Presentación para aprobación

Aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias

El proceso de aprobación contiene dos funciones:

Presentación para aprobación:

• A partir del objeto correspondiente: partida (barra de menú), presupuesto por ejercicio (icono Acciones en la línea de la tabla) o línea presupuestaria (icono Acciones en la línea presupuestaria).
• A partir de una pantalla de presentación que permite realizar una solicitud de aprobación múltiple: líneas presupuestarias, presupuestos y partidas o presupuestos y partidas, en función de la selección del usuario, de sus derechos y de los parámetros generales que determinan los objetos que hay que aprobar.

Validación o rechazo de aprobación:

• Validación o rechazo de la aprobación por medio de la mensajería en respuesta a un mensaje recibido, haciendo clic en el vínculo correspondiente o accediendo a la función seleccionando el fichero vinculado,
• A partir de una pantalla de presentación que permite validar o rechazar la solicitud de un único objeto o de todos los objetos de una solicitud múltiple.

Si se aprueba un único objeto, se puede modificar el importe aprobado de dicho objeto dentro de los límites de los controles establecidos: Ejemplo: el importe de la partida no puede ser inferior al total de sus presupuestos. El importe del presupuesto no puede superar el importe de la partida y debe ser inferior al total de sus líneas presupuestarias, etc.

Solo se pueden presentar para aprobación y aprobar los objetos presupuestarios con importes, a excepción de los objetos de tipo "Fuera presupuesto", que se pueden presentar para aprobación y aprobar con un importe igual a cero.

La gestión de las aprobaciones de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias se rige por tres parámetros de sociedad que permiten definir los controles (Sí/No) que se van a realizar en cada nivel presupuestario. No hay ningún control particular de coherencia entre los distintos valores.

Estos parámetros permiten indicar si: 

• Una aprobación se procesa a nivel de la "Partida presupuestaria", parámetro GDDAPPENV,
• Una aprobación se procesa a nivel del "Presupuesto por ejercicio", parámetro GDDAPPBUD,
• Una aprobación se procesa a nivel de la "Línea presupuestaria", parámetro GDDAPPLIG.

Las distintas combinaciones posibles son las siguientes:

Consecuencias	Partida	Presupuesto	Línea
1 El estado de cada nivel evoluciona de forma independiente	SÍ	SÍ	SÍ
2 El estado de la línea evoluciona en función del estado de su presupuesto	SÍ	SÍ	NO
3 El estado del presupuesto evoluciona en función del estado de su partida	SÍ	NO	SÍ
4 El estado del presupuesto y de las líneas evoluciona en función de la partida	SÍ	NO	NO
5 Solo evolucionan los estados del presupuesto y de las líneas	NO	SÍ	SÍ
6 El estado de la línea evoluciona en función de su presupuesto	NO	SÍ	NO
7 Solo evoluciona el estado de la línea	NO	NO	SÍ

El control que se realiza en la entrada de los parámetros generales prohíbe la opción NO, NO, NO.

Si el valor de un nivel es "NO", su campo "estado" se alimentará con el estado de la entidad superior en la creación y mantendrá dicho estado en las actualizaciones.

Por lo tanto, si una línea presupuestaria sujeta a la evolución de su presupuesto se crea después de presentar el presupuesto, esta se crea en estado "Para aprobar", mientras que si se crea después de aprobar el presupuesto, se crea en estado "Aprobado". Si se rechaza la aprobación de un objeto presentado para aprobación, los objetos vinculados a su evolución vuelven al estado "Introducido". En el ejemplo anterior, si se rechaza la aprobación del presupuesto, todas sus líneas vuelven al estado "Introducido".

Estos niveles de aprobación se procesan de forma secuencial y según distintos circuitos de aprobación parametrizables:

• Aprobación en cascada: la solicitud de aprobación de un "Presupuesto por ejercicio" solo se origina cuando el presupuesto pertenece a una "Partida presupuestaria" aprobada o cuando no se gestiona ninguna aprobación a nivel de la "Partida presupuestaria". Del mismo modo, la solicitud de aprobación de una "Línea presupuestaria" solo se origina cuando la línea pertenece a un "Presupuesto por ejercicio" aprobado o cuando no se gestiona ninguna aprobación a nivel del "Presupuesto por ejercicio".
• Aprobación múltiple: la aplicación permite realizar solicitudes de aprobación conjuntas de una línea, un presupuesto y una partida realizando la selección mediante el nivel inferior. En una configuración en la que se solicita la aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias (SÍ, SÍ, SÍ), la selección de una línea presupuestaria selecciona automáticamente el presupuesto y la partida. Si no se quiere solicitar la aprobación de las líneas presupuestarias, la selección se realiza a partir del presupuesto, que selecciona automáticamente la partida correspondiente. La solicitud de aprobación de las líneas presupuestarias solo se puede realizar una vez que se aprueban sus presupuestos. No se puede seleccionar únicamente la línea presupuestaria si no se han aprobado su presupuesto y su partida.
• Desconexión de las líneas presupuestarias: estas reglas en cascada se pueden suprimir a nivel del usuario (parámetro general) para permitir la aprobación de una línea presupuestaria por anticipado y autorizar las compras en estas líneas sin provocar la aprobación de los presupuestos y las partidas correspondientes. 
• Acceso limitado por usuario: con respecto a las reglas anteriores, los parámetros de usuario USRAPPENV, USRAPPBUD y USRAPPLIG permiten limitar a un usuario determinado la aprobación de las partidas, los presupuestos, las líneas o una combinación de estos objetos (partidas y presupuestos o presupuestos y líneas)
  
  Estas restricciones no cambian las reglas de gestión de las aprobaciones, y un usuario autorizado a aprobar las líneas presupuestarias verá dichas líneas si los parámetros de aprobación establecen la aprobación directa y los presupuestos y las partidas están aprobados directa o indirectamente. Lo mismo ocurre cuando se limita la aprobación de los presupuestos, que se muestran después de aprobar las partidas si su aprobación es directa.

