Partidas presupuestarias

Partidas extrapresupuestarias

Puede crear partidas presupuestarias sin importe. Para ello, marque la casilla "Fuera ppto" en la pantalla de entrada. Esta casilla permite comprometer gastos en las partidas, los presupuestos y las líneas cuyo importe previsto se desconoce en el momento de la elaboración presupuestaria, o no se quiere indicar. La gestión y la evolución de este tipo de partidas siguen el siguiente proceso:  

• La activación de la opción "Fuera ppto" en una partida autoriza la creación de la partida, sus presupuestos y sus líneas sin importe. No se pueden introducir importes.
• Las partidas, los presupuestos y las líneas "Fuera presupuesto" (o solo las líneas presupuestarias si la aprobación de las líneas se ha desconectado de la aprobación de sus presupuestos y sus partidas: parámetro de usuario GDDDEPAPP con el valor Sí) se deben aprobar para permitir la entrada de gastos de compra (solicitudes de compra, pedidos, facturas). Esta aprobación fija el importe aprobado de la partida, del presupuesto y de las líneas (o solo de las líneas) a cero.
• La entrada de solicitudes de compra, pedidos y facturas conlleva la aparición de un saldo negativo en las líneas, el presupuesto y la partida. Los controles de rebasamiento establecidos en la gestión de los presupuestos operativos no se aplican.
• Cuando se conocen los importes de la partida, del presupuesto y de las líneas, se pueden alimentar por medio de las revisiones. Para realizar una revisión, la partida y el presupuesto deben estar aprobados de antemano si solo se han aprobado las líneas presupuestarias. Después de la revisión, se puede realizar una reserva en estas partidas.
• Cuando se han realizado revisiones, hay una utilidad accesible mediante el menú "Cancelación fuera ppto" que permite cancelar el estado "Fuera presupuesto".
• Si se mantiene este indicador, no se realiza ningún control de rebasamiento al introducir solicitudes de compra o pedidos.
• Si se cancela este indicador, los presupuestos, las partidas y las líneas presupuestarias siguen las reglas de gestión establecidas en la aplicación de los rebasamientos.

Niveles de definición de los proyectos y las partidas

Un proyecto puede ser definido para una planta, una sociedad, o ser transversal, es decir definido para un grupo de sociedades o de plantas.

Una partida presupuestaria está vinculada a un código de presupuesto. Este código de presupuesto define si el nivel de seguimiento es la planta o la sociedad. En función de esta norma, la partida se asocia a una sociedad o a una planta.

El nivel de definición de los proyectos, presupuestos y líneas presupuestarias sigue las siguientes normas de gestión:

• Si un proyecto está asociado a una planta, las partidas vinculadas se asocian a la misma planta,
• Si un proyecto está asociado a una sociedad, las partidas vinculadas se asocian a la misma sociedad,
• Si un proyecto está asociado a un grupo de sociedades, las partidas vinculadas se asocian a una de las sociedades que pertenece a este grupo o a una planta de una de las sociedades de este grupo, en función de las características del código de presupuesto,
• Si un proyecto está asociado a un grupo de plantas, las partidas se asocian necesariamente a una de las plantas de este grupo. El código de presupuesto debe ser coherente.

Para un código de presupuesto definido a nivel de la sociedad, las posibilidades de definición son las siguientes:

Para un código de presupuesto definido a nivel de la planta, las posibilidades de definición son las siguientes:

 Los grupos son dinámicos y pueden modificarse. Le corresponde al usuario verificar la coherencia de sus modificaciones..

Aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias

El proceso de aprobación contiene dos funciones:

Presentación para aprobación:

• A partir del objeto correspondiente: partida (barra de menú), presupuesto por ejercicio (icono Acciones en la línea de la tabla) o línea presupuestaria (icono Acciones en la línea presupuestaria).
• A partir de una pantalla de presentación que permite realizar una solicitud de aprobación múltiple: líneas presupuestarias, presupuestos y partidas o presupuestos y partidas, en función de la selección del usuario, de sus derechos y de los parámetros generales que determinan los objetos que hay que aprobar.

Validación o rechazo de aprobación:

• Validación o rechazo de la aprobación por medio de la mensajería en respuesta a un mensaje recibido, haciendo clic en el vínculo correspondiente o accediendo a la función seleccionando el fichero vinculado,
• A partir de una pantalla de presentación que permite validar o rechazar la solicitud de un único objeto o de todos los objetos de una solicitud múltiple.

Si se aprueba un único objeto, se puede modificar el importe aprobado de dicho objeto dentro de los límites de los controles establecidos: Ejemplo: el importe de la partida no puede ser inferior al total de sus presupuestos. El importe del presupuesto no puede superar el importe de la partida y debe ser inferior al total de sus líneas presupuestarias, etc.

