Solicitudes de revisiones
Esta función permite solicitar la revisión del importe presupuestado de las partidas, de los presupuestos y de las líneas presupuestarias aprobados, de forma "individual" (un solo objeto a revisar) o "múltiple" (varios objetos de la misma partida a revisar en una sola solicitud).
Se puede revisar todos los objetos aprobados, incluso los aprobados indirectamente, ya que la aprobación de los objetos presupuestarios se rige por los parámetros de aprobación implementados. Por lo tanto, los presupuestos no sometidos a aprobación directa (parámetro GDDAPPBUD = NO), pero aprobados por medio de sus partidas (parámetro GDDAPPENV = SÍ) están aprobados y deben ser objeto de una revisión si se desea hacer variar su importe.
La solicitud de revisión permite al solicitante introducir el importe revisado solicitado e indicar el origen y la distribución de esta revisión, que puede proceder:
- Para las partidas, de un "suplemento" que consiste en aumentar el importe de la partida,
- Para los presupuestos, del falta por distribuir y de la reserva de la partida,
- Para las líneas presupuestarias, del falta por distribuir y de la reserva del presupuesto,
Límites de las revisiones
Las revisiones conllevan los siguientes límites:
Revisiones al alza
- Para una partida: no hay límite al aumento. Actualización del importe presupuestado de la partida.
- Para un presupuesto: aumento limitado al falta por distribuir y a la reserva de la partida. Actualización del importe presupuestado del presupuesto, del falta por distribuir y de la reserva de la partida.
- Pour una línea presupuestaria: aumento limitado al falta por distribuir y a la reserva del presupuesto. Actualización del importe presupuestado de la línea presupuestaria, del falta por distribuir y de la reserva del presupuesto.
Revisiones a la baja
- Para una partida: en el límite del falta por distribuir de la partida. Actualización del importe presupuestado de la partida.
- Para un presupuesto: en el límite del falta por distribuir del presupuesto. Actualización del importe presupuestado del presupuesto.
- Pour una línea presupuestaria: en el límite del resto a comprometer de la línea presupuestaria. Actualización del importe presupuestado de la línea presupuestaria.
La creación de una solicitud de revisión prohibe cualquier modificación de la partida, del presupuesto o de la línea presupuestaria (campos desactivados y ausencia del botón [registrar]), así como la introducción de una nueva solicitud de revisión, mientras no se haya aprobado o rechazado la solicitud de aprobación.
Aprobación de las revisiones
Esta función permite aprobar o rechazar las solicitudes de revisión realizadas. Este proceso de aprobación puede acompañarse de un circuito de firmas gestionado por WORKFLOW.
El rechazo de la revisión acompañado de un motivo explicativo le confiere un estado "Rechazado", que libera el bloqueo en la partida, el presupuesto o la línea en curso de revisión.
Consulta de las revisiones
Cada revisión, aceptada o rechazada, se almacena en la tabla de revisiones, cualquiera que sea el objeto afectado (partida, presupuesto y líneas), y puede consultarse a partir del objeto afectado o mediante el menú dedicado.
Circuitos de firmas
Parametrización previa
La aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias y la aprobación de las revisiones presupuestarias pueden ir acompañadas de un circuito de firmas parametrizable. La implementación de estos circuitos de firmas está vinculada a la parametrización de los siguientes elementos:
- Modelo de datos BUOAPP para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDAPP (BOA) para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDREV (BRV) para las revisiones.
- Normas de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL para las aprobaciones presupuestarias y REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL para las revisiones.
- Normas de asignación de los usuarios BUOAPP para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para las revisiones.
- Asignación de los usuarios. Esta función permite introducir fórmulas en los campos "usuario" cuando se selecciona el campo "Fórmula/usuario". Esta fórmula se evaluará al ejecutar el workflow. Si el valor del campo es inferior o igual a cinco, se considera que se trata de un código de usuario introducido y este campo no se evalúa.