El establecimiento de una gestión de aprobaciones implica la siguiente operación:

• El estado pasa a "Introducido" al registrar la partida, el presupuesto y la línea,
• A nivel de cada objeto y/o de la función de "Solicitud de aprobación global", se activa un workflow mediante el botón "Solicitud de aprobación". El estado pasa a "Para aprobar".
• Respuesta a este workflow por el o los firmantes (según los circuitos de firma establecidos). El estado pasa a "Aprobado" o "Introducido" en caso de rechazo. La aprobación o el rechazo no solo afecta al objeto correspondiente, sino también a los objetos de un nivel inferior, que no contienen ninguna gestión de aprobaciones.

Circuitos de firmas

Parametrización previa

La aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias y la aprobación de las revisiones presupuestarias pueden ir acompañadas de un circuito de firmas parametrizable. La implementación de estos circuitos de firmas está vinculada a la parametrización de los siguientes elementos:

• Modelo de datos BUOAPP para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDAPP (BOA) para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDREV (BRV) para las revisiones.
• Normas de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL para las aprobaciones presupuestarias y REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL para las revisiones.
• Normas de asignación de los usuarios BUOAPP para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para las revisiones.
• Asignación de los usuarios. Esta función permite introducir fórmulas en los campos "usuario" cuando se selecciona el campo "Fórmula/usuario". Esta fórmula se evaluará al ejecutar el workflow. Si el valor del campo es inferior o igual a cinco, se considera que se trata de un código de usuario introducido y este campo no se evalúa.

Fórmulas de búsqueda de los firmantes

Los firmantes se pueden buscar a través de su código o de una fórmula que lo busca mediante las entidades.

Cada entidad consta de:

• un código de usuario
• una entidad responsable
• una entidad de aprobación
• una entidad de dependencia

La partida, sus presupuestos y líneas tienen una entidad responsable, una entidad de aprobación (EA1) y una entidad de dependencia (ER1). La propia entidad de aprobación EA1 consta de una entidad de aprobación EA2, y así sucesivamente, hasta la última entidad de la pirámide. Lo mismo ocurre con la entidad de dependencia ER1 asociada a ER2, a su vez asociada a ER3, hasta la última entidad de la pirámide. Cada entidad consta de un código de responsable que puede buscarse mediante una fórmula que sustituye al código de usuario introducido en la parametrización (ver tabla más abajo).

Pirámide de aprobación	RES	Nivel	Pirámide de dependencia	RES	Nivel
Entidad APP = 1	MCL9	EA3	Entidad RAT = 1	MCL9	ER4
Entidad APP = 10	MCL2	EA2	Entidad RAT = 20	MCL4	ER2
Entidad APP = 103	MCL1	EA1	Entidad RAT = 203	MCL3	ER1
Entidad 20301			Entidad 20301

Por lo tanto, se puede realizar la parametrización de las asignaciones de los usuarios de la siguiente manera:

• Entidad de aprobación = 103
• Firmante 1 = [F:ER1]USR (USR de la entidad 203, o sea MCL3)
• Firmante 2 = [F:EA1]USR (USR de la entidad 103, o sea MCL1)
• Firmante 3 = [F:EA2]USR (USR de la entidad 10, o sea MCL2)
• Firmante 4 = [F:ER2]USR (USR de la entidad 20, o sea MCL4)
• Firmante 5 = [F:EA3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)
• Firmante 6 = [F:ER3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)

En caso de modificación del responsable de una entidad, el uso de fórmulas permite conservar los circuitos de firmas implementados sin necesidad de cambiarlos, pues esta modificación se tiene en cuenta automáticamente al cambiar la entidad.

Requisitos

Consulta la documentación de Puesta en marcha

Gestión de pantalla

La pantalla consta de dos partes: la primera permite definir una serie de criterios de selección; la segunda permite visualizar, en una tabla, el conjunto de los objetos que cumplen los criterios introducidos.

El número máximo de líneas autorizado por selección es de 500. En el caso de superar este límite, aparecerá el mensaje de error "Tabla completa". Al hacer clic en "OK" en este mensaje, se mostrarán las primeras 500 líneas. Para restringir los resultados, aplica los criterios de selección: proyecto, rango de entidades responsables, rangos de entidades de aprobación y rangos partidas presupuestarias.

El icono junto a "Marcar/desmarcar todo" permite seleccionar, de una sola vez, todos los objetos presupuestarios obtenidos de la selección. Para anular esta acción, vuelve a hacer clic en el mismo botón.

Pestaña Pantalla de entrada