Solo se pueden presentar para aprobación y aprobar los objetos presupuestarios con importes, a excepción de los objetos de tipo "Fuera presupuesto", que se pueden presentar para aprobación y aprobar con un importe igual a cero.

La gestión de las aprobaciones de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias se rige por tres parámetros de sociedad que permiten definir los controles (Sí/No) que se van a realizar en cada nivel presupuestario. No hay ningún control particular de coherencia entre los distintos valores.

Estos parámetros permiten indicar si: 

• Una aprobación se procesa a nivel de la "Partida presupuestaria", parámetro GDDAPPENV,
• Una aprobación se procesa a nivel del "Presupuesto por ejercicio", parámetro GDDAPPBUD,
• Una aprobación se procesa a nivel de la "Línea presupuestaria", parámetro GDDAPPLIG.

Las distintas combinaciones posibles son las siguientes:

El control que se realiza en la entrada de los parámetros generales prohíbe la opción NO, NO, NO.

Si el valor de un nivel es "NO", su campo "estado" se alimentará con el estado de la entidad superior en la creación y mantendrá dicho estado en las actualizaciones.

Por lo tanto, si una línea presupuestaria sujeta a la evolución de su presupuesto se crea después de presentar el presupuesto, esta se crea en estado "Para aprobar", mientras que si se crea después de aprobar el presupuesto, se crea en estado "Aprobado". Si se rechaza la aprobación de un objeto presentado para aprobación, los objetos vinculados a su evolución vuelven al estado "Introducido". En el ejemplo anterior, si se rechaza la aprobación del presupuesto, todas sus líneas vuelven al estado "Introducido".

Estos niveles de aprobación se procesan de forma secuencial y según distintos circuitos de aprobación parametrizables:

• Aprobación en cascada: la solicitud de aprobación de un "Presupuesto por ejercicio" solo se origina cuando el presupuesto pertenece a una "Partida presupuestaria" aprobada o cuando no se gestiona ninguna aprobación a nivel de la "Partida presupuestaria". Del mismo modo, la solicitud de aprobación de una "Línea presupuestaria" solo se origina cuando la línea pertenece a un "Presupuesto por ejercicio" aprobado o cuando no se gestiona ninguna aprobación a nivel del "Presupuesto por ejercicio".
• Aprobación múltiple: la aplicación permite realizar solicitudes de aprobación conjuntas de una línea, un presupuesto y una partida realizando la selección mediante el nivel inferior. En una configuración en la que se solicita la aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias (SÍ, SÍ, SÍ), la selección de una línea presupuestaria selecciona automáticamente el presupuesto y la partida. Si no se quiere solicitar la aprobación de las líneas presupuestarias, la selección se realiza a partir del presupuesto, que selecciona automáticamente la partida correspondiente. La solicitud de aprobación de las líneas presupuestarias solo se puede realizar una vez que se aprueban sus presupuestos. No se puede seleccionar únicamente la línea presupuestaria si no se han aprobado su presupuesto y su partida.
• Desconexión de las líneas presupuestarias: estas reglas en cascada se pueden suprimir a nivel del usuario (parámetro general) para permitir la aprobación de una línea presupuestaria por anticipado y autorizar las compras en estas líneas sin provocar la aprobación de los presupuestos y las partidas correspondientes. 
• Acceso limitado por usuario: con respecto a las reglas anteriores, los parámetros de usuario USRAPPENV, USRAPPBUD y USRAPPLIG permiten limitar a un usuario determinado la aprobación de las partidas, los presupuestos, las líneas o una combinación de estos objetos (partidas y presupuestos o presupuestos y líneas)
  
  Estas restricciones no cambian las reglas de gestión de las aprobaciones, y un usuario autorizado a aprobar las líneas presupuestarias verá dichas líneas si los parámetros de aprobación establecen la aprobación directa y los presupuestos y las partidas están aprobados directa o indirectamente. Lo mismo ocurre cuando se limita la aprobación de los presupuestos, que se muestran después de aprobar las partidas si su aprobación es directa.

El establecimiento de una gestión de aprobaciones implica la siguiente operación:

• El estado pasa a "Introducido" al registrar la partida, el presupuesto y la línea,
• A nivel de cada objeto y/o de la función de "Solicitud de aprobación global", se activa un workflow mediante el botón "Solicitud de aprobación". El estado pasa a "Para aprobar".
• Respuesta a este workflow por el o los firmantes (según los circuitos de firma establecidos). El estado pasa a "Aprobado" o "Introducido" en caso de rechazo. La aprobación o el rechazo no solo afecta al objeto correspondiente, sino también a los objetos de un nivel inferior, que no contienen ninguna gestión de aprobaciones.

Gestión de rebasamientos presupuestarios

La aplicación contiene una gestión de rebasamientos presupuestarios que se puede parametrizar en función de las reglas de gestión de la empresa. La gestión de rebasamientos presupuestarios permite autorizar el rebasamiento presupuestario en las compras según criterios parametrizables para las partidas que no son de tipo "Fuera presupuesto".

