération des lignes budgétaires

La fonctionnalité de génération des lignes budgétaires est uniquement accessible à partir de la structure de coûts de l'affaire (via l'action Structure de coûts).

1. Surlignez le niveau d'origine à partir duquel les lignes budgétaires doivent être créées ou mises à jour.
• Surlignez le niveau supérieur de l’arborescence (niveau affaire) afin de pouvoir traiter l'affaire dans son ensemble.

Le champ Code budget est vide si les lignes budgétaires sont en création on en mise à jour pour l'affaire.

• Surlignez le niveau requis pour pouvoir traiter un code budget individuellement.
2. Cliquez sur l'action Générer lignes budgétaires.

L'action Générer lignes budgétaires est disponible depuis le volet d'actions et le menu Actions, pour le niveau surligné.



Gestion des affaires (GESPJM) : Action Générer lignes budgétaires

3. Laissez telles quelles les options d'initialisation de budget par défaut définies dans le menu local 7716 - Options initialisation budget.

Sinon, sélectionnez ou décochez les cases à cocher pour le code budget affiché.

Inclure tous les budgets fils : Faut-il traiter tous les codes budget et codes fils sélectionnés ?

Utiliser articles de tâches : Vous devez sélectionner cette case à cocher pour traiter des tâches matière.

Utiliser opérations de tâches Vous devez sélectionner cette case à cocher pour traiter des tâches main d’œuvre.

Écraser les lignes budgétaires existantes ?: Faut-il mettre à jour toutes les lignes budgétaires existantes générées de façon automatique ?
Le traitement d'initialisation des budgets peut être exécuté plusieurs fois pour un code budget sélectionné. C'est pourquoi vous pouvez utiliser cette option pour écraser des lignes budgétaires existantes. Les lignes budgétaires créées de façon manuelle ne sont pas modifiées.

Générer le fichier trace : Faut-il créer un fichier trace afin de pouvoir analyser le traitement d'initialisation des budgets ?

Supprimer toutes les lignes existantes : Faut-il supprimer toutes les lignes budgétaires existantes et en créer de nouvelles à partir de zéro ?
Le traitement d'initialisation des budgets peut être exécuté plusieurs fois pour un code budget sélectionné. C'est pourquoi vous pouvez utiliser cette option pour commencer par écraser toutes les lignes budgétaires existantes. Les lignes budgétaires créées de façon manuelle ne sont ni supprimées ni modifiées.

4. Pour créer ou mettre à jour les enregistrements détaillés de budgets, cliquez sur OK.

Le fichier trace, s'il existe, contient les détails des tâches, sous-tâches et opérations qui ont été traitées. L'information sur la nature de dépense est également incluse.

Rappel : Codes budget et natures de dépense d'affaireLes codes budget représentent des phases comptables de l'affaire et les natures de dépense représentent les dépenses à prendre en compte. Cela permet d'aligner les dépenses de l'affaire.

Génération des lignes budgétaires : Résultats

Une fois la génération des lignes budgétaires effectuée, la structure de coûts est mise à jour avec les lignes générées associées. Si des lignes budgétaires ont été créées pour l'affaire entière, chaque budget imputable aura pour origine des articles et opérations de tâche.

Lignes budgétaires crées depuis des opérations

1. Si renseignée, la nature de dépense de la ressource de l'opération s'applique. Sinon, la nature définie sur la catégorie de la tâche ou le paramètre PCCCOD - Nature dépense MO par défaut (chapitre TC, groupe PJM) est utilisée.
2. La quantité de la ligne budgétaire dépend de la Charge prévue.
3. L'unité de mesure dépend de l'unité de mesure dedans la nature de dépense. En d'autres termes, l'unité d’opération a été convertie dans l’unité de la nature de dépense.
4. Le montant de budget calculé correspond à la Charge prévue multipliée par le Taux de main d'œuvre de la Nature de dépense à la date d'opération prévue.

Les lignes budgétaires générées affichent la valeur Opérations dans la colonne Origine.

Lignes budgétaires crées depuis des articles

1. Le montant du budget est soit :
   1. saisi manuellement, si l'article lié à la tâche est un article acheté.

   Si renseignée, la nature de dépense de l'article s'applique. Sinon, la nature définie sur la catégorie de la tâche ou le paramètre PCCCODDEF - Nature dépense par défaut (chapitre TC, groupe PJM) est utilisée.

   2. le total des coûts de tous les niveaux de l'article, en fonction de la Méthode 1 de budgétisation (champ BUDVLTCOD) indiquée sur la ligne d'article, et si la tâche matière concerne un produit fini ou semi-fini. Si la Méthode 1 ne renvoie aucune valeur, la Méthode 2 s'applique.
   Les méthodes de budgétisation d'un article manufacturé peuvent être définies au niveau de l'article-site dans la fonction Méthodes de valorisation (GESTCM). Elles peuvent être modifiées directement depuis les champs Méthode 1 et Méthode 2 de la ligne d'article de tâche.

   Pour initialiser les montants de budgets, la génération des lignes budgétaires utilisera la répartition des coûts définie dans la fonction article-coût correspondante : Coûts standards actualisés (GESICA), Coûts standards budget (GESICB), Coûts standards (GESICD), Coûts standards simulés (GESICS).

   Les natures de dépense sont alors déterminées selon la famille de coûts standard indiquée dans la fonction article-coût correspondante, à condition qu'un lien ait été créé dans la fonction Nature de dépense (GESPJCC), section Lien famille de coût.

Actualiser les budgets

Ouvrir : Affaires > Gestion des affaires

Vous pouvez mettre à jour les quantités ou les montants prévisionnels tout au long du cycle de vie de l'affaire.

Cliquez sur Structure de coûts.
Les prévisions peuvent être mises à jour directement dans la section Lignes budgétaires ou via l'action Mises à jour budgets.

Pour mettre à jour une ligne budgétaire, cliquez sur l'icône Loupe dans le champ Détail.

Gestion des affaires (GESPJM) : Lignes budgétaires, icône Détail

Les données relatives aux budgets et aux dépenses en temps réel sont affichées grâce à l'action Mises à jour budgets ou à l'icône Loupe dans le tableau des lignes budgétaires. Les données sont organisées pour correspondre aux données définies dans les structures d'états personnalisées. La structure maître définie par défaut fournit des informations sur les quantités et les montants engagés et réalisés, ainsi que sur les quantités, les montants et les marges prévisionnels. Toute modification des quantités et montants restants aura des répercussions immédiates sur le prix de revient prévisionnel de l’affaire.