Fórmulas de búsqueda de los firmantes
Los firmantes se pueden buscar a través de su código o de una fórmula que lo busca mediante las entidades.
Cada entidad consta de:
- un código de usuario
- una entidad responsable
- una entidad de aprobación
- una entidad de dependencia
La partida, sus presupuestos y líneas tienen una entidad responsable, una entidad de aprobación (EA1) y una entidad de dependencia (ER1). La propia entidad de aprobación EA1 consta de una entidad de aprobación EA2, y así sucesivamente, hasta la última entidad de la pirámide. Lo mismo ocurre con la entidad de dependencia ER1 asociada a ER2, a su vez asociada a ER3, hasta la última entidad de la pirámide. Cada entidad consta de un código de responsable que puede buscarse mediante una fórmula que sustituye al código de usuario introducido en la parametrización (ver tabla más abajo).
|
Pirámide de aprobación |
RES |
Nivel |
Pirámide de dependencia |
RES |
Nivel |
|
|
Entidad APP = 1 |
MCL9 |
EA3 |
Entidad RAT = 1 |
MCL9 |
ER4 |
|
|
Entidad APP = 10 |
MCL2 |
EA2 |
Entidad RAT = 20 |
MCL4 |
ER2 |
|
|
Entidad APP = 103 |
MCL1 |
EA1 |
Entidad RAT = 203 |
MCL3 |
ER1 |
|
|
Entidad 20301 |
|
|
Entidad 20301 |
|
|
|
Por lo tanto, se puede realizar la parametrización de las asignaciones de los usuarios de la siguiente manera:
- Entidad de aprobación = 103
- Firmante 1 = [F:ER1]USR (USR de la entidad 203, o sea MCL3)
- Firmante 2 = [F:EA1]USR (USR de la entidad 103, o sea MCL1)
- Firmante 3 = [F:EA2]USR (USR de la entidad 10, o sea MCL2)
- Firmante 4 = [F:ER2]USR (USR de la entidad 20, o sea MCL4)
- Firmante 5 = [F:EA3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)
- Firmante 6 = [F:ER3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)
En caso de modificación del responsable de una entidad, el uso de fórmulas permite conservar los circuitos de firmas implementados sin necesidad de cambiarlos, pues esta modificación se tiene en cuenta automáticamente al cambiar la entidad.
Consulta la documentación de Gestión de Pantalla
La pantalla se compone de dos partes. La primera parte permite acceder a un conjunto de criterios de selección, la segunda parte permite visualizar en forma de cuadro el conjunto de los objetos con respecto a los criterios entrados : partidas, presupestos y líneas responde con los criterios de selección. Este cuadro permite introducir las solicitudes de revisión y transmitirlas a la aprobación.
El número máximo de líneas autorizadas por selección es de 500. En caso de sobrepasar este límite, un mensaje "Tabla llena" indica que la selección sobrepasa las 500 líneas autorizadas. La respuesta "OK" a este mensaje presenta entonces las 500 primeras líneas. Para reducir la selección, es necesario utilizar los criterios de selección : Proyecto, entidad responsable, entidad de aprobación, partida.
Pestaña Pantalla de introducción de datos
La información de cabecera de la pantalla permite determinar los principales criterios de selección de la consulta utilizada : Sociedad o planta, perido en el cual se situan los objetos seleccionados.
Los criterios complementarios pueden ser combinados para reducir la población de los objetos a consultar : Proyecto, entidad responsable, entidad de aprobación, partida.
Activar la tecla "Mostrar/Actualizar" permite visualizar en el cuadro la lista de las partidas presupuestarias que corresponden a la selección efectuada.