• Si no se autoriza ningún rebasamiento, se bloquea la entrada de una solicitud de compra o de un pedido en cuanto el saldo de la línea presupuestaria es insuficiente.
• Si no se establece ningún control, se autorizan los rebasamientos y el saldo disponible de la línea presupuestaria puede quedar en negativo. El gestor debe realizar los ajustes presupuestarios necesarios (revisiones).
• Si se autorizan los rebasamientos, estos quedan sujetos a los criterios establecidos y el saldo de la línea presupuestaria también queda en negativo. El gestor debe realizar los ajustes presupuestarios necesarios (revisiones). Si el importe introducido supera el importe de rebasamiento autorizado, se bloquea la entrada de la solicitud de compra o del pedido.
• La entrada de las facturas no está sujeta a las normas de rebasamiento de las compras. Se autorizan todas las facturas introducidas, independientemente de su importe. Si es necesario, habrá que realizar solicitudes de abono.

Algunos parámetros generales de BUD son comunes a los presupuestos operativos y analíticos. Estos parámetros deben contener los siguientes valores para poder aplicar el control de los presupuestos operativos:

 También hay que activar los siguientes parámetros generales de ACH relativos a la generación de compromisos y precompromisos: 

Parámetro GDDBUDDEP:  este parámetro permite elegir las siguientes opciones: 

% de rebasamiento del importe de la partida: el parámetro GDDBUDPRC permite introducir un porcentaje de rebasamiento autorizado del importe de la partida. Solo es relevante si el parámetro de rebasamiento posible es "Rebasamiento del importe de la partida". Este porcentaje se calcula con respecto al importe de la línea presupuestaria, del presupuesto por ejercicio o de la partida presupuestaria que hay definido en el parámetro GDDBUDCTL. La partida contiene un campo % de rebasamiento que permite aplicar un porcentaje de rebasamiento distinto al de los parámetros generales, que se aplica de forma prioritaria cuando se introduce.

Nivel de control presupuestario: el parámetro GDDBUDCTL significa que, en caso de rebasamiento autorizado del importe de la partida, el importe de rebasamiento autorizado se calculará a partir del porcentaje introducido aplicado al importe de la línea, del presupuesto o de la partida, según la opción elegida: Línea, Ejercicio o Partida.

Imputaciones presupuestarias y contables

Para responder a los distintos contextos jurídicos de las empresas, los importes imputados a las cuentas de gastos deben corresponder, según el caso:

• al importe sin impuestos: funcionamiento clásico de la mayoría de las empresas,
• al importe sin impuestos con reincorporación de la parte de IVA no recuperable: bancos, compañías de seguros,
• al importe sin impuestos con reincorporación de la suma total del IVA: administraciones, formación, sanidad, etc.

La aplicación permite contabilizar los gastos y generar los precompromisos, compromisos y gastos según una de estas tres opciones. Las imputaciones presupuestarias correspondientes se realizan según las mismas normas.

El tipo de compromiso viene determinado por el parámetro PURCMMTAX - Tipo de compromiso (capítulo ACH, grupo CMM). La contabilización de las facturas y de los abonos y su carga presupuestaria dependen de la tasa de IVA y del porcentaje de deducción.

El código de proveedor contiene el régimen de impuestos. Las solicitudes de compra se pueden introducir sin código de proveedor, por lo tanto, el parámetro PURVACBPR - Régimen impuesto por defecto (capítulo ACH, grupo CMM) permite almacenar un régimen de impuestos por defecto para la entrada de las solicitudes de compra, la sociedad o la planta.

Supresión de partidas y presupuestos

Las partidas que contienen líneas presupuestarias no se pueden suprimir. Primero hay que suprimir las líneas, si la situación lo permite.

Las líneas presupuestarias aprobadas no se pueden suprimir, y no se puede cancelar la aprobación de una línea presupuestaria con gastos (precompromisos, compromisos o realizados).

Las partidas que no contienen líneas presupuestarias sí se pueden suprimir, con las siguientes actualizaciones:

• Si la partida se ha renovado o trasladado, se suprimen el enlace y la información de la partida creada.
• Si la partida procede de una renovación o de un traslado, se suprime la información de renovación de la partida original.

Requisitos previos

Consulta la documentación de Puesta en marcha

Gestión de pantalla

La función de registro y modificación de las partidas contiene tres pestañas:

• Una pestaña "Partida presupuestaria" para introducir la información sobre la partida y los presupuestos por ejercicio,
• Una pestaña "Varios" para introducir la información sobre los inmovilizados,
• Una pestaña "Ofimática" que permite introducir o importar toda la información relevante para la descripción de la partida en forma de documento Word, Excel o Powerpoint.

Cabecera

Pestaña Partida presupuestaria