Si los criterios introducidos no conduce a ninguna selección, el mensaje "No hay registros para estas elecciones", informa al usuario que tiene que cambiar sus criterios de selección
Selección
| Sociedad/planta (campo CFY) |
|
Código de la planta o sociedad, a entrar o seleccionar en la lista. Este código permite seleccionar el conjunto de partidas presupuestarias, presupuestos y líneas presupuestarias de estado "Aprobado" de una sociedad para solicitar la revisión. Si se definen estos objetos a nivel de la planta, la entrada del código de la sociedad muestra el conjunto de objetos de las plantas asociadas a esta sociedad. |
| Descripción (campo INTCFY) |
|
Título asociado al código de la planta o sociedad. |
Criterios
| Fecha inicio (campo CRIDATSTR) |
|
Los límites de fechas indicados permiten filtrar los objetos presupuestarios cuya fecha de inicio está incluida en este intervalo (Fecha de inicio superior o igual a la fecha de inicio del periodo e inferior o igual a la fecha de fin del periodo). Por defecto, la fecha de inicio es alimentada por la fecha de inicio del último ejercicio abierto (modificable). Las partidas presupuestarias anuales situadas en el periodo son aquellos donde la fecha de inicio está situado en el periodo capturado. Las partidas presupuestarias plurianuales situadas en el periodo son aquellas donde uno de los presupuestos comporta una fecha de inicio comprendido en el periodo capturado.
Después de la captura de los criterios de selección, la activación del botón "Visualizar/Refrescar" presenta en la tabla las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias aprobadas (totalmente o parcialemnte) correspondientes a las sociedad o a la planta, comprendidos en el periodo determinado. |
| Fecha fin (campo CRIDATEND) |
|
Por defecto, la fecha de fin se inicializa con la fecha de fin del último ejercicio abierto (modificable). |
| Proyecto (campo CRIPRJ) |
|
Criterio que permite limitar la selección a las partidas, los presupuestos y las líneas de estado "aprobado" del proyecto introducido. |
| Entidad responsable inicio (campo ENTMSTR) |
| Entidad responsable fin (campo ENTMEND) |
| Entidad de aprobación inicio (campo ENTASTR) |
| Entidad de aprobación fin (campo ENTAEND) |
| Partida pptaria. inicio (campo ENVSTR) |
| Partida pptaria. fin (campo ENVEND) |
Bloque Número 3
| Mostrar/actualizar (campo SEARCH) |
|
Tras la entrada del código de sociedad/planta o de los criterios de selección, este botón permite activar la presentación de las partidas, los presupuestos y las líneas de estado "Aprobado" que cumplen con los criterios indicados. |
Tabla Detalles
| Nivel (campo NIV) | |||
|
Descripción del nivel del objeto cuya revisión se desea solicitar: Partida, presupuesto ejercicio y línea presupuestaria. |
|||
| Partida pptaria. (campo ENV) | |||
|
Código de las partidas presupuestarias que cumplen con los criterios de selección. Sólo las partidas de estado "aprobado" figuran en esta lista. Información no modificable. |
|||
| Descripción (campo ENVINT) | |||
|
Descripción asociada al código de la partida presupuestaria. |
|||
| Ejercicio (campo INTFIY) | |||
| Divisa (campo CUR) | |||
|
Código de la divisa de gestión de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias, controlado en la tabla de divisas. |
|||
| Importe (campo AMT) | |||
|
Importe presupuestado previo a la revisión, expresado sin impuestos, de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias seleccionados. Este importe corresponde al importe aprobado, aumentado o disminuido de las revisiones anteriores. |
|||
| Reserva (campo AMTRES) | |||
|
Importe presupuestado de la reserva de las partidas y los presupuestos expresado sin impuestos. La reserva corresponde a una provisión en las partidas y los presupuestos y puede utilizarse en el marco de las solicitudes de revisiones. El solicitante puede tomar el importe de la revisión en la reserva o el falta por distribuir:
|
|||
| Falta por distribuir (campo RAVE) | |||
|
Falta por distribuir, expresado sin impuestos. El importe calculado corresponde a:
|
|||
| Imp. solicitado (campo AMTASK) | |||
|
Importe a introducir, a obtener tras la revisión, expresado sin impuestos. Se puede solicitar conjuntamente la revisión de una partida, su presupuesto y sus líneas presupuestarias. En este caso, los controles de factibilidad de las revisiones se realizan en función del importe solicitado en el dossier de nivel superior y no en su importe antes de la solicitud de revisión. |
|||
| Tomado s/reserva (campo AMTPRS) | |||
|
Esta columna permite indicar el importe a tomar en la reserva de la partida para la revisión de un presupuesto o en la del presupuesto para la revisión de una línea presupuestaria. |
|||
| Tomado s/no distribuido (campo AMTPNV) | |||
|
Esta columna permite indicar el importe a tomar en el "Falta por distribuir" de la partida para la revisión de un presupuesto o en el del presupuesto para la revisión de una línea presupuestaria. |
|||
| Suplemento (campo AMTRAL) | |||
|
Para la revisión de las partidas, esta columna se indica automáticamente con la diferencia entre el importe de la partida y el importe solicitado. No se puede acceder a ella para la revisión de los presupuestos y las líneas presupuestarias cuya revisión se realiza tomando el importe en el falta por distribuir o la reserva de las partidas o los presupuestos. |
|||
| Solicitar (campo ASK) | |||
|
Columna que permite lanzar la solicitud de revisión mediante selección de la opción "sí" en el menú desplegable. |
|||
| Motivo (campo RENTAB) | |||
|
Código del motivo de la solicitud de revisión, a entrar o seleccionar en la tabla diversa 349. |
|||
| Complemento motif (campo RENTXT) | |||
|
Campo de texto que permite introducir un motivo de revisión detallado. |
|||
| Realizado (campo TOTREA) | |||
|
Acumulación de las solicitudes de compra, los pedidos y las facturas imputados en las líneas presupuestarias, los presupuestos y las partidas. Esta información sólo se muestra para una aprobación por objeto o mediante el acceso al detalle de una aprobación múltiple. |
|||
| Saldo (campo SOLDE) | |||
|
Saldo de las líneas presupuestarias, los presupuestos y las partidas que corresponde al importe presupuestado menos el realizado. Esta información se muestra para una revisión "individual". Para una revisión "múltiple", este campo no se indica, hay que consultar el cuadro "Detalle". |
|||
| Cuenta (campo ACC) | |||
|
Cuenta presupuestaria, indicada para una línea presupuestaria. |
|||
| Entidad responsable (campo ENTMNA) | |||
|
Entidad que gestiona la partida, sus presupuestos y líneas presupuestarias. |
|||
| Entidad destinataria (campo ENTDEN) | |||
|
Entidad consumidora del gasto. Información no modificable procedente de la línea presupuestaria. |
|||
| Proyecto (campo PRJ) | |||
|
Si la partida está asociada a un proyecto, su código figura en esta columna. |
|||
| Lote (campo LOT) | |||
|
Código de identificación del lote definido en el proyecto. |
| Partida presupuestaria |
|
Este botón permite acceder a la consulta de la partida y del presupuesto de la línea del cuadro seleccionada. |
| Línea |
|
Este botón permite acceder a la consulta de la línea presupuestaria de la línea del cuadro seleccionada. |
Mensajes de error
Además de los mensajes genéricos, los mensajes siguientes de error pueden aparecer durante la captura :
No has marcado ninguna opción. ¿Quieres salir de todas formas?
Este mensaje aparece cuando tras la presentación de los objetos procedentes de la selección, se hace clic en [OK] sin haber solicitado la revisión. La respuesta "SÍ" a este mensaje tiene como efecto volver al menú, la respuesta "No" tiene como efecto permanecer en la pantalla, lo que permite solicitar la revisión.
Ningún objeto se corresponde con estos criterios de selección
Este mensaje aparece tras la introducción de los criterios de selección cuando se utiliza el botón [Mostrar/Actualizar]. Los elementos introducidos no permiten encontrar el objeto correspondiente: o la partida no está definida en la sociedad introducida, o no está asociada al proyecto, o las entidades son incoherentes con respecto a la partida, etc. Suprimir ciertos criterios para ampliar la búsqueda.
Partida pptaria. no definida en esta sociedad/planta
Este mensaje aparece tras la introducción del código de sociedad y del código de la partida cuando se utiliza el botón [Mostrar/Actualizar]. La partida introducida como criterio de selección no pertenece a la sociedad introducida. Modificar el código de la partida o el código de la sociedad.
Campo obligatorio
No se ha indicado un campo obligatorio: no se ha introducido un motivo de revisión y este campo es obligatorio (seleccionar un motivo en la lista) o se ha introducido "sí" en la columna "Solicitar" pero no se ha introducido ningún importe solicitado de revisión (introducir el importe solicitado o introducir "no" en la columna "Solicitar").
No puedes superar el importe autorizado de la partida. Revisa primero la partida.
Se ha introducido un importe revisado del presupuesto superior al importe revisado de la partida. Modificar el importe revisado del presupuesto o el importe revisado de la partida.
No puedes superar el importe autorizado del presupuesto del ejercicio. Revisa primero el presupuesto del ejercicio.
Se ha introducido un importe revisado de la línea presupuestaria superior al importe revisado del presupuesto. Modificar el importe revisado de la línea presupuestaria o el importe revisado del presupuesto.
El importe disponible de la partida pptaria. no puede ser inferior al importe distribuido en los pptos. de ejercicios
Se ha realizado una revisión a la baja del importe de la partida y el importe disponible de la partida ha llegado a ser insuficiente. Modificar la introducción o revisar previamente el presupuesto a la baja si esta revisión es posible.
La suma de los importes de las líneas pptarias. no debe sobrepasar el importe disponible del ppto. de ejercicio
Se ha realizado una revisión a la baja del importe del presupuesto y el importe disponible del presupuesto ha llegado a ser insuficiente. Modificar la introducción o revisar previamente las líneas presupuestarias a la baja si esta revisión es posible.
El importe de la línea no puede ser inferior al importe realizado
Se ha realizado una revisión a la baja del importe de la línea presupuestaria, pero ésta contiene imputaciones de gastos superiores al importe modificado de la línea presupuestaria. Modificar la introducción.
El importe solicitado debe ser diferente del importe inicial
Se ha introducido un importe revisado idéntico al importe inicial, lo que no corresponde a una revisión. Modificar la introducción o abandonar la revisión.
Rebasamiento del importe disponible de la reserva de la partida pptaria.
En la revisión de un presupuesto por ejercicio, se ha introducido un importe "Tomado sobre reserva de la partida" superior al importe de esta reserva. La respuesta [OK] a este mensaje tiene como efecto reducir el "Tomado sobre la reserva de la partida" al importe máximo de esta reserva.
Parte extraída en la reserva del nivel superior insuficiente. Importe mínimo:
La distribución del aumento entre la reserva y el falta por distribuir del nivel superior es errónea. El importe mínimo a tomar sobre la reserva, mostrado en el mensaje, se calcula en función del falta por distribuir, que en este caso es insuficiente para aceptar la parte de reserva introducida.
Rebasamiento del importe disponible de la reserva del ppto. de ejercicio
En la revisión de una línea presupuestaria, se ha introducido un importe "Tomado sobre reserva del presupuesto" superior al importe de esta reserva. La respuesta [OK] a este mensaje tiene como efecto reducir el "Tomado sobre la reserva del presupuesto" al importe máximo de esta reserva.
Introduce primero el nuevo importe solicitado
Se intenta introducir un importe en las columnas "Tomado sobre reserva", "Tomado sobre no distribuido" o "Suplemento" antes de haber indicado el importe de la revisión solicitada. Introducir este importe.
La suma de los importes de reserva y de no distribuido debe ser igual a la diferencia con el importe de origen
Este mensaje aparece cuando la distribución entre la parte tomada sobre la reserva y la parte tomada sobre el falta por distribuir no corresponde al importe de la revisión solicitada. Verificar la introducción y corregir la distribución.